Приложение N 1. Положение об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства РФ по налогам и сборам при взаимодействии со сторонними организациями

Положение
об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам при взаимодействии со сторонними организациями
(утв. приказом МНС РФ от 25 февраля 2004 г. N БГ-3-18/143@)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Положение) разработано с целью обеспечения оперативности доставки корреспонденции общего характера по телекоммуникационным каналам связи в режиме электронной почты (далее - электронная почта).

1.2. Целями обмена информацией по электронной почте являются:

повышение оперативности информационного взаимодействия между Министерством Российской Федерации по налогам и сборам (Управлением МНС России по субъекту Российской Федерации) и организациями и предприятиями центрального подчинения, федеральными организациями государственной власти (территориальными организациями государственной власти) за счет сокращения времени доставки корреспонденции;

осуществление приема запросов и информации от налогоплательщиков - физических лиц и налогоплательщиков - юридических лиц.

1.3. Обмен корреспонденцией по системе телекоммуникаций Министерства Российской Федерации по налогам и сборам в звене "Региональный уровень - Местный уровень" определяется Положением об обмене информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, разработанным Управлением МНС России по субъекту Российской Федерации на основе настоящего Положения.

1.4. Настоящее Положение предназначено для работников центрального аппарата МНС России (УМНС России), организаций и предприятий центрального подчинения МНС России (УМНС России).

1.5. Требования настоящего Положения не распространяются на документы, для которых установлен собственный регламент обмена.

1.6. Контроль за исполнением требований настоящего Положения возлагается на руководителей структурных подразделений центрального аппарата МНС России (УМНС России) и работников, в функции которых входит организация и обеспечение обмена информацией по электронной почте.

2. Аппаратно-программная основа обмена информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам

Аппаратно-программной основой обмена информацией по электронной почте в системе Министерства Российской Федерации по налогам и сборам являются:

локальные вычислительные сети налоговых органов федерального и регионального уровней;

почтовые серверы в составе телекоммуникационных узлов, развернутых в налоговых органах федерального и регионального уровней;

абонентские пункты электронной почты (ЭП), развернутые в налоговых органах федерального, регионального уровней;

автономные рабочие места (АРМ).

3. Правила образования адресов абонентов электронной почты (имен электронных почтовых ящиков)

3.1. Адреса абонентов электронной почты МНС России формируются в соответствии с единым адресным пространством, согласно которому определяются следующие группы абонентов:

абоненты центрального аппарата МНС России;

абоненты межрегиональных инспекций МНС России по федеральным округам, крупнейшим налогоплательщикам и централизованной обработке данных;

абоненты управлений МНС России по субъектам Российской Федерации;

абоненты инспекций МНС России и их представительств.

3.2. Структура адресов электронной почты для указанных групп абонентов имеет следующий вид:

абонентов центрального аппарата МНС России

mns1nnzz@nalog.ru - по адресу ул.Неглинная, 23;

mns1nnzz@fm1.nalog.ru - по адресу ул.Б.Переяславская, 16;

mns1nnzz@fm2.nalog.ru - по адресу Б.Черкасский пер., 17;

mns1nnzz@fm3.nalog.ru - Орликов пер., 3;

где mns - постоянный префикс;

1 - вспомогательный символ;

nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);

zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...);

fm1 (2,3) - индекс и номер площадки центрального аппарата МНС России.

Исключение составляет:

mns@nalog.ru - почтовый ящик центрального аппарата МНС России, предназначенный для приема официальной корреспонденции;

mnsakd@nalog.ru - почтовый ящик центрального аппарата МНС России, предназначенный для рассылки официальной корреспонденции;

adm@nalog.ru - персональный почтовый ящик, закрепленный за администратором центрального почтового сервера федерального уровня;

абонентов межрегиональных инспекций МНС России по федеральным округам, крупнейшим налогоплательщикам и централизованной обработке данных:

mikknnzz@fkk.nalog.ru, где

mi - постоянный префикс;

kk - индекс межрегиональной инспекции;

nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);

zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).

ЭПЯ с именем mikk - почтовый ящик межрегиональной инспекции с индексом kk для обмена официальной корреспонденцией.

абонентов управлений МНС России по субъектам Российской Федерации:

uxxnnzz@rxx.nalog.ru, где

u - постоянный префикс;

xx - код субъекта Российской Федерации;

nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);

zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).

ЭПЯ с именем uxx почтовый ящик управления МНС России по субъекту Российской Федерации с кодом xx для обмена официальной корреспонденцией;

абонентов ИМНС России, зарегистрированных на почтовых серверах управления МНС России по субъекту Российской Федерации:

ixxyynnzz@rxx.nalog.ru, где

i - постоянный префикс;

xx - код субъекта Российской Федерации;

уу - код инспекции;

nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);

zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).

ЭПЯ с именем uxxyу - почтовый ящик ИМНС России с кодом xx для обмена официальной корреспонденцией;

абонентов ИМНС России, зарегистрированных на почтовых серверах инспекции:

ixxyynnzz@myy.rxx.nalog.ru, где

i - постоянный префикс;

xx - код субъекта Российской Федерации;

yy - код инспекции;

nn - цифровой индекс структурного подразделения (00,01,02,...);

zz - порядковый номер при регистрации абонента ЭП (00,01,02,...).

ЭПЯ с именем uxxyy - почтовый ящик ИМНС России с кодом xx обмена официальной корреспонденцией.

4. Организация обмена корреспонденцией по электронной почте

ГАРАНТ:

См. Порядок обмена документами в электронном виде между инспекциями МНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления и инспекциями МНС России межрайонного уровня, утвержденный приказом МНС РФ от 10 сентября 2004 г. N САЭ-3-18/494@

4.1. Порядок оформления корреспонденции, направляемой по электронной почте.

4.1.1. Документы, адресованные в организации и предприятия центрального подчинения МНС России (УМНС России), подлежат отправке по электронной почте.

Документы, адресованные федеральным организациям государственной власти (территориальным организациям государственной власти), отправляются в соответствии с двухсторонними Соглашениями, либо могут быть продублированы по электронной почте только после обязательной их отправки в бумажном виде.

4.1.2. Исходящая корреспонденция, предназначенная для отправки по электронной почте, готовится исполнителем в соответствии со следующими нормативно-распорядительными документами:

- "Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам", утвержденной приказом МНС России от 24.06.2003 N БГ-4-18/17дсп (далее - Инструкция по делопроизводству), и должна содержать в правом верхнем углу документа пометку "по электронной почте".

- "Инструкцией по делопроизводству в управлении МНС России по субъекту Российской Федерации", утвержденной приказом МНС России от 25.12.2003 N БГ-3-18/716;

- "Инструкцией пользователя в системе электронного документооборота центрального аппарата Министерства Российской Федерации по налогам и сборам", утвержденной приказом МНС России от 09.04.2003 N БГ-3-18/174;

- "Инструкцией пользователя системы электронного документооборота в управлениях МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных инспекциях МНС России", утвержденной приказом МНС России от 01.12.2003 N БГ-3-18/661@.

4.1.3. На подготовленный документ исполнитель заводит регистрационную карточку в системе электронного документооборота (СЭД) в БД "Канцелярия" структурного подразделения, которая должна содержать электронный образ исходящего документа и обязательно направлена в БД "Исходящие".

Исполнитель обязан занести в РК в поле "Документ" информацию о виде отправки документа. В случае направления по электронной почте и в бумажном виде указать "прошу направить в бумажном виде и продублировать по электронной почте Дионис". В случае направления только по электронной почте указать "прошу направить по электронной почте Дионис".

Переключатель "на бумажном носителе" должен быть выключен, тогда к регистрационному номеру автоматически присваивается значок @.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

Электронная копия документа должна быть выполнена в текстовом редакторе Word (версия 7.0 или совместимая). Тип файла - "документ Word" (*.doc). В некоторых случаях допускается подготовка документов в формате "Excel" (*.xls) или в виде текстового файла (*.txt).

4.2. Порядок отправки корреспонденции

Отправка электронных документов, подписанных Министром Российской Федерации по налогам и сборам (Руководителем УМНС России) и заместителями Министра Российской Федерации по налогам и сборам (заместителями Руководителя УМНС России), руководителями структурных подразделений ЦА МНС России осуществляется только с электронного почтового ящика, предназначенного для обмена официальной корреспонденцией*.

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии правильно оформленной регистрационной карточки исходящего документа в СЭД МНС России.

Перед отправкой электронного документа, оператор проверяет файлы в регистрационной карточке в СЭД МНС России антивирусной программой, официально используемой в МНС России (УМНС России), во избежание распространения компьютерных вирусов.

В случае неверно оформленной регистрационной карточки в СЭД МНС России или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.

4.3. Прием и регистрация корреспонденции

Поступившая корреспонденция на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией по электронной почте от сторонних организаций регистрируется с использованием СЭД.

При получении корреспонденции от налогоплательщика на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией по электронной почте оператор, осуществляющий прием, обязан проверить наличие в сообщении либо в файле обратного адреса или ИНН адресанта. В случае отсутствия вышеуказанной информации почтовое сообщение регистрации не подлежит, а заявителю направляется ответ о причинах отказа в приеме информации.

В МНС России (УМНС России) регистрация документов, полученных по электронной почте на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией, и доведение их до адресатов производится только в электронном виде с помощью СЭД.

В случае направления не по назначению РК документа в структурное подразделение МНС России (УМНС России), делопроизводитель структурного подразделения оповещает об этом оператора официального электронного почтового ящика, из БД "Канцелярия" структурного подразделения РК удаляет. Оператор направляет РК документа по назначению.

______________________________

* В МНС России официальный ЭПЯ установлен в Департаменте по управлению делами. В УМНС России рекомендовано установить официальный ЭПЯ в общем отделе (отдел общего обеспечения).