Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 19 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/764 О документальном подтверждении расходов на командировки в целях налогообложения прибыли

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 19 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/764

Вопрос: Банк, руководствуясь действующими нормативными документами о служебных командировках, при направлении сотрудников в командировки на территории Российской Федерации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание по унифицированным формам NN Т-9 (Т-9а), Т-10 и Т-10а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1. При этом только форма служебного задания предусматривает наличие трех подписей, а именно: работника, руководителя структурного подразделения и руководителя организации, а приказ и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.

Банк, являясь многофилиальным банком, направляет значительное количество сотрудников в командировки. В этой связи оформление вышеуказанных документов влечет за собой существенные трудовые затраты и неоправданно большой объем документооборота. Информация, содержащаяся в приказе о направлении работника в командировку и в командировочном удостоверении, в значительной степени дублирует друг друга, а оформление служебного задания сопровождается необходимостью его подписания не только руководителем организации, но еще и руководителем структурного подразделения. При этом в случае отъезда в командировку руководителя, заместителя руководителя организации предусмотренная подпись руководителя структурного подразделения в форме служебного задания Т-10а невозможна, так как руководитель структурного подразделения не определяет задание и цель командировки руководителю организации. С другой стороны, все предусмотренные унифицированной формой позиции должны быть заполнены.

В связи с вышеизложенным, и, исходя из положения ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, во избежание дублирования документов полагаем, что направление сотрудника в командировку должно производиться на основании приказа организации без оформления командировочного удостоверения. При этом служебное задание должно подписываться одним из руководителей: либо руководителем/заместителем руководителя структурного подразделения либо руководителем организации или уполномоченным лицом в зависимости от должности сотрудников, направляемых в командировку.

По нашему мнению, такой состав документов, оформленных в вышеуказанном порядке, наряду с авансовыми отчетами, проездными билетами и другими первичными документами, подтверждает обоснованность и производственный характер расходов на командировки, что соответствует требованиям налогового законодательства, правилам бухгалтерского учета и не влечет правовых и налоговых рисков.

Исходя из вышеизложенного и в соответствии с п. 2 постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749 просим подтвердить позицию банка.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным статьей 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством Российской Федерации).

В соответствии со статьей 313 НК РФ налоговым учетом является система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Налоговый учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.

Таким образом, к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;

- о найме жилого помещения;

- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- об иных расходах, связанных с командировкой.

Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин