Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции РФ

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 16 июня 2009 г. N 188 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

к приказу Минюста РФ

от 16 ноября 2007 г. N 220

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

С изменениями и дополнениями от:

16 июня 2009 г.

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция, Министерство) устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) центрального аппарата Министерства правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).

2. Работа с секретными документами в Министерстве осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. N 30 (ч. II). Ст. 3165).

ГАРАНТ:

Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах см. приказ Минюста России от 7 октября 2010 г. N 250

3. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета. 1993. 25 дек.), Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. N 52 (ч. 1). Ст. 5021), Федеральные законы от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. N 23. Ст. 2199), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3448), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3451), от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 52. Ст. 5140), от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 19. Ст. 2060), от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169) и другие законодательные акты, а также постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 г. N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации. 2001. N 24. Ст. 2461), от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. N 30 (ч. 2). Ст. 3165), государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536, зарегистрирована в Минюсте России 27 января 2006 г. N 7418 (Российская газета. 2006. N 24), иные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Министерства, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции департаментами Министерства осуществляются отделами документационного обеспечения и по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля (далее - отдел документационного обеспечения, отдел по работе с обращениями граждан) в соответствии с положениями о них и должностными регламентами государственных служащих.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Министерстве с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в департаментах Министерства осуществляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами.

6. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан в департаментах Министерства, возлагается на их директоров.

7. Государственные служащие департаментов центрального аппарата Министерства несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, государственные служащие обязаны в течение одного часа устно сообщить директору своего департамента и начальнику отдела документационного обеспечения. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему), устно определенному директором департамента (начальником отдела).

II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

ГАРАНТ:

См. справку о подготовке нормативных правовых актов отдельных федеральных органов исполнительной власти

Приказы (распоряжения) Министерства и иные организационно-распорядительные документы

9. В соответствии с Положением, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 42. Ст. 4108), Министерство в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.

Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Министерства.

Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

10. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор департамента (заместитель директора, начальник отдела), который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Исполнителем проекта приказа, распоряжения Министерства может быть только государственный служащий центрального аппарата Министерства.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

11. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

12. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются департаментами по их инициативе или по поручению Министра юстиции Российской Федерации, заместителей Министра юстиции Российской Федерации (далее - Министр, заместитель Министра) и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором департамента, ответственного за оформление и согласование приказа;

2) директорами департаментов (приказы (распоряжения), деятельности которых они касаются или которым в приказе (распоряжении) даются конкретные поручения, и всеми заместителями Министра (приказы);

3) директором Департамента законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных правовых актов;

4) директором Департамента организации и контроля.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности представляются на подпись Министру директором Департамента организации и контроля, заместителям Министра - директорами департаментов, ответственных за их оформление и согласование.

13. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании (на территории Российской Федерации) государственных служащих и др.) оформляются только Департаментом государственной службы и кадров по представлениям департаментов Министерства, подведомственных федеральных служб и федерального агентства (далее - федеральные службы и агентство) и согласовываются со следующими должностными лицами:

1) директором Департамента государственной службы и кадров;

2) директором Департамента управления делами (проекты приказов (распоряжений), связанные с использованием денежных средств);

3) с курирующим Департамент государственной службы и кадров заместителем Министра (для приказов (распоряжений) с подписью Министра, касающихся государственных служащих центрального аппарата Министерства).

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись Министру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей директором Департамента государственной службы и кадров или его заместителем.

14. Проекты распоряжений о командировании на территории Российской Федерации государственных служащих центрального аппарата Министерства и командировочные удостоверения Департамент государственной службы и кадров оформляет в следующем порядке:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) - на основании служебных записок директоров департаментов, адресованных заместителю Министра, курирующему кадровые вопросы;

при внеплановом командировании - в соответствии с резолюциями Министра и его заместителей на адресованных им служебных записках директоров департаментов.

Проекты распоряжений о командировании представляются на подпись Министру или его заместителю директором Департамента государственной службы и кадров или его заместителем в зависимости от должностей, замещаемых государственными служащими в центральном аппарате Министерства.

Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок территориальных органов и учреждений Министерства, а также подведомственных федеральных служб и агентства совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании государственных служащих, включенных в состав проверяющей комиссии.

15. Предложения (представления) по подготовке проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу, подготовленные подведомственными федеральными службами и агентством, направляются в Министерство с сопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих федеральных служб или руководителя федерального агентства и приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде. Затем с поручением Министра (заместителя Министра) указанные предложения передаются на рассмотрение в Департамент подведомственных служб, иные департаменты Министерства в соответствии с их компетенцией. Предложения по приказам (распоряжениям) по личному составу направляются в Департамент государственной службы и кадров.

Департаменты подведомственных служб, государственной службы и кадров, другие департаменты Министерства с участием специалистов федеральных служб и агентства рассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов (распоряжений), оформляют и осуществляют их согласование в порядке, предусмотренном пп. 10, 11 Инструкции.

Кроме названных в подп. 10, 11 должностных лиц, приказы (распоряжения), инициированные федеральными службами и агентством, согласовываются с их директорами (руководителем) или заместителями, исполняющими обязанности директоров (руководителя), затем представляются на подпись:

1) Министру:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - директором Департамента организации и контроля;

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров;

2) заместителям Министра в соответствии с установленным распределением обязанностей:

приказы (распоряжения) по основной деятельности - директором Департамента подведомственных служб (иных департаментов Министерства в соответствии с их компетенцией);

приказы (распоряжения) по личному составу - директором Департамента государственной службы и кадров.

16. Согласование проектов приказов (распоряжений) в департаментах Министерства осуществляется в срок до 10 дней с момента их поступления и оформляется визами директоров департаментов или должностных лиц, официально их замещающих. Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

17. При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

18. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса департамент, ответственный за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись Министру (заместителю Министра), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ (распоряжение) или подготовленный соответствующим департаментом мотивированный письменный отказ федеральной службе, агентству в издании инициированного ею приказа (распоряжения).

19. В процессе согласования департаменты Министерства, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с федеральными службами и агентством осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений), а также их обязательное редактирование в отделе документационного обеспечения.

Приказы (распоряжения), иные документы представляются на редактирование в отдел документационного обеспечения только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Министру и его заместителям приказов (распоряжений) без штампа редактора.

20. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений):

1) реквизиты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом Times New Roman N 14 без помарок и исправлений на бланках установленной формы (кроме совместных приказов), изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники;

2) дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется отделом документационного обеспечения при регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом, например: 03 июля 2006 г.

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений), при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров) и иных документов дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 03.07.2006.

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку;

3) регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из знака "N " и его порядкового номера. В приказах по личному составу порядковый номер дополняется буквой "к", например: "1232-к", о заграничных командировках - "зк". В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буква "р", по личному составу (о российских командировках) - "рк".

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту;

4) заголовок в приказе (распоряжении) отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

В заголовки приказов (распоряжений) по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия государственного служащего (государственных служащих), в отношении которых это действие осуществляется. Более четырех государственных служащих указываются в заголовке обобщенно, например, "О назначении И.С. Николаева", "О переводе А.П. Григорьева", "Об увольнении П.Н. Сергеевой", "О дисциплинарной ответственности В.И. Петрова", "О поощрении государственных служащих отдела документационного обеспечения";

5) текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка двумя, тремя межстрочными интервалами, печатается через полтора интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами - отписками: "В связи с производственной необходимостью"; "В целях совершенствования деятельности" и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "приказываю:" - в приказах или "предлагаю:" и "обязываю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом "приказываю:" и "предлагаю:" - кому? (дат.п.); "обязываю:" - кого? (род. п.). В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "приказываем:"; "предлагаем:" и "обязываем:".

При невозможности юридического согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа (распоряжения) допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа (распоряжения) заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа (распоряжения) излагаются от первого лица единственного числа, например, вместо конструкции текста:

"...в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:

1. Утвердить Правила..." (правила не утверждаются, а дается поручение кому-то их утвердить)

может использоваться конструкция:

"...в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утверждаю Правила...".

В приказах (распоряжениях) по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом "обязываю") падеже - департаменты центрального аппарата, федеральные службы или агентство, учреждения и/или их руководители (фамилия, инициалы указывается в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном (распоряжения с распорядительным словом "обязываю") падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности Министерства и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Министра или заместителя Министра, подписывающего приказ (распоряжение) со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения)* и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...".

Приказ (распоряжение) может применяться с его даты, если в тексте документа не указан другой срок;

6) приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утверждаю прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации"; "Внести изменения в приказ Минюста России от 25 мая 2006 г. N 543 "Об утверждении Плана законопроектной деятельности Минюста России" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N ", например:

"1. Утверждаю:

состав Высшей аттестационной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации (приложение N 1);

регламент Высшей аттестационной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации (приложение N 2);

график аттестации федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Минюста России (приложение N 3)".

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N " (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к приказу Министерства юстиции Российской Федерации от 03 июля 2006 г. N 132

При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа с видом утверждаемого приложения), например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03 июля 2006 г. N 132

Приложения к приказу подписывает (визирует) директор департамента, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза на обороте последнего листа) приложения.

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;

7) обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись Министру или его заместителю.

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой, например:

Савенков А.Н. (личная подпись) дата

Бондар А.В. (личная подпись) дата

Вишнякова Н.Б. (личная подпись) дата

Демидов В.В. (личная подпись) дата

Шумский С.В. (личная подпись) дата

Яковлев Ю.П. (личная подпись) дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования.

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжению) оформляется: грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра экономического развития и торговли Российской Федерации личная подпись, инициалы, фамилия дата

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания рабочей группы от 10.01.2007 N 15

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем поле документа;

8) приказы (распоряжения) подписывают Министр и его заместители в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства.

В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности - Министр или заместитель Министра, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:

Заместитель Министра

(личная подпись)

Н.И. Савченко

Если Министр (заместитель Министра) отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Министерства.

При этом к должности Министра добавляется сокращение "И.о." (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Министра, подписавшего приказ (распоряжение), например:

И.о. Министра

(личная подпись)

А.Н. Савенков

При подписании совместного с другими государственными органами приказа (распоряжения) несколькими министрами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации, например:

Министр внутренних дел Российской Федерации (личная подпись) Р.Г. Нургалиев

Министр юстиции Российской Федерации (личная подпись) В.В. Устинов

Не допускаются подписи с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности.

Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением);

9) исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона и ставит личную подпись внизу оборотной стороны последнего листа приказа (распоряжения);

10) надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:

Верно Старший специалист 1 разряда отдела документационного обеспечения дата

(личная подпись)

З.В. Андреева

21. Грифом "УТВЕРЖДАЮ" может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) планы, графики работы, повестки заседаний коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются Министром, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности заместителями Министра);

2) должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Министерства (утверждаются представителями нанимателя: Министром, заместителем Министра, курирующим кадровые вопросы);

3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, заместителем Министра, курирующим финансово-хозяйственную деятельность);

4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются должностным лицом, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Министерства);

5) планы работы департаментов (утверждаются курирующими заместителями Министра);

6) положения об отделах, являющихся структурными подразделениями департаментов Министерства (утверждаются директорами департаментов);

7) распределения обязанностей между заместителями директора департамента (утверждаются директорами департаментов);

8) положения о подразделениях управления эксплуатации Департамента управления делами (утверждаются директором Департамента управления делами);

9) распределения обязанностей между заместителями начальника управления эксплуатации Департамента управления делами (утверждаются директором Департамента управления делами);

10) должностные инструкции работников управления эксплуатации Департамента управления делами (утверждаются директором Департамента управления делами);

11) планы, графики работы, дежурств, режим сменности, структуры, схемы и другие производственные документы управления эксплуатации Департамента управления делами (утверждаются директором Департамента управления делами);

12) иные документы, подготовленные по согласованию с директором Департамента организации и контроля (утверждаются Министром, заместителями Министра, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности).

Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках Минюста России (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) в их правом верхнем углу. Текст реквизита центруется относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор Департамента организации и контроля (личная подпись) Н.Б. Вишнякова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Личная подпись должностного лица Министерства в грифе утверждения заверяется в отделе документационного обеспечения или Департаменте управления делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого отделом документационного обеспечения помещается, оттиск углового мастичного штампа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, полного и сокращенного наименования Министерства юстиции Российской Федерации.

Документы с грифом "УТВЕРЖДАЮ" подписываются руководителями структурных подразделений Министерства, редактируются в отделе документационного обеспечения и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в соответствующем структурном подразделении Министерства (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы помещаются в соответствующие номенклатурные дела департаментов-исполнителей.

22. Директора департаментов Министерства, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.

Регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты

23. Регламенты, положения, правила и инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты (далее - положения) утверждаются, как правило, приложением к приказу (распоряжению), которое оформляется в соответствии с подп. 6 п. 20 Инструкции.

24. Порядок подготовки и оформления проектов положений соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов, предусмотренному постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 33. Ст. 3895).

25. Положения печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях могут использоваться тексты из законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и официальный источник их опубликования.

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде самостоятельных приложений к положению, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

26. Текст положения излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос "кого?" (должностной регламент главного специалиста-эксперта отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля).

Договоры (соглашения), контракты

27. Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными департаментами Министерства в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, директорами департаментов, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в отделе документационного обеспечения и представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля или заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в департаменты Министерства по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

28. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом управления делами в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, директором Департамента управления делами и представляются на подпись заместителю Министра, курирующему финансово-хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.

29. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Департаментом государственной службы и кадров (управлением эксплуатации Департамента управления делами) в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 31. Ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 1 (ч. 1). Ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. N 8. Ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя: Министром или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей, и заверяются в отделе документационного обеспечения оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

30. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм). Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 20 Инструкции.

Протоколы

31. Протоколами в Министерстве оформляются решения, принятые на коллегиях Министерства, совещаниях у Министра, заместителей Министра, директоров департаментов, иных совещаниях в Министерстве (далее - совещания).

32. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания государственный служащий (работник)) на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14.

33. Протокол имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

2) название (вид) совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной линией;

4) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом (подп. 2 п. 20 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;

5) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у Министра, протоколы совещаний у заместителя Министра, протоколы совещаний у директора департамента, протоколы межведомственных совещаний и др.;

6) текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части в двух столбцах помещаются: слева - перечень должностей, справа - фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: "директора департаментов Минюста России".

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно размером шрифта N 15, последняя строка подчеркиваются по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

Тексты протоколов за подписью Министра подлежат обязательному редактированию в отделе документационного обеспечения в порядке, предусмотренном п. 19 Инструкции;

7) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с подп. 8 п. 20 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на совещании, и секретарь совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Министерства.

34. По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании, секретарь совещания тиражирует протоколы и/или оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их через отдел документационного обеспечения заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей, в департаменты Министерства, заинтересованные государственные органы и иные организации.

Служебные письма

35. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции Министерства, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Министерства;

другие документы по согласованию с отделом документационного обеспечения.

36. Реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в департаментах Министерства на угловых бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются;

2) адресат служебного письма печатается от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Правительство Российской Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации Комитет по труду и социальной поддержке

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство юстиции Российской Федерации Директору Департамента организации и контроля Н.Б. Вишняковой

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Председателю Правительства Российской Федерации В.А. Зубкову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям управлений Минюста России по федеральным округам

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Никитину А.Г. Яблочковой ул., д. 8, кв. 15 Санкт-Петербург, 197049

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается директором соответствующего департамента Министерства или его заместителем и утверждается начальником отдела документационного обеспечения;

3) дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации отделом документационного обеспечения по правилам, предусмотренным подп. 2 п. 20 Инструкции;

4) регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется отделом документационного обеспечения одновременно с датой и состоит из знака "N ", индекса структурного подразделения, порядкового номера документа, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя, подписавшего служебное письмо, например:

N 01/10568-ВУ, где 01 - индекс департамента, которым подготовлено служебное письмо; 10568 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных; ВУ - первые буквы имени и фамилии Министра, подписавшего служебное письмо.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью директора департамента (его заместителя) состоит из двух частей:

индекса структурного подразделения;

порядкового номера.

Например:

13.10.2004 N 05-1067,

где 05 - индекс департамента,

1067 - порядковый номер, присвоенный служебному письму департаментом-исполнителем.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан также присваивается департаментом-исполнителем.

Например: N 06-16-4203/2006,

где 06-16 индекс номенклатурного дела в департаменте;

4203/2006 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в отделе документационного обеспечения.

При регистрации исходящего документа с подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи;

5) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а, следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации;

6) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?").

Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

7) текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Министру, заместителю Министра (только служебные письма в вышестоящие государственные органы), а также тексты служебных писем массовой рассылки (более одного адресата) подлежат обязательному редактированию в отделе документационного обеспечения в порядке, предусмотренном п. 19 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый Матвей Сергеевич!";

"Уважаемая Антонина Петровна!";

"Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!";

"Уважаемые господа!";

"Глубокоуважаемые депутаты!".

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

"Уважаемый гражданин Хохлов!";

"Уважаемая госпожа Михайлова!".

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин председатель!";

"Уважаемый господин директор!";

"Уважаемый господин секретарь!".

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"Григорий Иванович!";

"Гражданин Петров!";

"Граждане!";

"Коллеги!";

"Господа!".

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

"Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";

"Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

"Ваше письмо от... N ... получено";

"В Минюсте России получили Ваше письмо от... N ...";

"В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)";

обоснование действия:

"В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...";

"В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...";

"На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...";

"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";

"В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...";

благодарность:

"Министерство юстиции Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)... N ...";

"Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";

"Заранее благодарим за возможную помощь";

"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";

просьба:

"Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...";

"Убедительно просим (предоставить возможность..., провести

экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...";

"Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";

сопровождение:

"Направляем копию служебного контракта...";

"Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";

напоминание:

"Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...";

"Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.08.2006";

предложение:

"Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела";

"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";

"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы";

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Министерства.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Министерства, например:

"С уважением,...";

"С неизменным уважением,...";

"С глубоким уважением,...";

"С благодарностью и уважением,...";

"С уважением и пожеланиями успехов в работе,...".

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "Министерство рассмотрело", "коллегия решила", "информируем...", "сообщаем...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным" и т.п.

На персональном бланке Министра текст может излагаться от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...", "полагаю необходимым..." и т.п.);

8) реквизит "приложение" отделяется от текста одним, двумя межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа, оно обязательно указывается в реквизите "приложение", затем число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Проект федерального закона "Об обращениях граждан" на

                   7 л. в 2 экз.

                2. Пояснительная записка к проекту на 3 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

    Приложение: письмо  Минфина  России  от  05.03.2006  N 02-03-04/25 с

                приложениями к нему, всего на 5 л.;

9) согласование служебных писем с департаментами, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Министра (служебных писем с подписью Министра) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа;

10) реквизит "подпись" отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Министерства, полное - в иных случаях), личная подпись Министра (заместителя Министра, директора департамента), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на поле бланка в порядке, предусмотренном подп. 8 п. 20 Инструкции, например:

Заместитель Министра	(личная подпись)	Н.И. Савченко
Директор Департамента международного права и сотрудничества	(личная подпись)	Р.А. Адельханян

В служебных письмах, оформленных на бланках Министра, в реквизите "подпись" должность не указывается.

Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:

Директор Департамента организации и контроля	Директор Департамента организации и контроля
(личная подпись) В.В. Демидов	(личная подпись) Н.Б. Вишнякова

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

Заместитель Министра	(личная подпись)	В.И. Колесников
Главный бухгалтер	(личная подпись)	Л.Л. Батырев

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Министр или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Министерства, подписывают Министр, его заместители, директора департаментов Министерства или их заместители.

Служебные письма на персональных бланках "Министр юстиции Российской Федерации" подписывает только Министр.

Служебные письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации красного цвета подписывают только заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра.

Служебные письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации синего цвета подписывают Директора департаментов Министерства или их заместители.

В виде исключения приказами Министерства (с подписью Министра) может предоставляться право подписи служебных писем на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации синего цвета отдельным начальникам отделов департаментов Министерства и иным должностным лицам центрального аппарата Министерства;

11) исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер департамента внизу на оборотной стороне последнего листа, например:

    исп. Маркелов С.И.

    тел. 955-02-15

    исх. N 01-22 от 06.09.2006,

    где:

        01 - индекс департамента;

        22 - исходящий регистрационный номер департамента.

Служебные записки

37. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации департаментов с руководством Министерства и координации между департаментами.

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.

38. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с п. 36 Инструкции.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов. Служебные записки массовой рассылки подлежат обязательному редактированию в отделе документационного обеспечения в порядке, предусмотренном п. 19 Инструкции.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента-адресанта.

Доверенности

39. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на угловом бланке Министерства. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

40. Оформление доверенностей в Министерстве осуществляется в соответствии со ст. 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994. N 32. Ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

41. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Министерства, представления интересов Министерства в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Министерстве.

42. В тексте доверенности указываются следующие сведения: полное наименование Министерства;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра;

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности.

43. Доверенность подписывает Министр или заместитель Министра, исполняющий его обязанности. Она регистрируется и заверяется в отделе документационного обеспечения оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Телеграммы

44. Телеграф используется для передачи только срочной информации.

Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал - передается в отдел документационного обеспечения, копия - помещается в номенклатурное дело) следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например: "Правительственная";

2) перед текстом центрованно размещается реквизит "наименование документа" - "Телеграмма";

3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами.

5) после текста телеграммы размещается реквизит "подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Министерства и дата (день отправления).

Телеграммы подписывают Министр или его заместители, в исключительных случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) - директора департаментов.

Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации*, "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Российская газета. 2006. N 36) подписывают только Министр и его заместители;

6) копия телеграммы визируется директором департамента и исполнителем (указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона);

7) телеграмма в отделе документационного обеспечения заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации

45. В целях осуществления функций по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, а также во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих поручений, а также по собственной инициативе Министерство разрабатывает проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, которые в установленном порядке вносятся Министром (заместителем Министра, исполняющим его обязанности) и оформляются следующим образом:

1) проекты федеральных законов:

а) проекты печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице проекта в пределах верхней и правой границ текстового поля помещаются слова: "Вносится Правительством Российской Федерации". У правой границы текстового поля печатается слово "Проект";

б) проект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном подп. 4 п. 20 Инструкции.

В заголовке о внесении изменений в законы указываются причины или конкретная норма, в которую вносятся изменения, например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации о средствах массовой информации в связи с принятием Федерального закона "О рекламе"

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом и может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, части, пункты, подпункты, абзацы.

Части и разделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру, например:

Раздел I
Право собственности и другие вещные права

Подразделы нумеруется римскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа с прописной буквы, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом в одну строку с абзацного отступа, с прописной буквы, например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф нумеруется знаком § и арабскими цифрами, его заголовок начинается с прописной буквы, печатается полужирным шрифтом в одну строку, например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается полужирным шрифтом с абзацного отступа и прописной буквы в одну строку, например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и ее номер также выделяют полужирным шрифтом.

Части нумеруются арабскими цифрами с точкой, пункты - с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Визы помещаются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в его нижней части.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом и состоит из наименования должности "Президент Российской Федерации", которое печатается в две строки через один межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова "Российской Федерации" в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно них центруется слово "Президент". Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текста;

в) пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается полужирным шрифтом прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы и выравнивается по центру.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном подп. 4 п. 20 Инструкции. В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту федерального закона
"О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации
"О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом, печатается на расстоянии 1,25 см от его левой границы. Он оформляется в соответствии с критериями, предусмотренными подп. 5 п. 20 Инструкции и должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, цели, основные положения, место в системе законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;

2) указы и распоряжения Президента Российской Федерации:

а) проекты и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом N 15. На первой странице проекта у правой границы текстового поля печатается слово "Проект";

б) проекты имеют следующие реквизиты:

Наименование вида акта - УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ или РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - печатается центрованно прописными буквами. Слова "УКАЗ" и "РАСПОРЯЖЕНИЕ" выделяются полужирным шрифтом, выполняются размером шрифта не более N 17 и отделяются от слов "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" межстрочным интервалом.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном подп. 4 п. 20 Инструкции и центруется относительно слов - "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом и может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю ", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии только в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом и состоит из наименования должности "Президент Российской Федерации", которое печатается в 2 строки через один межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова "Российской Федерации" в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно них центруется слово "Президент". Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текста.

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги в порядке, аналогичном предусмотренному подп. 6 п. 20 Инструкции.

Проекты указов, распоряжений и приложений к ним визируются Министром или его заместителем, исполняющим обязанности Министра, на последнем листе в их нижней части;

3) постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

а) проекты и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом N 14. На первой странице проекта у правой границы текстового поля печатается слово "Проект";

б) проекты имеют следующие реквизиты:

Наименование - ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом и печатается прописными буквами.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном подп. 4 п. 20 Инструкции и центруется относительно слов - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ".

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом и может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте постановляющей (распорядительной) части на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом и состоит из наименования должности "Председатель Правительства Российской Федерации", которое печатается в две строки через один межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центруются относительно первой строки. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текста.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации оформляются аналогично приложениям к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Проекты постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации и приложений к ним визируются Министром или его заместителем, исполняющим обязанности Министра, на последнем листе проектов постановлений, распоряжений и приложений к ним в их нижней части;

4) при ссылках в текстах проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на федеральные законы или ранее принятые акты Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации) в скобках дается сноска на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. N 3. Ст. 6)";

5) в проектах указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций;

6) до внесения в Правительство Российской Федерации перечисленные проекты подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами и организациями. Согласованные проекты визируются их руководителями;

7) в случаях неурегулированного разногласия по проекту к нему прилагаются протокол согласительного совещания и перечень разногласий с мотивировками, а также подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций;

8) директора департаментов Министерства несут персональную ответственность за качество и соблюдение регламентных сроков представления проектов актов в Правительство Российской Федерации.

46. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц оформляются арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания и помещаются посередине верхнего поля страницы.

47. В Министерстве могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с нормативными требованиями по согласованию с отделом документационного обеспечения.

III. Порядок перемещения документов в Министерстве
(документооборот)

Виды документопотоков

48. Перемещение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:

документы, поступающие в Министерство (входящие);

документы, направляемые Министерством (исходящие);

переписка между департаментами и должностными лицами Министерства (внутренние);

организационно-распорядительные акты (нормативные и индивидуальные правовые).

Обработка входящих документов

49. Доставка документов в Министерство осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью - факсимильные сообщения, телефонограммы; электронной почтой - электронные сообщения.

50. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции:

1) прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения.

В вечернее (после 18.00 в понедельник - четверг, после 17.00 - в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы принимаются в приемной Министра и по возможности оперативно передаются в отдел документационного обеспечения.

Документы, доставленные курьером непосредственно в департаменты и должностным лицам Министерства, также оперативно передаются ими в отдел документационного обеспечения для регистрации;

2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;

3) затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также - всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела документационного обеспечения (заместитель, исполняющий его обязанности) и государственный служащий, вскрывший указанный конверт. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело;

4) вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, факсимильных сообщений, телефонограмм, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации отделом документационного обеспечения в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа и его регистрационный номер в электронной базе данных "Служебная корреспонденция".

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется отделом документационного обеспечения и состоит из его порядкового номера в электронной базе данных.

Если при регистрации входящих документов используется технология штрих-кодирования, то на документе печатается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.;

5) документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в журнале факсимильных сообщений;

6) не подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма;

пригласительные билеты;

бухгалтерские документы;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

7) отдел документационного обеспечения осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения;

8) зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

директору Департамента организации и контроля на доклад Министру;

заместителям Министра;

в департаменты;

в федеральные службы и агентство;

9) поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации в течение дня направляются через Департамент организации и контроля Министру (заместителям Министра) в соответствии с существующим распределением обязанностей;

10) все поступившие в Министерство федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются на рассмотрение директору Департамента организации и контроля, после чего возвращаются в отдел документационного обеспечения;

11) к документам, направляемым Министру (заместителям Министра), прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений), в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, подписи Министра (заместителей Министра), даты резолюций (поручений).

Проекты резолюций (поручений) Министра оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра - референтами заместителей Министра.

Тексты подписанных Министром резолюций (поручений) вносятся отделом документационного обеспечения в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция".

Тексты подписанных заместителями Министра резолюций (поручений) вносятся секретарями заместителей Министра в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция;

12) на исполнение документы направляются только через отдел документационного обеспечения, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии.

Подготовку копий документов с резолюциями (поручениями) заместителей Министра осуществляют секретари заместителей Министра;

13) копии всех полученных Министерством законопроектов направляются в Департамент законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Обработка исходящих документов

51. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются департаментами Министерства в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.

52. После подписания исходящие документы централизованно регистрируются в отделе документационного обеспечения в следующем порядке**:

1) документы с подписью Министра и его заместителей представляются на регистрацию в трех экземплярах (кроме заключений на законопроекты), из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему (если имеются) направляются отделом документационного обеспечения адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается в соответствующий департамент с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело; третий экземпляр (копия) хранится в отделе документационного обеспечения до минования надобности;

2) заключения Министерства на законопроекты, а также письма об отказе в проведении правовой экспертизы представляются на регистрацию в четырех экземплярах, три из которых используются в соответствии с подп. 1 п. 52 Инструкции, а четвертый экземпляр направляется отделом документационного обеспечения в Департамент законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных правовых актов;

3) регистрационные номера оформляются отделом документационного обеспечения в соответствии с подп. 4 п. 36 Инструкции.

На копиях отправленных исходящих документов делается отметка об отправлении оригинала и указываются дата отправки и регистрационный номер.

53. Документы с подписями директоров департаментов и их заместителей после регистрации в департаментах направляются ими в двух экземплярах в отдел документационного обеспечения для отправки адресатам.

Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату, на втором экземпляре (копии) делается отметка об отправлении оригинала, после чего он возвращается в соответствующий департамент.

54. Доверенности на право совершения действий от имени Министерства, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, оформленные в соответствии с пп. 39-43 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в журнале регистрации доверенностей в порядке, предусмотренном подп. 4 п. 36 Инструкции.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.

55. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:

1) служебные письма за подписью Министра и его заместителей, организационно-распорядительные документы Министерства рассылаются фельдсвязью по реестру;

2) документы, не предусмотренные подп. 1 п. 55 Инструкции, отправляются почтовой связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. N 17. Ст. 1556);

3) в реквизите "адресат" служебных писем с подписями директоров департаментов и их заместителей, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю;

4) документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов;

5) заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения;

6) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает директор департамента (заместитель директора департамента) и утверждает начальник отдела документационного обеспечения. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения.

Обработка внутренних документов

56. Регистрация, учет и движение в Министерстве внутренних документов (служебных записок), оформленных в порядке, предусмотренном пп. 37, 38 Инструкции, осуществляется департаментами - адресантами служебных записок, а также в приемных заместителей Министра.

Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах (или регистрационных формах базы данных "Служебная корреспонденция"), в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Тиражирование и массовая рассылка служебных записок адресатам центрального аппарата осуществляется отделом документационного обеспечения.

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела департаментов.

Обработка организационно-распорядительных документов и договоров (соглашений)

57. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с пп. 9-20 Инструкции, после подписания представляются на регистрацию вместе с указателями рассылки, подготовленными исполнителями, подписанными директорами соответствующих департаментов (заместителями директоров) и утвержденными начальником отдела документационного обеспечения, и текстом приказа (распоряжения) на электронном носителе.

58. Приказы (распоряжения) по основной деятельности (в том числе и по кадровым вопросам), а также приказы о заграничных командировках регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела отделом документационного обеспечения.

59. Приказы по личному составу и распоряжения о командировках государственных служащих на территории Российской Федерации регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела отделом кадрового обеспечения центрального аппарата и территориальных органов Минюста России Департамента государственной службы и кадров.

60. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с подп. 10 п. 20 Инструкции, заверенными печатью Департамента организации и контроля (Департамента государственной службы и кадров), направляются в соответствии с указателем рассылки адресатам. Указатель рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения).

Для приказов по личному составу допускается помещать указатель рассылки на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

61. Распоряжения о государственной регистрации соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключенных органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

Регистрация распоряжений осуществляется при наличии подлинника и трех копий подписанного соглашения, заверенных высшим должностным лицом субъекта Российской Федерации (руководителем высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) либо его заместителем.

Копия распоряжения, подлинник соглашения и три копии подписанного соглашения направляются в учреждение (подразделение) Министерства, осуществляющее государственную регистрацию соглашений, при этом копия распоряжения заверяется печатью Департамента организации и контроля. Остальные копии распоряжения рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

62. Приказы, подлежащие государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 33. Ст. 3895), в 10-дневный срок направляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий) отделом документационного обеспечения с сопроводительной служебной запиской в Департамент законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера, представляются на государственную регистрацию в двух экземплярах (подлинник и одна заверенная копия).

63. Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с пп. 27, 28 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения.

Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись Министра (заместителя Министра) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения) заверяются надписью и печатью Департамента организации и контроля и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в Департаменте управления делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Департаментом управления делами помещается в номенклатурное дело.

Обработка документов в департаментах Министерства

64. Функция обработки документов в департаментах Министерства закрепляется положениями о департаментах и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.

65. К процедурам обработки документов в департаментах Министерства относятся:

1) получение в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящих, организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в департамент;

2) учет документов в электронной базе "Служебная корреспонденция" или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах). В электронную базу заносится дополнительная информация, касающаяся исполнения документа в соответствующем департаменте;

3) представление документов директору департамента;

4) своевременное доведение документов и соответствующих поручений директора департамента до сведения государственных служащих;

5) контроль исполнения документов и поручений директора департамента;

6) подготовка и ведение номенклатуры дел;

7) оформление (полное и частичное) номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

8) отправка документов департамента адресатам через отдел документационного обеспечения.

66. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в журналах департаментов реквизитов документов:

регистрационный номер Министерства;

корреспондент;

наименование документа;

дата документа;

исходящий номер документа;

краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата подписи резолюции);

отметка об исполнении.

67. В журналах учета могут помещаться следующие дополнительные сведения:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ход исполнения;

наличие приложений;

перенос сроков исполнения;

расписка в получении документа.

Обработка документов Департаментом организации и контроля

68. Обработка документов, поступающих Министру и его заместителям и образующихся в их деятельности, осуществляется государственными служащими Департамента организации и контроля.

69. Осуществляются следующие процедуры обработки документов:

1) получение в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре: федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации, актов и поручений Правительства Российской Федерации, корреспонденции государственных органов, иных входящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, адресованных Министру (заместителям Министра);

2) учет документов в электронной базе или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах);

3) представление документов на рассмотрение Министру (заместителям Министра);

4) своевременное доведение через отдел документационного обеспечения документов и соответствующих поручений Министра (заместителя Министра) до сведения исполнителей;

5) ведение номенклатуры дел;

6) тиражирование и отправка документов Министра (заместителя Министра) через отдел документационного обеспечения.

Учет объема документооборота

70. Объем документооборота Министерства состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Минюста России.

71. Государственные служащие, ответственные за обработку документов в департаментах Министерства, учитывают документы при их получении и подготовке к отправке. Каждый тиражированный экземпляр подсчитывается отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

72. Сведения об объеме документооборота в департаментах Министерства за месяц до 7-го числа следующего месяца представляются ими в отдел документационного обеспечения.

73. Отдел документационного обеспечения ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15 января на основании представленных департаментами сведений подсчитывает объем документооборота Министерства и представляет его директору Департамента организации и контроля.

Получение и направление документов по факсимильной связи

74. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.

Документы в адрес Министерства передаются по факсимильным аппаратам, установленным в отделе документационного обеспечения.

75. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.

76. Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати".

Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и директора соответствующего департамента.

77. Полученные по факсимильной связи документы учитываются в специальном журнале отделом документационного обеспечения (подразделением-получателем) и без регистрационного штампа передаются адресатам под расписку.

IV. Контроль исполнения документов

78. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых отделом документационного обеспечения и департаментами Министерства процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Министерства.

79. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

80. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому отделом документационного обеспечения, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра.

81. Постановку документов на контроль осуществляет отдел документационного обеспечения при их предварительном рассмотрении оттиском красного цвета штампа "Минюст России. Контроль" в правом верхнем углу документа.

В случаях, определенных Регламентом Правительства Российской Федерации, ниже указанного оттиска может ставиться оттиск красного цвета штампа "Ответ за подписью Министра юстиции Российской Федерации".

82. После рассмотрения руководством Министерства и включения в соответствующую конкретную группу в электронной базе данных: "поручения Министра" или "поручения заместителя Министра" контрольные документы направляются для исполнения в департаменты Министерства и/или подведомственные ему федеральные службы и агентство. Копии контрольных документов группы "поручения Министра" остаются в отделе документационного обеспечения.

83. Отдел документационного обеспечения заводит на каждый контрольный документ в электронной базе данных контрольную карточку, в которую включаются входящий номер Министерства и его дата, номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование департамента-исполнителя и другая информация.

Электронные карточки контрольных документов систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

84. Директор департамента, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.

85. Предварительный контроль осуществляется с помощью бумажных копий электронных контрольных карточек документов, направляемых отделом документационного обеспечения департаментам или федеральным службам и агентству, являющимся головными исполнителями.

Контрольные карточки документов с поручениями Министра имеют буквенный индекс "М", заместителей Министра - "3",

Государственные служащие, ответственные за обработку документов в департаментах, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и информирования отдела документационного обеспечения.

86. Предупредительный контроль осуществляется отделом документационного обеспечения посредством перечней контрольных документов с поручениями Министра, направляемых еженедельно департаментам-исполнителям и курирующим их заместителям Министра, а также директору Департамента организации и контроля.

Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.

В соответствии с указанным перечнем отдел документационного обеспечения по телефону получает в департаментах информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, а также напоминает об истечении срока исполнения.

87. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый отделом документационного обеспечения еженедельный анализ состояния работы с контрольными документами в департаментах Министерства.

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с поручениями Министра включается в справку об исполнении контрольных документов и в перечень неисполненных контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу директору Департамента организации и контроля для доклада Министру. Кроме того, Министру направляется аналитическая таблица с количественными сведениями об общем объеме контрольных документов, документах, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных в Министерстве и департаментах.

Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются в департаменты-исполнители и заместителям Министра, их курирующим

88. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут заместители Министра, директора департаментов и подведомственных федеральных служб, руководитель федерального агентства, иные должностные лица - исполнители.

89. Снятие документов с контроля осуществляется отделом документационного обеспечения в электронной базе данных на основании официальной информации департамента (федеральной службы, агентства) - исполнителя.

Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение) государственный служащий департамента Министерства (федеральной службы, агентства), ответственный за обработку документов, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа (доклада) в бумажную копию электронной контрольной карточки, которую оперативно возвращает в отдел документационного обеспечения.

90. Сроки исполнения контрольных документов:

1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Министерство;

2) в резолюциях на конкретном документе Министром или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;

3) поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;

4) поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно", "незамедлительно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;

5) в исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения;

6) исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;

7) в случаях, когда Министерство определено соисполнителем поручения, оно представляет головному исполнителю предложения, подписанные Министром (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;

8) направленные на согласование проекты актов Правительства Российской Федерации (их копии) визируются Министром (его заместителями) не более чем в 10-дневный срок;

9) подготовка заключений на проекты федеральных законов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера и постановлений Правительства Российской Федерации после их согласования осуществляется Министерством в 5-дневный срок с даты их поступления;

10) подготовка проекта заключения, поправок или официального отзыва на законопроект, поступивший в Правительство Российской Федерации от субъекта законодательной инициативы или Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, осуществляется Министерством - головным исполнителем в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. При невозможности представления заключения в указанный срок Министерство согласовывает с субъектом права законодательной инициативы продление срока и письменно информирует Правительство Российской Федерации о достигнутом согласии;

11) подготовка предложений федеральному органу исполнительной власти - головному исполнителю законопроекта осуществляется Министерством-соисполнителем в срок 15 дней с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации;

12) ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

13) ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса, срок;

14) при неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российский Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения;

15) письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

Администрации Президента Российской Федерации - не более месяцах с их исходящих дат;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней с исходящей даты, если в них не установлены иные сроки;

протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты - не более 10 дней с даты поступления в Министерство, если в них не установлены иные сроки;

представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов - не более месяца со дня их внесения;

16) сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Министерства, и не должны превышать 30 дней;

17) сроки представления проектов документов на подпись Министру и его заместителям:

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения в начале дня, в который заканчивается срок исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения не позднее, чем за 1 день до окончания срока исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения - месяц не позднее 3 дней до окончания срока;

18) приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы;

19) обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать отдел документационного обеспечения, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.

V. Порядок рассмотрения в Министерстве обращений граждан Российской Федерации

91. В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 19. Ст. 2060), Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313 "Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 42. Ст. 4108), Регламентом Министерства, утвержденным приказом Минюста России от 26 декабря 2005 г. N 252, в Министерстве рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения) по вопросам компетенции Министерства, поступающие в письменной форме или устного обращения к должностному лицу Министерства во время личного приема граждан.

92. Обращение подлежит обязательной регистрации в отделе по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления в Министерство.

Обращение регистрируется в электронной базе данных, оформляется электронная карточка, в которой указываются регистрационный номер (состоит из порядкового номера и года, например, 123/2006), фамилия, имя, отчество автора обращения; почтовый адрес для ответа; краткое содержание обращения; дата поступления в Министерство; индекс департамента Министерства или наименование организации, в которую обращение направлено для рассмотрения.

Все повторные обращения регистрируются одним номером с первичными.

Одновременно с регистрационной карточкой заводится соответствующее номенклатурное дело (производство), в которое подшиваются все документы, относящиеся к рассмотрению данного обращения, и все последующие обращения этого автора в хронологическом порядке.

Оформляется статистическая карточка, которая вместе с производством направляется в департамент-исполнитель, используется им для обобщения обращений. Порядок оформления и использования статистической карточки устанавливается приказом Министерства.

93. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержания докладываются Министру (заместителю Министра) либо направляются в соответствующие департаменты и территориальные органы Министерства, федеральные службы и агентство, на руководителей которых возлагается ответственность за соблюдение сроков и качество рассмотрения.

Департаменты, территориальные органы Министерства, федеральные службы и агентство обязаны своевременно информировать отдел по работе с обращениями граждан о результатах рассмотрения обращений, в том числе поступивших с личного приема, о чем делается отметка в регистрационной карточке.

Обращения передаются исполнителю или в другие департаменты только через отдел по работе с обращениями граждан.

Решения о командировках государственных служащих для проверки сведений, указанных в обращениях, принимаются Министром или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей.

94. Обращения по вопросам, не входящим в сферу деятельности Министерства, федеральных служб и агентства, в течение семи дней со дня регистрации направляются в компетентные организации с сопроводительным письмом с подписью заместителя директора Департамента организации и контроля или начальника (заместителя начальника) отдела по работе с обращениями граждан, о чем письменно уведомляются их авторы.

95. Копии обращений, в которых содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Министерства, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

96. Министерство может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностных лиц сведения о результатах рассмотрения направленных им обращений.

97. Запрещается пересылать обращения в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

98. Обращения, поступившие в департаменты, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан.

В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен на основании служебной записки директора департамента-исполнителя не более чем на 30 дней Министром или заместителем Министра, курирующим департамент. О продлении срока рассмотрения обращения письменно уведомляется его автор. Копии служебной записки с резолюцией о продлении срока рассмотрения обращения и уведомления его автора направляется исполнителем в отдел по работе с обращениями граждан.

99. Обращения, поступившие в Министерство с сопроводительными письмами на имя Министра или его заместителей, подписанными должностными лицами Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, депутатами Государственной Думы или членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителями государственных органов, при регистрации в отделе по работе с обращениями граждан ставятся на "особый контроль" при необходимости письменного информирования указанных органов о результатах рассмотрения. Ответы на такие обращения подписывают Министр или его заместители. С подписью заместителя Министра или Министра также направляются ответы на обращения с жалобами на действия (бездействие) директоров департаментов.

На обращения, поставленные на "особый контроль", оформляются контрольные карточки, один экземпляр которых направляется исполнителю вместе с делом (производством) и после рассмотрения обращения возвращается в отдел по работе с обращениями граждан с копиями ответов.

100. Ответы на обращения, подготовленные департаментами, оформляют на бланках Министерства, подписывают директора департаментов или их заместители и регистрируют в соответствии с подп. 4 п. 36 Инструкции. Ответы на повторные обращения подписывают заместители Министра, директора департаментов, если предыдущие ответы уже соответственно подписывали директора департаментов или их заместители.

Ответы на запросы депутатов Государственной Думы и письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации подписывают должностные лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 08.05.1994 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994. N 2. Ст. 74).

101. Рассмотрение обращений, порученных Министром, его заместителями нескольким департаментам, координируют департаменты, указанные в резолюциях первыми. Ответы на такие обращения должны быть согласованы со всеми департаментами, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает Министр, его заместитель.

102. На обращения, в которых не указаны фамилии авторов и их обратные почтовые адреса, ответы не направляются (обращения о подготавливаемых, совершаемых или совершенных противоправных деяниях пересылаются с сопроводительными письмами в компетентные правоохранительные государственные органы).

103. Возвращаются заявителю без рассмотрения обращения, в которых обжалуются судебные решения, с письменным разъяснением соответствующего процессуального порядка.

104. Не рассматриваются по существу обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц Министерства и членов их семей, а также обращения, текст которых не поддается прочтению. Авторам таких обращений направляются соответствующие сообщения.

105. Не направляется ответ по существу поставленного в обращении вопроса, если в нем могут быть разглашены сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Автору дается соответствующее письменное разъяснение.

106. Министр, его заместитель, директор департамента на основании служебной записки исполнителя вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по вопросу, на который ему многократно (три и более раз) направлялись письменные ответы по существу, при условии, что очередное и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство или одному и тому же должностному лицу Министерства и в очередном сообщении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Об указанном решении уведомляется автор обращения.

107. Обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном пп. 92-106 Инструкции.

Ответ на обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

108. Личный прием граждан, имеющих документы, удостоверяющие их личности, в приемной Министерства организует отдел по работе с обращениями граждан. В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя может принять директор Департамента организации и контроля или его заместитель.

Директора департаментов, их заместители, наиболее опытные специалисты осуществляют прием граждан в приемной Министерства в соответствии с графиком, утвержденным директором Департамента организации и контроля.

109. Повторный личный прием граждан может осуществляться Министром или его заместителями для рассмотрения аргументированных жалоб на решения, ранее принятые на личном приеме (по письменным обращениям) директорами департаментов. Прием назначается в приемной Министерства с учетом служебного графика Министра и его заместителей.

Министр как член Правительства Российской Федерации осуществляет личный прием граждан в Приемной Правительства Российской Федерации.

Организацию приема посетителей Министром или его заместителями осуществляет Департамент организации и контроля.

110. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

111. Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

В остальных случаях в установленные Инструкцией сроки гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

112. На личном приеме гражданин может передать в приемную Министерства письменное обращение, которое регистрируется и рассматривается в порядке, предусмотренном Инструкцией для письменных обращений граждан.

При наличии в обращении вопросов, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

113. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

114. Департаменты и территориальные органы Министерства, федеральные службы и агентство обязаны регулярно анализировать состояние работы по рассмотрению обращений, осуществлять подготовку соответствующих тематических обзоров и служебных записок, которые один раз в полугодие представляются в отдел по работе с обращениями граждан.

Отдел по работе с обращениями граждан по итогам полугодия на основании представленной информации готовит обзор о характере обращений граждан в Министерство и его территориальные органы.

VI. Централизованное тиражирование документов

115. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Министерства, производится отделом документационного обеспечения.

116. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного директором (его заместителем) соответствующего департамента, а также заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения, или начальником отдела документационного обеспечения (его заместителями), которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут директора департаментов-заказчиков.

117. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Министра и его заместителей. Срочность определяется пометкой "срочно" на бланке-заказе заместителем директора Департамента организации и контроля, курирующим отдел документационного обеспечения, или начальником отдела документационного обеспечения (его заместителями).

118. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45-50 страниц формата А4).

119. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию официальные бланки Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

120. Отдел документационного обеспечения ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в отделе документационного обеспечения в течение года.

VII. Печати и бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, печати и штампы

121. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. N 52 (ч. I). Ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 г. N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. N 2. Ст. 123; 2001. N 24. Ст. 2461); ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Издательство стандартов, 2003).

122. Изготовление печатей и бланков Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу Департамента управления делами полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

Печати и штампы

123. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются департаментами-инициаторами, визируются директором Департамента организации и контроля и передаются в Департамент управления делами.

Изготовленные по заказу Департамента управления делами печати (штампы) передаются отделом документационного обеспечения под роспись департаментам, оформившим заявки.

В департаментах печати и штампы учитываются в журналах учета печатей и штампов и могут выдаваться под роспись государственным служащим, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

124. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

125. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Департамент управления делами, где уничтожаются по акту.

126. Гербовые печати применяются в Министерстве для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

127. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с Департаментом организации и контроля и Департаментом управления делами.

128. В центральном аппарате Министерства используются: две одинаковые гербовые мастичные печати, одна из которых закрепляется за Департаментом организации и контроля (отдел документационного обеспечения); другая - за Департаментом управления делами (бухгалтерия); малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков, которая закрепляется за отделом кадрового обеспечения центрального аппарата и территориальных органов Минюста России Департамента государственной службы и кадров.

Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения Министра не допускается.

129. В Министерстве гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, директоров департаментов, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Министерства предоставлены соответствующие полномочия.

130. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Министерством с другими организациями в пределах его компетенции;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики государственных служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие; другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

131. Оттиск гербовой мастичной печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

132. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра, изготовленный по его поручению, хранится и используется директором Департамента государственной службы и кадров (его заместителем).

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

133. В Министерстве могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных департаментов без государственной символики (Департамент организации и контроля, Департамент государственной службы и кадров и другие).

Печатями с наименованиями департаментов удостоверяются подписи их директоров или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Бланки Министерства

134. В Министерстве применяются общие бланки; бланки писем; бланки конкретных видов документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки), которые используются для оформления приказов, распоряжений, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

135. Бланки изготавливаются на основании заявок департаментов, направляемых ежеквартально в отдел документационного обеспечения (до 20 числа последнего месяца текущего квартала). Сводная заявка направляется отделом документационного обеспечения в Департамент управления делами, который обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка и выдачу на основании разнарядки государственным служащим, ответственным в департаментах за обработку документов, под роспись в журнале.

136. В департаментах бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

137. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей и бланков, а также правильности их использования несут директора департаментов и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

VIII. Подготовка и утверждение номенклатуры дел центрального аппарата Министерства

138. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в департаментах центрального аппарата Министерства с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в департаментах Министерства документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

139. Номенклатуры дел в департаментах составляются государственными служащими, ответственными за обработку документов, подписываются директорами и представляются до 15 сентября текущего года в отдел документационного обеспечения, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем утверждение приказом Министерства.

Вновь созданный департамент обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Министерства об утверждении сводной номенклатуры дел.

140. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

141. Сводная номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

142. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

143. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия департаментов, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Министерства.

144. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Министерства в соответствии с Положением о нем.

145. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1) графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами номер департамента и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-04, где 01 - структурный номер Департамента законопроектной деятельности и регистрации ведомственных нормативных правовых актов, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "Постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Копии";

2) графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "Минюста России" или "департамента"; наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Минюста России (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами Минюста России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты федеральных служб".

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

3) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;

4) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется по утвержденному 06.10.2000 руководителем Росархива Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

5) графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

146. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в департаментах в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

147. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

IX. Формирование и оформление номенклатурных дел

148. Формирование дел - группировка департаментами исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

149. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному в департаменте за обработку документов, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

150. Правила формирования дел:

1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.;

4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

151. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет отдел документационного обеспечения.

152. Номенклатурные дела Министерства оформляются (готовятся к хранению) отделом документационного обеспечения и департаментами после завершения календарного года.

153. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

154. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Министерства и департамента; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭГЖ Государственного архива Российской Федерации.

155. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

156. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

157. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

158. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

X. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

159. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в Министерстве при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.

160. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается Центральная экспертная комиссия.

161. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Минюста России.

162. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах государственными служащими, ответственными за обработку документов, совместно с ЦЭК.

163. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

164. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

165. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

166. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

167. В архив Министерства дела сдаются по описям, подготовленным департаментами по установленной форме в соответствии с методическими рекомендациями отдела документационного обеспечения через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

168. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

169. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

170. Опись дел департамента (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает с начальником отдела документационного обеспечения и утверждает директор департамента. Один экземпляр описи передается в архив Министерства вместе с делами, второй - остается в департаменте.

171. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются директором Департамента организации и контроля, возглавляющим ЦЭК.

172. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

XI. Порядок передачи документов в архив

173. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 43. Ст. 4169) документы Министерства являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

174. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному Составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Министерства.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Министерства не передаются, хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

175. До передачи в архив Министерства номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в департаментах.

Директора департаментов и государственные служащие, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

176. При подготовке департаментами дел к передаче в архив Министерства отделом документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются департаментами.

Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения в присутствии государственного служащего департамента, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения, принявшего дела, и департамента, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения департамента из структуры Министерства либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за обработку документов, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения.

177. Передача дел, упакованных в связки, в архив Министерства осуществляется по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному с департаментами и утвержденному приказом Министерства.

178. О выполнении графика передачи дел в архив Министерства, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре отдел документационного обеспечения информирует служебной запиской директора Департамента организации и контроля.

______________________________

* А также номер и дата государственной регистрации нормативного правового акта в Минюсте России.

** Регистрация исходящих документов с подписью Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра юстиции Российской Федерации осуществляется государственными служащими Аппарата Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра юстиции Российской Федерации в порядке, установленном пп. 51-52 Инструкции