Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23 О документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23

Вопрос: В соответствии с письмом Министерства финансов России от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 форма путевого листа легкового автомобиля обязательна только для автотранспортных организаций.

В связи с этим, просим Вас сообщить вправе ли Банк выдавать путевой лист не на каждый день, а на более длительный срок - на месяц, при условии, что всем водителям Банка ежемесячно выплачивается заработная плата исходя из данных табеля об отработанном времени и должностного оклада.

По нашему мнению, выдача путевого листа сроком на один месяц не только позволяет обеспечить выполнение требований ст. 252 Налогового кодекса в части документального подтверждения расходов на амортизацию, расход горюче-смазочных материалов и оплату труда водителей, но и уменьшить затраты на содержание персонала связанного с обслуживанием парка автомашин.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 31.01.2006 N 6 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Заместитель директора Департамента

А.И. Иванеев