Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327 О документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327

Вопрос: ЗАО - предприятие, основанное в 1995 году. Основным видом деятельности предприятия является "Деятельность по заготовке, переработке и реализации лома черных металлов", осуществляемая на основании лицензии. Договорные отношения по сбору и переработке лома черных металлов ведутся с предприятиями, расположенными по всей Мурманской области.

Для осуществления хозяйственной деятельности предприятия ЗАО имеет на балансе предприятия 6 легковых автомобилей. На данных легковых автомобилях осуществляются служебные поездки по городу и области руководителями предприятия и менеджерами. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров не оказываются. Водителей, осуществляющих перевозку менеджеров и руководителей на данных легковых автомобилях, и которым было бы необходимо начислять за это зарплату в штате предприятия не предусмотрено.

В соответствии с письмом от 20 сентября 2005 года N 03-03-04/1/214 [О порядке заполнения путевых листов] департамента налоговой и таможенно-тарифной политики при министерстве финансов Российской Федерации - организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ.

В связи с выше изложенным просим Вас дать разъяснение: может ли ЗАО использовать в качестве первичного документа по учету работы легкового автотранспорта самостятельно разработанную форму путевого листа, в которой отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 07.03.2006 N И-07/03-5 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика, и сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Как следует из вашего письма, ваша организация не является автотранспортным предприятием. В приложении к вашему письму представлен образец формы путевого листа, разработанного вашей организацией. По нашему мнению, представленный образец путевого листа содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", и отражает сущность регистрируемой хозяйственной операции. В связи с изложенным форма путевого листа, разработанная вашей организацией, может служить в целях главы 25 Кодекса документом, подтверждающим расходы.

Заместитель директора Департамента

А.И. Иванеев