Приложение 5. Инструкция по работе с шаблоном для сбора данных Формы N 62

Приложение 5

Инструкция по работе с шаблоном для сбора данных Формы N 62

В данном документе описана работа с электронным шаблоном для сбора данных финансово-статистической формы N 62 (далее шаблон).

1. Дискета

Для удобства дальнейшей работы на дискете уже созданы все необходимые папки. На дискете расположены следующие папки и файлы:

     Папка: Региональный шаблон

            Файл: <Название региона>.xls

     Папка: Чистые шаблоны.

     Папка: Заполненные шаблоны.

Папка "Региональный шаблон" содержит один файл. Имя файла совпадает с наименованием отчитывающегося региона.

Папка "Чистые шаблоны" предназначена для сохранения шаблонов, которые будут созданы для сбора данных с муниципальных образований.

Папка "Заполненные шаблоны" предназначена для хранения заполненных шаблонов, получаемых из муниципальных образований.

2. Подготовка к работе

Скопируйте все папки и файлы, находящиеся на дискете, на жесткий диск вашего компьютера в отдельную папку. Вся дальнейшая работа будет происходить именно с копией на жестком диске, а не на дискете.

Откройте приложение Microsoft Excel, выбрав соответствующий ярлык на рабочем столе или в меню "Пуск". Необходимо убедиться, что установлены корректные параметры безопасности. Для этого последовательно выполните следующие действия:

- выберите пункт "Сервис\Параметры_" главного меню;

- в открывшемся окне выберите закладку "Безопасность";

- на закладке "Безопасность" нажмите кнопку "Безопасность макросов";

- убедитесь, что в открывшемся окне на закладке "Уровень безопасности" флаг установлен на пункте "Средняя". Если это не так, установите флаг "Средняя". Нажмите "ОК"

- в случае возникновения затруднений обратитесь к специалистам ИТ-подразделения.

3. Работа с шаблоном

3.1 Открытие шаблона

Шаблон является Excel-документом, поэтому открытие шаблона происходит так же, как и других Excel-документов.

Дважды щелкните левой клавишей мыши по иконке шаблона или воспользуйтесь другими привычными для вас способами. Используйте копию шаблона, находящуюся на жестком диске вашего компьютера (см. р. 2).

В появившемся диалоге системы безопасности Microsoft Excel нажмите кнопку "Не отключать макросы".

3.2 Структура шаблона

Шаблон является обычным Excel-документом, на каждом листе которого располагается отдельная таблица Формы N 62. Шаблон содержит так же служебные страницы. Описание листов шаблона приведено ниже:

"Титульный лист". Содержит информацию о Форме N 62, отчитывающемся регионе и отчетном периоде. На титульном листе так же расположена кнопка "Проверить правила", которая осуществляет проверку введенных данных на соответствие требованиям внутри-форменного контроля.

"Муниципальное деление". Лист предназначен для создания и загрузки шаблонов муниципального уровня.

"Форма 62 (таблица 1000)" - "Форма 62 (Таблицы 5000, 5001, 5002)". Листы, содержащие соответствующие таблицы Формы N 62. Ввод данных по Форме N 62 осуществляется именно на этих листах.

3.3 Создание муниципальных шаблонов

1. Откройте региональный шаблон;

2. Перейдите на лист "Муниципальное деление";

3. В таблицу введите справочник муниципальных образований вашего региона. Укажите номер по порядку и наименование муниципального образования;

4. Нажмите кнопку "Создать шаблоны". В открывшемся окне выберите папку "Чистые шаблоны" на жестком диске вашего компьютера (см. р. 2) и нажмите "ОК". Создание шаблонов может занять несколько минут. По завершении процедуры создания над таблицей муниципальных образований появится надпись "Создано шаблонов: <количество>";

Лист "Муниципальное деление" не доступен в муниципальных шаблонах.

5. Сохраните региональный шаблон.

Муниципальные шаблоны будут размешены в папке, которую вы указали.

3.4 Передача шаблонов

Для передачи чистых и заполненных шаблонов воспользуйтесь электронной почтой или любым другим удобным для вас средством.

3.5 Прием муниципальных шаблонов

По мере поступления заполненных муниципальных шаблонов размещайте их в папке "Заполненные шаблоны" на жестком диске вашего компьютера (см. р. 2).

3.6 Суммирование муниципальных шаблонов

Процедура суммирования предназначена для автоматического суммирования данных муниципальных образований в региональный отчет.

1. Откройте региональный шаблон;

2. Перейдите на лист "Муниципальное деление";

3. Перед загрузкой необходимо очистить имеющиеся данные в региональном шаблоне, для этого нажмите ДА.

Загрузка и суммирование муниципальных шаблонов может занять несколько минут. Загрузка осуществляется в соответствии со справочником, введенном в п. 3.3. По окончании загрузки над таблицей муниципальных образований появится надпись "Загружено шаблонов: <количество>".

Муниципальные образования, шаблоны по которым не будут найдены в папке "Заполненные шаблоны", будут помечены красным цветом.

4. Нажмите кнопку "Загрузить и просуммировать". В открывшемся окне выберите папку "Заполненные шаблоны", расположенную на жестком диске вашего компьютера. К этому моменту в папке "Заполненные шаблоны" должны находиться все муниципальные шаблоны. Нажмите "ОК";

5. Сохраните региональный шаблон.

6. Проверьте правильность данных (см. п. 4.1).

7. Если какие-то муниципальные образования не представили заполненный шаблон, то заполните его сами и поместите в нужную папку, (см. п. 3.5). Затем повторите пункт 3.6.

4. Ручной ввод и корректировка данных

1. Откройте шаблон. Для этого воспользуйтесь любым удобным для вас методом, например, дважды щелкните по нему левой клавишей мыши;

2. Выберите страницу, содержащую таблицу Формы N 62, данные по которой вы собираетесь заносить в шаблон;

3. Выделите необходимую ячейку таблицы. Ячейки таблицы, предназначенные для ввода данных, окрашены в желтый цвет.

4. Введите числовое значение;

ВАЖНО. Хотя шаблон и защищен от ввода нечисловых значений, пожалуйста, не пытайтесь вводить различные строки в ячейки шаблона. Нельзя также вводить формулы. Если вам необходимо рассчитать какое-либо значение по формуле, воспользуйтесь любым другим Excel-документом. Шаблон должен содержать только целые или дробные значения с количеством десятичных знаков НЕ БОЛЕЕ 2.

5. Сохраните шаблон.

6. Проверьте правильность данных (см. п. 4.1).

4.1 Проверка введенных данных

Для того чтобы проверить введенные данные на соответствие требованиям внутри-форменного контроля перейдите на лист "Титульный лист" шаблона и нажмите кнопку "Проверить правила".

Проверка правил может занять несколько минут.

После проверки правил внутри-форменного контроля ячейки, предназначенные для ввода данных и содержащие правила контроля, будут окрашены в красный или зеленый цвет. Красный - введенное значение не удовлетворяет правилу внутри-форменного контроля. Зеленый - введенное значение удовлетворяет правилу внутри-форменного контроля.

Все правила внутри-форменного контроля представлены на листе шаблона "Правила".