Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 июля 2011 г. N 03-03-07/25 О документальном подтверждении расходов, связанных с приобретением электронного авиабилета

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 июля 2011 г. N 03-03-07/25

Вопрос: Прошу Вас разъяснить мне порядок предоставления документов в бухгалтерию для оплаты проезда в отпуск и обратно. Я предоставил электронный билет к месту отпуска и обратно, оригиналы посадочных талонов, электронную версию информации о платеже, прилагающуюся к маршрут/квитанции, отпускное удостоверение с отметкой по месту пребывания, написал заявление, на котором руководитель поставил резолюцию об оплате. Но бухгалтерия стала требовать с меня справку из авиакомпании о том, что я летал, или выписку с банковской карты. При этом в нашем городе представительства авиакомпании нет, а если и есть, то с нас берут за справку деньги, которые бухгалтерия возвращать не желает. Оплата проводилась не с банковской карты. Поэтому хочу спросить: какие документы необходимо предоставить в бухгалтерию (минимальный набор, по которому будет произведен возврат денег)?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо от 16 июня 2011 г. N 2011-2028 по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением электронного авиабилета, и сообщает.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Так, на основании пункта 12 Правил для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в пункт 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является, по мнению Департамента, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.