Приложение 19. Книга учета архивных фондов

Приложение 19

к Наставлению (п. 6.1; 6.3)

Книга
учета архивных фондов войсковой части 4444

+-------+------------------------+----------------------------+---------+

|  N    |Название фондов, кото-  |Крайние  даты  деятельнос-  |Приме-   |

| п/п   |рые хранятся в архиве,  |ти воинской части  - фон-   |чание    |

|(номера|(действительное и ус-   |дообразователя              |         |

|фондов)|ловное наименования     +--------------+-------------+         |

|       |воинской части-фондо-   |образования   |  ликвида-   |         |

|       |образователя)           |или переиме-  |  ции        |         |

|       |                        |нования       |             |         |

+-------+------------------------+--------------+-------------+---------+

|  1    |         2              |     3        |    4        |  5      |

+-------+------------------------+--------------+-------------+---------+

| 4/260 |111 отдельный конвойный |ноябрь 1968 - |             |         |

|       |батальон МВД СССР -     |май 1972      |             |         |

|       |войсковая часть 3333    |              |             |         |

|       |г. Воронеж              |              |             |         |

|       |                        |              |             |         |

|       |666 конвойный полк МВД  |май 1972 -    |             |         |

|       |СССР - войсковая часть  |декабрь 1993  |             |         |

|       |3333                    |              |             |         |

|       |г. Воронеж              |              |             |         |

|       |                        |              |             |         |

|       |666 оперативный полк    |декабрь 1993  |             |         |

|       |внутренних войск МВД    |              |             |         |

|       |России - войсковая      |              |             |         |

|       |часть 3333              |              |             |         |

|       |г. Воронеж              |              |             |         |

+-------+------------------------+--------------+-------------+---------+

Примечания:

1. Каждому поступающему в архив фонду отводится 2 - 3 листа и присваивается очередной порядковый номер по книге учета архивных фондов в хронологической последовательности поступления их в данный архив. В случае выбытия фонда его номер другому фонду не присваивается.

2. В графе 1 проставляется порядковый номер регистрации, являющийся номером фонда.

В архивах округов, соединений номера фондов указываются в виде дроби, числителем которой является номер, присвоенный фонду в архиве округа, а знаменателем - номер, за которым фонд учтен в Центральном архиве.

3. В графе 2 указывается наименование фонда, которое оно имело при первой сдаче в архив. В дальнейшем заносятся все последующие изменения в названии фондообразователя из исторической справки.

4. При выбытии из архива всех единиц хранения фонда указывается номер и дата документа, на основании которого они выбыли.

Если документы фонда (расформированной воинской части) со сроками хранения свыше 10 лет переданы на хранение в Центральный архив, а со сроками хранения до 10 лет включительно по истечении сроков хранения уничтожены, на листе, где зарегистрирован фонд, делается запись:

"Документы со сроками хранения свыше 10 лет сданы в Центральный архив, со сроками хранения до 10 лет включительно уничтожены. Описи на сдачу и акты на уничтожение хранятся в деле фонда N 4/260".