Приложение N 1. Инструкция по учету кадров уголовно-исполнительной системы

Приложение N 1

к приказу Минюста РФ

от 18 декабря 2006 г. N 369

Инструкция
по учету кадров уголовно-исполнительной системы

I. Общие положения

1. Инструкция по учету кадров уголовно-исполнительной системы (далее - Инструкция) определяет:

1) основные задачи и виды учета сотрудников уголовно-исполнительной системы (далее - УИС), отдельных категорий гражданского персонала (далее - служащие) федерального и территориальных органов УИС, образовательных, научно-исследовательских учреждений и подразделений, непосредственно подчиненных ФСИН России (далее - органы УИС);

2) организацию учета кадров;

3) формы учетных документов;

4) основные требования, предъявляемые к учету кадров.

II. Основные задачи и виды учета

2. Основными задачами являются:

1) документальное отражение прохождения службы сотрудниками УИС, трудовой деятельности служащих;

2) обеспечение руководителей федерального и территориальных органов УИС сведениями об укомплектованности, текучести и качественном составе кадров, а также справочными данными на сотрудников и служащих, необходимыми для решения вопросов об их служебном использовании;

3) ведение справочной работы по вопросам прохождения службы сотрудников УИС, трудовой деятельности служащих.

3. По видам учет подразделяется на персональный и количественный (статистический).

1) персональному учету подлежат сотрудники УИС. Персональный учет представляет собой совокупность биографических данных, сведений о прохождении службы, трудовой деятельности, деловых, профессиональных и личных качествах этих лиц, зафиксированных в установленном порядке по определенной форме и упорядоченных по конкретному признаку (например, по личному номеру, занимаемой должности, и т.п.).

Разновидностями персонального учета являются алфавитный, пономерной и штатно-должностной учеты;

2) алфавитному и пономерному учету подлежат сотрудники, имеющие специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава. Учет ведется пофамильно в алфавитном порядке и на основании личных номеров, присваиваемых в установленном порядке;

3) штатно-должностной учет ведется по всем должностям, предусмотренным штатами. Он содержит сведения о лицах, замещающих эти должности;

4) количественный (статистический) учет содержит обобщенные цифровые данные, характеризующие укомплектованность территориальных органов УИС, текучесть и качественный состав кадров УИС.

III. Организация учета кадров

4. Учет сотрудников и служащих ведется в соответствии со схемой учета кадров в УИС (приложение N 1).

5. Организация учета сотрудников и служащих в территориальных органах, образовательных, научно-исследовательских учреждениях УИС и подразделениях, непосредственно подчиненных ФСИН России, определяется приказом за подписью руководителя соответствующего органа, учреждения и подразделения.

При этом учет кадров по личным делам, а также учетные документы, представляемые в Федеральную службу исполнения наказаний, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Решение о составе реквизитов остальных учетных документов принимается руководителем, определяющим порядок учета кадров в соответствующем органе УИС.

6. Организационно-методическое руководство практической деятельностью кадровых аппаратов территориальных органов УИС по вопросам учета кадров и контроль за его состоянием осуществляются управлением кадров и профессионального образования ФСИН России.

IV. Формы учетных документов

7. Документами персонального учета являются:

1) личное дело сотрудника, структура и порядок ведения которого указаны в приложении N 2 к настоящей Инструкции;

2) алфавитная карточка формы N 1 (приложение N 3), на основании которой во ФСИН России формируется единая алфавитная картотека сотрудников УИС. Картотека используется для ведения справочно-поисковой работы в отношении данной категории лиц;

3) служебная карточка формы N 2 (приложение N 4), на основании которой в территориальных органах УИС формируются алфавитные картотеки личного состава. В отсутствие личного дела позволяет получать основные биографические данные сотрудника, сведения о его службе в учреждениях и органах УИС, органах внутренних дел, на военной службе, о работе в гражданских учреждениях, организациях, на предприятиях и т.п.;

4) штатно-должностная книга (приложение N 5) и должностная карточка формы N 3 (приложение N 6) предназначены для оперативного контроля за укомплектованностью штатных должностей сотрудников и служащих, а также качественным составом кадров;

5) карточка пономерного учета формы N 4 (приложение N 7) предназначена для организации учета сотрудников, имеющих специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава УИС, в целях ведения справочно-поисковой работы;

6) карточка сотрудника, имеющего высшее специальное звание, формы N 5 (приложение N 8), на основании которой в управлении кадров и профессионального образования ФСИН России формируется картотека лиц, имеющих специальные звания от генерал-майора внутренней службы и выше;

7) карточка сотрудника, прикомандированного к представительным органам государственной власти и органам государственного управления, формы N 6 (приложение N 9) предназначена для учета лиц, прикомандированных к представительным органам государственной власти и органам государственного управления с оставлением в кадрах УИС;

8) карточка сотрудника, награжденного высшими наградами Российской Федерации, формы N 7 (приложение N 10) предназначена для учета и организации работы с сотрудниками и служащими УИС, имеющими звание Героя Российской Федерации;

9) сокращенное личное дело ведется на служащих, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным документам и работам.

8. Заполнение документов персонального учета производится аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой) черного, синего или фиолетового цвета или на пишущей машинке. Сокращения допускаются в исключительных случаях, если они носят общепринятый характер и толкуются однозначно. Не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, учреждений и органов УИС.

9. Документами количественного (статистического) учета кадров являются действующие формы статистической отчетности по различным аспектам работы с кадрами.

10. Форма, порядок и сроки представления документов персонального и количественного учета в УИС определяются Табелем отчетности по кадрам УИС.

V. Основные требования, предъявляемые к учету кадров

11. Учет должен:

- вестись постоянно по формам и правилам, установленным настоящей Инструкцией и другими нормативными актами;

- своевременно, достоверно и полно отражать имеющуюся штатную и списочную численность кадров, а также происходящие количественные и качественные изменения по каждому органу УИС в целом и персонально по каждому сотруднику и служащему.

12. Ответственность за организацию и состояние учета кадров в органах УИС возлагается на руководителей кадровых аппаратов, а в случае их отсутствия - на руководителей органа УИС.

13. Должностные лица, указанные в п. 12 настоящей Инструкции, обязаны:

1) организовать учет кадров в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и периодически лично контролировать его состояние как в возглавляемых ими аппаратах, так и в подведомственных учреждениях и органах УИС;

2) своевременно представлять сведения по кадрам, предусмотренные настоящей Инструкцией, а также проводить занятия (сборы) с работниками, непосредственно ведущими учет кадров;

3) обеспечивать сохранность документов по учету кадров и конфиденциальность содержащихся в них сведений.

VI. Присвоение личных номеров

14. Всем сотрудникам УИС, имеющим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, присваиваются личные номера.

1) присвоение личных номеров этой категории личного состава производится приказами Министерства юстиции Российской Федерации одновременно с присвоением первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС.

Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающей серию, и шестизначного числа;

2) кадровые аппараты органов УИС при оформлении документов на присвоение первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС сотрудников, ранее проходивших службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий Российской Федерации, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, а также на офицеров запаса заполняют алфавитную карточку по форме N 1, карточку пономерного учета по форме N 4 и вместе с представлением высылают в управление кадров и профессионального образования ФСИН России.

За лицами, проходившими службу в вышеперечисленных федеральных органах исполнительной власти, личный номер, присвоенный им в тот период, не сохраняется.

Сотрудникам, имеющим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава и уволенным из учреждений и органов УИС, при их зачислении вновь в кадры УИС присваиваются личные номера, под которыми они ранее состояли на службе в УИС. В случае, если указанные лица имели жетоны с личными номерами старого образца, то при их зачислении вновь в кадры УИС присвоение личных номеров производится в порядке, установленном настоящей Инструкцией для лиц, вновь принимаемых на службу;

3) личные номера, присвоенные сотрудникам, имеющим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, указываются в материалах их личных дел (послужной список, представления к присвоению специальных званий и т.п.), документах денежного и вещевого довольствия, приказах по личному составу и т.д.;

4) жетоны с личными номерами вручаются сотрудникам, имеющим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, одновременно с объявлением приказа о присвоении первого специального звания (зачислении в кадры УИС);

5) при увольнении сотрудников, имеющих специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава органов УИС, жетоны с личными номерами сдаются ими в кадровые аппараты по месту службы для приобщения к материалам личных дел увольняемых.

15. Личные номера штампуются на металлическом жетоне. Описание жетонов приводится в приложении N 11.

16. В кадровых аппаратах органов УИС жетоны с личными номерами учитываются по установленной форме (приложение N 12).

17. Сотрудники, получившие жетоны, расписываются за их получение в журнале (приложение N 13). Жетоны в журнале перечисляются в порядке восходящих номеров каждой серии. Журнал хранится в кадровом аппарате.

18. Жетоны с личными номерами, пришедшие в негодность, сдаются в кадровые аппараты территориальных органов УИС. Утрата (порча) жетона является нарушением служебной дисциплины, и сотрудник, допустивший утрату (порчу) жетона, привлекается к дисциплинарной ответственности. Взамен утраченного (испорченного) жетона кадровым аппаратом выдается дубликат жетона за тем же номером.

19. Заявки на изготовление дубликатов жетонов составляются кадровыми аппаратами территориальных органов УИС на основании рапортов лиц, допустивших утрату (порчу) жетонов с личными номерами.

20. Учреждения и органы УИС изготавливают жетоны с личными номерами самостоятельно. Учет и распределение личных номеров производятся в централизованном порядке.