Приложение N 1. Порядок проведения пилотного проекта по использованию программного обеспечения централизованного ввода налоговых деклараций и иных документов, представляемых в налоговые органы РФ, на основе управляющего и двумерного штрих-кодов

Приложение N 1

Порядок
проведения пилотного проекта по использованию программного обеспечения централизованного ввода налоговых деклараций и иных документов, представляемых в налоговые органы Российской Федерации, на основе управляющего и двумерного штрих-кодов
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 20 ноября 2007 г. N ММ-3-13/641@)

ГАРАНТ:

См. инструкцию по вводу и обработке налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов с применением технологии двумерного штрих-кодирования, утвержденную приказом ФНС России от 10 июня 2008 г. N ВЕ-3-6/275@

1. Основные понятия, используемые в настоящем порядке

Двумерный штрих-код - это штрих-код символики PDF417, размещаемый на левом и нижнем полях листа, содержащий данные этого листа. Двумерный штрих-код формируется программным обеспечением печати документов, заполненных с использованием персонального компьютера.

Документы - налоговые декларации (расчеты), либо иные документы, представляемые налогоплательщиком в налоговые органы Российской Федерации.

Машиноориентированные формы - формы, соответствующие по составу показателей утвержденным формам, но содержащие элементы, позволяющие осуществлять ввод данных, содержащихся на форме, автоматизированным способом.

Немашиноориентированные формы - формы, не предназначенные для автоматизированного ввода данных, содержащихся в них.

Управляющий штрих-код - это линейный штрих-код символики EAN, размещаемый в левом верхнем углу формы, содержащий код формы листа, соответствующий конкретному документу и листу документа.

2. Общие положения

2.1. Настоящий документ определяет порядок и особенности проведения пилотного проекта по использованию программного обеспечения централизованного и ручного ввода (с использованием сканера) налоговых деклараций и иных документов, представляемых налогоплательщиком в налоговые органы Российской Федерации, на основе управляющего и двумерного штрих-кодов среди его участников.

2.2. В пилотном проекте принимают участие все территориальные инспекции (далее - ИФНС), подведомственные управлениям ФНС России по Санкт-Петербургу, Волгоградской области, Нижегородской области и Республике Чувашия, в Московской области - только ИФНС России по г. Люберцы Московской области.

2.3. ИФНС Санкт-Петербурга, Волгоградской области и Нижегородской области документы на машиноориентированных формах с двумерным штрих-кодом, передают на обработку в межрайонные инспекции ФНС России по централизованной обработке данных своего региона в полном объеме (далее - МРИ ФНС России по ЦОД).

2.4. ИФНС России по г. Люберцы Московской области документы, представленные на машиноориентированных формах с двумерным штрих-кодом, передает на обработку в Межрегиональную инспекцию ФНС России по централизованной обработке данных (далее - МИ ФНС России по ЦОД) в полном объеме.

Остальные документы ИФНС России по г. Люберцы Московской области обрабатывает самостоятельно без передачи в МИ ФНС России по ЦОД.

2.5. В ИФНС России Республики Чувашия ввод документов осуществляется в программном обеспечении ПК "Система ЭОД". Документы, представленные с двумерным штрих-кодом, обрабатываются ручным вводом с использованием сканеров двумерного штрих-кода.

2.6. Все работы по тем типам документов, которые согласно настоящему Порядку обрабатываются ИФНС самостоятельно, проводятся в соответствии с "Регламентом принятия и ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных представляемых налогоплательщиками налоговых деклараций, иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, и бухгалтерской отчетности", утвержденным приказом МНС России от 04.02.2004 N БГ-3-06/76 (с изм. от 15.09.2004).

Организация ручного ввода данных документов, представленных с двумерным штрих-кодом, осуществляется с соблюдением действующей технологии приема и ввода документов налоговой отчетности. Совмещение функции приема и ввода документов в отделах по работе с налогоплательщиками не допускается.

3. Организационные мероприятия по передаче документов на обработку в инспекции ФНС России по централизованной обработке данных

3.1. В инспекциях ФНС России по централизованной обработке данных:

3.1.1. Приказом назначаются сотрудники, ответственные в ходе проведения пилотного проекта за решение нештатных ситуаций и иных вопросов, возникающих в процессе взаимодействия между инспекциями ФНС России по централизованной обработке данных (далее - ЦОД) и ИФНС в соответствии с настоящим Порядком (далее - ответственные сотрудники ЦОД).

3.1.2. Список ответственных сотрудников ЦОД и их контактные телефоны направляются официальным письмом в ИФНС в течение 2-х дней с даты утверждения настоящего приказа.

3.1.3. Составляется и доводится до ИФНС график приема-передачи документов и движения транспорта для осуществления документооборота между ЦОД и ИФНС (далее - график документооборота) на период проведения пилотного проекта. В графике документооборота для каждой ИФНС предусматривается передача документов не реже одного раза в три рабочих дня.

3.1.4. Предоставляются в ИФНС этикетки с уникальными номерами в виде штрих-кода для наклеивания на конверты при их подготовке в ИФНС к передаче в ЦОД.

3.2. В инспекциях ФНС России:

3.2.1. Приказом в инспекциях ФНС назначаются лица, ответственные за решение нештатных ситуаций и иных вопросов, возникающих в процессе взаимодействия между ЦОД и ИФНС в соответствии с настоящим Порядком (далее - ответственные сотрудники ИФНС).

3.2.2.  Список ответственных сотрудников ИФНС и их контактные телефоны направляются официальным письмом в ЦОД в течение 2-х дней с даты утверждения настоящего приказа.

3.2.3. Организуются рабочие места сотрудников согласно требованиям, изложенным в рабочей документации к СОИФНС АИС "Налог-ЦОД" и ПК "Система ЭОД инспекции местного уровня".

4. Перечень работ, выполняемых в ИФНС, при подготовке к передаче документов на обработку в ЦОД

4.1. ИФНС осуществляет подготовку документов в срок не позднее двух рабочих дней после даты их получения по почте или даты представления налогоплательщиком лично или через его уполномоченного представителя.

4.2. ИФНС передает в ЦОД подготовленные документы в ближайшую дату передачи в соответствии с графиком документооборота.

4.3. Подготовленные в ИФНС к передаче документы должны соответствовать следующим требованиям:

- документ должен соответствовать установленной форме:

- в документе должен присутствовать титульный лист;

- в документах должны быть заполнены реквизиты, позволяющие в дальнейшем идентифицировать в ПК "Система ЭОД инспекции местного уровня" налогоплательщика, вид документа (первичный или корректирующий и номер корректировки), налоговый (отчетный) период, отчетный год;

- документы не должны скрепляться скобами (скрепками), быть смятыми, иметь повреждения;

- в документах должны отсутствовать исправления, штампы, печати и другие отметки на не предусмотренных для этого полях;

- все листы документов должны соответствовать формату А4 и заполнены на одной стороне.

4.4. ИФНС осуществляет проверку документов на соответствие требованиям, указанным в пункте 4.3 настоящего Порядка.

Документы, не соответствующие вышеперечисленным требованиям обрабатываются в ИФНС.

Документы, соответствующие требованиям, укладываются в тару, и проходят следующую процедуру подготовки к передаче на обработку в МРИ (МИ) ФНС России по ЦОД (пункты 4.5 - 4.9).

4.5. На конверты документов, поступивших по почте, наклеивается этикетка, содержащая 13-значный уникальный номер конверта в виде штрих-кода, после этого в правом нижнем углу первого листа каждого документа, поступившего в данном конверте, вписывается значение уникального номера конверта в поле "Зарегистрирована за N". После этого конверты и документы раскладываются в разные тары.

4.6. Тары с документами передаются сотруднику, ответственному за их сортировку, а тары с конвертами - сотруднику, ответственному за формирование и регистрацию пачек.

4.7. Сотрудник, ответственный за сортировку документов, сортирует и раскладывает их по тарам в зависимости от:

- категории налогоплательщика (налогоплательщик юридическое лицо и налогоплательщик физическое лицо),

- даты представления налоговых документов. Датой представления налоговых документов считается дата фактического поступления налоговых документов в ИФНС. Если налоговые документы поступили по почте, то датой представления налоговых документов считается дата отправки почтового отправления.

Отсортированные документы в тарах, сотрудник, ответственный за их сортировку, передает сотруднику, ответственному за формирование и регистрацию пачек.

4.8. В конце каждого рабочего дня сотрудник, ответственный за формирование пачек, формирует из документов, подлежащих обработке в ЦОД, пачки объемом не более 150 листов и из конвертов, в которых документы поступили по почте, не более 30 конвертов, и, не сшивая между собой, вкладывает их в отдельные папки. Включение листов одного документа в разные папки не допускается.

После этого сотрудник, ответственный за формирование пачек, осуществляет регистрацию пачек в программном обеспечении СОИФНС АИС "Налог-ЦОД", в автоматизированном режиме формирует и распечатывает сопроводительный лист пачки (Приложение N 1 к настоящему Порядку).

4.9. В день передачи пачек в ЦОД в соответствии с графиком документооборота в автоматизированном режиме формируется и распечатывается в 2-х экземплярах акт приема-передачи пачек в ЦОД (Приложение N 2 к настоящему Порядку).

4.10. Подготовленные пачки с документами или конвертами, опечатываются специальным ярлыком (Приложение N 3 к настоящему Порядку).

5. Порядок передачи документов и конвертов из ИФНС на обработку в ЦОД

ГАРАНТ:

См. Порядок получения, хранения и использования баз данных программного комплекса "Система ЭОД" территориальных налоговых органов, межрегиональными инспекциями ФНС России по федеральным округам, утвержденный приказом Федеральной налоговой службы от 10 сентября 2008 г. N ММ-3-6/401

5.1. При передаче пачек документов и конвертов сотрудники ИФНС и ЦОД, ответственные за прием-передачу документов, подписывают два экземпляра акта приема-передачи пачек в ЦОД с указанием даты подписания.

5.2. Один экземпляр акта приема-передачи пачек в ЦОД передается в ЦОД. Второй экземпляр акта приема-передачи пачек в ЦОД передается в ИФНС. Подшивка актов заменяет журнал регистрации передачи пачек на централизованную обработку.

6. Порядок возврата документов, не соответствующих требованиям, в ИФНС

6.1. Документы, переданные ИФНС, и не соответствующие требованиям, предусмотренным пунктом 4.3 настоящего Порядка, ЦОД подготавливает к возврату в ИФНС в течение 1-го рабочего дня от даты выявления несоответствия.

6.2. Передача в ИФНС документов, не соответствующих требованиям централизованной обработки данных, обеспечивается в срок не позднее ближайшей с момента подготовки документов к возврату передачи документов по графику документооборота.

6.3. Ответственный сотрудник ЦОД формирует акт возврата документов в двух экземплярах (Приложение N 4 к настоящему Порядку).

6.4. При передаче документов сотрудники ЦОД и ИФНС, ответственные за прием-передачу документов, подписывают два экземпляра актов возврата документов с указанием даты подписания.

6.5. Один экземпляр акта возврата документов передается в ИФНС. Второй экземпляр акта возврата документов передается в ЦОД. Подшивка актов возврата документов заменяет журнал регистрации возвращаемых документов из ЦОД.

6.6. Документы, возвращенные из ЦОД, не соответствующие требованиям централизованной обработки, подлежат регистрации в ПК "Система ЭОД инспекции местного уровня" не позднее следующего рабочего дня со дня поступления из ЦОД. Ввод документов в ИФНС осуществляется в соответствии с п. 2.6 настоящего Порядка.

7. Порядок передачи документов и конвертов из архива ЦОД по запросу ИФНС

7.1. При необходимости изъятия подлинников документов или конвертов из архива ЦОД, ИФНС формирует запрос с указанием регистрационного номера документа (13-значный регистрационный номер первого листа документа) или конверта (13-значный номер, указанный в правом нижнем углу первого листа документа), за подписью начальника (заместителя начальника) ИФНС.

7.2. ЦОД в трехдневный срок формирует комплект документов или конвертов по запросу для передачи в ИФНС, и после формирования передает его в ИФНС в срок не позднее ближайшей даты передачи документов в соответствии с графиком документооборота.

7.3. Ответственный сотрудник ЦОД формирует акт приема-передачи документов и конвертов, изъятых из архива, в двух экземплярах, отдельно для документов и конвертов.

7.4. При передаче комплекта документов или конвертов сотрудники ЦОД и ИФНС, ответственные за прием-передачу документов сотрудники, подписывают два экземпляра акта приема-передачи документов и конвертов, изъятых из архива (Приложения N 5, N 6 к настоящему Порядку), с указанием даты подписания.

7.5. Один экземпляр акта приема-передачи документов и конвертов, изъятых из архива, передается в ИФНС. Второй экземпляр акта приема-передачи документов и конвертов, изъятых из архива, передается в ЦОД. Подшивка актов приема-передачи документов и конвертов, изъятых из архива, заменяет журнал регистрации документов и конвертов, изъятых из архива.

8. Порядок возврата из ИФНС документов и конвертов, полученных из архива ЦОД

8.1. Ответственный сотрудник ИФНС формирует комплект документов или конвертов, возвращаемых в ЦОД, полученных по запросу из архива ЦОД.

8.2. Ответственный сотрудник ИФНС формирует акт приема-передачи документов и конвертов, возвращаемых в архив в двух экземплярах, отдельно для документов и конвертов.

8.3. При передаче комплекта документов или конвертов сотрудники ЦОД и ИФНС, ответственные за прием-передачу документов, подписывают два экземпляра акта приема-передачи документов и конвертов, возвращаемых в архив (Приложение N 7 к настоящему Порядку), с указанием даты подписания.

8.4. Один экземпляр акта приема-передачи документов и конвертов, возвращаемых в архив, передается в ИФНС. Второй экземпляр акта приема-передачи документов и конвертов, возвращаемых в архив, передается в ЦОД. Подшивка актов приема-передачи документов и конвертов, возвращаемых в архив, заменяет журнал регистрации документов и конвертов, возвращаемых в архив.

9. Порядок передачи введенной информации документов из ЦОД в ИФНС

9.1. ЦОД обрабатывает поступившие документы и передает данные, содержащиеся в них, в электронном виде в ИФНС в порядке очередности получения документов из ИФНС.

9.2. Срок обработки документов и передачи данных, содержащихся в них, должен составлять не более 10-ти рабочих дней, следующих за днем получения документов в ЦОД.

9.3. Введенная информация передается в ИФНС по каналам связи с применением механизма гарантированной доставки данных в рамках АИС "Налог-ЦОД" и автоматически поступает на обработку в ПК "Система ЭОД".

9.4. В случае невозможности автоматической доставки части документов (отключение сервера, потеря базы данных, иные сбои в работе оборудования) ИФНС не позднее рабочего дня, следующего за днем устранения неисправности, автоматизировано (после доработки соответствующего программного обеспечения АИС "Налог") формирует и направляет в ЦОД запрос на повторную выгрузку документов по состоянию на соответствующую дату.

9.5. Выявленные ошибки ввода при централизованной обработке документов исправляются в установленном порядке. Информация об ошибках оперативно направляется в ЦОД с указанием регистрационного номера документа и характера ошибки для анализа.

9.6. В Санкт-Петербурге, Волгоградской и Нижегородской областях обработанные в ЦОД документы размещаются в архиве ЦОД.

МИ ФНС России по ЦОД возвращает обработанные документы в ИФНС России по г. Люберцы Московской области.