Письмо Минфина РФ от 25 сентября 2009 г. N 02-06-00/4581 "О приоритетном использовании электронных документов в системе электронного документооборота Федерального казначейства"

В целях исполнения Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 632-р, а также Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации - N Пр-212 7 февраля 2008 г., Министерство финансов Российской Федерации обращает внимание на необходимость расширения использования электронных документов при исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.

С учетом требований Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - электронный документ) осуществляется организацией, сформировавшей электронный документ, на основании требований органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Кроме того, если электронный документ является первичным или сводным учетным документом, изготовление его бумажной копии осуществляется организацией, сформировавшей электронный документ, на основании письменного запроса участника бюджетного процесса, от имени которого либо в адрес которого был составлен запрашиваемый документ.

В иных случаях в рамках Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", не требуется.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информатизации, информационных технологий и защиты информации порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов устанавливается руководителем организации, которая обеспечивает формирование первичных или сводных учетных документов.

При этом Министерство финансов Российской Федерации полагает целесообразным получение копии электронного документа на бумажном носителе осуществлять посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе с проставлением отметки "Копия электронного документа". Кроме того, хранение электронных документов, указанных в настоящем письме, целесообразно сопровождать хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов целесообразно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. Информация, содержащаяся в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Т.Г. Нестеренко