Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 22 марта 2006 г. N 03-03-04/1/271 О необходимости подтверждения суточных, выдаваемых работникам, чеками и другими первичными документами

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 22 марта 2006 г. N 03-03-04/1/271

Вопрос: Довольно крупной статьей расходов нашей организации являются расходы на командировки. Мы просим наших сотрудников, при оформлении авансовых отчетов по командировкам, предоставлять следующие документы:

- приказ о направлении в командировку

- служебное задание

- командировочное удостоверение (или копия паспорта с отметкой о пересечении границы в случае загран. командировки)

- чеки, счета, билеты и другие документы, подтверждающие состоявшиеся расходы.

Пожалуйста, ответьте, нужно ли подтверждать суточные чеками и др. первичными документами, для того, чтобы признать их экономически оправданными и документально подтвержденными для целей исчисления налога на прибыль.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 27.12.2005 по вопросу необходимости подтверждения суточных, выдаваемых работникам, чеками и другими первичными документами и сообщает следующее.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в составе которых учитываются суточные или полевое довольствие в пределах норм, утвержденных Правительством Российской Федерации.

Пункт 1 статьи 252 Кодекса определяет, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно статье 313 Кодекса налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

При этом сообщаем, что такой вид расходов, как суточные, подтверждают документы, на основании которых можно судить о производственном характере командировки. Кроме того, налогоплательщик должен подтвердить в своих расчетах, например, в справе бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для этого возможно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Также следует подтвердить факт передачи командированному работнику денежных средств в размере начисленных суточных.

Таким образом, для подтверждения расходов в виде выплаченных суточных представление чеков или иных подобных первичных документов не требуется.

Заместитель директора Департамента

А.И. Иванеев