Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 3 декабря 2009 г. N 03-04-06-02/87 О налогообложении НДФЛ, ЕСН и налогом на прибыль организаций сумм компенсационных выплат работникам за использование личного транспорта в служебных целях

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 3 декабря 2009 г. N 03-04-06-02/87

Вопрос: В связи с противоречивыми публикациями и судебной практикой ООО просит дать разъяснение по проблеме учета затрат на выплату компенсаций работникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях.

В связи с разъездным характером работы некоторые сотрудники нашей организации используют личные автомобили для служебных поездок. Это условие фиксируется в трудовых договорах, работники предъявляют документы о наличии у них транспортных средств.

При этом сотруднику выплачивается ежемесячная денежная компенсация в сумме 6000 руб. (рабочий объем двигателя автомобилей до 2000 куб. см), включающая возмещение расходов на топливо, износ, техническое обслуживание и ремонт автомобиля.

Просьба дать ответы на следующие вопросы:

1. Облагается ли сумма компенсации ЕСН? Если "да", то в полном объеме или за вычетом установленной законодательством нормы - 1200 руб. (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92)?

2. Облагается ли сумма компенсации НДФЛ? Если "да", то в полном объеме или за вычетом установленной законодательством нормы - 1200 руб. (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92)?

3. Необходимо ли наличие путевых листов на служебные поездки для учета суммы компенсации в размере 1200 руб. в расходах, уменьшающих прибыль организации?

4. Учитывается ли компенсация в расходах, уменьшающих прибыль организации, если сотрудник находился в очередном отпуске или на больничном?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо от 04.09.2009 N 12/554-09 по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и налогом на прибыль организаций сумм компенсационных выплат работникам за использование личного транспорта в служебных целях, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

1. По вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумм компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях.

Пунктом 3 статьи 217 и подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса предусмотрено освобождение от налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой Кодекс) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Так как установления специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92), не будет противоречить положениям пункта 3 статьи 217 Кодекса и подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено статьей 188 Трудового Кодекса.

Таким образом, на основании пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.

Что касается налогообложения единым социальным налогом сумм компенсаций за использование личного автотранспорта в размере, превышающем утвержденные нормы, то в соответствии со статьей 270 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде компенсаций за использование для служебных поездок личного транспорта сверх норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Учитывая положения пункта 3 статьи 236 Кодекса, согласно которым указанные в пункте 1 данной статьи Кодекса выплаты не признаются объектом налогообложения единым социальным налогом у налогоплательщиков-организаций, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде, указанная компенсация не подлежит налогообложению единым социальным налогом.

2. По вопросу учета в целях налогообложения прибыли компенсаций за использование личного транспорта.

В целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

В настоящее время такие нормы утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.

Так согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:

- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей в месяц;

- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 рублей в месяц.

При этом следует учитывать, что согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Учитывая изложенное, считаем, что компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля, выплачиваемая работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, т.е. за время, когда личный транспорт этого работника фактически не использовался в указанных целях, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин