Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414 Об использовании самостоятельно разработанной формы авансового отчета в целях налогообложения прибыли

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414

Вопрос: В производственных целях компания ООО разработала собственную форму Авансового отчета для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов компании от подотчетных лиц, которая содержит все обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

Необходимость разработки собственной формы вызвана тем, что унифицированная форма "Авансовый отчет (N АО-1)" не содержит достаточного количества нолей для отражения необходимой для компании информации производственного и управленческого характера, и наоборот, содержит иные поля, которые компания ООО в силу отсутствия определенных видов расчетов с подотчетными лицами, никогда не использует (в компании существует только безналичный вид расчетов с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт).

ООО также отмечает, что разработанная компанией форма Авансового отчета также закреплена в приложениях к Учетным политикам общества (бухгалтерской и налоговой).

Правомерно ли использование компанией самостоятельно разработанной формы Авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях налогообложения прибыли и для целей бухгалтерского учета?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу об использовании самостоятельно разработанной формы авансового отчета для целей налогообложения прибыли организаций и сообщает следующее.

На основании пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные указанным Федеральным законом.

Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" (далее - Постановление Госкомстата N 20) установлен Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

Согласно указанному Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, в соответствии с Федеральным законом N 129-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах" Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Учитывая изложенное, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо предоставлять авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", либо доработанную с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата N 20 о наличии обязательных реквизитов, форму авансового отчета, утвердив её в учетной политике.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин