Письмо Федеральной налоговой службы от 12 июля 2011 г. N ЕД-4-3/11246 "О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника"

Федеральная налоговая служба в связи с вашим запросом рассмотрела обращение и сообщает следующее.

В обращении речь идет об учете сумм компенсации находившемуся в служебной командировке работнику учреждения расходов по возмещению затрат на проезд транспортом общего пользования (автобус, трамвай, троллейбус, метро) в черте города в период пребывания его в командировке.

В случае направления в служебную командировку работодатель на основании статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно пункту 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, расходы по проезду командированного включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Возмещение иных транспортных расходов не предусмотрено.

Однако, статьей 168 Трудового кодекса предусмотрена возможность определения в коллективном договоре порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса).

Одним из квалифицирующих признаков командировки, предусмотренных указанной статьей 166 Трудового кодекса, является выполнение работником отдельного (отдельных) служебного поручения (служебных поручений) работодателя.

Таким образом, сотрудники направляются в командировки для выполнения отдельных поручений вне места постоянной работы, в котором они исполняют свои основные трудовые обязанности.

Следовательно, работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом (транспортом общего пользования) и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации).

В силу норм пункта статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются любые экономически обоснованные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса при соблюдении критериев пункта 1 статьи 252 Кодекса.

В том случае, если коллективным договором или другим локальным актом будет закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то, по мнению ФНС России, подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии пункта 1 статьи 252 Кодекса.