Приложение N 2. Порядок организации работы с электронной почтой в Роспотребнадзоре

Приложение N 2

Порядок
организации работы с электронной почтой в Роспотребнадзоре
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 15 мая 2006 г. N 125)

ГАРАНТ:

См. Порядок работы с документами, получаемыми территориальными органами и подведомственными организациями по электронной почте от Роспотребнадзора, утвержденный приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 30 ноября 2006 г. N 380

I. Общие положения

1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее - Роспотребнадзор), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 322 и регламентом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека утвержденным приказом Роспотребнадзора от 22 декабря 2005 года N 803.

Порядок определяет:

1.1 организацию работы по отправке документов электронной почтой в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации;

1.2 организацию работы с документами, направляемыми и получаемыми по электронной почте;

1.3 требования к письмам, направляемым в Роспотребнадзор из территориальных органов и организаций по электронной почте.

2. Отправка документов по электронной почте не заменяет направление их по почте в установленном порядке, а служит лишь ускорением передачи информации. Документы после отправки по электронной почте направляются адресату по почте на бумажном носителе.

II. Порядок направления документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации

3. Решение о направлении документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации принимается начальником соответствующего управления, которое готовит данные документы, или заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующего данное управление.

4. Организация рассылки документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации осуществляется Управлением делами.

5. Для направления по электронной почте документы предоставляются в Управление делами в электронном виде и на бумажном носителе.

6. Электронная версия документа должна в себя включать:

- фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя, его телефон и адрес электронной почты;

- номер и дату документа;

- перечень территориальных органов и (или) организаций Роспотребнадзора, в которые необходимо отправить данный документ;

- при рассылке в организации, не подведомственные Роспотребнадзору, к документу должен быть приложен список электронных адресов данных организаций.

7. Копия документа на бумажном носителе визируется с пометкой "направить по электронной почте" начальником управления, которое готовит данный документ или заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующим данное управление с указанием даты подачи письма для направления по электронной почте.

8. Ответственность за правильное оформление документа возлагается на начальника управления, которое его готовит.

9. Отправление документа осуществляется:

- в течение текущего рабочего дня (если документ предоставлен до 15:00);

- на следующий рабочий день до 11:00 (если документ предоставлен после 15:00).

10. Документы с пометкой "срочно направить по электронной почте" и визой руководителя Роспотребнадзора или его заместителей отправляются немедленно.

11. Подтверждением о получении письма адресатом является его ответ, направленный на электронный адрес Роспотребнадзора. Автоматический ответ почтового сервера или какой-либо другой программы приема почты в качестве подтверждения не рассматривается.

III. Порядок работы с документами направляемыми и получаемыми по электронной почте

12. Организацию получения писем, приходящих на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора, осуществляет Управление делами.

13. Полученные по электронной почте документы распечатываются. На них проставляется штамп с указанием даты получения.

14. Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 15 листов формата A4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть. Данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде до востребования.

15. Ответы на информационные письма, приходящие из подведомственных органов и организаций Роспотребнадзора по электронной почте, передаются непосредственно исполнителю информационного письма в электронном виде на его адрес электронной почты.

16. На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора должно