Приложение. Требования к форматам и способам передачи в электронном виде "Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований", представляемого в Министерство финансов РФ

Приложение
к письму Минфина РФ
от 23 января 2009 г. N 06-02-10/2-23

Требования
к форматам и способам передачи в электронном виде "Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований", представляемого в Министерство финансов Российской Федерации
(утв. Административным департаментом Минфина РФ)

Общие положения

Отчетность финансовых органов о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, представляется в Министерство финансов Российской Федерации в электронном виде.

Формат представляемых отчетных данных - текстовый файл с расширением .txt в кодировке WIN-1251, архивированный перед отправкой в архивный файл архиваторами ARJ, ZIP или RAR.

Перечень документов, входящих в состав отчетности о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджетах субъектов Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, приведен в таблице 1.

Таблица 1

Код формы по КФД	Код формы, используемый при подготовке данных в электронном виде	Наименование формы документа
1	2	3
0524103	625	Отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований

Подготовку данных отчета о выполнении плана по сетям, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований в электронном виде можно осуществлять при помощи:

- любого текстового редактора;

- специализированного программного обеспечения.

Требования к форматам данных

Имена файлов, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации

Имена файлов с данными отчета

Для отчетной формы создается отдельный файл с расширением txt.

Имена файлов имеют следующий вид:

FFF  Y   V .TXT

 |   |   |   |

 |   |   |   |

 |   |   |   |

 |   |   |   |

 |   |   |   \-- Расширение файла

 |   |   |

 |   |   \------ Номер версии отчетной формы, представляемой в МФ РФ

 |   |

 |   \---------- Признак ежегодной периодичности представления отчетности

 |               (латинская буква "Y")

 |

 \-------------- Код отчетной формы (см. Таблица 1, графа 2)

Пример:

- 625Y1.txt , где:

- 625 - код формы (Таблица 1, графа 2);

- Y- признак ежегодного представления отчетности (латинская буква);

- 1 - первая версия формы 625, представляемой в МФ РФ.

Имена архивных файлов

Текстовый файл, содержащий данные Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, перед представлением в Министерство финансов Российской Федерации, архивируется в архивный файл с расширением .arj, .zip или .rar.

Имя архивного файла имеет следующий вид:

 K  RRR  G   V .ARJ (или .ZIP, .RAR)

 |   |   |   |   |

 |   |   |   |   |

 |   |   |   |   |

 |   |   |   |   |

 |   |   |   |   \----- Расширение файла

 |   |   |   |

 |   |   |   \--------- Номер версии архивного файла

 |   |   |

 |   |   \-------------- Последняя цифра года, за  который представляется

 |   |                   отчет

 |   |

 |   \------------------- Код субъекта  Российской Федерации  (приложение

 |                        1, графа 2)*

 |

 \----------------------- Вид источника данных (приложение 1, графа 1)

Пример:

402182.arj - архивный файл с отчетом о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований,

где: 4 - вид источника данных (субъект РФ)

021 - код субъекта Российской Федерации (Ставропольский край)

8 - последняя цифра года, за который представляется отчет (2008 г.)

1 - первая версия архивного файла

Структура файлов с данными отчета

Текстовый файл с данными Отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований (форма 625) должен состоять из трех частей, указываемых в следующей последовательности:

- заголовочная часть;

- содержательная часть;

- заключительная (пояснительная) часть

Содержимое файла представляет собой набор заполненных строк, каждая из которых должна завершаться признаками конца строки. Признаками конца строки являются неотображаемые символы: "возврат каретки" (символ 13) и "перевод строки" (символ 10).

Заголовочная часть

Заголовочная часть файла начинается символами #%, которые указываются без пробела в первой строке файла. Далее отдельно на каждой строке указываются реквизиты, приведенные в таблице 2.

Таблица 2

N п/п	Формат	Пояснение
1.	КОДФ=значение	Код формы отчета (см. таблица 1, графа 2), КОДФ=625
2.	ПРД=значение	Периодичность представления (5-годовая), ПРД=5
3.	РДТ=ДД.ММ.ГГГГ	Отчетная дата - дата, на которую составляется отчетность (DD - день; ММ - месяц; ГГГГ - год); например, для отчета на 01 января 2009 г. - РДТ=01.01.2009
4.	ВИД=значение	Вид источника данных (см. приложение 1, графа 1)
5.	ИСТ=значение	Код субъекта РФ (см. приложение 1, графа 2)

- Каждый из указанных реквизитов заголовка должен формироваться на отдельной строке.

- Все атрибуты заголовочной части файла указываются прописными буквами на русском языке в виде <ИМЯ=значение>.

- Конец заголовочной части обозначается символом # на отдельной строке.

Содержательная часть

Содержательная часть состоит из разделов отчетной формы. Каждый раздел содержит заголовок и строки с данными.

Отчетная форма 625 состоит из одного раздела.

Заголовок раздела начинается символами #@, которые указываются без пробела в первой строке содержательной части. В следующей строке заголовка указывается номер раздела в виде ТБ=01.

Строки с данными начинаются символами #$ (указываются без пробела с новой строки); конец строк данных обозначается символом # на отдельной строке.

Схематично структура содержательной части имеет следующий вид:

#@

ТБ=01

#$

<Строки данных >

#

Формирование строк данных в содержательной части файла формы 625 осуществляется в соответствии с утвержденным Министерством финансов Российской Федерации бланком отчетной формы:

ПРЗ|ЦСР|КВР|КАТ|Знач.Гр.9|Знач.Гр.10|Знач.Гр11|Знач.Гр12|

Условные обозначения и сокращения:

ПРЗ - коды раздела и подраздела ведомственной классификации расходов (4 знака);

ЦСР - код целевой статьи ведомственной классификации расходов;

КВР - код вида расходов ведомственной классификации расходов;

КАТ - код категории по классификатору в бланке формы.

Знач.Гр.9 - значение в графе 9 "Фактическое наличие. На начало года"

Знач.Гр.10 - значение в графе 10 "Фактическое наличие. На конец года"

Знач.Гр.11 - значение в графе 11 "Среднегодовое количество. Учтено по бюджету"

Знач.Гр.12 - значение в графе 12 "Среднегодовое количество. Выполнено"

Образец заполнения файла приведен в Приложении 2.

При подготовке содержательной части файла (строки данных) необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- строки данных должны состоять только из числовых значений, разделенных символом "|" (WIN-1251);

- количество пробелов между числовыми значениями и разделительными символами - произвольное;

- код отчетного показателя и все соответствующие ему числовые значения должны располагаться на одной строке;

- показатели отчетной формы, по которым нет данных во всех графах, в текстовый файл для передачи не включаются;

- отдельные графы отчетной формы, по которым отсутствуют отчетные данные, заполняются "0";

- любые комментарии к отчетным данным в содержательной части файла не допускаются;

Данные в содержательной части отчетной формы 625 указываются целые (без дробной части).

Заключительная часть

Заключительная часть файла начинается символами #&, которые указываются без пробела с новой строки.

В следующей строке указывается справочная информация: фамилия и инициалы руководителя организации, фамилия и инициалы главного бухгалтера, контактные телефоны исполнителей. Эти данные представляются в неформализованном виде.

Затем следует строка, в которой указывается символ #, что, обозначает окончание справочной информации.

Затем следует служебная строка, в которой указываются символы #~.

В следующей строке указывается наименование прикладного программного обеспечения (ППО или текстового редактора), с помощью которого создан файл, в виде ППО=<Наименование ППО> (<Наименование ППО> - не более 255 символов).

Конец заключительной части обозначается символом # в следующей строке файла.

Конец файла отчетных данных обозначается символами ## (указываются без пробела) на отдельной строке.

Подготовленный текстовый файл схематично имеет следующий вид:

Заголовочная часть	#%
	<Реквизиты отчета>
	#
Содержательная часть	#@
	ТБ=01
	#$
	<Строки данных>
	#
Заключительная часть	#&
	<ФИО, тел. ответственных лиц и комментарии>
	#
	#~
	ППО= <Наименование ППО>
	#
	##

Имена файлов, направляемых в финансовые органы субъектов Российской Федерации и местных бюджетов Министерством финансов Российской Федерации

Имена файлов с протоколом форматного контроля отчетных данных

По результатам проведения форматного контроля в адрес финансового органа отправляется протокол в виде файла в формате MS Excel со следующим именем:

"RR- Наименование субъекта РФ FFF_DD_MM_YY_HH_MI_SS.xls",

где: RR - код субъекта РФ;

FFF - Код формы (625);

 DD   |

 MM   |

 YY   |Дата и время проведения форматного контроля в МФ РФ

 HH   |

 MI   |

 SS   |

DD - День;

MM - Месяц;

YY - Год;

HH - Час;

MI - Минуты;

SS - Секунды.

Пример: 21-Ставропольский край 625_15_01_09_11_15_05.xls

Пример файла с протоколом форматного контроля, направленного в финансовый орган приведен в Приложении 3.

Имена файлов с протоколом внутридокументного контроля отчетных данных

По результатам проведения внутридокументного контроля в адрес финансового органа отправляются файлы протоколов в формате MS Excel со следующим именем:

"RR- Наименование субъекта РФ (ВДК) FFF.xls",

где: RR - код субъекта РФ

ВДК - внутридокументный контроль

FFF - Код формы отчета (625)

Пример: 21-Ставропольский край (ВДК) 625.xls

Пример файла с протоколом внутридокументного контроля, направленного в финансовый орган приведен в Приложении 4.

Порядок корректировки данных отчета

При необходимости корректировки, переданных в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации отчетных данных, необходимо подготовить новый файл, аналогичный по структуре переданному ранее файлу, но со следующими особенностями:

- имя нового файла (как текстового, так и архивного) должно отличаться от имени переданного ранее только номером версии (указывается следующий номер: 1, 2, 3 и т.д.);

- заголовочная часть нового файла должна полностью соответствовать заголовочной части файла, который передавался ранее в Министерство финансов и подлежит корректировке;

- в содержательной части нового файла указываются данные корректируемой отчетной формы в полном объеме с измененными показателями.

Порядок передачи отчета в электронном виде

Отчетность финансовых органов о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, подготовленная в электронном виде, должна полностью соответствовать подписанным бумажным документам, представляемым в Министерство финансов Российской Федерации.

Отчетность, подготовленная в электронном виде, передается в Министерство финансов по электронной почте по адресу tof_god@minfin.ru средствами Международной информационной системы общего пользования INTERNET.

Электронная отчетность, поступающая в Министерство финансов Российской Федерации, подвергается входному контролю. О результатах его прохождения в адрес отправителя средствами Международной информационной системы общего пользования INTERNET направляется протокол контроля с результатами обработки файла.

ВНИМАНИЕ! Электронная отчетность, не соответствующая настоящим требованиям, не подлежит загрузке в базу данных Министерства финансов Российской Федерации.

По вопросам составления и порядку представления Отчетов о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и местных бюджетах, следует обращаться в Отдел организации бюджетного процесса в субъектах Российской Федерации Департамента межбюджетных отношений по телефону:

(495) 987-99-94 Сергиенко Виктория Валентиновна

По вопросам, связанным с обработкой отчетности о выполнении плана по сети, штатам и контингентам учреждений, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и местных бюджетах, поступившей в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации, следует обращаться по телефону:

(495) 648-11-35 Руднева Наталья Николаевна, Вожгунова Светлана Сергеевна.

По содержанию настоящих Требований и порядку передачи информации в электронном виде следует обращаться в Административный департамент по телефону:

(495) 987-93-26 Никитин Николай Анатольевич.

_____________________________

* К коду субъекта РФ из Приложения 1, графы 2 добавляются лидирующие нули до 3 знаков.

Заместитель директора Административного департамента Министерства финансов Российской Федерации

Лалаев Г.Г.