Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 10 октября 2011 г. N 03-03-06/1/645 О правомерности подтверждения расходов, произведенных на территории иностранного государства, документами, оформленными в электронном виде

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 10 октября 2011 г. N 03-03-06/1/645

Вопрос: ОАО с 1995 года выполняет международные перевозки грузов на воздушных судах.

В связи с осуществлением авиаперевозок грузов по всему миру ОАО взаимодействует с большим количеством организаций, зарегистрированных на территории иностранных государств.

Счета за наземное обслуживание воздушных судов, экипажей и грузов поступают в Авиакомпанию по факсу либо по электронной почте. Договоры на наземное обслуживание воздушных судов (при их наличии) и договоры на авиаперевозку грузов с заказчиками рейсов также согласовываются Авиакомпанией с контрагентами с применением современных средств связи.

В статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено наличие обязательных реквизитов в первичных бухгалтерских документах, таких как наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и личные подписи указанных лиц, а также предусмотрено, что первичные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации.

Абзацем 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что "под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода".

Однако документы от иностранных контрагентов (счета, инвойсы и пр.) не всегда содержат реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ, и самое главное, не поступают в Авиакомпанию в оригинальном виде, а зачастую только по электронной почте или по факсу.

На основании вышеизложенного просим разъяснить: обоснованно ли принимать к бухгалтерскому и налоговому учету первичные финансовые документы от организаций, зарегистрированных в иностранных государств, поступившие по электронной почте или факсу в отсутствие оригиналов и реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о правомерности подтверждения расходов, произведенных на территории иностранного государства, документами, оформленными в электронном виде, и сообщает следующее.

На основании пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях главы 25 Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Как следует из письма, организация осуществляет международные перевозки грузов авиатранспортом, в связи с чем взаимодействует с большим количеством компаний, зарегистрированных на территории иностранных государств. Налогоплательщик несет расходы на оплату наземного обслуживания воздушных судов, экипажей и грузов иностранным организациям.

Учитывая изложенное, расходы, осуществленные на территории иностранных государств, могут быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в данном иностранном государстве.

Если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин