Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545 О налогообложении НДФЛ сумм возмещения организацией расходов работника по проезду к месту проведения командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 16 августа 2010 г. N 03-03-06/1/545

Вопрос: 1. Работник Филиала направляется в служебную командировку. Командированный работник за свой счет остается в месте командировки после ее окончания еще несколько дней, в связи с чем дата окончания командировки не совпадает с датой, указанной в обратном билете. Командирование работника является экономически обоснованным и документально подтвержденным. Работодатель в силу статьи 168 Трудового кодекса РФ обязан возместить работнику расходы по проезду. При этом действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение даты окончания командировки и даты, указанной на обратном билете, в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно.

Вправе ли организация, в целях исчисления налога на прибыль, учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника от места командировки к месту постоянной работы в данном случае? Сроки пребывания работника в месте командирования официально согласованы с руководителем. Также стоит заметить, что затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Облагается ли в данном случае стоимость билета НДФЛ, с учетом того, что возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ)?

2. Работник Филиала по служебной необходимости отзывается из отпуска и направляется в служебную командировку. В связи с экономической целесообразностью работник не возвращается из отпуска в место постоянной работы, а вылетает в место командирования из текущего места нахождения. После завершения служебного задания работник возвращается в то же место, из которого вылетел в служебное командирование. При этом отзыв из отпуска в связи со служебной необходимостью и командирование сотрудника подтверждены соответствующими документами. В случае направления работника в служебную командировку работодатель в силу ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации обязан возместить работнику расходы по проезду.

Вправе ли организация в такой ситуации в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника от места отпуска к месту командирования и обратно?

Облагается ли стоимость билета НДФЛ с учетом того, что возмещение стоимости перелета работнику, направляемому в командировку в интересах работодателя, не подлежит налогообложению, поскольку является компенсацией его расходов, а не получением им дохода (пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ)?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо и сообщает следующее.

1. По вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки, сообщаем следующее.

Пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусмотрено освобождение от налогообложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце десятом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ.

Если же, например, работник остается в месте командирования используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

В случае, если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью отзывается из отпуска и направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается обратно в место проведения отпуска, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абзаца десятого пункта 3 статьи 217 НК РФ, поскольку статьей 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику его расходы по проезду к месту командирования в случае его направления в служебную командировку.

2. По вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, позже даты окончания командировки, сообщаем следующее.

Положениями статьи 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

По нашему мнению, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

При отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом положений пункта 1 статьи 252 НК РФ об обоснованности расходов, учитываемых в целях главы 25 НК РФ, считаем, что в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов расходы по проезду работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.