Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 15 августа 2011 г. N 03-03-07/28 О документальном подтверждении расходов на приобретение электронного авиабилета для служебной командировки

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 15 августа 2011 г. N 03-03-07/28

Вопрос: Я, профессор кафедры педагогического университета, в мае этого года получил официальное приглашение выступить с докладом на конференции в университете (Испания). В международном отделе нашего вуза мне назвали два электронных адреса, по которым надёжней и дешевле можно заказать авиабилеты.

Я воспользовался услугами фирмы, и с максимальным учётом сроков конференции и соображений экономности оформил цепочку перелётов: Санкт-Петербург - Москва - Мадрид - Гранада - Барселона - Москва - Санкт-Петербург. Когда я вернулся с конференции и прибыл с отчётом в родную организацию, выяснилось, что бухгалтерия не берётся оплачивать мои дорожные расходы (23,743 р.) Дело в том, что в момент оформления электронного заказа у меня имелись только банковская карта для получения зарплаты + банковская карта для получения пенсии, а они не предоставляют опции на оформление заказа по интернету. Как раз в те дни я получал свою кредитную карту, но она ещё не была активирована. А мне известно, что при заказе авиабилетов дорог каждый день: чем ближе к дате полёта, тем меньше остаётся билетов и тем дороже оставшиеся. В связи с этим оплата за мои билеты была проведена с банковской карты моей родной дочери. Повторяю, в бухгалтерии Российского государственного педагогического университета, в котором я работаю, мне сообщили, что имеется письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 г. N 18. Это-то письмо и запрещает вариант оплаты, использованный мною.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел Ваше обращение по вопросу компенсации расходов на приобретение авиабилетов, поступившее из Центрального Банка Российской Федерации, и в части, относящейся к своей компетенции, сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В статье 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в пункт 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Одновременно информируем, что по сообщению Центрального банка Российской Федерации, упомянутое в Вашем письме Письмо Банка России от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденного решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 N 40, не содержит норм, устанавливающих требования к перечню документов, подтверждающих расходы, связанные со служебными командировками, а также к форме оплаты указанных расходов.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин