Письмо Министерства экономического развития РФ от 15 апреля 2010 г. N Д23-1388 "О копии документа"

Департамент недвижимости Минэкономразвития России (далее - Департамент недвижимости) рассмотрел обращение Федерального государственного учреждения "Земельная кадастровая палата" по Пензенской области по вопросам выдачи копии документа, хранящейся в кадастровом деле, и заверения подготовленной копии и сообщает.

1. По вопросу выдачи копии документа, хранящейся в кадастровом деле.

В соответствии с частью 2 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 2007 г. N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" (далее - Закон о кадастре) верность копии документа, представляемой в соответствии с пунктами 1, 2, 3, 6, 7, 8, 9, 10 части 1 статьи 22 Закона о кадастре, должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке. Верность копии акта органа государственной власти или органа местного самоуправления вместо засвидетельствования в нотариальном порядке может быть заверена печатью и подписью уполномоченного должностного лица указанного органа. При этом представление такой копии не требуется в случае, если заявитель или его представитель лично представляет в орган кадастрового учета соответствующий документ в подлиннике. Этот документ после его копирования органом кадастрового учета возвращается заявителю или его представителю.

В пункте 27 Порядка ведения государственного кадастра недвижимости, утвержденного приказом Министерства Юстиции Российской Федерации от 20 февраля 2008 г. N 35, указано, что если заявителем представляются подлинники документов, специалист изготавливает их копии и проставляет на них оттиск штампа "Подлинник предъявлен" с указанием своих фамилии, инициалов и подписи и с копией заявления возвращает подлинники документов заявителю.

Настоящее правило не распространяется на документы, включение которых в государственный кадастр недвижимости в подлиннике предусмотрено Законом о кадастре (в том числе документов, подготовленных кадастровым инженером).

Согласно пункту 1 части 2 статьи 14 Закона о кадастре сведения, внесенные в государственный кадастр недвижимости, предоставляются в виде копии документа, на основании которого сведения об объекте недвижимости внесены в государственный кадастр недвижимости.

Таким образом, орган кадастрового учета обязан выдавать по запросу заинтересованного лица копию документа, на основании которого в государственный кадастр недвижимости внесены сведения об объекте недвижимости.

Дополнительно следует отметить, что на основании части 8 статьи 4 Закона о кадастре сведения, содержащиеся в государственном кадастре недвижимости, являются общедоступными, за исключением кадастровых сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом.

2. По вопросу заверения подготовленной копии.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" государственные и общественные предприятия, учреждения и организации (далее - учреждения) выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих учреждений, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках учреждений.

В таком же порядке учреждения могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других учреждений, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном учреждении.

Вследствие этого, по мнению Департамента недвижимости, учреждение вправе заверять копии документов, изданных таким учреждением, а также вправе заверять копии документов, изданных другими учреждениями, но хранящихся в данном учреждении.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. N 28, копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

В случае если в учреждении хранится копия документа, не имеющая юридической силы, при поступлении соответствующего запроса в соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 14 Закона о кадастре выдается копия документа, не заверенная соответствующим образом.

Директор Департамента недвижимости

А.И. Ивакин