Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 7 июля 2009 г. N 03-07-14/63 О правомерности оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 7 июля 2009 г. N 03-07-14/63

Вопрос: В ООО внедряется уникальная для России технология оформления в электронном виде юридически значимых документов.

У нас уже есть положительный опыт - более трех лет около 300 крупнейших компаний - грузоотправителей России оформляют в электронном виде заказ на перевозку с ОАО с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), сертификат которой выдает наша компания. И в арбитражном суде такой договор имеет юридическую силу.

Мы развили нашу технологию и теперь предлагаем не только железнодорожникам, но и всем участникам транспортного рынка (перевозчики различных видов транспорта, страховщики, грузоотправители, стивидоры, логистические компании и т.п.) уникальную возможность - в считанные минуты по Интернету направлять другу другу в электронном виде договоры, акты выполненных работ, счета и прочие первичные бухгалтерские документы. Руководство Минтранса России положительно относится к нашему нововведению, а Минфин России даже прислал письмо, подтверждающее правомочность в нашей стране оформления в электронном виде первичных бухгалтерских документов.

В то же время согласно письму ФНС России от 14.02.2005 г. N 03-1-03/210/11 "О налоге на добавленную стоимость" в настоящее время почему-то запрещено с помощью ЭЦП подписывать счета-фактуры.

Прошу Вас дать указания разобраться с существующей нормативно-правовой базой и если это возможно, разъяснить нам: почему в России не все документы можно оформлять с помощью ЭЦП?

Ответ: В связи с Вашим письмом, поступившим из Аппарата Правительства Российской Федерации, об оформлении организацией счетов-фактур в электронном виде Департамент налоговой и таможенно-тарифной, политики сообщает.

Согласно статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Статьей 9 Закона предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", первичные учетные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно пункту 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены пунктами 5, 5.1 и 6 статьи 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 "Налог на добавленную стоимость" Кодекса. При этом данной статьей Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин