Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129
Вопрос: Минфин России в письме от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 разъяснил, что все организации, кроме транспортных, могут разрабатывать собственные формы путевых листов, при условии соблюдения требований Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Наше предприятие не оказывает транспортные услуги. В штате предприятия должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.
ООО просит дать разъяснение по поводу разработки собственной формы путевого листа:
1) Можем ли мы выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц;
2) Можем ли мы не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля по Республике, например, указывать в путевом листе - "Адрес подачи: по Чувашской Республике";
3) Можем ли мы не включать в разработанную собственную форму путевого листа оборотную сторону путевого листа типовой межотраслевой формы N 3.
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 03.02.2006 N 79/б по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона о
