Приложение 7. Документы, регистрирующие маршрут, назначение, время в пути

Приложение 7

Документы, регистрирующие маршрут, назначение, время в пути

Приложение 7.1

Перечень документов, регистрирующих маршрут, назначение, время в пути

7.1. Перечень документов, регистрирующих маршрут, назначение, время в пути

Таблица 7.1 . Перечень документов, регистрирующих маршрут, назначение, время в пути

Наименование документа	Типовая форма	Использование в других видах транспорта	Раздел приложения
Путевой лист легкового автомобиля	Типовая межотраслевая форма N 3	Автомобильный транспорт	7.2
Путевой лист специального автомобиля	Типовая межотраслевая форма N 3спец	Автомобильный транспорт	7.3
Путевой лист грузового автомобиля	Типовая межотраслевая форма N 4-С	Автомобильный транспорт	7.4
Путевой лист грузового автомобиля	Типовая межотраслевая форма N 4-П	Автомобильный транспорт	7.5
Карточка учета рабочего времени			7.6

7.2 Путевой лист легкового автомобиля
(типовая межотраслевая форма N 3)

Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

1. Каким субъектом применяется

Применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

По данному вопросу существуют две точки зрения: 1) путевой лист применяется всеми организациями, у которых есть легковой автотранспорт, в том числе служебный; 2) путевой лист применяется только специализированными организациями, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности.

Первая точка зрения широко применялась УФНС РФ по г. Москве в 2005 г. Вторая точка зрения в последнее время имеет все большее распространение благодаря позиции Минфина РФ, арбитражных судов, а также более поздних (после 2005 г.) разъяснений УФНС РФ по г. Москве.

2. Сколько экземпляров составляется

Составляется в одном экземпляре.

3. Кем из работников составляется

Выписывается диспетчером или уполномоченным лицом.

Показатели работы автомобиля заполняются водителем.

Расчет осуществляет уполномоченное лицо или диспетчер.

6. Что подтверждает

Во-первых, является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта.

Во-вторых, является основанием для начисления заработной платы водителю.

7. Порядок применения

Путевой лист легкового автомобиля выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.

Во время работы водителя путевой лист находится с ним. Информация о пути и времени следования заполняется также водителем.

Механик подтверждает факт выхода и возврата автомобиля.

Завершает оформление путевого листа диспетчер или уполномоченное лицом.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

8. Место хранения

Путевой лист хранится в бухгалтерии организации.

11. Схема применения путевого листа

     Диспетчер -------------

                   Механик  |  Водитель

     Диспетчер -------------

        |                            /-------------\

        ---------------------------| Бухгалтерия |

                                     \-------------/

12. Какие дополнительные документы составляются при выписке путевого листа

При составлении путевого листа заполняется соответствующая строка журнала учета движения путевых листов (форма N 8).

13. Ошибки в оформлении документа

Внесение изменений в документ

Подчистки и помарки в перевозочных документах не допускаются. При необходимости изменения сведений, внесенных грузоотправителем в перевозочный документ, грузоотправитель заполняет новый бланк документа. Внесенные в перевозочный документ перевозчиком изменения и дополнения сведений заверяются подписью и строчным штемпелем этого перевозчика.

14. Арбитражная практика

Постановления ФАС МО от 11.05.2007 (14.05.2007) N КА-А40/2612-07 и от 19.03.2007 (26.03.2007) N КА-А40/1804-07.

Затраты на содержание служебных автомобилей учитываются у неспециализированных организаций вне зависимости от наличия у них путевого листа, составленного по унифицированной форме N 3, так как данная форма является обязательной только для автотранспортных организаций.

Инспекция считает, что общество неправомерно, без подтверждения надлежащим образом оформленными документами, включило в состав расходов при налогообложении прибыли затраты на горюче-смазочные материалы по служебным автомобилям.

При проверке доказательств судами установлено несоответствие вывода налогового органа фактическим обстоятельствам, поскольку затраты общества на приобретение ГСМ за 2003-2005 гг. подтверждены кассовыми чеками, авансовыми отчетами о расходовании полученных денежных средств, составленными водителями (в 2003 - ноябре 2004 гг.) ГСМ приобретались водителями за наличный расчет; расходы за ноябрь 2004 - 2005 гг., - когда ГСМ приобретались на основании договора поставки N 0-46/2004 от Ы.11.2004#, подтверждены актами приема-передачи ГСМ, платежными поручениями на оплату ГСМ. Поскольку ГСМ приобретались непосредственно водителями общества у третьих лиц, а не выдавались обществом, последним не составлялись накладные на выдачу ГСМ и приходные ордера.

Кроме того, обществом применялась специально разработанная и утвержденная приказом генерального директора от 01.07.02 N 1-я форма путевого листа, в котором отражались необходимые учетные данные для определения затрат на ГСМ.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, на несоответствие которой путевых листов заявителя указывает инспекция, разработана для автотранспортных организаций (к каковым заявитель не относится) в целях учета работы автотранспортных средств и для начисления заработной платы водителям и имеет рекомендательный, а не обязательный характер, что подтверждается разъяснениями, содержащимися в письмах Департамента налоговой и таможенной политики при Минфине РФ от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, Минфина РФ от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, N 03-03-04/2/77 от 16.03.06, и N 03-0344/2/23 от 03.02.06.

При таких обстоятельствах на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, с учетом производственной цели приобретаемых ГСМ, суды сделали правильный вывод о том, что общество правомерно включило стоимость ГСМ в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Постановление ФАС СЗО от 05.04.2004 N А56-22408/03.

При использовании работниками организации, не являющимися водителями, служебного автотранспорта для производственных целей, составление путевого листа по унифицированной форме N 3 не является обязательным, так как данная форма предназначена для автотранспортных организаций, а начисление заработной платы этим работникам осуществляется не в связи с выполнением поездок на автомобиле, а но иным основаниям

По мнению налоговой инспекции. Общество неправомерно отнесло на себестоимость продукции затраты по приобретению бензина, поскольку путевые листы легковых автомобилей, представленные Обществам, в нарушение пункта 2 "Указаний по применению и заполнению форм", утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78 (далее - Указания), оформлены не на каждый день, а по итогам месяца и не содержат всех необходимых реквизитов.

Суды, удовлетворяя требования Общества, подтвердили правомерность действий налогоплательщика, и кассационная инстанция считает такое решение судов законным. Необходимым условием для отнесения затрат на горюче-смазочные материалы на себестоимость продукции (работ, услуг) является наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы затрат на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля. Таким документом, как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных горюче-смазочных материалов.

Как видно из материалов дела, путевые листы, на основании которых общество относило на себестоимость услуг расходы по приобретению бензина, оформлены надлежащим образам.

Суд кассационной инстанции отклоняет, как необоснованный, довод налогового органа о нарушении Обществом пункта 2 "Указаний по применению и заполнению форм", утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78, поскольку составленные Обществам путевые листы легковых автомобилей оформлены не за каждый день или смену, а за месяц.

В соответствии с указанным постановлением путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового транспорта и основанием для начисления заработной платы. В данном случае работники Общества, использующие автомобили исключительно в цепях для нужд Общества, водителями не являются, заработная плата начисляется им по иным основаниям. Утвержденная форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами.

Суды первой и апелляционной инстанций на основе анализа документов признали доказанными в установленном порядке расходы Общества по эксплуатации автомобилей.

Эти расходы подтверждены счетами-фактурами, авансовыми платежами, счетами, платежными поручениями на оплату горюче-смазочных материалов, чеками и ведомостями автозаправочных станций, договорами на продажу нефтепродуктов.

Производственный характер данных расходов обоснован приказами о порядке и условиях предоставления служебных автомобилей работникам Общества в производственных целях, согласно которым автотранспорт предоставлялся только тем работникам, характер работы которых носит разъездной характер, а также приказами о порядке использования автомобилей Общества, закрепившими "Политику по служебным автомобилям", где установлены правила предоставления и использования автомобилей Общества в производственных целях и запрещено использование автотранспорта в личных целях.

15. Оценка значимости показателей по степени налогового контроля

Таблица 2.7.1 - Оценка значимости реквизитов путевого листа легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма N 3) по степени важности налогового контроля

Наименование реквизита	Тип реквизита	Налоговый контроль
Наименование реквизита	Тип реквизита	Оценка реквизита по степени важности контроля	Документы/регистры, подтверждающие достоверность реквизита
Наименование и адрес организации-перевозчика и сведения о ней*	Т	А	Путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового транспорта и основанием для начисления заработной платы. Показатели сверяемы с ДОГОВОРОМ ПЕРЕВОЗКИ
Дата выдачи	К	А
Штамп перевозчика	Т	А	Его наличие, при отсутствии сговора с диспетчером, позволяет исключить возможность заполнения путевого листа самим водителем и, следовательно, использования автомобиля в личных целях
Серия и номер документа*	Т	А	Поскольку документ представляет собой бланк строгой отчетности, нанесенная типографским способом серия позволяет идентифицировать организацию-владельца. Номер подлежит сверке с записями в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8)
Марка, государственный номер и отметка о техническом состоянии автомобиля	К, Т	С	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
ФИО, квалификация водителя и его подпись с расшифровкой	Т	В	Квалификация водителя напрямую влияет на размер расходов на оплату труда, включаемых в себестоимость перевозок
Наименование* и адрес подачи заказавшей перевозку организации (заказчика)	Т	А	Показатели сверяемы с данными в ДОГОВОРЕ ПЕРЕВОЗКИ
Время выезда из гаража и возвращения туда*	К	А	Показатель характеризует фактически отработанное водителем время в целях оплаты его труда и выставления СЧЕТА заказчику, если он его подтверждает. Формирование стоимости работы легкового автомобильного транспорта базируется, как правило, на временных показателях или показателях пробега у заказчика
Марка горючего и сведения о его движении	Т, К	А	Показатель отражает необходимые учетные данные для определения затрат на ГСМ. Является важным для определения размеров расходов на горюче-смазочные материалы при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль
Подпись диспетчера с расшифровкой	Т	С
Место отправления/ назначения	Т	С
Время выезда из места отправления и прибытия в место назначения *	К	А	Показатель характеризует фактическое время использования легкового автомобиля каждым из заказчиков Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Время в наряде *	К	А	Показатель характеризует фактическое время использования легкового автомобиля всего. Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Пройденное расстояние (пробег)	К	А	В основу определения стоимости транспортных услуг может быть положен пробег (километраж) у заказчика, что должно указываться в договоре Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Подписи пользователей	Т	А
Расчет оплаты труда водителя	С	А	Расходы по оплате труда водителей формируют себестоимость транспортных услуг
Должность и подпись с расшифровкой работника, осуществившего расчеты*	Т	С	Фальсификация документа может быть выявлена при сверке подписей должностных лиц. Сверка возможна с документами по учету труда и его оплаты
Печать перевозчика	Т	В

7.3 Путевой лист специального автомобиля (типовая межотраслевая форма N 3спец)

1. Для каких видов транспорта применяется

Автомобильный транспорт (специальный автомобиль).

2. Каким субъектом применяется

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

3. Сколько экземпляров составляется

Выписывается в одном экземпляре.

4. Кем из работников составляется

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков. Выписывается диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.

В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль и служат основанием для предъявления счета заказчику.

5. Обязательные реквизиты документа

- наименования,

- номера,

- срока действия,

- дата выдачи,

- штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль,

- сведения о транспортном средстве и его собственнике, а также о водителе.

6. Что подтверждает

Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.

7. Порядок применения

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа;

раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу; в раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т. п.;

отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

8. Место хранения

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

9. Использование в смешанном сообщении

Не найдено.

10. Использование в международном сообщении

Не найдено.

11. Дополнительные документы к путевому листу

Грузоотправитель обязан приложить к перевозочным документам паспорт (сертификат) качества груза.

12. Схема применения путевого листа

     Диспетчер -------------

                   Механик  |  Водитель

     Диспетчер -------------

        |                            /-------------\

        ---------------------------| Бухгалтерия |

                                     \-------------/

13. Ошибки в оформлении документа

Внесение изменений в документ

14. Арбитражная практика

Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 июня 2000 г. N А56-31018/99 и от 8 июля 2002 г. N А56-8533/02.

В частности, в постановлении N А56-8533/02 суд поддержал налоговую инспекцию в ее требовании к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Организация довольно легкомысленно отнеслась к путевым листам: часть была неправильно оформлена, а часть - вообще уничтожена. И хотя имелись все акты на списание ГСМ, арбитры сочли эти затраты неподтвержденными. Кроме того, они указали, что путевые листы относятся к первичным документа и должны храниться не менее пяти лет. Этот срок установлен пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Постановления Арбитражных судов Восточно-Сибирского (от 16 мая 2001 г. N А74-1170/00-К2-Ф02-1007/01-ОС1) и Московского (от 29 апреля 2003 г. N КА-А41/2435-03) округов.

Московские арбитры обосновали свое положительное решение в пользу фирмы тем, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат на ГСМ.

15. Оценка значимости показателей по степени налогового контроля

Таблица 2.7.2 - Оценка значимости реквизитов путевого листа специального автомобиля (типовая межотраслевая форма N 3спец) по степени важности налогового контроля

Наименование реквизита	Тип реквизита	Налоговый контроль
Наименование реквизита	Тип реквизита	Оценка реквизита по степени важности контроля	Документы/регистры, подтверждающие достоверность реквизита
Наименование организации-владельца* и сведения о ней	Т	А	Путевой лист является первичным учетным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы. К путевому листу предусмотрены два (по количеству возможных заказчиков) отрывных талона, в которых приводятся основные сведения об организации-владельце и выполненной работе. Их заполняет организация-владелец как основание для предъявления счетов на оплату выполненных специальным автомобилем работ. Это позволяет осуществить сверку реквизитов самого путевого листа и отрывных талонов, находящихся у двух заказчиков
Дата заполнения*	К	А
Штамп организации-владельца	Т	А	Его наличие, при отсутствии сговора с диспетчером, позволяет исключить заполнение путевого листа самим водителем и, следовательно, использование автомобиля в личных целях
Сведения об автомобиле	Т	В	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
сведения о водителе	Т	В	Поскольку квалификация водителя определяет размер оплаты его труда, то и размер расходов на оплату труда, включаемый в себестоимость перевозок, тоже
Серия и номер документа*	Т	А	Поскольку документ представляет собой бланк строгой отчетности, нанесенная типографским способом серия позволяет идентифицировать организацию-владельца. Номер подлежит сверке с записями в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8)
Сведения о въезде/выезде и работе автомобиля	Т	В	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Марка горючего и сведения о его движении	Т	А	Показатель отражает необходимые учетные данные для определения затрат на ГСМ. Является важным для определения размеров расходов на горюче-смазочные материалы при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль
Наименование и адрес каждого из двух заказчиков	Т	А	Показатель сверяем с ДОГОВОРОМ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
Сведения о работе автомобиля у каждого из двух заказчиков	Т	А
Печать каждого заказчика	Т	В	Показатель сверяем с ДОГОВОРОМ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
Отметка о выполнении задания	Т	В
Должность и ФИО ответственных за безопасное передвижение груза лиц	Т	Н
Результат работы автомобиля	Т,К	В
Расчет оплаты труда	С	А
подписи с Расшифровкой* (заказчика, водителя, диспетчера, механика, таксировщика)	Т	В	Фальсификация документа может быть выявлена при сверке подписей должностных лиц. Сверка возможна с документами по учету труда и его оплаты

7.4 Путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма N 4-С)

1. Для каких видов транспорта применяется

Автомобильный транспорт (грузовой автомобиль).

2. Каким субъектом применяется

Форма N 4-С применяется при перевозках грузов при условии оплаты работы водителя по сдельным расценкам.

3. Сколько экземпляров составляется

Выписывается в одном экземпляре.

4. Кем из работников составляется

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику.

5. Обязательные реквизиты документа

- наименования;

- номера;

- срока действия;

- дата выдачи;

- штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

- сведения о транспортном средстве и его собственнике, а также о водителе.

6. Что подтверждает

Путевой лист грузового автомобиля (форм N 4-с) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевой лист формой N 4-с выдается водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

7. Порядок применения

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Выдается водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Отрывные талоны путевого листа формой N 4-с заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика.

8. Место хранения

9. Использование в смешанном сообщении

Не найдено.

10. Использование в международном сообщении

Не найдено.

11. Дополнительные документы к путевому листу

Грузоотправитель обязан приложить к перевозочным документам паспорт (сертификат) качества груза.

12. Схема применения путевого листа

     Диспетчер -------------

                   Механик  |  Водитель

     Диспетчер -------------

        |                            /-------------\

        ---------------------------| Бухгалтерия |

                                     \-------------/

13. Ошибки в оформлении документа. Внесение изменений в документ

14. Арбитражная практика

Нет.

15. Оценка значимости показателей по степени налогового контроля

Таблица 2.7.3 - Оценка значимости реквизитов путевого листа грузового автомобиля (ТМФ N 4-С) по степени важности налогового контроля

Наименование реквизита	Тип реквизита	Налоговый контроль
Наименование реквизита	Тип реквизита	Оценка реквизита по степени важности контроля	Документы/регистры, подтверждающие достоверность реквизита
Наименование* организации-перевозчика и сведения о ней	Т	А	Путевой лист является первичным учетным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы Эту форму применяют организации-перевозчики и индивидуальные предприниматели в условиях оплаты труда водителей по сдельным расценкам. Позволяет идентифицировать организацию-налогоплательщика при организации налоговых проверок. Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ДОГОВОР НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; д) АКТ СВЕРКИ ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ ЗА ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ
Дата выписки*	К	А	Показатель сверяем с ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНОЙ НАКЛАДНОЙ
Штамп организации-перевозчика	Т	В	Его наличие, при отсутствии сговора с диспетчером, позволяет исключить заполнение путевого листа самим водителем и, следовательно, использование автомобиля в личных целях
Сведения об автомобиле и прицепах (их коды)	К	В	Марка автомобиля может указать на фальсификацию, если масса перевезенного груза указана больше, чем это позволяет грузоподъемность данного автомобиля. Сверка возможна по показателям следующих документов: а) ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА.
Сведения о водителе	Т	В	Поскольку квалификация водителя определяет размер оплаты его труда, то и размер расходов на оплату труда, включаемый в себестоимость перевозок, тоже. Сверка возможна по показателям следующих документов: а) ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Серия и номер документа*	К	В	Поскольку документ представляет собой бланк строгой отчетности, нанесенная типографским способом серия позволяет идентифицировать организацию-перевозчика. Номер подлежит сверке с записями в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8)
Сведения о въезде/выезде и работе автомобиля	Т	В
Особые отметки владельца автотранспорта	Т	В
Марка горючего и сведения о его движении	Т, К	А	Показатель отражает необходимые учетные данные для определения затрат на ГСМ. Является важным для определения размеров расходов на горюче-смазочные материалы при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль
Наименование* и адрес заказчика	Т	А	Показатель сверяем с ДОГОВОРОМ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
Время прибытия к заказчику и убытия от него	К	В	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Адрес погрузки и разгрузки	Т	С
Наименование и коды груза/товара	Т	С	Возможность по сверке данного показателя возникает по каждому заказчику в следующих документах: а) ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) СЧЕТ-ФАКТУРА; д) АКТ СВЕРКИ ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ ЗА ТРАНСПОРТНЫЕ ПЕРЕВОЗКИ; е) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ
Количество ездок	К	А
Наименование грузоотправителя/ грузополучателя	Т	В
Номера приложенных товарно-транспортных документов и их количество цифрами и прописью	Т,К	В
Подпись и печать грузоотправителя/ грузополучателя	Т	В
Расход горючего по нормам и фактически	К	А
Общий пробег автомобиля	К	А	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Пробег автомобиля/прицепа с грузом	К	А
Перевезено тонн	К	А
Выполнено тонно-километров	К	А
Расчет оплаты труда	С	А
Подписи с расшифровкой* (водителя, диспетчера, механика, таксировщика)	Т	В

7.5 Путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма N 4-П)

1. Для каких видов транспорта применяется

Автомобильный транспорт (грузовой автомобиль).

2. Каким субъектом применяется

Применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Форма N 4-П используется, когда работа водителя оплачивается по повременному тарифу и предусматривается одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены).

3. Сколько экземпляров составляется

Выписывается в одном экземпляре.

4. Кем из работников составляется

5. Обязательные реквизиты документа

- наименования;

- номера;

- срока действия;

-дата выдачи;

- штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

- сведения о транспортном средстве и его собственнике, а также о водителе.

6. Что подтверждает

Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов. Данной формой путевого листа предусмотрено наличие отрывного талона, который заполняется заказчиком и служит основанием для предъявления организацией-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг.

7. Порядок применения

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

На более длительный срок при междугородных перевозках грузов путевые листы формы N 4-м выдаются только в случае, когда водитель выполняет перевозки в течение более суток. Отрывные талоны путевого листа формы N 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

В путевом листе формы N 4-п в разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, в графах 17 и 18 - плановое время прибытия и убытия, в графе 19 - плановое количество часов работы и в графе 20 - количество ездок по плану.

Путевой лист формы N 4-п имеет отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему.

8. Место хранения

9. Использование в смешанном сообщении

Не найдено.

10. Использование в международном сообщении

Не найдено.

11. Схема применения путевого листа

     Диспетчер -------------

                   Механик  |  Водитель

     Диспетчер -------------

        |                            /-------------\

        ---------------------------| Бухгалтерия |

                                     \-------------/

12. Какие дополнительные документы составляются при выписке путевого листа

В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

13. Ошибки в оформлении документа

Внесение изменений в документ

14. Арбитражная практика

Арбитражная практика в части частоты составления путевых листов следующая:

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 05.04.2004 N А56-22408/03, рассматривая ситуацию, когда составленные обществом путевые листы легковых автомобилей оформлены не за каждый день или смену, а за месяц, указал, что в соответствии с Постановлением N 78 путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового транспорта и основанием для начисления заработной платы.

В данном случае работники общества, использующие автомобили исключительно в целях для нужд общества, водителями не являются, заработная плата начисляется им по иным основаниям. Утвержденная форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами. Поэтому суд посчитал доказанной экономическую обоснованность произведенных расходов для целей исчисления налога на прибыль.

Признали правоту налогоплательщика и ФАС Московского округа в постановлении от 29.04.2003 N КА-А41/2435-03, ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 01.10.2003 N Ф03-А51/03-2/2230.

15. Оценка значимости показателей по степени налогового контроля

Таблица 2.7.4 - Оценка значимости реквизитов путевого листа грузового автомобиля (ТМФ N 4-П) по степени важности налогового контроля

Наименование реквизита	Тип реквизита	Налоговый контроль
Наименование реквизита	Тип реквизита	Оценка реквизита по степени важности контроля	Документы/регистры, подтверждающие достоверность реквизита
Наименование* организации-перевозчика и сведения о ней	Т	А	Путевой лист является первичным учетным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы Эту форму применяют организации-перевозчики и индивидуальные предприниматели в условиях повременной оплаты труда водителей. Позволяет идентифицировать организацию-налогоплательщика при организации налоговых проверок. Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ДОГОВОР НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; д) АКТ СВЕРКИ ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ ЗА ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ
Дата выписки*	К	А	Показатель сверяем с ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНОЙ НАКЛАДНОЙ
Штамп организации-перевозчика	Т	В	Его наличие, при отсутствии сговора с диспетчером, позволяет исключить заполнение путевого листа самим водителем и, следовательно, использование автомобиля в личных целях
Сведения об автомобиле (прицепах) и коды	К	В	Марка автомобиля может указать на фальсификацию, если масса перевезенного груза указана больше, чем это позволяет грузоподъемность данного автомобиля. Сверка возможна по показателям следующих документов: а) ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА
Сведения о водителе	Т	В	Поскольку квалификация водителя определяет размер оплаты его труда, то и размер расходов на оплату труда, включаемый в себестоимость перевозок, тоже. Сверка возможна по показателям следующих документов: а) ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Серия и номер документа*	Т	В	Поскольку документ представляет собой бланк строгой отчетности, нанесенная типографским способом серия позволяет идентифицировать организацию-перевозчика. Номер подлежит сверке с записями в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8)
Сведения о въезде/выезде и работе автомобиля	Т	В
Особые отметки владельца автотранспорта	Т	С
Марка горючего и сведения о его движении	Т, К	А	Показатель отражает необходимые учетные данные для определения затрат на ГСМ. Является важным для определения размеров расходов на горюче-смазочные материалы при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль
Наименование* и адрес заказчика	Т	А	К путевому листу предусмотрены два (по количеству возможных заказчиков) отрывных талона, в которых приводятся основные сведения об организации-перевозчике, фактически отработанном и подлежащем оплате времени и сумме оплаты. Их заполняет перевозчик и использует как основание для предъявления счетов на оплату грузовых перевозок. Это позволяет осуществить сверку реквизитов самого путевого листа и отрывных талонов, находящихся у двух заказчиков. Показатель сверяем с ДОГОВОРОМ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
Время прибытия к заказчику и убытия от него	К	А	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Номера и общее количество приложенных товарно-транспортных документов	Т	В
Штамп заказчика	Т	В	Показатель сверяем с ДОГОВОРОМ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ
Время оплачиваемое	К	А
Общий пробег автомобиля	К	А	Показатель сверяем с КАРТОЧКОЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Пробег автомобиля с грузом	К	А
Стоимость работы автомобиля*	С	А
Наличие экспедитора	Т	В
Подписи с расшифровкой* (водителя, диспетчера, механика, таксировщика, начальника эксплуатации)	Т	В

7.6 Карточка учета рабочего времени

1. Для каких видов транспорта применяется

Автомобильный транспорт.

2. Каким субъектом применяется

3. Сколько экземпляров составляется

Составляется в двух экземплярах.

4. Кем из работников составляется

Заполняется представителем Заказчика.

5. Реквизиты документа

1. Номер отделения;

2. Номер задания;

3. Имя лица, выполнившего работу;

4. Конец недели;

5. Ежедневные часы;

6. Общее количество отработанных часов.

6. Что подтверждает

Карточка учета времени является финансовым документом, основанием (наряду с подписанным трудовым договором) выплаты заработной платы исполнителю работы.

7. Порядок применения

Карточка дает полную картину затрат времени в течение рабочего дня. Содержание работы нужно записывать кратко - в соответствии с принятыми в перечне работ обозначениями. Рядом с записями делаются отметки, необходимые для последующего анализа затрат времени: П - подготовительная работа, Р - работа по должности, О - растраты времени (ожидание приема и т.д.) и т.п. Такие карточки могут заполняться не только самим работником, но и лицами, изучающими его деятельность.

8. Место хранения

Сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Один экземпляр заказчику, другой исполнителю.

9. Использование в смешанном сообщении

Не найдено.

10. Использование в международном сообщении

Не найдено.

11. Схема применения

12. Дополнительные документы к карточке учета рабочего времени

Трудовой договор.

Расчетно-платежная ведомость.

13. Ошибки в оформлении документа. Внесение изменений в документ

В соответствии с п. 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. N 105, в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

В первичные документы и учетные регистры исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах и учетных регистрах, созданных вручную (за исключением банковских и кассовых), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

14. Арбитражная практика

Нет.

Частный образец

ООО "Авто-Навигатор"		КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Дата			"__" ____________ 200_ г.
Заказчик
Ответственный за перевозку
Марка; N; автомобиля
Ф.И.О. водителя
Подача по городу 1 час.	Автомобиль использовался		с часов		Время Пробега ___________	Пробег __________км.
			до часов
Подпись ответственного лица Заказчика _________________				Подпись водителя________________________

Заполняется только ответственным лицом Заказчика

_________________________________________________________________________

Линия отрыва. Один экземпляр Заказчику, второй экземпляр Исполнителю

_________________________________________________________________________

ООО "Авто-Навигатор"		КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Дата			"__" ____________ 200_ г.
Заказчик
Ответственный за перевозку
Марка; N; автомобиля
Ф.И.О. водителя
Подача по городу 1 час.	Автомобиль использовался		с часов		Время Пробега ___________	Пробег __________км.
			до часов
Подпись ответственного лица Заказчика _________________				Подпись водителя________________________

15. Оценка значимости показателей по степени налогового контроля

Таблица 2.7.5 - Оценка значимости реквизитов карточки учета рабочего времени по степени важности налогового контроля

Наименование реквизита	Тип реквизита	Налоговый контроль
Наименование реквизита	Тип реквизита	Оценка реквизита по степени важности контроля	Документы/регистры, подтверждающие достоверность реквизита
Наименование* перевозчика	Т	А	Документ представляет собой две одинаковые части, предназначенные: одна - перевозчику, другая - заказчику. Наряду с трудовым договором Карточка является основанием для начисления повременного заработка исполнителям работ и отражения начисленных сумм в расчетной (расчетно-платежной) ведомости. Заполняется представителем заказчика. Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ДОГОВОР НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ; в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; д) АКТ СВЕРКИ ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ ЗА ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ; е) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ
Дата составления*	Т	А
Наименование заказчика	Т	А	Показатель может быть сверен с данными следующих документов: а) ДОГОВОРОМ НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ; б) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; в) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ; г) ПУТЕВОЙ ЛИСТ СПЕЦИАЛЬНОГО АВТОМОБИЛЯ
Ответственный за перевозку	Т	С
Марка и государственный номерной знак автомобиля	Т	С	Сверка возможна по показателям следующих документов: а) ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; д) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ; е) ПУТЕВОЙ ЛИСТ СПЕЦИАЛЬНОГО АВТОМОБИЛЯ
ФИО водителя и его подпись	Т	С	Сверка возможна по показателям следующих документов: а) ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ; б) АКТ ВЗВЕШИВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ в) АКТ КОНТРОЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПОГРУЗКИ И КРЕПЛЕНИЯ ГРУЗА; г) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; д) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ; е) ПУТЕВОЙ ЛИСТ СПЕЦИАЛЬНОГО АВТОМОБИЛЯ
Время подачи автомобиля	К	В	Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов:
Время использования автомобиля	К	А	Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; б) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ; в) ПУТЕВОЙ ЛИСТ СПЕЦИАЛЬНОГО АВТОМОБИЛЯ
Пробег	К	А	Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; б) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ
Время пробега	К	В	Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; б) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ
Подпись ответственного лица заказчика	Т	В	Возможность сверки по показателю возникает в отношении следующих документов: а) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ; б) ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ; в) ПУТЕВОЙ ЛИСТ СПЕЦИАЛЬНОГО АВТОМОБИЛЯ

<< Приложение 6. Документы, подтверждающие переход права собственности		Приложение 8. >> Документы, оформляемые при транспортировке товаров на экспорт
	Содержание Письмо Федеральной налоговой службы от 21 августа 2009 г. N ШС-22-3/660 О направлении систематизированных материалов по документированию...

Приложение 7. Документы, регистрирующие маршрут, назначение, время в пути

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас