Приложение N 3. Инструкция по заполнению и представлению статистической отчетности по форме N 5-1 "Сведения о нотариате, контроле за деятельностью нотариусов и правовой помощи в Министерстве юстиции Российской Федерации"

Приложение N 3
к приказу Минюста РФ
от 28 августа 2008 г. N 188

Инструкция
по заполнению и представлению статистической отчетности по форме N 5-1 "Сведения о нотариате, контроле за деятельностью нотариусов и правовой помощи в Министерстве юстиции Российской Федерации"

I. Общие положения

1. Инструкция подготовлена с целью оказания практической помощи Департаменту правового регулирования и контроля в сфере правовой помощи Минюста России (далее - Департамент) и управлениям Минюста России по субъектам Российской Федерации по заполнению и представлению статистической отчетности по форме N 5-1 "Сведения о нотариате, контроле за деятельностью нотариусов и правовой помощи в Министерстве юстиции Российской Федерации" (далее - отчет по форме N 5-1).

2. Управления Минюста России по субъектам Российской Федерации, действующие в пределах нескольких субъектов Российской Федерации, представляют отчеты по форме N 5-1 по каждому субъекту Российской Федерации отдельно.

3. Отчет по форме N 5-1 представляется:

государственными нотариальными конторами и нотариальными палатами субъектов Российской Федерации в управления Минюста России по субъектам Российской Федерации к 15 июля (за 6 месяцев отчетного года) и к 01 февраля года, следующего за отчетным (за 12 месяцев отчетного года нарастающим итогом);

управлениями Минюста России по субъектам Российской Федерации управлениям Минюста России по федеральным округам к 25 июля (за 6 месяцев отчетного года) и к 10 февраля года, следующего за отчетным (за 12 месяцев отчетного года нарастающим итогом);

Департаментом и управлениями Минюста России по федеральным округам (отчеты по управлениям Минюста России по субъектам Российской Федерации, находящимся в пределах федерального округа) на бумажном носителе по почте и в электронном виде по имеющимся каналам связи в Департамент управления, организации и контроля (в отдел статистики и обработки информации) к 30 июля (за 6 месяцев отчетного года) и к 15 февраля года, следующего за отчетным (за 12 месяцев отчетного года нарастающим итогом).

Электронные адреса отдела статистики и обработки информации Департамента управления, организации и контроля:

mjstat@scli.ru, stat-dok@yandex.ru.

4. При направлении отчета по форме N 5-1 в электронном виде необходимо обеспечить строгое соответствие данных отчета в электронном виде данным отчета на бумажном носителе.

Использование факсимильной связи для передачи отчета по форме N 5-1 допускается только в крайнем случае.

5. На титульном листе отчета по форме N 5-1 указываются:

отчетный период (6 месяцев отчетного года, 12 месяцев отчетного года);

полные наименования и почтовые адреса отправителя и получателя отчета.

6. Отчет по форме N 5-1 подписывается его исполнителем и руководителем.

На последнем листе отчета по форме N 5-1 указываются исходящий номер и дата документа, телефон исполнителя отчета, факс и электронный адрес.

7. Отчет по форме N 5-1 представляется в Департамент управления, организации и контроля Минюста России без сопроводительного письма. Сопроводительное письмо к отчету прилагается только в том случае, когда требуется внести какие-либо пояснения к статистическим показателям.

8. По порядку формирования показателей и составления отчета по форме N 5-1 следует обращаться в Департамент правового регулирования и контроля в сфере правовой помощи.

Контактный телефон: 8(495) 155-89-94.

9. По порядку представления отчета по форме N 5-1 необходимо обращаться в отдел статистики и обработки информации Департамента управления, организации и контроля Минюста России.

Контактные телефоны: 8(495) 459-05-56, 459-05-21, 459-05-49, 459-05-31, 955-56-74, 955-56-87.

II. Порядок заполнения отчета по форме N 5-1

10. Отчет по форме N 5-1 имеет полугодовую периодичность представления.

Сведения в отчете по форме N 5-1 формируются нарастающим итогом с начала отчетного года (началом отчетного года является 01 января): за период с 01 января по 30 июня отчетного года и за период с 01 января по 31 декабря отчетного года.

Ячейки разделов, отмеченные знаком "0", не предусмотрены для заполнения статистическими данными.

В отчет по форме N 5-1 должны быть включены сведения в отношении нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, и нотариусов, занимающихся частной практикой.

11. Порядок заполнения раздела 1 отчета по форме N 5-1.

11.1. В раздел 1 вносятся сведения о количестве должностей нотариусов, а также о количестве фактически работающих нотариусов и других работников нотариальных контор. Информация должна быть разделена: в графе 1 указываются сведения в отношении нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, в графе 2 - в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой.

11.2. В строке 1 указывается общее количество (по состоянию на конец отчетного периода) должностей нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах и занимающихся частной практикой.

11.3. В строке 2 необходимо указать: сколько должностей нотариусов было учреждено в отчетном периоде.

11.4. В строке 3 указываются сведения о количестве вакантных должностей нотариусов.

11.5. В строках 4, 6, 7 и 8 указываются сведения о количестве фактически работающих нотариусов, их помощников, стажеров нотариусов, других работников нотариальных контор.

Разница строк 1 и 4 определяет значение строки 3.

11.6. В строке 9 указывается количество нотариусов, уволенных из государственных нотариальных контор, и количество нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших полномочия или полномочия которых прекращены в отчетном периоде.

12. Порядок заполнения раздела 2 отчета по форме N 5-1.

12.1. В раздел 2 вносятся сведения о количестве нотариальных округов, государственных нотариальных контор, выданных лицензий и лиц, участвующих в конкурсе.

12.2. В строке 1 указывается общее количество нотариальных округов на территории субъекта Российской Федерации по состоянию на конец отчетного периода.

12.3. Обращаем внимание на то, что в строках 2 и 3 указывается количество (нотариальных округов, в которых отсутствуют государственные нотариальные конторы (строка 2) или нотариусы, занимающиеся частной практикой (строка 3). Таким образом, если в субъекте Российской Федерации 20 нотариальных округов, в каждом из которых осуществляют свою деятельность нотариусы, занимающиеся частной практикой, и нет государственных нотариальных контор, то в строке 2 указывается значение "20", в строке 3 - значение "0".

12.4. В строке 4 указывается количество фактически действующих государственных нотариальных контор по состоянию на конец отчетного периода. Если на территории субъекта Российской Федерации существуют государственные нотариальные конторы, которые фактически не действуют, но и не упразднены, то в статистическом отчете сведения о них не указываются. Информацию об этом необходимо указать в сопроводительном письме.

12.5. В строке 5 необходимо указать количество государственных нотариальных контор, открытых в отчетном периоде, в строке 6 - с одной учрежденной должностью нотариуса, в строке 7 - упраздненных в отчетном периоде.

12.6. В строках 8 и 9 указываются сведения о выданных лицензиях: общее количество лицензий (строка 8) и количество лицензий, выданных в отчетном периоде управлением Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации (строка 9). Данные представляются на основании Реестра выданных лицензий на право нотариальной деятельности.

12.7. В строке 10 указывается количество проведенных в отчетном периоде конкурсов. В случае, если одним распоряжением управления Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации объявляется конкурс на замещение нескольких вакантных должностей нотариусов, в отчете по форме N 5-1 это отражается как один проведенный конкурс.

12.8. В строке 11 указывается количество лиц, подавших в отчетном периоде заявления для участия в конкурсе.

12.9. В строке 12 указывается количество лиц, победивших в конкурсе в отчетном периоде.

13. Порядок заполнения раздела 3 отчета по форме N 5-1.

13.1. В раздел 3 вносятся сведения о соответствии деятельности нотариусов законодательству Российской Федерации.

Информация раздела должна быть разделена: в графе 1 указываются сведения только по государственным нотариальным конторам; в графе 2 - сведения по нотариальным палатам субъектов Российской Федерации (в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой).

13.2. В строках 1-4 указывается количество жалоб на действия (бездействие) нотариусов. В эти сведения не включаются жалобы на действия (бездействие) нотариальных палат субъектов Российской Федерации. Если за отчетный период такие жалобы поступали, это необходимо указать в сопроводительном письме.

13.3. В строке 3 указывается количество жалоб, признанных обоснованными (из общего числа жалоб, оставшихся на начало отчетного периода и поступивших в этом периоде).

13.4. В строке 5 указывается количество представлений, частных определений судов и правоохранительных органов в отношении нотариусов, которые поступили в управление Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации или нотариальную палату субъекта Российской Федерации. Эти сведения не указываются в строках с 1 по 4.

13.5. В строке 6 указываются сведения обо всех проверках деятельности нотариусов (организации их работы, исполнения ими профессиональных обязанностей и правил нотариального делопроизводства, в том числе по жалобам, обращениям), проведенных как совместно, так и самостоятельно управлением Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации и нотариальными палатами субъектов Российской Федерации.

13.6. В строке 7 указываются сведения о тех проверках, указанных в строке 6, которые были проведены управлением Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации самостоятельно.

13.7. В строке 8 указываются сведения о тех проверках, указанных в строке 6, которые были проведены нотариальными палатами субъектов Российской Федерации с участием государственных служащих управления Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации.

При этом следует учитывать, что строка 8 по графе 1 не заполняется (имеет нулевое значение).

13.8. В строке 9 указывается количестве# нотариусов, привлеченных в отчетном периоде к дисциплинарной ответственности.

13.9. В строке 10 указывается количество нотариусов, привлеченных в отчетном периоде к дисциплинарной ответственности по инициативе управления Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации.

13.10. В строке 11 указываются сведения о количестве нотариусов, освобожденных в отчетном периоде от полномочий по решению суда. При этом необходимо указать количество нотариусов:

освобожденных от полномочий по ходатайству нотариальной палаты субъекта Российской Федерации за неоднократное совершение дисциплинарных проступков, нарушение действующего законодательства (строка 12);

осужденных за совершение умышленного преступления (строка 13);

освобожденных от полномочий в случаях ограничения дееспособности нотариуса или признания его недееспособным (строка 14).

14. Порядок заполнения раздела 4 отчета по форме N 5-1.

14.1. В раздел 4 вносятся сведения о признании документов.

14.2. Строка 1 заполняется Департаментом правового регулирования и контроля в сфере правовой помощи Минюста России.

14.3. Строка 2 по графе 1 заполняется управлением Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации, где указывается количество документов, на которых проставлен штамп "апостиль".

15. Порядок заполнения раздела 5 отчета по форме N 5-1.

15.1. В раздел 5 вносятся сведения о движении российских и иностранных документов.

15.2. В строке 1 указываются сведения о количестве ходатайств об истребовании необходимых материалов и информации по ним (далее - ходатайства), поступивших с территории зарубежных государств, и не рассмотренных по состоянию на начало отчетного периода.

15.3. В строке 2 указывается количество ходатайств, поступивших в отчетном периоде.

Сумма строк 1 и 2 будет отражать общее количество ходатайств, поступивших с территории зарубежных государств, которые находились на рассмотрении в управлении Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации в отчетном периоде.

15.4. В строке 3 указывается количество ходатайств, возвращенных по различным причинам.

15.5. В строке 4 необходимо отразить количество ходатайств, рассмотренных и направленных в компетентные органы.

15.6. В строке 6 указываются сведения о количестве ходатайств, поступивших с территории зарубежных государств и не рассмотренных по состоянию на конец отчетного периода.

15.7. Сумма строк 3, 4 и 6 отражает количество ходатайств, которые рассмотрены или находятся на рассмотрении в управлении Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации.

15.8. В строке 5 указывается информация о количестве документов об исполнении ходатайства, поступившего с территории зарубежного государства.

15.9. Строки 7-12, которые предусматривают сведения о движении российских документов, заполняются аналогично с учетом количества поступивших в управление Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации и исполненных запросов нотариусов Российской Федерации.

15.10. В строке 11 указываются сведения о количестве документов об исполнении ходатайства, поступившего с территории Российской Федерации.

III. Описание логического контроля показателей в отчете по форме N 5-1

16. Раздел 1.

По всем графам:

строка 1 больше либо равна строке 2;

строка 1 больше либо равна строке 3;

строка 4 больше либо равна строке 5;

разница показателей в строках 1 и 4 равна показателю в строке 3;

контроль нарастающего итога: по всем графам данные строк 2, 5 и 9 отчета за 12 месяцев должны быть больше либо равны аналогичным данным отчета за 6 месяцев одного и того же отчетного года.

17. Раздел 2:

строка 1 больше либо равна строке 2;

строка 1 больше либо равна строке 3;

строка 4 больше либо равна строке 5;

строка 4 больше либо равна строке 6;

строка 8 больше либо равна строке 9;

контроль нарастающего итога: данные строк 5, 7 - 12 отчета за 12 месяцев должны быть больше либо равны аналогичным данным отчета за 6 месяцев одного и того же отчетного года.

18. Раздел 3.

По всем графам:

сумма строк 1 и 2 больше или равна строке 3;

строка 6 больше либо равна строке 7;

строка 6 больше либо равна строке 8;

строка 9 больше или равна строке 10;

строка 11 больше либо равна строке 12;

строка 11 больше либо равна строке 13;

строка 11 больше либо равна строке 14;

строки 8 и 12 по графе 1 не заполняются (нулевые);

контроль нарастающего итога: по всем графам данные строк 2, 3 и 5 - 14 отчета за 12 месяцев должны быть больше либо равны аналогичным данным отчета за 6 месяцев одного и того же отчетного года;

контроль остатков:

по всем графам данные строки 1 отчета за 6 месяцев и строки 1 отчета за 12 месяцев одного и того же отчетного года должны быть идентичными;

по всем графам данные строки 1 отчета за 6 месяцев одного отчетного года должны быть равны данным строки 4 отчета за 12 месяцев предыдущего отчетного года.

19. Раздел 4:

строка 2 графы 2 не заполняется (нулевая);

контроль нарастающего итога: все данные в разделе (кроме показателя строки 2 по графе 2) отчета за 12 месяцев должны быть больше либо равны аналогичным данным отчета за 6 месяцев одного и того же отчетного года.

20. Раздел 5:

сумма строк 1 и 2 равна сумме строк 3, 4 и 6;

сумма строк 7 и 8 равна сумме строк 9, 10 и 12;

контроль нарастающего итога: данные строк 2-5 и 8-11 отчета за 12 месяцев должны быть больше либо равны аналогичным данным отчета за 6 месяцев одного и того же отчетного года;

контроль остатков:

данные строки 1 отчета за 6 месяцев и строки 1 отчета за 12 месяцев одного и того же отчетного года должны быть идентичными;

данные строки 1 отчета за 6 месяцев одного отчетного года должны быть равны данным строки 6 отчета за 12 месяцев предыдущего отчетного года;

данные строки 7 отчета за 6 месяцев и строки 7 отчета за 12 месяцев одного и того же отчетного года должны быть идентичными;

данные строки 7 отчета за 6 месяцев одного отчетного года должны быть равны данным строки 12 отчета за 12 месяцев предыдущего отчетного года.