Приложение 6. Инструкция по работе с шаблоном для сбора данных по форме N 62

Приложение 6
к письму Министерства здравоохранения
и социального развития РФ
от 23 декабря 2009 г. N 20-0/10/2-10495

Инструкция
по работе с шаблоном для сбора данных
по форме N 62

В данном документе описана работа с электронным шаблоном Минздравсоцразвития России для сбора данных по форме N 62 (далее - шаблон).

Данный шаблон позволяет получить общий свод по субъекту Российской Федерации, так и промежуточные итоги - региональные своды: по городским округам и муниципальным районам, административным районам, городам или другим разрезам (по частным медицинским организациям и пр.). Подробнее это процедура описана в пункте 5 данной инструкции. Региональный свод можно получить как из промежуточных итогов, так и из отчетов каждого юридического лица - медицинской организации (учреждения).

Шаблон позволяет осуществить автоматическую проверку заполнения формы на соответствие требований внутритабличного и межтабличного контролей.

1. Диск

Для получения сводных данных по всем юридическим лицам - медицинским учреждениям и организациям независимо от их ведомственной подчинённости и формы собственности:

- Свод 2009

Внутри папки находятся следующие папки и файлы:

Папка: Региональный шаблон

Файл: <Название региона>.xls

Папка: Чистые шаблоны.

Папка: Заполненные шаблоны.

В папках "Региональный шаблон" содержатся файлы с именами сводов. Имена файлов совпадают с наименованием отчитывающегося региона.

Папка "Чистые шаблоны" предназначена для сохранения шаблонов, которые будут созданы для сбора данных с муниципальных образований (административным районам, городам или другим разрезам).

Папка "Заполненные шаблоны" предназначена для хранения заполненных шаблонов, получаемых из муниципальных образований (административным районам, городам или другим разрезам).

2. Подготовка к работе

Скопируйте все папки и файлы, находящиеся на диске, на жесткий диск вашего компьютера в отдельную папку. Вся дальнейшая работа будет происходить именно с копией на жестком диске, а не на диске.

Откройте приложение Microsoft Excel, выбрав соответствующий ярлык на рабочем столе или в меню "Пуск". Необходимо убедиться, что установлены корректные параметры безопасности. Если этого не сделать, то шаблон не будет работать. Для проверки параметров безопасности последовательно выполните следующие действия:

- выберите пункт "Сервис\Параметры_" главного меню;

- в открывшемся окне выберите закладку "Безопасность";

- на закладке "Безопасность" нажмите кнопку "Безопасность макросов";

- убедитесь, что в открывшемся окне на закладке "Уровень безопасности" флаг установлен на пункте "Средняя". Если это не так, установите флаг "Средняя". Нажмите "ОК"

- в случае возникновения затруднений обратитесь к специалистам ИТ-подразделения.

3. Работа с шаблоном

3.1 Открытие шаблона

Шаблон является Excel-документом, поэтому открытие шаблона происходит так же, как и других Excel-документов.

Дважды щелкните левой клавишей мыши по иконке шаблона или воспользуйтесь другими привычными для вас способами. Используйте копию шаблона, находящуюся на жестком диске вашего компьютера (см. р. 2).

В появившемся диалоге системы безопасности Microsoft Excel нажмите кнопку "Не отключать макросы". Если этого диалога не происходит, то еще раз проверьте параметры безопасности (см. р. 2).

3.2 Структура шаблона

Шаблон является обычным Excel-документом, на каждом листе которого располагается отдельный раздел Формы N 62. Шаблон содержит так же служебные страницы. Описание листов шаблона приведено ниже:

"Титульный лист". Содержит информацию о Форме N 62, отчитывающемся регионе и отчетном периоде. На титульном листе так же расположена кнопка "Проверить правила", которая осуществляет проверку введенных данных на соответствие требованиям внутритабличного и межтабличного контролей.

"Муниципальное деление" - лист предназначен для создания и загрузки шаблонов муниципального уровня (административным районам, городам или другим разрезам).

"Раздел 1000" - "Раздел 7000 справочно" по подтабличным строкам 29-31 - листы, содержащие соответствующие разделы Формы N 62. Ввод данных по Форме N 62 осуществляется именно на этих листах.

3.3 Создание муниципальных шаблонов

1. Откройте региональный шаблон;

2. Перейдите на лист "Муниципальное деление";

3. В таблицу введите справочник муниципальных образований вашего региона (в названии не должно быть кавычек). Укажите номер по порядку и наименование муниципального образования;

4. Нажмите кнопку "Создать шаблоны". В открывшемся окне выберите папку "Чистые шаблоны" на жестком диске вашего компьютера (см. р. 2) и нажмите "ОК". Создание шаблонов может занять несколько минут. По завершении процедуры создания над таблицей муниципальных образований появится надпись "Создано шаблонов: <количество>";

Лист "Муниципальное деление" не доступен в муниципальных шаблонах.

5. Сохраните региональный шаблон.

Муниципальные шаблоны будут размешены в папке, которую вы указали.

Внимание! При создании шаблонов необходимо отключить антивирусники.

3.4 Передача шаблонов

Для передачи чистых и заполненных шаблонов воспользуйтесь электронной почтой или любым другим удобным для вас средством.

3.5 Прием муниципальных шаблонов

По мере поступления заполненных муниципальных шаблонов размещайте их в папке "Заполненные шаблоны" на жестком диске вашего компьютера (см. р. 2).

3.6 Суммирование муниципальных шаблонов

Процедура суммирования предназначена для автоматического суммирования данных муниципальных образований в региональный отчет.

1. Откройте региональный шаблон;

2. Перейдите на лист "Муниципальное деление";

3. Нажмите кнопку "Загрузить и просуммировать". В окошке с вопросом: "Произвести очистку имеющихся данных перед загрузкой?" нажмите ДА.

4. В открывшемся окне выберите папку "Заполненные шаблоны", расположенную на жестком диске вашего компьютера. К этому моменту в папке "Заполненные шаблоны" должны находиться все муниципальные шаблоны. Нажмите "ОК".

Загрузка и суммирование муниципальных шаблонов может занять несколько минут. Загрузка осуществляется в соответствии со справочником, введенном в п. 3.3. По окончании загрузки над таблицей муниципальных образований появится надпись "Загружено шаблонов: <количество>".

Муниципальные образования, шаблоны по которым не будут найдены в папке "Заполненные шаблоны", будут помечены красным цветом.

5. Сохраните региональный шаблон.

6. Проверьте правильность данных (см. п. 4.1).

7. Если какие-то муниципальные образования не представили заполненный шаблон, то заполните его сами и поместите в нужную папку (см. п. 3.5). Затем повторите пункт 3.6.

Внимание! Следите за правильностью заполнения листа "Муниципальное деление". Количество и название описанных на нем учреждений должно точно соответствовать полученным и просуммированным в итог заполненным шаблонам

4. Ручной ввод и корректировка данных

1. Откройте шаблон. Для этого воспользуйтесь любым удобным для вас методом, например, дважды щелкните по нему левой клавишей мыши;

2. Выберите страницу, содержащую раздел Формы N 62, данные по которому вы собираетесь заносить в шаблон;

3. Выделите необходимую ячейку таблицы. Ячейки таблицы, предназначенные для ввода данных, окрашены в желтый цвет.

4. Введите числовое значение;

ВАЖНО. Хотя шаблон и защищен от ввода нечисловых значений, пожалуйста, не пытайтесь вводить различные буквы в ячейки шаблона. Нельзя также вводить формулы. Если вам необходимо рассчитать какое-либо значение по формуле, воспользуйтесь любым другим Excel-документом. Шаблон должен содержать только целые значения.

ВНИМАНИЕ! При копировании данных из других файлов, вставку в шаблоне надо делать по следующей схеме:

- вставка

- "специальная вставка"

- значения.

Если делать просто вставкой, то теряются форматы заполняемых ячеек.

5. Сохраните шаблон.

6. Проверьте правильность данных (см. п. 4.1).

4.1 Проверка введенных данных

Для того чтобы проверить введенные данные на соответствие требованиям внутритабличного и межтабличного контролей перейдите на лист "Титульный лист" шаблона и нажмите кнопку "Проверить правила".

Проверка правил может занять несколько минут.

После проверки правил внутритабличного и межтабличного контролей ячейки, предназначенные для ввода данных и содержащие правила контролей, будут окрашены в красный или зеленый цвет.

Красный - введенное значение не удовлетворяет правилам внутритабличного и/или межтабличного контролей.

Зеленый - введенное значение удовлетворяет правилам внутритабличного и/или межтабличного контролей. Все правила контролей прописаны в методиках проведения контроля по заполнению отчета по форме N 62 по различным уровням (Приложение 7 к данному письму). При возникновении ошибки (красного цвета) необходимо проверить все правила контроля, в которых данная ячейка задействована.

5. Получение промежуточных итогов

При необходимости получения промежуточных итогов необходимо региональный шаблон скопировать с другим именем в другую директорию со структурой описанной в пункте 1 данной инструкции. Работу надо разнести по разным директориям в целях сохранности основного регионального шаблона. Далее с каждым промежуточным сводом отработать пункты 3 и 4 данной инструкции.

Для получения регионального свода из промежуточных итогов надо в региональном шаблоне на листе "Муниципальное деление" завести названия файлов с промежуточными итогами, а сами файлы перенести в папку "Заполненные шаблоны". Далее отработать пункты 3.5 и 3.6 данной инструкции.

Для получения регионального свода из отчетов каждого юридического лица надо в региональном шаблоне на листе "Муниципальное деление" завести названия всех медицинских организаций (учреждений). Далее отработать пункты 3 и 4 данной инструкции.

Если учреждение входит в разные своды, то его отчет копируется в папку "Заполненные шаблоны" нужной директории.

Все вопросы по работе с шаблоном просьба высылать по электронной почте, по адресу gorbachevamzcr@yandex.ru