Приложение. Наставление по архивному делу во внутренних войсках МВД РФ

2.1.1. В архивах внутренних войск хранятся законченные делопроизводством документы ГУКВВ МВД России, управлений округов внутренних войск и соединений, воинских частей, учреждений и военно-учебных заведений.

2.1.2. Сроки хранения документов устанавливаются Перечнем документов, образующихся в деятельности внутренних войск, с указанием сроков хранения, утверждаемым Министром внутренних дел Российской Федерации по согласованию с Росархивом Российской Федерации, и исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

2.1.3. В ГУКВВ МВД России дела, книги, журналы, картотеки (далее - дела) по окончании их делопроизводством хранятся один год в секретариате, после чего в установленном порядке сдаются на хранение в Центральный архив.

2.1.4. В управлениях округов внутренних войск, соединений, военно-учебных заведениях документы после окончания делопроизводством и годичного хранения в секретариате (секретно-картографическом отделении), сдаются на хранение в архивы округов внутренних войск, соединений, военно-учебных заведений.

2.1.5. Документы воинских частей (бригад, полков, отдельных батальонов, отдельных войсковых и специальных комендатур) после окончания делопроизводством хранятся в секретных частях, секретных отделениях, делопроизводствах.

2.1.6. Документы воинских частей со сроками хранения свыше 10 лет один раз в пять лет сдаются в архивы вышестоящих органов военного управления.

2.1.7. Передача документов воинских частей из Центрального архива в соответствующий государственный архив осуществляется в порядке, определенном Соглашением о сроках, условиях хранения и использования Архивного фонда Российской Федерации, заключенным между МВД России и Росархивом 7 июня 1994 г.

2.1.8. В воинских частях, архивах округов внутренних войск, соединений и военно-учебных заведений дела, не подлежащие сдаче в Центральный архив, по истечении сроков хранения уничтожаются в порядке, установленном настоящим Наставлением.

2.2.1. Документальный фонд воинской части составляет совокупность логически связанных между собой документов, образовавшихся в деятельности воинской части. По отношению к документальному фонду воинская часть является фондообразователем.

2.2.2. Фондообразователю присуще наличие:

приказа на формирование;

действительного или условного наименования;

права издания приказов:

собственного делопроизводства, гербовой печати.

2.2.3. Фондообразователь возникает при:

формировании новой воинской части независимо от того, что под присвоенным номером, действительным или условным наименованием ранее уже существовала воинская часть;

реорганизации воинской части в соединение или соединения в воинскую часть.

2.2.4. Фондообразователь остается прежним при:

переименовании воинской части или частичном изменении ее действительного или условного наименования;

изменении подчиненности в пределах внутренних войск, места дислокации;

реорганизации отдельной роты в отдельный батальон, отдельного батальона в полк, полка в бригаду и наоборот;

изменении возложенных на воинскую часть задач.

2.2.5. Реорганизация двух и более воинских частей в одну влечет за собой прекращение деятельности одного или нескольких фондообразователей.

При расформировании воинской части с передачей ее задач другой воинской части законченные делопроизводством дела включаются в состав документального фонда расформированной воинской части (при этом Боевое знамя, Грамота к нему и государственные награды расформированной воинской части сдаются в Центральный музей внутренних войск МВД России), а дела, книги, журналы и т.д., переданные для окончания делопроизводством воинской части-преемнице, включаются в состав документального фонда последней.

3.1.1. Основным содержанием работы при подготовке документов к сдаче в архив является их оформление, обеспечение сохранности в целях всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

3.1.2. Подготовка документов к сдаче в архив производится в процессе делопроизводства. По завершении года:

проверяется наличие и правильность учета сформированных за год дел в соответствии с номенклатурой дел;

отбираются документы, дела, подлежащие передаче в архив;

выделяются к уничтожению документы и дела с истекшими сроками хранения.

3.1.3. Подготовка к сдаче в архив документов общего делопроизводства проводится кадровым составом секретных частей, а документов служб - кадровым составом соответствующих структурных подразделений.

3.1.4. Дела, книги, журналы, картотеки должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД России, командующего внутренними войсками, регламентирующих порядок ведения делопроизводства и постановку архивного дела в воинских частях.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и с документами по личному составу(5), подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов, содержащихся в деле, и заверительной надписи дела.

Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут оформляться частично (не проводится пересистематизация документов в деле, внутренняя опись документов не составляется), но с обязательным соблюдением установленных требований по оформлению секретных дел.

3.1.5. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка в твердую обложку из картона (размером 229 на 324) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При этом все металлические предметы (булавки, скрепки и т.п.) из дел удаляются. Дело должно содержать не более 250 листов или его толщина не должна превышать 4 см.

3.1.6. Все листы дела, книги, журнала нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, их реквизитов, виз и резолюций на них, черным графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерации подлежат все листы, независимо от их формата, имеющие текст или пометки.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию (в том случае, когда она соответствует порядковому расположению листов в деле).

3.1.7. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

3.1.8. Все подшитые документы вносятся в опись документов, находящихся в деле, которая подшивается в начале дела. Опись включает в себя номера документов, их краткое содержание и номера соответствующих листов. В ней также указываются сведения об изъятии или включении документов в дело со ссылкой на соответствующий акт.

По окончании дела в конце описи документов, находящихся в деле, указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, количество изъятых или взамен их подшитых листов.

Во внутренней описи делается итоговая запись. Опись документов, находящихся в деле, подписывается лицом, оформившим дело, с указанием должности, воинского звания, фамилии, даты.

3.1.9. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляет

заверительная надпись дела (приложение 1).

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела, в книгах (журналах) - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается заверительную надпись выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Кроме реквизитов, установленных формой заверительной надписи, в случае необходимости в ней указываются:

литерные номера листов и пропущенные номера;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, воинского звания, фамилии, даты.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи. При ее пересоставлении погашенная надпись сохраняется в деле.

3.1.10. На обложках дел постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) указываются:

гриф секретности;

наименование воинской части. На обложках дел с секретными документами указывается действительное наименование воинской части, а ниже в скобках - условное наименование. Если в период формирования дела наименование воинской части изменялось, то указываются все наименования. На несекретных делах воинских частей указывается только условное наименование. Использование сокращений при указании действительных (условных) наименований воинских частей не допускается;

наименование структурного подразделения, документы о деятельности которого собраны в деле (например, секретная часть, финансовая служба и т.д.);

номер дела, присвоенный делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов дела и номер данного тома (например, "дело состоит из трех томов. Том 1"), на последующих - номер очередного тома. На обложке последнего тома, кроме того, делается соответствующая отметка (например, том 3, последний);

краткий заголовок дела (книги, журнала), раскрывающий содержащие подшитых в дело документов. В заголовках дел с приказами (протоколами и т.д.) указываются, кроме того, крайние номера подшитых документов (например, "Приказы командира полка с N 1 по N 35"). Дела, состоящие из нескольких томов, имеют единый заголовок.

Число, месяц, год начала и окончания дела. При этом в дате начала и окончания дела месяц пишется прописью. Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа. Для книг учета личного состава датой начала книги считается дата самой ранней записи, а датой окончания - дата самой поздней записи. На обложках дел с планами, отчетами, личными карточками работников воинских частей, карточками лицевых счетов на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы работникам воинских частей, свидетельствами о болезни (историями болезни) разрешается указывать только годы.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за - годы", а при необходимости после заголовка указывается также наименование этих документов;

количество листов в деле, проставленное на основании заверительной надписи дела;

запись о сроке хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел). При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа (приложение 2), левая часть которого заполняется в архиве округа внутренних войск, соединения или военно-учебного заведения, а правая - в Центральном архиве. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при этом верхний срез штампа должен быть обращен к середине обложки.

3.1.11. При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, светостойкими чернилами или тушью. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типогафским способом, то надписи на нем разрешается печатать на пишущей машинке. Титульный лист должен наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа так, чтобы под ним не образовалось воздушных пустот. Использование силикатного канцелярского клея при этом запрещается.

3.1.12. В случае изъятия какого-либо документа из дела вместо него подшивается справка-заместитель на изъятый документ.

Подшитая в дело справка-заместитель на изъятый документ считается за такое же количество листов, какое оно замещает. В этом случае нумерация листов в деле и исправление общего количества листов не производится.

3.1.13. Личные карточки на уволенных (умерших) работников воинской части систематизируются по алфавиту фамилий, имен, отчеств и подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек. На каждое дело составляется внутренняя опись с указанием фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) и номеров листов карточек. Карточки лиц, изменивших в период работы фамилию, вносятся в опись по их прежней и новой фамилиям. В заголовке дела, помимо сведений, указанных в п. 3.1.10. настоящего Наставления, дополнительно указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. При наличии в воинской части небольшого количества карточек разрешается подшивать их в одно дело за несколько лет.

3.1.14. Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания военнослужащим формируются в дела отдельно от карточек заработной платы работников воинской части. При подготовке карточек к сдаче в архив они систематизируются раздельно по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек. Внутренняя опись, заголовок дела оформляются в порядке, указанном в п.п. 3.1.8. и 3.1.11 настоящего Наставления.

3.1.15. Карточки заработной платы работников воинской части подшиваются в дела, оформление которых производится в порядке, указанном в п. 3.1.14. Наставления. При небольшом количестве карточек заработной платы работников воинской части они могут подшиваться в одно дело с карточками лицевых счетов на выплату денежного содержания военнослужащим.

3.1.16. Многотиражные газеты, издаваемые в части, систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам) и переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см. Таким же порядком оформляются дела с печатными изданиями (брошюрами, листовками, плакатами и т. д.).

3.1.17. Истории болезней (свидетельства о болезни) подшиваются в дела в алфавитном порядке. На каждое дело составляется внутренняя опись, в которой указываются фамилии, имена и отчества больных, номера листов относящихся к ним документов. Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела года их окончания.

3.1.18. Личные дела высших офицеров, погибших (умерших), военнослужащих, осужденных судом военного трибунала, оформляются в соответствии с правилами их ведения.

При этом в личное дело военнослужащего подшивается выписка из приказа об исключении из списков воинской части, а в личное дело военнослужащего, осужденного судом военного трибунала, кроме того, - копия приговора суда.

В конце личного дела на вшитом чистом листе делается заверительная надпись, в которой, помимо сведений, указанных в п. 3.1.9. Наставления, указываются количество фотокарточек, данные о наличии жетона с личным номером. Запись подписывается лицом, ответственным за ведение личных дел. Например, "В личное дело подшито и пронумеровано 148 (сто сорок восемь) листов. В личном деле три фотокарточки и жетон с личным номером Е-001020. Ответственный исполнитель отдела кадров МО ВВ МВД России старший прапорщик В.А.Гусев. 20.07.93 г."

3.1.19. Архивное дело - исторический формуляр воинских частей, при подготовке к сдаче в архив, оформляется с учетом следующих особенностей:

перед форзацем вкладывается лист, на котором повторяются записи, предусмотренные для оформления обложки дела;

во все разделы исторического формуляра записываются сведения на день расформирования воинской части со ссылкой на нормативный правовой акт, послуживший основанием для ее расформирования;

документы в каждом разделе нумеруются самостоятельной нумерацией и вносятся во внутреннюю опись. Чистые листы бланков и внутренняя опись не нумеруются. Опись помещается в начале дела;

в конце дела составляется заверительная надпись, в которой указывается итоговое количество документов во всех разделах.

Внутренняя опись и заверительная надпись исторического формуляра подписываются начальником штаба воинской части, а в отдельных воинских частях, где нет начальника штаба, - командиром (начальником) воинской части.

3.1.20. На подготовленные к сдаче в архив дела составляется историческая справка (приложение 3).

В исторической справке указывается:

в заголовке - все действительные и условные наименования воинской части в период, за который сдаются в архив документы;

в графе 1 - дата приказа МВД России или командующего внутренними войсками сформировании (переформировании, реорганизации) и других изменениях в структуре, виде деятельности воинской части.

в графе 2 - номера приказов о происшедших структурных изменениях, изменениях в виде деятельности; какие воинские части или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировались, переформировывались, переименовывались; расформирование или переформирование двух или более воинских частей в одну, куда переданы Боевое знамя воинской части, государственные награды, личный состав и материальная часть; подчиненность воинской части; места дислокации воинских частей, подразделений(6), воинское звание, фамилия, имя и отчество командира воинской части; участие воинской части в значительных общественных мероприятиях;

в графе 3 - наименования, адреса архивов, в которые сдавались документы за прошлые годы; факты утраты документов в воинской части;

в графе 4 - при какой воинской части и в какой период личный состав получал денежное довольствие (в случае отсутствия своей финансовой службы); учреждения, осуществляющие медицинское обеспечение личного состава воинской части (с указанием точных почтовых адресов лечебных учреждений).

Историческая справка печатается в 3-х экземплярах, подписывается командиром воинской части, начальником штаба, заверяется гербовой печатью с действительным наименованием воинской части. В военно-учебных заведениях исторические справки подписываются начальником училища и начальником учебного отдела, а в отдельных воинских частях, где нет начальников штабов - командирами (начальниками) воинских частей.

3.2.1. На дела, отобранные экспертной комиссией воинской части в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего Наставления для хранения, в архивах составляются описи дел.

В зависимости от сроков хранения документов составляются самостоятельные описи дел:

на дела постоянного хранения;

на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

на дела временного (до 10 лет) хранения в ГУКВВ МВД России, управлениях округов, соединений;

на личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту.

В Центральном архиве на документы по личному составу, отобранные для постоянного хранения, составляется отдельная опись.

В бригадах, полках, отдельных батальонах, учреждениях, военно-учебных заведениях на дела временных (до 10 лет) сроков хранения описи не составляются, для них учетно-справочным документом являются номенклатура дел и журнал учета журналов и законченных производством дел.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и дела с несекретными документами включаются в одну опись в зависимости от их сроков хранения.

Описям дел присваивается гриф секретности, соответствующий грифу секретности документов, содержащихся в делах.

3.2.2. Описи печатаются на белой бумаге плотностью 65 - 80 грамм на кв. см формата А-4 (210х297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 25 мм для подшивки. Текст печатается на пишущей машинке без помарок, исправлений, с использованием и оборотной стороны листов.

3.2.3. В воинских частях (бригадах, полках, отдельных батальонах, отдельных войсковых и специальных комендатурах) описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения печатаются в 4 экземплярах; в управлениях округов, соединений (дивизий и отдельных бригад), воинских частях, учреждениях, непосредственно подчиненных командующему внутренними войсками, военно-учебных заведениях - в 3 экземплярах. На дела с временными сроками хранения (до 10 лет) описи печатаются в 2 экземплярах.

3.2.4. В опись вносятся дела только одной воинской части (одного фондообразователя).

Опись дел состоит из:

заглавного (титульного) листа (приложение 4);

оглавления описи (приложение 5);

списка сокращенных слов (приложение 6);

описательных статей (приложения 7, 8, 9);

листа-заверителя (приложение 10).

3.2.5. На заглавном (титульном) листе (приложение 4) указываются:

действительное и условное (без сокращений) наименования воинской части, которая вела дела и закончила их делопроизводством.

В случае переименования воинской части указываются все ее действительные и условные наименования, даты их присвоения (изменения);

номер описи дел;

название описи дел;

крайние даты дел, внесенных в опись (если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые имеются документы).

Заглавный (титульный) лист составляется в воинской части при подготовке дел к первой сдаче в архив. Все последующие изменения и дополнения вносятся в Центральном архиве.

3.2.6. В оглавлении описи дел (приложение 5) записываются в хронологическом порядке годовые разделы, структурные подразделения и номера листов описи, на которых расположены записи о них. Дополнения в оглавление вносятся после каждого приема документов в Центральном архиве.

3.2.7. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов (приложение 6). Список сокращенных слов составляется при подготовке дел к сдаче в архив, а в последующем, в случае появления новых сокращений, в список сокращенных слов вносятся соответствующие изменения и дополнения.

3.2.8. Описательная статья описи дел (приложения 7 - 8) представляет собой совокупность сведений о деле, включающую следующие элементы;

порядковый номер дела (с 1 до 9999 включительно);

индекс дела (делопроизводственный, инвентарный учетные номера дела);

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения (для дел временного хранения);

примечание.

3.2.9. Описательные статьи описи на личные дела военнослужащих (приложение 9) содержат следующие элементы:

порядковый номер дела;

учетный номер личного дела;

фамилия, имя, отчество лица, личное дело которого сдается в архив;

количество листов в деле;

примечание.

3.2.10. Заголовки дел в опись дел вносятся по структурным подразделениям, их нумерация производится в валовом порядке. В случае, если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. При этом в описи дел пишется наименование только первого тома, а наименования остальных томов, размещенных на этой же странице, обозначаются словами "То же". На каждом новом листе описи дел заголовок дела указывается полностью.

Незаконченные производством (переходящие) дела вносятся в раздел описи дел по году их заведения и во все последующие разделы описи без указания порядкового номера. В этом случае в графе, "Примечание" делается отметка: "См. д. N __". Порядковые номера по описи делам присваиваются при включении их в опись по окончании делопроизводством. Присвоенные номера дел проставляются в годовых разделах описей, где имеются записи о таких делах.

При достижении в графе 1 описи дел нумерации дел до цифры 9999 составляется новая опись, имеющая тот же порядковый номер.

3.2.11. Внесенные в опись дел заголовки, даты дел, количество листов, сроки хранения должны соответствовать записям на обложках дел.

Графа "Примечание" используется для отметок о выбытии дела (тома), особенностях физического состояния дел и документов и т. п.

Между наименованиями (заголовками) дел в описи оставляется свободное место (межстрочный интервал) не менее 10 мм.

3.2.12. В конце раздела описи дел ниже последней описательной статьи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются общее количество и крайние номера включенных дел, а также особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера).

3.2.13. Лист-заверитель описи дел (приложение 10) составляется один раз при ее окончании и является ее последним листом. Лист-заверитель содержит заверительную надпись, в которой указывается общее количество листов описательных статей и справочного аппарата, особенности (ошибки), допущенные в нумерации.

3.2.14. Описи дел, подписанные составителем, рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктом 5.1.15. настоящего наставления экспертными комиссиями воинских частей.

3.2.15. Описи дел утверждаются командиром воинской части и заверяются гербовой печатью с действительным наименованием воинской части.

5.1.1. Экспертиза научной и практической ценности документов - это всестороннее их изучение для определения (оценки) исторического, научного, социального, экономического, политического и культурного значения. Результаты экспертизы являются основанием для отбора документов на хранение или уничтожение.

5.1.2. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и выражается в раздельном формировании дел из документов постоянного, длительного и временного хранения, а также своевременной передаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив и уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

5.1.3. Экспертиза ценности документов производится как самостоятельный вид работы, так и в процессе научно-технической обработки фондов или ходе проверки наличия документов и их состояния.

5.1.4. Для экспертизы ценности документов, отбора их для хранения в воинских частях (бригадах, полках, отдельных батальонах, отдельных войсковых и специальных комендатурах), учреждениях и военно-учебных заведениях внутренних войск образуются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания практической помощи подчиненным воинским частям в проведении экспертизы ценности документов в ГУКВВ МВД России, управлениях округов внутренних войск, соединений образуются постоянно действующие экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

5.1.5. ЭПК (ЭК) образуется приказом командира воинской части из числа наиболее компетентных специалистов основных структурных подразделений (служб). В состав ЭПК (ЭК) включаются начальники архива, секретного отделения (части) и представитель органов Государственной архивной службы России (по согласованию). Председателем ЭПК (ЭК) назначается один из заместителей начальника штаба.

Контроль за деятельностью ЭПК (ЭК) возлагается на начальника соответствующего штаба.

ЭПК (ЭК) действует на основании Положения, утверждаемого соответствующим командующим (командиром, начальником).

Основными функциями ЭПК управления округа внутренних войск (соединения) являются:

рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в Центральный архив, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России предложений об установлении или изменении сроков хранения документов;

методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК воинских частей;

осуществление контроля за полнотой внесенных в описи дел, рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в архив, обеспечение установленного порядка уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

5.1.6. К проведению экспертизы ценности документов привлекается кадровый состав архивов, делопроизводственных служб.

На основании Перечня документов, образующихся в деятельности внутренних войск с указанием сроков хранения, отобранные на хранение и выделенные к уничтожению дела представляются ЭПК (ЭК) воинской части для определения ценности документов. ЭПК (ЭК) рассматривает представленные материалы, заслушивает при необходимости экспертов, консультантов и выносит соответствующее решение. Решение ЭПК (ЭК) оформляется в виде протокола его заседания (приложение 17).

5.1.7. Экспертиза ценности документов производится путем полистного просмотра и тщательного ознакомления с содержанием и назначением подшитых в дело документов. Не допускается установление ценности документов и определение сроков их хранения по наименованиям (заголовкам) дел (документов).

5.1.8. При оценке документов учитывается:

на постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники документов, содержание которых наиболее полно характеризует служебную деятельность воинской части;

приказы, указания, директивы и другие документы, отражающие сформирование, преобразования, деятельность и расформирование данной воинской части, отбираются на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;

копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, отбираются для постоянного (временного) хранения только в случае отсутствия их подлинников;

документы, связанные с вхождением воинских частей внутренних войск в состав действующей армии за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и за время выполнения правительственных боевых заданий на территории СССР и других государств, подлежат постоянному хранению;

документы, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, подлежат постоянному (временному) хранению (например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, постоянному хранению подлежат полугодовые (квартальные) отчеты, а в случае отсутствия и таковых - месячные отчеты);

в случае отсутствия в фонде воинской части основных документов по учету личного состава, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами, постоянному (временному) хранению подлежит вспомогательная документация по учету личного состава.

5.1.9. Уничтожению не подлежат документы с истекшими сроками хранения в случае:

наличия на них резолюции и пометок, имеющих историческую, научную, практическую или иную ценность;

использования данных документов в научных целях или в исторических трудах (исследованиях) при наличии соответствующей отметки в листе использования документов.

5.1.10. Срок хранения дела определяется по максимальному сроку хранения документов, подшитых в дело.

Дело может быть выделено к уничтожению только при том условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются и формируются в новое дело.

5.1.11. О выделении документов из дел делаются соответствующие отметки в графе "Примечание" журнала учета журналов, картотек и законченных производством дел (например: "Из дела, инвентарный N 25, изъяты документы постоянного хранения на 42 листах (листы NN 8 - 49) и подшиты в дело N 59. Основание: Протокол экспертной комиссии воинской части 3333 N 1 от 17 мая 1994 г. Начальник секретной части В.И.Петров").

Новое дело берется на учет по этому журналу за очередным порядковым инвентарным номером. Делопроизводственный номер на деле в данном случае не проставляется.

5.2.1. Во внутренних войсках устанавливаются определенные правила уничтожения архивных документов:

архивные документы могут быть уничтожены только после истечения их сроков хранения и проведения экспертизы их ценности;

документы с временными (до 10 лет) сроками хранения уничтожаются после утверждения сдаточных описей на дела постоянного, длительного хранения и письменного разрешения ЭПК вышестоящего органа военного управления;

дела, книги, журналы, картотеки со сроками хранения до 1 года и приходно-расходные документы, при условии завершения ревизии, могут быть уничтожены на основании решения ЭПК (ЭК) воинских частей;

при расформировании, слиянии фондообразователя дела с истекшими сроками хранения уничтожаются с соблюдением вышеуказанных правил и после обязательной проверки их кадровым составом архива;

документы временных сроков хранения, находящиеся в Центральном архиве, уничтожаются с разрешения ЭПК ГУКВВ МВД России и согласия Российского государственного военного архива.

5.2.2. На дела, отобранные в ходе экспертизы к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению (приложение 18).

В акте о выделении к уничтожению дел указывается условное наименование воинской части.

В случае включения в акт о выделении к уничтожению дел, из которых изъяты документы, в нем указываются номера, наименования изъятых документов и места их нахождения.

5.2.3. Акт о выделении к уничтожению дел подписывается членами ЭПК (ЭК) и утверждается командиром воинской части. Второй экземпляр акта высылается на рассмотрение ЭПК (ЭК) вышестоящего органа военного управления.

Поступившие из воинской части акты о выделении к уничтожению дел изучаются начальником архива (при необходимости с выездом в воинскую часть). Заключение о результатах проверки докладывается на заседании ЭПК управления округа внутренних войск (соединения).

Выписка из протокола ЭПК начальником штаба округа внутренних войск (соединения) направляется в воинскую часть.

5.2.4. В Центральном архиве акт на отобранные к уничтожению документы подписывается лицами, производившими отбор документов. Акт утверждается начальником Центрального архива и представляется на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России.

5.2.5. Документы, отобранные к уничтожению, уничтожаются в установленном порядке в случае получения положительного заключения соответствующей ЭПК (ЭК).

5.2.6. Уничтожение дел, включенных в акт о выделении к уничтожению дел, производится в присутствии членов ЭПК (ЭК) воинской части путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях или иным путем, исключающим утрату документов или утечку содержащихся в них сведений. Дела с документами, имеющими гриф "особой важности", уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части в отопительных или специальных пожоговых печах с соблюдением установленных правил.

Дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.

Запрещается использовать листы из дел, подлежащих уничтожению, в качестве черновиков, для прокладок конвертов, хозяйственных и иных нужд.

5.2.7. Доставка документов и дел к месту их уничтожения за пределы воинской части производится в крытых автомашинах, в опечатанной таре, в сопровождении вооруженной охраны.

Оставлять документы без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.

После окончания переработки (сжигания) документов все присутствовавшие члены ЭК (ЭПК) воинской части подписывают акт об уничтожении дел (приложение 18).

5.2.8. По окончании уничтожения дел в описях дел и книгах учета на основании актов о выделении к уничтожению дел производится отметка об их уничтожении, а в архивах соответствующие отметки делаются, кроме того, в листах фондов и книгах учета поступивших и выбывших дел.

5.2.9. Акты на уничтоженные дела, выписки из протоколов экспертных комиссий подшиваются:

в воинских частях - в специальное дело с актами на уничтоженные дела;

в архивах - в дела фондов.

5.2.10. Внесение каких-либо исправлений (вычеркивания, дописки) в акты на уничтожение документов не разрешается. В исключительных случаях (например, ошибки грамматические, арифметические) исправления оговариваются и заверяются подписями членов комиссии.

7.1.1. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов в архивах включает в себя:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их топографирование;

соблюдение установленного порядка выдачи дел из архива;

учет документов, проверка их наличия и состояния;

определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

физико-химическое обеспечение сохранности документов.

7.1.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещений, отвечающих установленным требованиям, и проведением их планово-предупредительного ремонта;

оборудованием помещения архива средствами противопожарной защиты, тушения пожаров и охранно-пожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т. д.)

созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

7.1.3. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание, помещение, оборудованное для хранения документов. Архивохранилище отделяется от других частей здания противопожарными стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов.

Хранилища должны быть удалены от:

промышленных предприятий, выделяющих пыль и агрессивные газы (хлор, сернистый газ, окислы азота и иные), на расстояния, не менее установленных санитарными нормами;

объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении - в соответствии с требованиями строительных норм и правил;

лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

7.1.4. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление для архива следующих помещений;

архивохранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочих комнат для кадрового состава архива.

Рабочие комнаты и помещения для исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений архивохранилищ.

7.1.5. Помещения архивохранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищены от затопления и иметь запасный выход. В них не допускается проводка газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Трубы немагистрального характера изолируются специальными защитными приспособлениями, исключающими проникновение выбросов из них в архивохранилище.

7.1.6. Двери архивохранилища обиваются металлическим листом и оборудуются прочными запорами. На окна, расположение которых не исключают доступ в хранилище извне, устанавливаются откидные металлические решетки (ставни) с замками.

7.1.7. Пригодность помещения для хранения архивных документов определяется комиссией, которая назначается командиром воинской части.

7.2.1. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны быть размещены в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

7.2.2. В целях обеспечения пожарной безопасности архивохранилища оборудуются охранно-пожарной сигнализацией, первичными средствами тушения пожаров, противопожарным водоснабжением, деревянные стеллажи обрабатываются огнезащитными составами.

Основными огнетушащими средствами для архивохранилищ являются углекислотные или порошковые огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного огнетушителя на каждые 50 кв. м площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. В необходимых случаях архивохранилища оборудуются системами автоматического газового пожаротушения.

7.2.3. Пожарные краны устанавливаются вне архивохранилища. Каждый пожарный кран должен быть укомплектован пожарным рукавом и пожарным стволом, длина которых позволяла бы их использовать в любом месте архивохранилища.

7.2.4. В архиве (а в Центральном архиве - и в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара или другого стихийного бедствия.

7.2.5. В архивах, где численность кадрового состава позволяет, создаются внештатные пожарные расчеты. В Центральном архиве в состав внештатного пожарного расчета включается весь кадровый состав архива, с которым периодически, но не реже одного раза в полугодие, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

7.2.6. В архивохранилищах запрещается:

отделка стен, потолков сгораемыми материалами;

курение;

применение электронагревательных приборов;

хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

7.2.7. В архивохранилищах допускается воздушное или водяное отопление низкого давления. Установка в архивохранилищах любых отопительных печей запрещается.

7.3.1. В помещениях архивохранилищ прокладывается скрытая электропроводка (допускается электропроводка в газовых трубах), применяется полугерметическая осветительная арматура, используются светильники, электрощиты и распределительные устройства закрытого типа.

Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распредилительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются вне архивохранилищ. Все электрооборудование обеспечивается заземлением.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным урьтрафиолетовым участком спектра. Светильники ставятся на удалении от коробок с документами не менее, чем на 50 см. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники оборудуются защитными стеклянными колпаками и сетками.

7.3.2. При наличии в архивохранилище естественного освещения не допускается попадание на документы прямых солнечных лучей.

7.3.3. Защита документов от разрушающего действия света обеспечивается:

хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

применением на окнах светорассеивающих стекол, штор и жалюзи.

7.3.4. Мероприятия, указанные в п. 7.3.3. настоящего Наставления по защите архивных документов от разрушающего действия естественного света должны предусматриваться во всех помещениях, где проводится работа с документами.

7.4.1. Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в архивохранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим: +14С до +20С, влажность воздуха - от 50% до 65%.

В целях обеспечения установленного в абзаце первом настоящей статьи температурно-влажностного режима помещения архивохранилищ, в случае необходимости, оборудуются дополнительными источниками увлажнения воздуха или дополнительными приборами для просушивания помещений.

7.4.2. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Проверка измерительных приборов проводится не реже одного раза в квартал с обязательной их регулировкой, а при необходимости - заменой неисправных приборов.

В архивохранилищах температура и влажность воздуха измеряется не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 24). В них также отражаются и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

7.5.1. Помещения архива (архивохранилища) должны содержаться в чистоте, исключающей накопление пыли, а также возможность появления насекомых или грызунов.

7.5.2. Защита документов (дел) от пыли достигается:

обеспечением максимально возможной герметичности помещений архивохранилищ;

оборудованием вентиляционной системы фильтрами, очищающими воздух от пыли;

периодическим проведением обеспыливания коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ;

протиранием не реже одного раза в месяц полов, плинтусов, подоконников, стеллажей, коробок растворами разрешенных к применению в архивохранилищах препаратов;

слежением за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

окрашиванием нижней части стены архивохранилища (на 2/3 высоты) масляной краской, а верхней - клеевой.

7.5.3. При обнаружении в архивохранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к организации и проведению дезинсекционных и дератизационных мероприятий.

Для обработки архивохранилищ используются только препараты, разрешенные к применению и обеспечивающие физико-химическую сохранность документов.

7.5.4. При обнаружении в архивохранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, осуществляется дезинфекция пораженных дел (документов) и помещений архивохранилища. Пораженные плесенью дела и документы изолируются при этом от других дел и документов.

Стеллажи, на которых находились пораженные плесенью документы, и прилегающие к этим стеллажам стены протираются растворами препаратов, разрешенных к применению, а затем просушиваются.

7.5.5. На выявленные документы с физическими дефектами основы или текста (утрата частей документа, разрывы и др.) по каждому фонду составляется акт, в котором указываются виды специальной обработки, которой должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, копирование, фотореставрация и другие) и порядок осуществления необходимых мер. После проведения обработки документа и устранения выявленных физических дефектов акт с соответствующими отметками подшивается в дело фонда.

7.5.6. Радиоактивное заражение архивных документов, уровень заражения до и после дезактивации устанавливается и контролируется специальными службами при участии начальника архива.

Архивные документы, зараженные радиоактивными веществами, подлежат дезактивации методом обеспыливания, с применением пылесосов, оснащенных набором сменных пылесборников (матерчатых или бумажных).

Дела (документы), подвергнутые дезактивации, запаиваются в полиэтиленовую пленку и хранятся затем определенное время в режиме консервации в специально выделенных помещениях хранилищ.

7.6.1. Архивохранилища оборудуются как правило стационарными металлическими стеллажами.

Для хранения учетных документов, особой важности и совершенно секретных дел используются металлические шкафы и сейфы. При большом объеме таких документов для их хранения выделяются отдельные изолированные помещения (архивохранилища), в которых они могут храниться на открытых стеллажах.

7.6.2. В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилищах без окон стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещений.

Стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих норм их размещения:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - не менее 120 см;

ширина проходов между стеллажами - не менее 75 см;

расстояние между стеной и стеллажами - не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа - не менее 45 см;

удаление от источника тепла - не менее 60 см;

расстояние между полками по высоте - не менее 40 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 20 см.

7.6.3. Размещение в архивохранилищах дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:

создания оптимальных условий для хранения документов;

ежегодного движения дел (прием и передача дел);

оперативного использования документов.

Все поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в картонных коробках (180х350х245 мм) в горизонтальном положении в один или два ряда. В отдельных случаях (при наличии нестандартных дел) допускается вертикальное хранение дел.

7.6.4. Размещение коробок на полках стеллажей и плотность их заполнения делами должны обеспечивать свободное, без усилий перемещение коробок, выемку и вложение дел.

Между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки оставляется зазор не менее 3 см для обеспечения циркуляции воздуха.

7.6.5. К коробкам приклеиваются ярлыки (приложение 25), в которых указываются: номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, вложенных в данную коробку. Коробки нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках и других местах, не предназначенных для этих целей.

7.6.6. При возникновении стихийных бедствий (наводнения, землетрясения, и т. д.), пожара принимаются меры по спасению и охране документов.

Для определения физического состояния документов и проверки их наличия приказом командира воинской части назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, составляемым в произвольной форме.

7.6.7. Случаи утраты, порчи, гибели документов рассматриваются как происшествия, о чем немедленно докладывается в установленном порядке.

7.7.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. Помещения нумеруются буквенными индексами, а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху-вниз и слева-направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

7.7.2. В целях закрепления места хранения дел (документов) и наиболее быстрого их нахождения в архиве составляются постеллажные топографические указатели (приложение 26) и пофондовые топографические указатели (приложение 27).

7.7.3. Постеллажные топографические указатели (приложение 26) составляются на каждый сталлаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения архива. Пофондовый топографический указатель (приложение 27) составляется на архив (архивохранилище).

7.7.4. В случае изменения места размещения дел и документов в топографические указатели вносятся соответствующие изменения и дополнения.

7.8.1. При транспортировке и перемещении дел и документов должно быть обеспечено соблюдение мер, обеспечивающих их сохранность.

За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде. При транспортировке документы помещают в портфели, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики или другую тару.

7.9.1. Архивохранилища являются режимными помещениями. Допуск в архивохранилище осуществляется в установленном порядке.

7.9.2. Порядок допуска в архивохранилище устанавливается:

в управлении округа, соединения - начальником соответствующего штаба;

в военно-учебном заведении - начальником военно-учебного заведения;

в Центральном архиве - начальником Центрального архива.

7.10.1. В целях установления фактического наличия дел (документов) и их физического состояния не реже одного раза в пять лет проводится проверка архивных фондов воинских частей.

Проверка наличия и состояния дел (документов) осуществляется также:

перед передачей их на постоянное хранение в государственные архивы;

после перемещения дел (документов) в другое помещение;

после происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел (документов) или доступа в хранилища посторонних лиц;

при смене командующего (командира), начальника штаба округа, соединения, начальника военно-учебного заведения, начальника архива (архивохранилища);

7.10.2. Проверка наличия и состояния дел проводится комиссией, назначенной приказом командира воинской части.

7.10.3. Проверка наличия и состояния дел (документов) проводится путем сверки описательных статей описи с заголовками и другими записями, имеющимися на обложке дела.

Физическое состояние дел (документов) определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 28), затем в акте проверки (приложение 29).

Делать в процессе проверки наличия и состояния дел (документов) какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

7.10.4. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива (в структурных подразделениях воинской части), проверяются на общих основаниях. Дела, выданные в установленном порядке во временное пользование по описям и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.

7.10.5. Акт о результатах проверки наличия и состояния дел (документов) утверждается командиром воинской части. К акту о результатах проверки прилагаются акты проверки (приложение 29) по каждому фонду отдельно.

На основании актов проверки наличия и состояния дел в учетные документы вносятся необходимые изменения.

7.10.6. Обнаруженные неучтенные дала после проверки вносятся в соответствующую опись.

7.10.7. В случае обнаружения недостачи дел организуется их розыск. Данные о разыскиваемых делах вносятся в книгу учета недостающих дел (приложение 30).

7.10.8. Найденные в результате розыска дела (документы) подкладываются на места, а в книге учета недостающих дел делается запись: "Найдено и подложено в фонд".

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В книге учета недостающих дел указываются даты, номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

7.10.9. По фактам недостачи или неисправимом повреждении дел проводится административное расследование. На такие дела составляются соответствующие акты (приложения 31, 32), которые вместе с заключением административного расследования представляются на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России.

Разрешение на их списание с учета дает начальник штаба внутренних войск на основании заключения ЭПКИ ГУКВВ МВД России.

7.10.10. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения в учетные документы архива всех необходимых изменений и дополнений.

8.1.1. Архивные документы внутренних войск используются в научных, политических, служебных, воспитательных, историко-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Основными формами использования документов архивов внутренних войск являются: информирование командования воинских частей и исполнение их запросов; просветительско-пропагандистская работа; исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для исследования.

8.1.2. Командиры воинских частей, а также граждане, использующие документы внутренних войск, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

8.1.3. Разрешение на работу с документами, хранящимися в Центральном архиве, архивах округа, соединения, военно-учебного заведения, дают соответственно начальник Центрального архива, командующий войсками округа, командир соединения, начальник военно-учебного заведения внутренних войск.

8.1.4. Архивы информируют командование воинских частей, заинтересованные учреждения о составе и содержании документальных фондов. Информирование осуществляется путем периодического составления информационных писем, справок-ориентировок, тематических обзоров и т. п.

8.1.5. Ознакомление общественности с материалами архивов осуществляется путем опубликования их в средствах массовой информации, организации выставок документов, посвященных истории и деятельности внутренних войск.

Тематика, содержание статей, передач, выставок разрабатывается ЭК (ЭПК) и утверждается руководителем соответствующего органа военного управления.

8.1.6. Документальные материалы архива выдаются:

для служебных целей;

для научно-исследовательской работы;

Во временное пользование вне архива материалы выдаются в установленном порядке структурным подразделениям (службам) ГУКВВ МВД России, управлений округов, соединений, воинским частям, учреждениям внутренних войск.

8.1.7. Дела, выданные исследователям, исполнителям, должны быть возвращены в хранилище в течение рабочего дня.

8.1.8. Во временное пользование дела выдаются только по письменным запросам и на срок, не превышающий 3-х месяцев(9).

8.1.9. Разрешение на выдачу дел во временное пользование дает в округе, соединении - соответствующий начальник штаба, в военно-учебном заведении - начальник учебного отдела.

В структурные подразделения ГУКВВ МВД России дела выдаются на основании письма, подписанного начальником соответствующего управления, самостоятельного отдела и начальником секретариата ГУКВВ МВД России.

8.1.10. Пользователи архивных документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение установленных настоящим Наставлением правил использования архивных документов.

Начальник архива или назначенные им должностные лица имеют право контролировать состояние выданных дел, порядок их хранения пользователями.

8.1.11. Выдача из архива дел для использования оформляется следующими документами:

требованиями на выдачу дел (приложение 33);

актами о выдаче дел во временное пользование вне пределов архива (приложение 34);

заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т. д.

Выдаваемые дела регистрируются в книге выдачи дел из хранилища (приложение 35).

Начальник архива (архивохранилища) контролирует своевременность возвращения дел. В случае задержки возврата незамедлительно начальник архива (архивохранилища) принимает меры для возврата дел и докладывает своему непосредственному начальнику.

8.1.12. Акт о выдаче дел во временное пользование (приложение 34) составляется в 2-х экземплярах (один остается в архиве, другой - выдается получателю).

Акт подписывается начальником архива, начальником архивохранилища (или лицом, отвечающим за хранение дел) и представителем получателя.

После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации получателя, другой - хранится в деле фонда в архиве, выдавшем дела.

8.1.13. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ оформляется в архиве в 2-х экземплярах по форме, аналогичной акту о выдаче дел во временное пользование.

8.1.14. Перед выдачей дел работником архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов.

8.1.15. Каждое выдаваемое из архивохранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования документов (приложение 36).

8.1.16. При выдаче дел на место выдаваемого дела в архивохранилище помещается отдельный для каждого дела лист-заместитель (приложение 37).

8.1.17. Запрещается передача дел, отдельных документов в постоянное пользование учреждениям, организациям. В исключительных случаях по мотивированному требованию суда, прокуратуры, следственного органа из фондов Центрального архива, округа внутренних войск, соединения, воинской части могут быть изъяты отдельные документы и переданы указанным органам. О произведенном изъятии составляется акт, а в дело на место выданного документа помещается его копия. На ней, а также во внутренней описи и в заверительной надписи дела делается отметка о дате, основании изъятия документа и месте его хранения. Акт подшивается в дело фонда.

8.1.18. Находящиеся в документальных фондах паспорта, военные билеты, орденские книжки и другие личные документы могут выдаваться по требованию их владельца или его наследников в установленном порядке.

8.1.19. Дела, возвращаемые после использования, при наличии возможности проверяются в присутствии лица, возвращающего эти документы.

При обнаружении недостачи, повреждений дел или документов в них установленным порядком проводится административное расследование и составляется в произвольной форме акт в 2-х экземплярах, один из которых предъявляется руководителю органа, использовавшего документы, второй - подшивается в дело фонда.

8.2.1. Допуск исследователей к работе с архивными документами производится на основании письменных отношений (предписаний) воинских частей, учреждений и организаций, цель исследования, виды документов, которые подлежат исследованию, их хронологические рамки и желательный срок работы в архиве.

К отношениям (предписаниям) прилагаются утвержденные краткие планы-проспекты научно-исследовательских работ (диссертаций, дипломных работ, монографий, публикаций).

8.2.2. Исследователь, прибывший для работы с документами, обязан иметь кроме отношения (предписания) на работу с архивными документами, удостоверение личности (паспорт) и при необходимости справку по соответствующей форме о том, что он допущен к работе с секретными документами.

На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются отношение (предписание), анкета (приложение 38), требования на выдачу дел (приложение 33), заказы на копирование документов и т. п.

8.2.3. Работа исследователей с документами производится в отдельном, специально оборудованном, помещении (читальном зале).

Архивные документы выдаются по требованиям (приложение 33), составленным лично исследователями. Требования составляются на основании описей дел. Исследователям выдаются описи только тех фондов, к документам которых они допущены. В требования включаются дела, содержащие документы воинских частей, указанных в предписании. В требование включаются дела одного фонда.

8.2.4. Документы личного происхождения используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в архив, или его законных наследников.

8.2.5. Запрещается выдавать исследователям документы, содержащие сведения, затрагивающие охраняемые законом права граждан на личную и семейную тайну.

8.2.6. Одновременно у исследователя может находиться в пользовании не более 10 дел.

8.2.7. Оформленные дела выдаются исследователям только после их полистной проверки. Особое внимание при выдаче дел обращается на наличие и физическое состояние имеющегося в делах иллюстрированного материала.

Выдача исследователям непроверенных, неоформленных и находящихся в ветхом состоянии дел запрещается.

8.2.8. Дела выдаются исследователям под расписку в книге выдачи дел из хранилища (приложение 35).

Получая дела, исследователи должны проверить их состояние в присутствии лица, выдающего дела.

8.2.9. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8.2.10. В целях обеспечения сохранности и правильного использования архивных документов всем работающим с ними запрещается:

подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и т.п., делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;

снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу или другой прозрачный материал (кальку);

выносить за пределы читального зала архивные документы и справочную литературу;

оставлять дела на столах при выходе из читального зала;

передавать документы другим лицам.

8.2.11. Исследователи могут делать выписки из документов только по теме исследования. В обязательном порядке после каждой записи должна быть сделана ссылка на источники: номер фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий.

8.2.12. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за исследователем на время его работы в архиве закрепляется металлический шкаф. При отсутствии такой возможности, исследователь при каждом оставлении читального зала обязан сдавать просматриваемые документы в архивохранилище (или лицу, выдавшему дела).

Обращение с секретными документами производится в соответствии с установленными требованиями по соблюдению режима секретности при работе с документами. Выписка из секретных архивных документов и справочной литературы, содержащей сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, исследователями производится только в оформленных и учтенных в архиве рабочих тетрадях. О характере использования документов архивного дела исследователи производят соответствующие записи в листе использования документов (приложение 36). Правильность заполнения этого листа проверяет лицо, принимающее дела от исследователя.

8.2.13. Лица, ответственные за хранение секретных дел (документов) имеют право проверять содержание выписок, сделанных исследователями из документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну.

Рабочая тетрадь с секретными сведениями высылается в адрес воинской части, учреждения, организации, указанной в предписании.

8.3.1. Центральный архив и архивы округов внутренних войск, соединений, военно-учебных заведений по запросам граждан, воинских частей, учреждений, общественных и религиозных объединений и организаций выдают (высылают) архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки из документов.

8.3.2. Архивная справка - официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов по существу запроса.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), относящихся к предмету заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

При отсутствии документов по запрашиваемому вопросу архивная справка может быть выдана на основании имеющихся печатных материалов в случае содержания в них необходимых сведений, Архивные справки составляются на служебном бланке с обозначением названия документа "Архивная справка". В архивной справке излагаются имеющиеся по запросу в документах сведения. В справке указывается также названия документов, их даты и номера. При этом изложение дается, как правило, в хронологической последовательности событий.

Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименование воинской части в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращений.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номер фонда, описей, дел и листов).

К архивной справке могут прилагаться заверенные копии архивных документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

8.3.3. Архивная копия - официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного документа.

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

На архивных копиях (выписках), изготовленных фото- и электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Содержание архивной копии (выписки) документа должно отвечать вопросу заявления.

Архивная копия и архивная выписка составляются на служебном бланке с обозначением названий "Архивная копия", "Архивная выписка".

8.3.4. Подготовленная архивная справка (копия или выписка) сверяется с документами, на основании которых она составлена, и подписывается (заверяется):

в Центральном архиве - начальником архива и начальником сектора, наводившим справку;

в архиве округа внутренних войск (соединения) - начальником штаба и начальником архива. Второй экземпляр архивной справки (копии, выписки) остающийся в деле, заверяется исполнителем.

8.3.5. Гражданам могут выдаваться архивные справки по вопросам социально-правового характера, касающихся их самих, близких родственников и лиц, находящихся на их иждивении или под опекой.

Архивные справки (копии, выписки) при высылке (выдаче) их гражданам, а также в адрес органов социального обеспечения удостоверяются гербовой печатью.

Архивные справки, (копии, выписки) со сведениями, составляющими государственную и иную, охраняемую законом, тайну, выдаются только по запросам учреждения.

8.3.6. При несовпадении отдельных биографических данных в архивных документах с запрашиваемыми сведениями, наличии в подлинных документах отдельных слов и выражений, вызывающих сомнения в их достоверности, в архивной справке (машинописной копии, выписке) должна делаться оговорка: "Так в документе". Таким же образом оговариваются отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов и т. п.

8.3.7. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на служебном бланке архива, в котором сообщается об отсутствии документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их порчи, уничтожения или утраты, может быть заверено гербовой печатью.

При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (учреждения) заявителю высылаются копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

Запросы, оформленные с нарушением установленных правил их составления и адресования, архивами не исполняются и возвращаются в адрес инициатора запроса.

При личном посещении архива гражданином принимавшее его лицо необходимые сведения записывает в журнал учета посетителей.

8.3.8. Архивные справки социально-правового характера по заявлениям граждан иностранных государств вместе с письмом заявителя архивами направляются в адрес консульского отдела МИД России (по территориальности) республик, краев, областей для переоформления и дальнейшего направления заявителя через МИД России.