Приказ Минпроса СССР от 28 января 1986 г. N 45 "Об утверждении Методических указаний об организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР" (не действует)

Приказ Минпроса СССР от 28 января 1986 г. N 45
"Об утверждении Методических указаний об организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства образования и науки РФ от 16 января 2015 г. N 12 настоящий приказ признан не действующим на на территории РФ

В целях повышения контроля за хранением, поступлением и расходованием имущественно-материальных ценностей и упорядочения оперативного их учета в учреждениях системы Министерства просвещения СССР приказываю:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов СССР прилагаемые Методические указания об организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР.

2. Министерствам просвещения союзных республик довести Методические указания до подведомственных учреждений и местных органов народного образования и обеспечить их выполнение.

Заместитель Министра

К.Г. Ножко

Методические указания
по организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР
(утв. приказом Минпроса СССР от 28 января 1986 г. N 45)

1. Общие положения

1.1. Основными задачами учета имущественно-материальных ценностей являются:

обеспечение сохранности и установление контроля за движением и правильным использованием всех запасов ценностей;

наблюдение за установленными нормами запасов ценностей;

своевременное выявление неиспользуемых оборудования, инвентаря и материалов, подлежащих реализации в установленном порядке, с целью мобилизации внутренних ресурсов;

получение точных сведений об остатках, находящихся на складах (в кладовых) по материально ответственным лицам.

Кроме того, материально ответственные лица осуществляют контроль за тем, насколько объем и ассортимент завезенных оборудования инвентаря и материалов соответствует действительным текущим потребностям в целях предупреждения затоваривания, приобретения ненужных и неиспользуемых имущественно-материальных ценностей.

1.2. Учет имущественно-материальных ценностей на складах (в кладовых) и в эксплуатации организуется и ведется под непосредственным руководством главного бухгалтера централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).

Ответственность за обеспечение сохранности и правильное использование имущественно-материальных ценностей несет руководитель учреждения.

1.3. Все имущественно-материальные ценности в обязательном порядке должны находиться на хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Все работники, которым доверяется прием, хранение и отпуск материальных ценностей, должны быть безусловно надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим основным требованиям:

а) иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;

б) знать инструкции, основные правила и порядок, как качественной приемки и хранения имущественно-материальных ценностей, так и правила их отпуска;

в) уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать материальные ценности;

г) знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету имущественно-материальных ценностей.

Смена должностных лиц, ответственных за хранение, сохранность и использование ценностей, должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем.

1.4. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста в соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденным постановлением Госкомитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и секретариатом ВЦСПС от 28 декабря 1977 г. N 447/24 (приложение 1).

Договор может быть заключен при соблюдении сторонами всех обязанностей, предусмотренных в Типовом договоре о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2). В частности, администрация обязана создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему материальных ценностей; знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный учреждению, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приема, отпуска, перевозки переданных ему материальных ценностей и др.

1.5. При организации складского хозяйства необходимо учитывать нижеследующие обязательные требования:

хранение материалов должно осуществляться в специально приспособленных помещениях, а для навалочных материалов (песок, известь, уголь, камень и др.) в огороженных местах;

размещение материалов по стеллажам, шкафам, полкам должно производиться с таким расчетом, чтобы облегчить их приемку, отпуск и инвентаризацию;

наличие исправных весовых и измерительных приборов и мерной тары, обеспечивающих приемку и отпуск точным весом;

обязательное документирование прихода и расхода материалов в момент совершения операции.

На складах (кладовых) должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдение температурного режима, охранная сигнализация.

1.6. Материальные ценности на склады учреждений народного образования поступают, как правило от местных поставщиков, транспортных организаций, от железной дороги, с мест разборки временных и ветхих построек и т.д.

Все поступающие на склад учреждения материальные ценности должны быть оприходованы немедленно. В счетах - платежных требованиях на имущественно-материальные ценности, должны быть указаны следующие данные: от кого поступили, наименование, сорт, количество (вес), сумма, дата поступления на склад (кладовую), расписка материально ответственного лица, принявшего ценности.

Грузы прибывающие по железной дороге, принимаются от станции железной дороги материально ответственными лицами. При получении груза получатель обязан:

а) потребовать проверки груза, если в прибывшем вагоне (контейнере) обнаружена неисправность или отсутствие пломб, наложенных станцией отправления;

б) при получении затаренного или штучного груза проверить количество мест, вес и состояние каждого места, сохранность тары и упаковки, а также соответствие маркировки, нумерации мест, наименования отправителя и станции отправления данным, указанным в железнодорожных документах;

в) в случае получения от станции железной дороги груза без проверки веса следует потребовать отметки об этом в железнодорожной накладной.

Если при осмотре и проверке груза установлена неисправность тары или наличие на ней следов вскрытия и признаков повреждения (порчи) груза, а также в случае обнаружения несоответствия фактического веса, числа мест и маркировки данным, указанным в железнодорожной накладной, получатель груза обязан потребовать от станции назначения составления коммерческого акта.

Коммерческий акт составляется по требованию лица, обнаружившего неисправность, и подписывается начальником станции, либо его заместителем, получателем груза (если неисправность груза обнаружена в его присутствии), весовщиком, бригадиром грузчиков и одним из грузчиков, присутствовавших при обнаружении неисправности.

В коммерческом акте должны быть точно описаны обстоятельства, при которых обнаружена неисправность. Для определения ущерба, причиненного в результате повреждения груза, производится экспертиза на станции назначения. Сумма расходов по экспертизе указывается в коммерческом акте и относится на счет грузополучателя, если эксперт вызван по его требованию, и на счет железной дороги, если эксперт вызван по ее инициативе.

Копия акта выдается станцией на руки грузополучателю не позднее трех дней после его подписания.

При несоответствии поступивших материалов качеству и количеству, указанным в сопроводительных документах, составляется акт приемки по ф. N 429 в двух экземплярах.

Акт приемки составляется специальной комиссией, назначаемой руководителем учреждения с обязательным участием представителя поставщика или незаинтересованной организации, а также материально ответственного лица. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, а другой - для направления претензионного письма поставщику.

Не позднее чем через 10 дней после составления акта приемки о недостаче или пересортице гразополучатель обязан предъявить претензию об этом поставщику. К претензии должны быть приложены копия акта и все обосновывающие его документы, которые отправляются заказным письмом с уведомлением.

В акте, устанавливающем неудовлетворительное качество или неправильную маркировку товара, либо его некомплектность, должно быть указано, кроме обычных данных, имеющихся в акте, следующее:

а) описание товара, маркировки, упаковки, состояние его и условия хранения;

б) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленного к осмотру и проверенного некачественного или некомплектного товара, с особым выделением вовсе негодного к употреблению или подлежащего уценке;

в) точное описание недостатков качества товара с указанием характера дефектов и их причин, а в случае невозможности точное указание недостающих частей;

г) размер уценки (скидки) с обоснованием ее.

В акте должно быть указано в какой мере товар не соответствует предусмотренным договором условиям. Организация, получившая претензию от покупателя, в десятидневный срок с момента получения обязана удовлетворить ее, либо сообщить грузополучателю свой обоснованный отказ в удовлетворении претензии.

Покупатель, не получивший удовлетворения претензии, вытекающий из поставки товара, не соответствующего качеству, обусловленному договором, обязан не позднее 6 месяцев со дня составления акта приемки предъявить в установленном порядке поставщику иск о возврате уплаченных за товар сумм и о взыскании штрафов и убытков.

1.7. Законодательством установлены следующие сроки исковой давности:

а) по спорам между государственными предприятиями и учреждениями, кооперативными и общественными организациями 1 год;

б) по претензиям о взыскании штрафов, пени и неустоек - 6 месяцев;

в) для претензий по железнодорожным, воздушным перевозкам, а также для претензий клиентуры к органам связи - 6 месяцев;

г) по спорам, вытекающим из поставки товаров ненадлежащего качества - 6 месяцев.

2. Основные средства

2.1. Все имеющиеся в учреждении основные средства в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Здания и сооружения, классная и канцелярская мебель, хозяйственный инвентарь и оборудование должны находиться на ответственном хранении у заведующего хозяйством, зам. директора по хозяйственной части, коменданта или заведующего общежитием.

Учебное оборудование, приборы, станки, инструменты и приспособления, спортинвентарь, библиотечный фонд и др. должны находиться на ответственном хранении у лиц, на которых возложено заведование учебными кабинетами, учебно-опытными участками, учителей трудового обучения, исполняющих обязанности мастера учебной мастерской, учителей физвоспитания, военруков, лаборантов, ст. пионервожатых, заведующих школьными интернатами, библиотекарей и др.

2.2. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту (предмету), кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов присваивается инвентарный номер.

Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющим их объекте (гарнитур мебельный, сервизы и др.).

Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне или картонной бирке, который прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской (например, на обратной стороне ковров и т.д.)

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

Для белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви инвентарный номер присваивается по каждому наименованию. При этом, на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене (в пределах установленных интервалов цен), устанавливается один инвентарный номер.

Предметы мягкого инвентаря маркируются специальным штампом. Штамп должен содержать наименование учреждения, а при выдаче в эксплуатацию дополнительно - обозначение года и месяца выдачи. Маркировочный штамп ставится так, чтобы не портить внешнего вида предмета. В случае смывания маркировки ее следует периодически восстанавливать.

2.3. Инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как - то: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники (лифты).

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ними один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более здания, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Законченные строительством здания и сооружения принимаются специальными комиссиями, назначенными в установленном порядке.

Приемка комиссией зданий и сооружений оформляется актом. В актах указываются основные сведения: вид, назначение зданий, год постройки, краткая характеристика объекта (материал, из которого здание сооружено (кирпичное, блочное и др.), плотность стен, кубатура; характер перекрытий, фундамент и т.п.). Кроме того, на здание составляется паспорт, куда заносятся перечисленные выше сведения, а также в процессе эксплуатации отмечается время и стоимость произведенных капитальных ремонтов, норма износа, а при выбытии - причина выбытия.

2.4. Учет основных средств у материально ответственных лиц ведется в инвентарных списках основных средств (ф. N ОС-13) раздельно по учебному оборудованию и инвентарю, транспортным средствам, хозяйственному инвентарю и т.д.; а по белью, постельным принадлежностям, одежде и обуви - в книге складского учета материалов (ф. N М-17)

2.5. Инвентарный список основных средств (ф. N ОС-13) составляется на предметы основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) в разрезе классификационных групп (оборудование, хозяйственный инвентарь и т.п.). В эти списки заносятся данные по каждому предмету основных средств: номер и дата инвентарной карточки, инвентарный N, полное наименование объекта с указанием заводского номера, первоначальная стоимость. Списки содержат также специальные графы для производства записи о выбытии.

В книге складского учета (ф. N М-17) на каждое наименование имущественно-материальных ценностей открывается отдельный счет. Записи в книге производятся по расходу с выведением остатка и указанием даты записи, номера документа, порядкового номера записи, а также от кого получено или кому отпущено.

Систематически (но не реже 1 раза в квартал) данные оперативного учета сверяются с данными бухгалтерского учета, о чем работник Централизованной бухгалтерии (бухгалтерии), ставит свою подпись с указанием даты сверки.

Учет белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви

2.6. Материальная ответственность за сохранность белья, находящегося на складе, возлагается на заведующего складом (кладовщика), а находящегося в эксплуатации - на кастеляншу, с которой заключается договор о полной материальной ответственности.

2.7. Новое белье, приобретенное или изготовленное в мастерской учреждения, поступает на склад и до передачи его в эксплуатацию хранится под ответственностью заведующего складом (кладовщика). Сдача поступающего нового белья кастелянше, минуя склад, запрещается.

2.8. В учреждениях, где на кухне, в столовой и других подразделениях имеется в пользовании значительное количество белья, оно может закрепляться непосредственно за шеф-поваром (поваром), заведующим производством, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

2.9. При поступлении белья материально ответственным лицом проверяется соответствие полученных ценностей сопроводительной приходной накладной, после чего на приходном документе ставится подпись в получении этих ценностей на ответственное хранение.

2.10. Сразу после поступления на склад, производится маркировка (клеймение) несмываемой краской белья заведующим складом (кладовщиком) в присутствии руководителя (заместителя руководителя) учреждения, работника бухгалтерии, представителя группы народного контроля. О проведенной маркировке делается отметка на приходном документе за подписью указанных лиц.

Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя. Хранение маркировочных штампов у заведующего складом (кладовой) запрещается.

2.11. Учет белья заведующим складом (кладовщиком) осуществляется в книге складского учета материалов (форма N М-17). В книге складского учета материалов на каждое наименование белья, близкое по размерам, качеству, сорту и цене, имеющего одинаковый номенклатурный номер, открывается отдельный лицевой счет с выделением следующих групп:

1. Белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.).

2. Постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала и т.п.).

3. Одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.)

4. Обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.).

5. Спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки, и т.п.)

На предметы белья, учитываемые в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, открываются отдельные лицевые счета на каждое наименование.

Записи в книге делаются в день совершения операций.

2.12. Для получения со склада нового белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви для вновь прибывших воспитанников или для замены изношенных, воспитателем составляется список воспитанников, с указанием фамилии и вещей, подлежащих выдаче. Список утверждается руководителем учреждения и передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию), для проверки соблюдения установленных норм и выписки накладной (требования) по ф. N 434.

Накладная (требование) ф. N 434 выписывается в 2-х экземплярах, из которых первый после записи в книге учета ф. N М-17 передается в бухгалтерию для списания с учета белья с заведующего складом (кладовщика) и оприходования его за кастеляншей; второй экземпляр служит основанием для записи прихода в книге ф. N М-17 у кастелянши.

Накладная (требование) подписывается руководителем учреждения. Заведующий складом (кладовщик) и кастелянша расписываются в нем за выдачу и получение белья.

2.13. При выдаче белья со склада в эксплуатацию на каждом предмете белья рядом со штампом (клеймом) наименования учреждения проставляется несмываемой краской штамп с указанием года и месяца выдачи в эксплуатацию.

Штамп даты выдачи белья в эксплуатацию проставляется кастеляншей в присутствии представителя администрации учреждения (заместителя руководителя, заведующего хозяйством), представителей профсоюзной организации и группы народного контроля. О проставлении штампа делается отметка на первом экземпляре требования за подписями указанных лиц.

Выдача воспитанникам нового белья производится в соответствии с установленными нормами с учетом сроков носки.

Дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей, воспитывающиеся в общеобразовательных школах-интернатах и детских домах, а также дети дошкольного возраста детских домов и школ интернатов, обеспечиваются одеждой, обувью и мягким инвентарем по нормам согласно приложению 3.

Воспитанники детских домов и школ-интернатов общего типа для детей с недостатками в физическом или умственном развитии, а также учащиеся, находящиеся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении, обеспечиваются одеждой, обувью и мягким инвентарем по нормам согласно приложению 4.

Воспитанникам детских домов, а также обучающимся в школах-интернатах всех типов, детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, при направлениях в учебное заведение и на работу выдается одежда, обувь и мягкий инвентарь по Перечню согласно приложению 5.

Если белье изношено ранее установленных сроков носки или непригодно для дальнейшей носки по другим причинам, оно заменяется в каждом отдельном случае с разрешения руководителя учреждения.

При очередной смене белья, взамен отданного в стирку или ремонт, воспитаннику выдается такое же количество чистого белья.

2.14. Одновременно с выдачей белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись в арматурную карточку, заполняемую на каждого воспитанника (приложение 6).

Бланки арматурных карточек хранятся в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии). При выдаче кастелянше арматурная карточка заполняется и регистрируется в специальной книге-реестре (приложение 7) и оформляется подписью бухгалтера.

В случае необходимости, в таком же порядке выписывается продолжение арматурной карточки и приобщается к основной карточке.

Арматурные карточки хранения у кастелянши и служат для учета вещей, находящихся у воспитанников.

При проведении годовой инвентаризации белья закрытые арматурные карточки на выбывших воспитанников сдаются в архив, где хранятся в алфавитном порядке в течение 3-х лет.

В графе 2 арматурной карточки указывается наименование выданных вещей, в графах 3 и 4 - данные о норме и сроках носки вещей, в графе 5 - количество, в графе 6 - дата выдачи, в графе 7 - расписывается воспитательница против каждого наименования в получении вещей, в графах 8-13 записываются необходимые данные о сдаче вещей.

Возврат белья кастелянше оформляется двумя подписями.

Целесообразно закреплять белье за воспитанниками индивидуальными метками.

2.15. Белье, выданное в столовую, в другие подразделения учреждения, числится кастеляншей за соответствующими должностными лицами (шеф-поваром, зав. производством и т.п.) в описях, с распиской в получении.

Белье и постельные принадлежности, выданные в пользование студентов и учащихся, записываются в арматурные карточки.

2.16. При смене дежурных санитарок фактическое количество предметов белья в комнатах устанавливается путем подсчета. О сдаче или приеме производится запись в месячной приемо-сдаточной ведомости (приложение 8) с обязательной распиской дежурных санитарок.

2.17. При сдаче белья в стирку и приемке из стирки, белье пересчитывается, проверяется наличие на нем штампа учреждения. Если после стирки белья штампы на нем станут неясными, это белье в эксплуатацию не выдается до его перештамповки в соответствии с пунктом 2.10 настоящих Инструктивных указаний.

2.18. С целью поддерживания белья в годном состоянии на более длительный срок, оно подвергается необходимому ремонту. Мелкий ремонт производится непосредственно в бельевой кладовой.

2.19. Учет белья, находящегося в эксплуатации, ведется кастеляншей в книге складского учета ф. N М-17 в количественном выражении. В этой книге открываются лицевые счета на каждое наименование предметов белья.

На предметы белья, учитываемые в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, открываются отдельные счета на каждое наименование.

Кастелянша на основании соответствующих документов записывает: по приходу - вновь полученное белье со склада в эксплуатацию или полученное безвозмездно (при переводе воспитанников), а по расходу - списывают белье, аннулированное в результате непригодности к дальнейшей эксплуатации или переданное безвозмездно в другие учреждения и т.п. Записи в книге делаются в день совершения операции.

Внутренний оборот белья (выдача воспитанникам и подразделениям учреждения, передача в стирку или ремонт и прием из стирки и ремонта) по книге ф. N М-17 не отражается.

При увольнении, перемещении, уходе в отпуск материально ответственных лиц должна проводиться проверка наличия у них белья, с составлением акта о передаче белья, другому ответственному лицу, назначенному приказом по учреждению.

Учет библиотечного фонда

2.20. Работа библиотек строится в соответствии с Положением о библиотечном деле в СССР, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 марта 1984 г. N 10926-Х.

Работа школьных библиотек организуется в соответствии с Типовым положением о школьной библиотеке, введенным в действие инструктивным письмом Минпроса СССР от 14.05.75 N 28-М.

Работа библиотек педагогических институтов в соответствии с Типовым положением о библиотеке высшего учебного заведения, утвержденным приказом Минвуза СССР от 20.11.80 N 1271.

2.21. Учет библиотечных фондов организуется в соответствии с Инструкцией Об учете библиотечного фонда государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотеки системы Министерства культуры СССР, утвержденной Минкультуры СССР 22.08.77.

2.22. Библиотечные фонды школьных библиотек хранятся и учитываются раздельно: по школьным учебникам и по художественной литературе.

2.23. Оперативный учет библиотечных фондов включает в себя прием, штемпелевание, регистрацию поступления, распределение по классам, перемещение учебников, выбытие, подведение итогов движения библиотечного фонда и его проверку.

2.24. Учет учебников осуществляется в книге учета библиотечного фонда школьных учебников (приложение 9), а также в Книге суммарного учета библиотечного фонда.

3. Материальные запасы

3.1. Учет материальных ценностей на складе (кладовой) ведется материально ответственным лицом в книге (карточке) складского учета материалов ф. N М-17 по наименованиям, сортам и количеству. На основании приходных и расходных документов материально ответственное лицо ежедневно записывает в книгу (карточку) ф. N М-17 количество прибывших или выбывших материалов с выведением после каждой записи остатка.

3.2. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в кладовой), а также ежеквартально сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой).

3.3. Запасы материальных ценностей на складе (кладовой) необходимо иметь в строгом соответствии с утвержденными нормативами на текущий год.

Снабжение лабораторий, кабинетов, других подразделений должно производиться через склад (кладовую). Выдаваться материалы могут лишь в пределах месячной потребности. Предельные нормы выдачи отдельных хозяйственных материалов прилагаются (приложение 10).

Дефицитные и ценные материалы (спирт, ремонтно-строительные, радиоматериалы, фотопринадлежности и др.) относятся в подотчет получателя, а остальные по мере выдачи списываются в расход.

3.4. Учет материалов заведующим складом (кладовщиком) или другим материально ответственным лицом осуществляется в разрезе отдельных групп:

материалы для учебных и других целей;

материалы для научных исследований;

продукты питания;

хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности;

топливо, горючее и смазочные материалы;

корма и фураж;

тара;

прочие материалы;

запасные части к машинам и оборудованию;

изделия производственных (учебных) мастерских;

продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств;

оборудование к установке;

строительные материалы для капитального строительства;

спец. оборудование для научно-исследовательских работ.

Для каждой группы материалов в книге (карточке) ф. N М-17 отводится определенное количество страниц (число карточек). На каждое наименование материалов открывается отдельный счет.

3.5. Выдача материалов со склада (кладовой) производится по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для выдачи материалов применяются следующие документы:

а) накладная (требование) ф. N 434 применяется при выдаче материалов со склада (кладовой) и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная (требование) выписывается в двух экземплярах

При получении ремонтно-строительных материалов, которые транспортируются на место строительства, разрешается выписывать накладную (требование) в двух экземплярах, первый экземпляр служит основанием для получения материалов со склада, а второй - для учета по месту их использования.

Фактическое использование ремонтно-строительных материалов должно проверяться при приемке ремонтно-строительных работ по актам, при этом устанавливается соответствие израсходованных материалов выполненным работам;

б) меню - требование ф. N 299 или ф. N 299-мех применяется для выдачи продуктов питания со склада (кладовой). Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц;

в) ведомость на выдачу кормов и фуража ф. N 397. Корма и фураж отпускаются со склада в пределах установленных норм;

г) ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. N 410 применяется для выдачи хозяйственных материалов, для учебных и других целей в течение месяца;

д) заборная карта ф. N 431 применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для расходования по прямому назначению. Эта карта выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом - сроком на месяц.

Материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита по предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф. N 434. Лимит устанавливается учреждением (организацией) исходя из фактических потребностей и сложившегося за определенный период среднемесячного расхода.

В тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте является невозможной, списание расхода топлива производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования, руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях - меры взыскания;

е) путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина, дизельного топлива. Бензин и дизельное топливо списываются по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Материально ответственные лица представляют в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, документы по приходу и расходу материальных ценностей при реестре сдачи документов ф. N 442, составляемом в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в делах бухгалтерии.

Продукты питания

3.6. Учет продуктов питания на складе (кладовой) является составной частью всей системы учета материальных ценностей и должен обеспечивать полную сохранность продуктов питания и тары во время их приема, хранения и отпуска.

3.7. Доставка продуктов питания на склад (кладовую) осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться:

представителями учреждения народного образования (кладовщиком);

экспедитором поставщика - при централизованной доставке.

3.8. Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете - платежном требовании, товарно-транспортной накладной, накладной).

При централизованной доставке продуктов питания приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) учреждения народного образования. Поставщику сообщается фамилия и образец подписи лица, уполномоченного получать продукты питания, а также образец штампов (печати), скрепляющего эту подпись.

Работники, осуществляющие получение и доставку продуктов питания, назначаются приказом руководителя и с ними заключается Типовой договор о полной материальной ответственности.

3.9. Продукты питания, поступающие на склад (кладовую) учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, весу, качеству указанным в сопроводительном документе.

В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов питания (по внешним признакам) производится при их приеме на склад (кладовую) заведующим складом (кладовщиком) учреждения.

В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетврача (диетсестры), врача (медсестры).

При невозможности определения доброкачественности продуктов питания на месте, определенное количество продуктов питания направляется в соответствующую лабораторию санитарно-эпидемиологической станции.

При установлении недоброкачественности какого-либо продукта питания, обнаруженной при приемке, составляется акт.

Недоброкачественные продукты, указанные в акте, возвращаются поставщику, вместе с заключением врача или санэпидемстанции.

3.10. Для осуществления учета продуктов питания на складе (кладовой) заведующий складом (кладовщик) ведет книгу складского учета формы N М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении. На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги. Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания.

Основанием для ежедневной записи поступивших на склад (кладовую) продуктов питания служат сопроводительные документы поставщика, а для выданных продуктов питания - меню-требования формы N 299 или 299-мех и накладная (требование) по форме N 434-мех.

3.11. Отпуск продуктов питания со склада (кладовой) на пищеблок производится через шеф-повара (повара) в присутствии диетсестры (сестры) на основании меню-требования формы N 299 (299-мех).

Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по накладной (требованию) формы N 434.

3.12. После разноски данных приходных и расходных документов в книгу складского учета формы N М-17 материально ответственное лицо в установленные сроки сдает их в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) при реестре сдачи документов формы N 442, составленного в 2-х экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в бухгалтерии.

3.13. Работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) должны систематически проверять своевременность, полноту и правильность записей прихода и расхода продуктов питания в книгах складского учета формы N M-17, сверять их с записями в бухгалтерском учете и подтверждать правильность этих записей подписью работника бухгалтерии, проводившего проверку.

3.14. Материально ответственные лица, принимающие продукты питания, обязаны одновременно принимать и тару.

Тара, поступающая на склад (кладовую), приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания, в которых отдельной строкой должно указываться наименование тары, ее количество, цена и сумма.

3.15. На основании сведений о наличии детей, состоящих на довольствии, и утвержденных норм питания, диетсестра (медсестра) составляет для следующего дня в одном экземпляре меню-требование (форма N 299 или 299-мех) и подсчитывает итоги.

3.16. Дневная стоимость питания ребенка должна соответствовать утвержденным нормам питания.

При составлении меню-требования диетсестра (медсестра) должна осуществлять контроль за соблюдением утвержденных норм питания на одного ребенка.

В случае изменения количества детей (свыше трех человек) по сравнению с данными на начало дня, указанным в меню-требовании, диетсестра (медсестра) составляет расчет изменения потребности в продуктах питания. При увеличении потребности в продуктах питания выписывается накладная (требование) на склад (в кладовую) по форме N 434, а при уменьшении потребности в продуктах питания излишки сдаются на склад (кладовую) и оформляется той же накладной (требованием) с указанием на ней "Возврат". Продукты питания, заложенные в котел, возврату не подлежат. Регистрация накладных формы N 434 на возврат продуктов питания производится централизованной бухгалтерией (бухгалтерией), которая контролирует полноту оприходования возврата продуктов питания.

3.17. Закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры (медсестры). Периодически (внезапно) закладка продуктов питания в котел контролируется администрацией и представителями общественных организаций. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются независимо от того, что они были получены по ве