Приложение 1. Требования к форматам и способам передачи в электронном виде Сводов отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации Версия 2011.1

Приложение 1
к письму Минфина РФ
от 1 февраля 2011 г. N 06-02-10/2

Требования
к форматам и способам передачи в электронном виде Сводов отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации
Версия 2011.1

1. Общие положения

Отчетность финансовых органов по Сводам сети, штатов и контингентов получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, представляется в Министерство финансов Российской Федерации в электронном виде.

Формат представляемых отчетных данных - текстовые файлы с расширением .txt в кодировке WIN-1251, архивированные перед отправкой в архивный файл архиваторами ARJ, ZIP или RAR.

Перечень документов, входящих в состав отчетности по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджетах субъектов Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, приведен в Таблице 1.

Таблица 1

Код формы по КФД	Код формы, используемый при подготовке данных в электронном виде	Наименование формы документа
1	2	3
0524103	625	Свод отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований
	624	Свод отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджетах муниципальных образований
	625p	Пояснительная записка к Сводам отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований

Подготовку данных сводов отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований в электронном виде можно осуществлять при помощи:

- любого текстового редактора;

- специализированного программного обеспечения.

2. Требования к форматам данных

2.1. Имена файлов, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации

2.1.1. Имена файлов с данными отчета

Для каждой отчётной формы создается отдельный файл с расширением txt.

Имена файлов имеют следующий вид:

FFF Y  V .TXT

 |  |  |  |

 |  |  |  |

 |  |  |  |

 |  |  |  |  Расширение файла

 |  |  |  \--

 |  |  |     Порядковый номер версии текстового файла с отчетной

 |  |  |     формой, представляемого в МФ РФ (от 1 до 9)

 |  |  \-----

 |  |        Признак ежегодной периодичности представления отчетности

 |  |        (латинская буква "Y")

 |  \--------

 |           Код отчётной формы (см. Таблица 1, графа 2).

 |           Для пояснительной записки код отчетной формы состоит из

 |           4 знаков (к числовому коду 625 добавляется латинская

 |           буква "p").

 \----------

Пример:

625Y1.txt, где:

- 625 - код формы (Таблица 1, графа 2);

- Y - признак ежегодного представления отчетности (латинская буква);

- 1 - первая версия файла с формой 625, представляемой в МФ РФ.

625pY1.txt, где:

- 625p - код формы (Таблица 1, графа 2);

- Y - признак ежегодного представления отчетности (латинская буква);

- 1 - первая версия файла с формой 625p, представляемой в МФ РФ.

2.1.2. Имена архивных файлов

Текстовые файлы, содержащие данные Сводов отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований и пояснительную записку, перед представлением в Министерство финансов Российской Федерации, архивируются в архивный файл с расширением .arj, .zip или .rar.

Имя архивного файла имеет следующий вид:

 K RRR  G  V .ARJ (или .ZIP, .RAR)

 |  |   |  |  |

 |  |   |  |  |

 |  |   |  |  |

 |  |   |  |  |    Расширение файла

 |  |   |  |  \----

 |  |   |  |       Порядковый номер версии архивного файла (должен

 |  |   |  |       совпадать с номером версий текстовых файлов) (от 1 до

 |  |   |  |       9)

 |  |   |  \-------

 |  |   |          Последняя цифра года, за который представляется отчет

 |  |   \----------

 |  |              Код субъекта Российской Федерации (Приложение 1, графа

 |  |              2)*

 |  \--------------

 |                Вид источника данных (Приложение 1, графа 1)

 \----------------

Пример:

402101.arj - архивный файл со сводом отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований,

где: 4 - вид источника данных (субъект РФ);

021 - код субъекта Российской Федерации (Ставропольский край);

0 - последняя цифра года, за который представляется отчет (2010 г.);

1 - первая версия архивного файла.

2.2. Структура файлов с данными отчета

Текстовые файлы с данными "Свода отчета по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований" (форма 625) и "Свода отчет по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджетах муниципальных образований" (форма 624) должны состоять из трёх частей, указываемых в следующей последовательности:

- заголовочная часть;

- содержательная часть;

- заключительная (пояснительная) часть.

Содержимое файла представляет собой набор заполненных строк, каждая из которых должна завершаться признаками конца строки. Признаками конца строки являются неотображаемые символы: "возврат каретки" (символ 13) и "перевод строки" (символ 10).

Текстовый файл с пояснительной запиской (форма 625p) не должен содержать таблиц и графических элементов.

2.2.1. Заголовочная часть

Заголовочная часть файла начинается символами #%, которые указываются без пробела в первой строке файла. Далее отдельно на каждой строке указываются реквизиты, приведенные в таблице 2.

Таблица 2

N п/п	Формат	Пояснение
1.	КОДФ=значение	Код формы отчета (см. таблица 1, графа 2)
2.	ПРД=значение	Периодичность представления (5-годовая), ПРД=5
3. 3	РДТ=ДД.ММ.ГГГГ	Отчётная дата - дата, на которую составляется отчётность (DD - день; ММ - месяц; ГГГГ - год); например, для отчёта на 01 января 2011 г. - РДТ=01.01.2011
4.	ВИД=значение	Вид источника данных (см. Приложение 1, графа 1)
5.	ИСТ=значение	Код субъекта РФ (см. Приложение 1, графа 2)

- Каждый из указанных реквизитов заголовка должен формироваться на отдельной строке.

- Все атрибуты заголовочной части файла указываются прописными буквами на русском языке в виде <ИМЯ=значение>.

- Конец заголовочной части обозначается символом # на отдельной строке.

2.2.2. Содержательная часть

Содержательная часть состоит из разделов отчетной формы. Каждый раздел содержит заголовок и строки с данными.

Отчетные формы 625 и 624 состоят из одного раздела.

Заголовок раздела начинается символами #@, которые указываются без пробела в первой строке содержательной части. В следующей строке заголовка указывается номер раздела в виде ТБ=01.

Строки с данными раздела начинаются символами #$ (указываются без пробела с новой строки); конец строк данных обозначается символом # на отдельной строке.

Схематично структура содержательной части имеет следующий вид:

#@

ТБ=01

#$

<Строки данных >

#

Формирование строк данных в содержательной части файла формы 625 осуществляется в соответствии с утвержденным Министерством финансов Российской Федерации бланком отчетной формы "Свод отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований":

ПРЗ|ЦСР|КВР|КАТ|Знач.Гр.9|Знач.Гр.10|Знач.Гр11|Знач.Гр12|Знач.Гр.13|

Знач.Гр.14|Знач.Гр15|Знач.Гр16|Знач.Гр.17|Знач.Гр.18|Знач.Гр19|

Знач.Гр20|

Формирование строк данных в содержательной части файла формы 624 осуществляется в соответствии с утвержденным Министерством финансов Российской Федерации бланком отчетной формы "Свод отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджетах муниципальных образований":

ПРЗ|ЦСР|КВР|КАТ|Знач.Гр.9|Знач.Гр.10|Знач.Гр11|Знач.Гр12|Знач.Гр.13| Знач.Гр.14|Знач.Гр15|Знач.Гр16|Знач.Гр.17|Знач.Гр.18|Знач.Гр19|Знач.Гр20| Знач.Гр.21|Знач.Гр.22|Знач.Гр23|Знач.Гр24|

Условные обозначения и сокращения:

ПРЗ - коды раздела и подраздела ведомственной классификации расходов (4 знака);

ЦСР - код целевой статьи ведомственной классификации расходов;

КВР - код вида расходов ведомственной классификации расходов;

КАТ - код категории по классификатору в бланке формы;

Знач.Гр. - данные в графе (номера граф соответствуют номерам граф в утвержденных

Министерством финансов Российской Федерации формах документов).

Образцы заполнения файлов приведены в Приложении 2.

При подготовке содержательной части файла (строки данных) необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- строки данных должны состоять только из числовых значений, разделенных символом "|" (WIN-1251);

- символ "|" (Код 124 ASCII) указывается также после числового значения заключительной графы формы документа (перед неотображаемыми символами: "возврат каретки" (код 13 ASCII) и "перевод строки" (код 10 ASCII));

- количество пробелов между числовыми значениями и разделительными символами - произвольное;

- код отчетного показателя и все соответствующие ему числовые значения должны располагаться на одной строке;

- показатели отчётной формы, по которым отсутствуют данные во всех графах, в текстовый файл для передачи не включаются;

- отдельные графы отчетной формы, по которым отсутствуют отчетные данные, заполняются "0";

- любые комментарии к отчетным данным в содержательной части файла не допускаются;

Данные в содержательной части отчетных форм 625 и 624 указываются целые (без дробной части).

2.2.3. Заключительная часть

Заключительная часть файла начинается символами #&, которые указываются без пробела с новой строки.

В следующей строке указывается справочная информация: фамилия и инициалы руководителя организации, фамилия и инициалы главного бухгалтера, контактные телефоны исполнителей. Эти данные представляются в неформализованном виде.

Окончание справочной информации обозначается символом # на отдельной строке.

Затем следует служебная строка, в которой указываются символы #~.

В следующей строке указывается наименование прикладного программного обеспечения (ППО или текстового редактора), с помощью которого создан файл, в виде ППО=<Наименование ППО> (<Наименование ППО> - не более 255 символов).

Конец заключительной части обозначается символом # в следующей строке файла.

Конец файла отчетных данных обозначается символами ## (указываются без пробела) на отдельной строке.

Подготовленный текстовый файл схематично имеет следующий вид:

Заголовочная часть	#%
	<Реквизиты отчета>
	#
Содержательная часть	#@
	ТБ=01
	#$
	<Строки данных>
	#
Заключительная часть	#&
	<ФИО, тел. ответственных лиц и комментарии>
	#
	#~
	ППО= <Наименование ППО>
	#
	##

2.3. Имена файлов, направляемых в финансовые органы субъектов Российской Федерации и местных бюджетов Министерством финансов Российской Федерации

2.3.1. Имена файлов с протоколом форматного контроля отчётных данных

По результатам проведения форматного контроля в адрес финансового органа отправляется протокол в виде файла в формате MS Excel со следующим именем:

"RR-ИМП_DD_MM_YY_HH_MI_SS.xls",

где: RR   - код субъекта РФ;

     ИМП  - признак форматного контроля;

      --\

     DD |

     MM |   Дата и время проведения форматного контроля в МФ РФ

     YY }

     HH |

     MI |

     SS |

        /

     DD   - День;

     MM   - Месяц;

     YY   - Год;

     HH   - Час;

     MI   - Минуты;

     SS   - Секунды.

.xls - расширение файла.

Пример: 21-ИМП_15_02_11_11_15_05.xls

Пример файла с протоколом форматного контроля, направляемого в финансовый орган, приведен в Приложении 3.

2.3.2. Имена файлов с протоколом внутридокументного контроля отчётных данных

По результатам проведения внутридокументного контроля в адрес финансового органа отправляются файлы протоколов в формате MS Excel со следующим именем:

"RR_ф.FFF_(ВДК)_DD_MM_YY_HH_MI_SS.xls",

 где: RR - код субъекта РФ;

      FFF - код формы документа (Таблица 1, графа 2);

      ВДК - признак внутридокументного контроля

        -\

      DD |

      MM |      Дата и время проведения внутридокументного

      YY }      контроля в МФ РФ

      HH |

      MI |

      SS |

         /

      DD  - День;

      MM  - Месяц;

      YY  - Год;

      HH  - Час;

      MI  - Минуты;

      SS  - Секунды.

.xls    - расширение файла

Пример: 21-ф.625_(ВДК)_15_02_11_10_15_05.xls

Пример файла с протоколом внутридокументного контроля, направляемого в финансовый орган, приведен в Приложении 4.

2.4. Порядок корректировки данных отчета

При необходимости корректировки отчетных данных, переданных в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации, необходимо подготовить новый файл, аналогичный по структуре переданному ранее файлу, но со следующими особенностями:

- повторному представлению в Министерство финансов Российской Федерации подлежит только файл, содержащий отчетные данные с учетом исправлений;

- имя нового файла (как текстового, так и архивного) должно отличаться от имени переданного ранее только номером версии (указывается следующий номер: 2, 3 и т.д.);

- порядковый номер версии в имени архивного файла, и номер версии в имени текстового файла должны быть одинаковыми;

- заголовочная часть нового файла должна полностью соответствовать заголовочной части файла, который передавался ранее в Министерство финансов Российской Федерации и подлежит корректировке;

- в содержательной части нового файла указываются данные корректируемой отчётной формы в полном объеме с измененными показателями.

3. Порядок передачи отчетов в электронном виде

Отчетность финансовых органов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, подготовленная в электронном виде, должна полностью соответствовать подписанным бумажным документам, представляемым в Министерство финансов Российской Федерации.

Отчетность, подготовленная в электронном виде, передается в Министерство финансов Российской Федерации по электронной почте средствами Международной информационной системы общего пользования INTERNET по адресу:

tof_god@minfin.ru.

Отчетные данные, поступающие в Министерство финансов Российской Федерации в электронном виде, подвергаются:

- форматному контролю (на выполнение пунктов 2.1. и 2.2. настоящих Требований);

- внутридокументному контролю (за исключением пояснительной записки).

По результатам их прохождения в адрес отправителя средствами Международной информационной системы общего пользования INTERNET направляется соответствующие протоколы (см. пункт 2.3. настоящих Требований).

ВНИМАНИЕ! Электронные файлы, не соответствующие настоящим Требованиям, не подлежат загрузке в базу данных Министерства финансов Российской Федерации.

По вопросам составления и порядку представления Сводов отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, следует обращаться в Отдел организации бюджетного процесса в субъектах Российской Федерации Департамента межбюджетных отношений по телефонам:

(495) 987-92-91 Сафарова Наталья Александровна

(495) 987-99-64 Каменскова Алла Васильевна

По вопросам, связанным с обработкой Сводов отчетов по сети, штатам и контингентам получателей бюджетных средств, состоящих на бюджете субъекта Российской Федерации и бюджетах муниципальных образований, поступивших в электронном виде в Министерство финансов Российской Федерации, следует обращаться по телефону:

(495) 648-11-35 Руднева Наталья Николаевна, Вожгунова Светлана Сергеевна.

По содержанию настоящих Требований и порядку передачи информации в электронном виде следует обращаться в Департамент информационных ресурсов по телефону:

(495) 987-93-26 Никитин Николай Анатольевич.

Директор Департамента информационных ресурсов Министерства финансов Российской Федерации

В.А. Самолетов

------------------------------

* К коду субъекта РФ из Приложения 1, графы 2 добавляется лидирующий нуль до 3 знаков.