Письмо Минфина РФ и Федерального казначейства от 18 марта 2005 г. N 02-14-10а/462, 42-7.1-01/5.1-58 О порядке применения Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина РФ от 21 сентября 2004 г. N 85н

Письмо Минфина РФ и Федерального казначейства от 18 марта 2005 г. N 02-14-10а/462, 42-7.1-01/5.1-58

Министерство финансов Российской Федерации в связи с поступающими запросами по порядку применения Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 21 сентября 2004 г. N 85н (далее - Правила), разъясняет.

1. Об открытии счетов

В соответствии с Положением Банка России и Минфина России от 20 мая 2004 г. N 257-П и 46н для осуществления операций с наличными деньгами получателей средств бюджетной системы счета на балансовом счете N 40116 "Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям" (далее - счет N 40116) открываются в установленном порядке в учреждение# Банка России или кредитной организацию# территориальным органам Федерального казначейства (далее - органы Федерального казначейства).

Лицевые счета получателям бюджетных средств для учета операций с наличными денежными средствами к счету органа федерального казначейства N 40116 не открываются.

Если выдача наличных денег получателям бюджетных средств производится тем же банком, в котором для кассового обслуживания исполнения соответствующего бюджета органу Федерального казначейства открыты счета на балансовом счете N 40201 "Средства бюджетов субъектов Российской Федерации", N 40204 "Средства местных бюджетов", допускается, по предложению финансового органа, осуществление операций по обеспечению наличными деньгами получателей бюджетных средств на вышеуказанных счетах.

В этом случае орган Федерального казначейства получает в банке и выдает получателям бюджетных средств денежные чековые книжки к вышеуказанным балансовым счетам, которые регистрирует в отдельном Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек.

Порядок заполнения и представления получателем бюджетных средств Заявки, денежного чека, проверки их органом Федерального казначейства осуществляется в соответствии с пунктами 7, 8 (абзацы первый, второй - четвертый), 9 Правил.

Возврат наличных денег получателем бюджетных средств осуществляется на соответствующие счета органов Федерального казначейства, открытые на балансовых счетах N 40201 или N 40204.

В учете данные операции органами Федерального казначейства отражаются:

по кассовым расходам за счет наличных денег в соответствии с пунктом 12 Правил - на основании представленной получателем бюджетных средств в орган Федерального казначейства к соответствующему лицевому счету Заявки на получение наличных денег (далее - Заявка) и денежного чека в порядке, установленном пунктом 7 Правил, после подтверждения банком проведения операции по списанию средств со счета N 40201 или N 40204;

по восстановлению кассовых расходов при взносе наличных денег в соответствии с пунктом 5 настоящего письма - на основании объявления на взнос наличными.

2. О денежных чековых книжках

Денежные чековые книжки выдаются органом Федерального казначейства получателю бюджетных средств в необходимом количестве согласно его заявлению в порядке, установленном пунктом 4 Правил.

При выдаче денежной чековой книжки получателю бюджетных средств допускается проставление на оборотной стороне каждого денежного чека, включенного в чековую книжку, наименования получателя бюджетных средств не только штампом, но и письменно.

Орган Федерального казначейства учитывает в Журнале регистрации и выдает под расписку получателю бюджетных средств бланки денежных чековых книжек. При выдаче органом Федерального казначейства получателю бюджетных средств денежного чека, оформленного в соответствии с пунктом 10 Правил, расписка получателя бюджетных средств о его получении не требуется.

Порядок хранения чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется клиентом в соответствии с правилами государственного архивного дела, согласно определенному получателем бюджетных средств документообороту.

При возврате получателем бюджетных средств чековых книжек в определенных пунктом 5 Правил случаях, им представляется в орган Федерального казначейства составленное в произвольной форме заявление, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных денежных чеков, а также чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками.

После проверки номеров предъявленных денежных чеков в чековых книжках на их соответствие номерам, указанным в заявлении, уполномоченный работник органа Федерального казначейства визирует заявление и в соответствии с пунктом 2.1 Положения Банка России "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 5 декабря 2002 г. N 205-П (далее - Положение Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П) возвращает чековые книжки с корешками использованных чеков и с неиспользованными денежными чеками в банк, ранее выдавший чековые книжки.

Заявление получателя бюджетных средств о возврате неиспользованных денежных чеков помещается в документы операционного дня органа Федерального казначейства к счету N 40116, либо хранится в ином порядке в соответствии с установленным документооборотом.

3. О денежных чеках

Денежный чек, представляемый в орган Федерального казначейства получателем бюджетных средств в порядке, установленном пунктом 7 Правил, оформляется отдельно на каждую заявку.

На лицевой и оборотной сторонах денежного чека указывается полное или сокращенное наименование органа федерального казначейства, счет органа Федерального казначейства N 40116.

В соответствии с пунктом 10 Правил печать и подписи лиц, включенных в карточку образцов подписей и оттиска печати органа Федерального казначейства, представленную в банк в установленном порядке к счету органа Федерального казначейства N 40116, проставляются органом Федерального казначейства на лицевой и оборотной сторонах денежного чека, принятого от получателя бюджетных средств и проверенного органом Федерального казначейства.

На основании пункта 1.7.2 Положения Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П денежные чеки принимаются банком в течение десяти дней со дня их выписки, не считая дня выписки.

При не предъявлении# денежного чека в кассу банка по истечении указанного срока, орган Федерального казначейства оформляет платежное поручение на возврат невостребованной суммы со счета N 40116 на счет, открытый на балансовом счете N 40105 или N 40503 (в зависимости от ранее представленной получателем бюджетных средств Заявки, соответствующей данному денежному чеку).

Указанное платежное поручение является основанием для отражения списания средств со счета органа Федерального казначейства N 40116, а также операции по восстановлению кассового расхода на счете N 40105 (N 40503), а также на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств.

В случае отказа банком в приеме денежного чека из-за нарушения требований по оформлению денежного чека, либо несоответствия печатей и подписей на нем заявленным образцам, в орган Федерального казначейства получателем бюджетных средств представляются возвращенный банком денежный чек и оформленный в установленном порядке новый денежный чек на замену.

Уполномоченный работник органа Федерального казначейства исправляет ранее оформленную получателем бюджетных средств для указанного денежного чека Заявку (на лицевой и оборотной стороне), путем зачеркивания на ней серии, номера и даты денежного чека и надписывания над ними новых реквизитов денежного чека, заменяемого получателем бюджетных средств. Указанные изменения заверяются подписью уполномоченного работника органа Федерального казначейства.

Во всех указанных случаях денежный чек подлежит погашению в установленном порядке путем перечеркивания его лицевой стороны и составлением# надписи "аннулировано", заверенной подписью главного бухгалтера получателя бюджетных средств.

4. Об учете операций при получении наличных денег

Для отражения операций по подкреплению счета N 40116 орган Федерального казначейства на основании Заявок, представленных получателями бюджетных средств к соответствующим лицевым счетам (для учета операций со средствами федерального бюджета или по учету внебюджетных средств) формирует в двух экземплярах справку (ф. 0504833), по форме, утвержденной Инструкцией по бюджетному учету, установленной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 августа 2004 г. N 70н (далее - Справка ф. 0504833)*(1), отдельно к счету N 40105 и к счету N 40503.

В Справке (ф. 0504833) указываются номера, даты и суммы денежных чеков, указанных в Заявках, и выводится общая сумма по Справке, на которую органом Федерального казначейства оформляется платежное поручение на перечисление средств с указанных счетов на счет N 40116. Справка (ф. 0504833) в банк не представляется.

Платежное поручение с отметкой банка и приложенная к нему Справка (ф. 0504833) являются для органа Федерального казначейства основанием для отражения в учете операций по списанию средств со счетов N 40105 и N 40503 и на зачисление средств на счет N 40116.

Основанием для отражения операции по кассовому расходу на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств согласно пункту 12 Правил является Заявка с отметкой органа Федерального казначейства об исполнении (штамп "исполнено").

5. Об учете операций при взносе наличных денег

Указаниями Банка России от 17 декабря 2004 г. N 1531-У и от 10 декабря 2004 г. N 1527-У внесены изменения в Положение Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П и Правила ведения бухгалтерского учета в Центральном банке Российской Федерации от 18 сентября 1997 г. N 66 соответственно в части дополнения режима счетов, открываемых на балансовом счете N 40116, на операции по перечислению средств на счета органов Федерального казначейства, отражаемые по дебету указанных счетов.

При сдаче наличных денег в кассу банка орган Федерального казначейства на основании ордеров к Объявлениям на взнос наличными (далее - Ордер), приложенных к выписке банка к счету N 40116, формирует по каждому ордеру в трех экземплярах Справку (ф. 0504833).

Орган Федерального казначейства оформляет платежное поручение на перечисление средств со счета N 40116 на счет N 40105 (счет N 40503) на общую сумму поступивших средств по ордерам, подлежащих отражению на лицевых счетах получателей бюджетных средств для учета операций со средствами федерального бюджета (для учета внебюджетных средств).

Экземпляры вышеуказанного платежного поручения с отметкой банка, приложенные к выпискам банка со счета N 40116 и N 40105 (N 40503), а также первый и второй экземпляры Справки (ф. 0504833) являются основанием для отражения в учете операций соответственно по списанию средств со счета N 40116 и на зачисление средств на счет N 40105 (N 40503).

В соответствии с пунктом 20 Правил восстановление кассового расхода либо поступление доходов, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, отражаются на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств на основании Ордера, который помещается в документы операционного дня органа Федерального казначейства к выписке из соответствующего лицевого счета получателя бюджетных средств.

К выписке из лицевого счета, представляемой органом Федерального казначейства получателю бюджетных средств, прилагается третий экземпляр Справки (ф. 0504833).

На счет N 40116 допускается зачисление средств в безналичном порядке исключительно со счетов органов Федерального казначейства.

Доходы, поступающие получателям бюджетных средств от оказания платных услуг, или суммы инкассированной денежной выручки на основании платежных поручений соответствующих контрагентов получателей бюджетных средств в соответствии с заключенными договорами, подлежат зачислению на счет органа Федерального казначейства N 40503.

Поступившие на счет N 40116 вышеуказанные суммы, подлежат возврату их отправителям на основании платежных поручений органа Федерального казначейства.

6. Об остатках средств на счете N 40116

На счете N 40116 допускается наличие остатков в течение года (неполученные средства уполномоченных подразделений, суммы по не предъявленным в течение десяти дней денежным чекам, а также ошибочно зачисленные подлежащие возврату суммы).

Наличие неиспользованных остатков средств на счете органа Федерального казначейства N 40116 по состоянию на 1 января следующего финансового года не допускается.

Орган Федерального казначейства в установленный для завершения операций текущего финансового года срок перечисляет остатки средств со счета N 40116 на соответствующие счета N 40105 или N 40503 и отражает поступившие суммы на соответствующем лицевом счете получателя бюджетных средств. Основанием для отражения операции на лицевом счете является Справка (ф. 0504833), оформляемая органом Федерального казначейства на каждую сумму остатка, принадлежащего получателю бюджетных средств.

8. О контроле органа Федерального казначейства

Текущий контроль Федерального казначейства за использованием получателем бюджетных средств наличных денег осуществляется в порядке, установленном пунктом 9 Правил.

Указанные в Заявке показатели бюджетной классификации Российской Федерации должны отражать содержание операции в соответствии с направлениями использования средств, отраженными в графе денежного чека "цели расхода".

При осуществлении контроля за правильностью заполнения заявки и денежного чека в части их соответствия друг другу уполномоченный работник органа Федерального казначейства проверяет серию, номер, дату денежного чека и сумму, подлежащую получению. При этом дата Заявки не должна быть позднее даты, проставленной на денежном чеке.

Контроль за наличием у получателя бюджетных средств подтверждающих возникновение денежных обязательств документов, установленных пунктом 56 Инструкции о порядке открытия и ведения органами федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 142н, на операции с наличными деньгами не распространяются#.

9. Отражение в бухгалтерском учете операций с наличными деньгами

Операции по обеспечению получателей бюджетных средств наличными денежными средствами, в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. N 70н (Инструкцией по бухгалтерскому учету исполнения бюджетов, утвержденной приказом Минфина России от 17 февраля 1999 г. N 15н, Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 1999 года N 107н) отражаются на счетах бухгалтерского учета следующими записями:

1. Списание средств со счета, открытого органу Федерального казначейства в банке на балансовом счете N 40105 "Средства федерального бюджета" или со счета с отличительным признаком "1" в четырнадцатом разряде номера лицевого счета на балансовом счете N 40503 "Счета предприятий, находящихся в федеральной собственности. Некоммерческие организации" на счет для выплаты наличных денег, в том числе предназначенных для уполномоченных подразделений:

- в органе Федерального казначейства на основании платежных поручений на списание средств с отметкой банка об исполнении и заявок бюджетополучателей с отметкой органа федерального казначейства об исполнении:

Дт (1,2) 30700 000*(3) (6015) Кт (1,2) 20302 610 (1031, 1061)

с одновременным отражением кассового выбытия:

Дт (1,2) 40201 000*(3) (2001,2003) Кт (1,2)20201 610 (6015);

- у получателя бюджетных средств на основании Заявки на получение наличных денег с отметкой органа федерального казначейства, приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:

Дт (1,2)30600 830*(2) (178) Кт 1 30405 000*(3) (091), 2 20101 610 110,111);

- на суммы денежных средств для уполномоченных подразделений

Дт (1,2)20800*(4) 560 (160) Кт (1,2)30600 730 (178).

2. Поступление денежных средств, в том числе для уполномоченных подразделений, на счет органа Федерального казначейства для выплаты наличных денег:

- в органе Федерального казначейства на основании платежного поручения с отметкой банка об исполнении и Справки (ф. 0504833)

Дт (1,2) 20304 510 (1091) Кт (1,2) 30600 730 (6015).

3. Списание наличных денег на основании документов, полученных от банка, осуществившего выдачу наличных денег по чекам:

- в органе Федерального казначейства на основании Справки (ф. 0504833) с отметкой об исполнении, Заявки (представленной уполномоченным подразделением в орган Федерального казначейства)

Дт (1,2)30600 830 (6015) Кт (1,2)20304 610 (1091).

4. Получение наличных денег в кассу получателем бюджетных средств на основании приходного кассового ордера:

Дт (1,2)20104 510 (120) Кт (1,2)30600 730 (178).

5. Отражение расходов у получателя бюджетных средств на основании документов уполномоченного подразделения, подтверждающих использование средств:

Дт (1,2) 40101 000*(3) (200,220,222) Кт (1,2)20800*(4)660 (160).

6. Возврат неиспользованных наличных денег:

- у получателя бюджетных средств на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными:

Дт (1,2)30600 830 (178) Кт (1,2)20104 610 (120);

- восстановление кассовых расходов на основании Справки (ф. 0504833), приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:

Дт 1 30405 000*(3) (091), 2 20101 510 (110,111) Кт (1,2)30600 730 (178);

- в органе Федерального казначейства на основании ордера к объявлению на взнос наличными, приложенного к выписке банка к счету N 40116, Справки (ф. 0504833):

Дт (1,2)20304 510 (1091) Кт (1,2)30600 730 (6015);

на основании платежного поручения на перечисление возвращенных средств на счет органа Федерального казначейства, Справки (ф. 0504833)

Дт (1,2) 30600 830 (6015) Кт (1,2)20304 610 (1091);

одновременно производится бухгалтерская запись на восстановление кассовых выбытий на основании ордера к объявлению на взнос наличными, бухгалтерской справки (форма по ОКУД 0504833):

Дт (1,2)20302510 (1031, 1061) Кт (1,2) 30700 000*(3) (6015);

Дт (1,2)20201 510 (6015) Кт (1,2)40201 000*(3) (2001,2003);

отражение доходов, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности:

Дт 220201 510 (1061) Кт 240201 130 (4003).

7. Положения настоящего письма подлежат применению со дня его подписания.

Приложение на 1 л.

Заместитель Министра финансов Российской Федерации

Т.А. Голикова

Руководитель Федерального казначейства

Т.Г. Нестеренко

_____________________________

*(1) Оформление Справки ф. 0504833 осуществляется в соответствии с приложением к настоящему письму.

*(2) счет 30600 000 применяется получателем средств бюджета до внесения изменений в Инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. N 70н.

*(3) - с указанием кода классификации операций сектора государственного управления, соответствующего направлениям расходования наличных денежных средств согласно Указаниям Банка России от 12 ноября 1996 г. N 360

*(4) - с указанием кода аналитического счета бюджетного учета соответствующего направлениям расходования наличных денежных средств согласно Указаниям Банка России от 12 ноября 1996 г. N 360.