Приложение. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Минсельхозе РФ

Приложение
к приказу Минсельхоза РФ
от 19 марта 2008 г. N 99

Инструкция
о порядке рассмотрения обращений граждан в Минсельхозе России

ГАРАНТ:

См. Административный регламент Минсельхоза РФ по исполнению государственной функции "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок", утвержденный приказом Минсельхоза РФ от 27 апреля 2009 г. N 165

См. справку о порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Минсельхозе России (далее - Инструкция) определяет порядок рассмотрения письменных индивидуальных и коллективных предложений, заявлений, жалоб и личного приема граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - обращения) в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство).

1.2. Работа с обращениями в Министерстве осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413), иными нормативными правовыми актами.

1.3. Организацию работы с обращениями в Министерстве осуществляет Департамент управления делами и государственной службы (далее - Депгосслужба), который обеспечивает единый порядок регистрации и учета обращений в Министерстве, рассмотрения поставленных в них вопросов, систематического контроля за их рассмотрением и подготовкой ответов, учета и анализа, режима их хранения.

1.4. Делопроизводство по обращениям в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства в системе электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело").

1.5. Ответственность за организацию работы с обращениями в департаментах, выполнения поручений руководства Министерства по обращениям, полноту и своевременность рассмотрения поставленных в обращении вопросов, подготовку ответа несут директора департаментов Министерства.

1.6. В настоящей Инструкции применяются следующие основные термины, используемые в статье 4 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации":

обращение гражданина - направленные в государственный орган письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган;

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе.

2. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан

2.1. Прием и регистрация письменных обращений.

2.1.1. Письменные обращения поступают в Министерство по каналам почтовой связи, официально выделенному каналу факсимильной связи, через страницу "Общественная приемная" официального сайта Министерства, а также при приеме граждан по личным вопросам должностными лицами Министерства.

2.1.2. Письменные обращения, направленные в Министерство по каналам почтовой связи и по официально выделенному каналу факсимильной связи Министерства, принимаются Депгосслужбой.

При приеме указанных обращений проверяется правильность адресования. Ошибочно адресованные письма, полученные по каналам почтовой связи, возвращаются в почтовое отделение невскрытыми в течение рабочего дня с момента поступления. Ошибочно адресованные, нечитаемые факсограммы не регистрируются.

2.1.3. Письменные обращения, направленные через страницу "Общественная приемная" официального сайта Министерства и пришедшие по электронной почте, переносятся на бумажный носитель с проставлением в них даты поступления и передаются в течение рабочего дня в Депгосслужбу.

2.1.4. Письменные обращения, полученные на приеме по личным вопросам должностными лицами Министерства, передаются в течение рабочего дня в Депгосслужбу для регистрации.

2.1.5. Письменные обращения федеральных государственных гражданских служащих Министерства (кроме обращений, затрагивающих жилищные вопросы) принимаются Депгосслужбой и рассматриваются в общем порядке работы с обращениями, предусмотренном настоящей Инструкцией. Обращения федеральных государственных гражданских служащих Министерства по жилищным вопросам принимаются и рассматриваются в установленном порядке Комиссией по жилищным вопросам Министерства.

2.1.6. Все поступившие в Министерство письменные обращения, независимо от способа их доставки, подлежат обязательной регистрации в Депгосслужбе.

Письменное обращение, поступившее в департамент Министерства, не зарегистрированное в Депгосслужбе, должно быть в обязательном порядке передано в течение рабочего дня в Депгосслужбу на регистрацию.

2.1.7. Депгосслужба регистрирует письменные обращения в течение 3 дней со дня их поступления в Министерство.

2.1.8. При регистрации в правом нижнем углу или на свободном месте первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп.

Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование департамента, зарегистрировавшего обращение ("Депгосслужба"), дату и сформированный системой "Дело" регистрационный индекс обращения.

Регистрационный номер обращения состоит из заглавной первой буквы фамилии заявителя (при коллективном обращении - "Кол", при обращении гражданина без указания фамилии или адреса заявителя - "Ан"), дефиса, порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, затем ставится ПГ (письма граждан) или ЛП (личный прием). Например: N Кол-1118/пг, N П-1445/лп.

В случае, если письменное обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

Конверты к письмам граждан сохраняются для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления обращения.

2.1.9. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письма из других организаций и от должностных лиц с приложением обращений, направленные по принадлежности в Министерство, регистрируются в Депгосслужбе как обращения. При этом регистрационный номер формируется из реквизитов непосредственно обращения.

2.2. Рассмотрение письменных обращений.

2.2.1. Предварительное рассмотрение письменных обращений осуществляется Депгосслужбой с целью определения установленных реквизитов, наличия указанных автором приложений, существа поставленного вопроса, проверки его на повторность, определения направления дальнейшего рассмотрения обращения.

2.2.2. Обращения, независимо от способа их доставки, должны содержать:

адресат (наименование государственного органа, куда направлено обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица);

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление;

изложение существа вопроса;

личную подпись и дату.

Отсутствие какого-либо реквизита в обращении не должно препятствовать его обязательной регистрации.

2.2.3. При отсутствии в обращении указанных приложений, влияющих на результат рассмотрения обращения, Депгосслужба составляет акт (приложение N 1) в двух экземплярах. Один экземпляр направляется в архив, второй отсылается с письменным уведомлением автору обращения.

2.2.4. После предварительного рассмотрения Депгосслужба, как правило, направляет обращение для дальнейшего рассмотрения и подготовки ответа в департаменты Министерства в соответствии с их функциями.

В случае, когда в одном обращении затрагиваются вопросы, требующие рассмотрения в нескольких департаментах, головным исполнителем назначается департамент, чьи вопросы составляют большую часть обращения (далее - головной исполнитель).

В указанном случае головному исполнителю направляется подлинник обращения, департаментам-соисполнителям - копии (далее - соисполнители).

2.2.5. Письменные обращения, содержащие проблемные вопросы и предложения, направляются Депгосслужбой на рассмотрение руководству Министерства в соответствии с распределением функциональных обязанностей между заместителями Министра.

После рассмотрения обращений руководством Министерства Депгосслужба вносит в систему "Дело" резолюцию и направляет обращение с поручением в департаменты-исполнители.

2.2.6. Письменное обращение, не относящееся по существу поставленных вопросов к компетенции Министерства, в 7-дневный срок со дня его регистрации направляется с сопроводительным письмом Депгосслужбой или головным исполнителем в соответствующий орган или должностному лицу другого ведомства по принадлежности с письменным уведомлением автора обращения о переадресации.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц других ведомств, копия обращения в 7-дневный срок со дня его регистрации направляется в установленном порядке должностным лицом или головным исполнителем в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам других ведомств.

В случае необходимости головной исполнитель может запрашивать в государственных органах, органах местного самоуправления или у должностных лиц других ведомств, которым было переадресовано письменное обращение, документы и материалы о результатах его рассмотрения.

Запрещается направлять обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу другого ведомства, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В указанном случае головным исполнителем направляется ответ автору с разъяснением права на судебное обжалование неправомерных действий или решений.

2.2.7. Порядок рассмотрения отдельных обращений:

если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководство Министерства либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Указанные выше обращения направляются Депгосслужбой в архив, о чем в регистрационной карточке в системе "Дело" делается отметка.

2.2.8. Обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежит направлению в правоохранительные органы или другой государственный орган в соответствии с их компетенцией в кратчайший срок.

2.2.9. При предварительном рассмотрении обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по разным вопросам повторными не являются.

Повторные обращения регистрируются в том же порядке, что и первичные (пункт 2.1.8). При этом в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "повторно", указывается регистрационный номер предыдущего обращения, подбирается вся предшествующая переписка.

2.2.10. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, при повторном обращении ответ должен быть дан заявителю в установленном порядке.

2.2.11. При необходимости для рассмотрения обращения головной исполнитель может направлять в установленном порядке запрос в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, с просьбой представить дополнительные документы и материалы.

При поступлении запроса из государственного органа, органа местного самоуправления или от должностного лица, рассматривающего обращение, головной исполнитель в течение 15 дней со дня поступления запроса должен предоставить в указанную организацию или должностному лицу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления сведений.

2.2.12. Изменение головного исполнителя или состава исполнителей:

по обращениям, направленным на рассмотрение в департаменты Депгосслужбой, директор заинтересованного департамента согласовывает с Депгосслужбой, как правило, устно в течение 3 дней со дня регистрации;

по поручению руководства Министерства директор заинтересованного департамента представляет руководству Министерства (давшему поручение) письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

Передача обращений для рассмотрения из одного департамента в другой осуществляется только через Депгосслужбу.

Изменение головного исполнителя и соисполнителей и передача документов, зарегистрированных в Депгосслужбе, отмечаются (учитываются) в системе "Дело" Депгосслужбой.

2.2.13. В случае обращения гражданина с просьбой ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, ответственный исполнитель в департаменте представляет их с разрешения руководства департамента, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.3. Оформление результатов рассмотрения обращения.

2.3.1. Письменные ответы или уведомления по рассмотренным обращениям подписываются директором или заместителем директора департамента - головного исполнителя.

В установленных случаях ответ на обращение подписывается руководством Министерства.

2.3.2. Подписанные письменные ответы на обращения регистрируются Депгосслужбой.

При регистрации на письме проставляется сформированный в системе "Дело" регистрационный индекс. Регистрационный индекс ответа на обращение состоит из индекса структурного подразделения - исполнителя, дефиса, номера обращения, косой черты, затем ставится ПГ (письма граждан). Например: 10-Н-325/пг.

2.3.3. Головной исполнитель передает на регистрацию в Депгосслужбу подписанное письмо-ответ автору обращения, при необходимости, информацию в вышестоящие организации о результатах рассмотрения направленного обращения в двух экземплярах:

первый экземпляр отправляется адресату;

второй экземпляр (с необходимыми визами) вместе с основанием остаются для хранения в Депгосслужбе.

2.3.4. После регистрации головной исполнитель направляет ответ заявителю, как правило, по каналам почтовой связи через экспедицию Депгосслужбы или выдает на руки заявителю под роспись.

Ответ на обращение, полученное через страницу "Общественная приемная" официального сайта Министерства, по предварительной договоренности с автором обращения может быть направлен по каналам электронной почты по указанному автором обращения адресу электронной почты. В этом случае проект письма распечатывается непосредственным исполнителем на бумажный носитель, подписывается руководством головного исполнителя, регистрируется, снимается с контроля в Депгосслужбе и направляется автору обращения указанным способом.

2.3.5. По коллективному обращению ответ направляется на имя гражданина, чья фамилия в обращении проставлена первой.

2.3.6. Обращение считается рассмотренным, если автору дан устный или письменный ответ на все поставленные в нем вопросы.

3. Организация личного приема граждан

3.1. Личный прием граждан осуществляется руководством Министерства и директорами департаментов Министерства (далее - должностные лица Министерства) по графику личного приема граждан.

График личного приема граждан утверждается Министром на каждый календарный год, размещается в доступном для посетителей месте. В графике указываются должность ведущего прием, его фамилия, имя, отчество, дни и часы приема.

3.2. Запись граждан на личный прием к должностным лицам Министерства ведется на основании утвержденного графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина.

3.3. Запись граждан на личный прием к руководству Министерства осуществляется помощниками (советниками) Министра или референтами Депадминистрации (далее - ответственные за организацию приема).

Запись граждан на личный прием к директору департамента Министерства осуществляется ответственным за организацию приема в департаменте (далее - ответственный за организацию приема) и оформляется в журналах записи на личный прием к соответствующему должностному лицу Министерства (приложение N 2).

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.4. Ответственные за организацию приема осуществляют подбор и представляют для доклада принимающему должностному лицу все необходимые документы по обращениям граждан, записавшихся на личный прием.

Ответственные за организацию приема могут уточнять мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.

3.5. При необходимости ответственные за организацию личного приема граждан вправе запрашивать от департаментов Министерства и подведомственной Министерству Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения.

3.6. Личный прием граждан ведется в порядке очередности согласно предварительной записи.

До начала личного приема граждан ответственный за организацию приема предоставляет должностному лицу Министерства список граждан, записавшихся на личный прием, с указанием краткого содержания обращения и предложений о порядке их разрешения, перед приемом конкретного гражданина представляет все имеющиеся по его обращению материалы.

3.7. Должностное лицо Министерства, пров