Приложение N 1. Инструкция по учету кадров уголовно-исполнительной системы

Приложение N 1
к приказу Минюста РФ
от 19 мая 2008 г. N 109

Инструкция
по учету кадров уголовно-исполнительной системы*(1)

С изменениями и дополнениями от:

28 февраля 2011 г.

I. Общие положения

1. Инструкция определяет:

1) основные задачи и виды учета сотрудников и служащих центрального аппарата ФСИН России*(2), учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России и территориальных органов уголовно-исполнительной системы*(3);

2) организацию учета кадров уголовно-исполнительной системы*(4);

3) формы учетных документов;

4) основные требования, предъявляемые к учету кадров УИС.

II. Основные задачи и виды учета

2. Основными задачами учета кадров УИС являются:

1) документальное отражение прохождения службы (работы) сотрудников*(5) и служащих УИС*(6);

2) обеспечение руководителей учреждений и органов УИС сведениями об укомплектованности, текучести и качественном составе кадров УИС, а также справочными данными на сотрудников и служащих, необходимыми для решения вопросов об их служебном использовании;

3) ведение справочной работы по вопросам прохождения службы (работы) сотрудников и служащих.

3. По видам учет кадров УИС подразделяется на персональный и количественный (статистический);

1) Персональному учету подлежат все сотрудники. Персональный учет представляет собой совокупность биографических данных, сведений о прохождении службы, трудовой деятельности, деловых, профессиональных и личных качествах сотрудников, зафиксированных в установленном порядке по определенной форме и упорядоченных по конкретному признаку (например, по личному номеру, замещаемой должности и т.п.).

Разновидностями персонального учета являются алфавитный, пономерной и штатно-должностной учеты.

Алфавитному учету подлежат сотрудники, имеющие специальные звания среднего и старшего начальствующего состава.

Пономерному учету подлежат сотрудники, имеющие специальные звания рядового и начальствующего состава.

Учет ведется пофамильно в алфавитном порядке и на основании личных номеров, присваиваемых в установленном порядке.

Штатно-должностной учет ведется по всем должностям, предусмотренным штатными расписаниями. Он содержит сведения о сотрудниках и служащих, замещающих эти должности.

2) Количественный (статистический) учет содержит обобщенные цифровые данные, характеризующие укомплектованность учреждений и органов УИС, текучесть и качественный состав кадров УИС.

III. Организация учета кадров УИС

4. Учет сотрудников и служащих ведется в соответствии со схемой учета кадров в УИС (приложение N 1 к Инструкции).

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 28 февраля 2011 г. N 60 в пункт 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Организация учета сотрудников и служащих определяется приказом начальника соответствующего учреждения или органа УИС.

При этом учет кадров по личным делам, а также учетные документы, представляемые в управление кадров ФСИН России*(7), должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Решение о составе реквизитов остальных учетных документов принимается руководителем, определяющим порядок учета кадров в соответствующем учреждении или органе УИС.

Руководители учреждений и органов УИС согласно пункту 37 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719, ежегодно, до 1 октября представляют в военные комиссариаты по месту жительства призывников из числа сотрудников документы, подтверждающие прохождение ими службы в УИС, а также обучение в образовательных учреждениях ФСИН России.

6. Учет сотрудников и служащих ведется без использования средств автоматизации или с их использованием с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 28 февраля 2011 г. N 60 в пункт 7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7. Организационно-методическое руководство практической деятельностью кадровых аппаратов учреждений и органов УИС*(8) по вопросам учета кадров и контроль за его состоянием осуществляются УК ФСИН России.

IV. Формы учетных документов

8. Документами персонального учета являются:

1) личное дело сотрудника (сокращенное личное дело служащего), структура и порядок ведения которого указаны в Правилах оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) уголовно-исполнительной системы (приложение N 2 к Инструкции);

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 28 февраля 2011 г. N 60 в подпункт 2 пункта 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2) алфавитная карточка формы N 1 (приложение N 3 к Инструкции), на основании которой в УК ФСИН России формируется единая алфавитная картотека сотрудников, замещающих должности среднего и старшего начальствующего состава. Картотека используется для ведения справочно-поисковой работы в отношении данной категории сотрудников;

3) служебная карточка формы N 2 (приложение N 4 к Инструкции), на основании которой в учреждениях и органах УИС формируются алфавитные картотеки на всех сотрудников. В отсутствие личного дела позволяет получать основные биографические данные сотрудника, сведения о службе в учреждениях и органах УИС, органах внутренних дел, военной службе, работе в гражданских учреждениях и организациях, на предприятиях и т.п.;

4) штатно-должностная книга (приложение N 5 к Инструкции), которая предназначена для оперативного контроля за укомплектованностью штатных должностей сотрудников и служащих, а также качественным составом кадров УИС;

5) карточка пономерного учета сотрудника формы N 4 (приложение N 6 к Инструкции), которая предназначена для организации учета сотрудников, имеющих специальные звания рядового и начальствующего состава, в целях ведения справочно-поисковой работы;

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 28 февраля 2011 г. N 60 в подпункт 6 пункта 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

6) карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава, формы N 5 (приложение N 7 к Инструкции), на основании которой в управлении кадров ФСИН России формируется картотека лиц, имеющих специальные звания от генерал-майора внутренней службы и выше;

7) карточка сотрудника, награжденного высшими государственными наградами Российской Федерации, формы N 7 (приложение N 8 к Инструкции), которая предназначена для учета и организации работы с сотрудниками, имеющими звание Героя Российской Федерации;

8) сокращенное личное дело, которое ведется на служащих, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным документам и работам.

9. Заполнение документов персонального учета производится аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой) черного, синего или фиолетового цвета либо на печатающих устройствах, в том числе пишущих машинках. Сокращения допускаются в исключительных случаях, если они носят общепринятый характер и толкуются однозначно. Не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, учреждений и органов УИС.

10. Документами количественного (статистического) учета кадров являются действующие формы статистической отчетности по различным аспектам работы с кадрами УИС.

11. Форма, порядок и сроки представления документов персонального и количественного учета в учреждениях и органах УИС определяются Табелем отчетности по кадрам УИС.

V. Основные требования, предъявляемые к учету кадров УИС

12. Учет кадров УИС должен:

вестись постоянно по формам и правилам, установленным настоящей Инструкцией;

своевременно, достоверно и полно отражать штатную и списочную численность кадров УИС, а также количественные и качественные изменения по каждому учреждению и органу УИС в целом и персонально по каждому сотруднику и служащему.

13. Ответственность за организацию и состояние учета кадров УИС возлагается на руководителей кадровых аппаратов и руководителей учреждений и органов УИС.

14. Должностные лица, указанные в п. 13 настоящей Инструкции, обязаны:

1) организовать учет кадров УИС в соответствии с требованиями Инструкции и Табеля отчетности по кадрам УИС, а также периодически лично контролировать его состояние как в возглавляемых ими аппаратах, так и в подведомственных учреждениях и органах УИС;

2) своевременно представлять сведения по кадрам, предусмотренные Табелем отчетности по кадрам УИС, а также проводить занятия (сборы) по профессиональной подготовке с работниками, непосредственно ведущими учет кадров;

3) обеспечивать сохранность документов по учету кадров и конфиденциальность содержащихся в них сведений;

4) обеспечить защиту прав и свобод сотрудников и служащих УИС при обработке их персональных данных.

VI. Присвоение личных номеров

15. Всем сотрудникам УИС, имеющим специальные звания рядового и начальствующего состава, присваиваются личные номера.

Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающей серию, и шестизначного числа.

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 28 февраля 2011 г. N 60 в подпункт 1 пункта 15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) Присвоение личных номеров лицам среднего, старшего и высшего начальствующего состава производится одновременно с присвоением первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС.

Информация об изменениях:

Приказом Минюста России от 28 февраля 2011 г. N 60 в подпункт 2 пункта 15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2) Кадровые аппараты при оформлении документов на присвоение первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС граждан, ранее проходивших службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, иную военную службу и службу, приравненную к ней, заполняют алфавитную карточку по форме N 1 (приложение N 3 к Инструкции), карточку пономерного учета по форме N 4 (приложение N 6 к Инструкции) и вместе с представлением к