Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74 О налогообложении НДФЛ и налогом на прибыль организаций сумм возмещения организацией расходов работника по проезду из места командировки в случае, если проездные документы, подтверждающие данные расходы, датированы позже даты окончания командировки

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74

Вопрос: Изучая материалы, касающиеся правомерности оплаты организацией обратного проездного документа сотруднику при возвращении его из командировки, если день отправления из пункта командирования сотрудника не совпадает с отметкой в командировочном удостоверении о выбытии сотрудника из организации, в которую он был направлен, выявлено, что в законодательстве четко не зафиксирована возможность принятия/не принятия организацией к учету командировочных расходов, связанных с проездом от места командировки к месту работы.

Например, работник уехал в командировку, датой окончания которой, согласно приказу о направлении сотрудника в командировку, является пятница, однако работник решил задержаться на выходные в месте пребывания. Организация, в которую был направлен работник, работает по пятидневной неделе (суббота, воскресенье - выходные дни). В этом случае к авансовому отчету работник приложил билет на обратную дорогу из места командирования, датированный вечером воскресенья. При этом отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении не совпадает с датой возвращения из командировки в билете.

Учитывая вышеизложенное, прошу Вас дать разъяснения по следующему вопросу: вправе ли Общество принять к учету расходы на обратный проезд как командировочные в случае, когда датой выезда из командировки является воскресенье, а днем выбытия из организации, куда был направлен работник, является пятница?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ООО от 16.12.2008 N 75 по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц и налогом на прибыль организаций сумм возмещения организацией расходов работника по проезду из места командировки в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с отметкой о дне выбытия в командировочном удостоверении, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

1. Налог на доходы физических лиц.

Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено, что не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце десятом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Как указывается в рассматриваемом письме, отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете.

Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).

При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена.

Если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы, по нашему мнению, не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В этом случае имеет место получение предусмотренной статьей 41 Кодекса экономической выгоды работником в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска или иного свободного от работы времени до места работы.

Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Пунктом 1 статьи 211 Кодекса определено, что при получении налогоплательщиком доходов от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), налоговая база по налогу на доходы физических лиц определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг).

Таким образом, оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениям статьи 211 Кодекса.

2. Налог на прибыль организаций.

Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

По нашему мнению, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц на основании пункта 3 статьи 217 Кодекса и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса.