Приложение N 4. Регламент совещания при заместителе директора Федеральной службы исполнения наказаний

Приложение N 4
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 23 марта 2010 г. N 111

Регламент
совещания при заместителе директора Федеральной службы исполнения наказаний

I. Общие положения

1. Совещание при заместителе директора ФСИН России (далее - совещание) является одной из форм коллегиального рассмотрения текущих вопросов по курируемым направлениям деятельности.

2. В рассмотрении вопросов на совещании по решению заместителя директора ФСИН России (председателя совещания) могут принимать участие:

представители органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций;

руководители структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России.

3. Вопрос об участии в совещании лиц, указанных в пункте 2 настоящего Регламента, решается отдельно в каждом случае.

Приглашенные на совещание лица присутствуют только при обсуждении тех вопросов, на которые они приглашены, и могут с разрешения заместителя директора ФСИН России выступать с докладами, вносить предложения, замечания, задавать вопросы, давать справки.

4. Время и место проведения совещания определяются его председателем.

5. Организация работы совещания возлагается на ответственных исполнителей, определяемых заместителем директора ФСИН России.

II. Планирование совещаний

6. График проведения совещаний при заместителе директора ФСИН России (далее - график совещаний) формируется на месяц или квартал и включает в себя перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совещании, с указанием по каждому вопросу даты рассмотрения, структурного подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, ответственного за подготовку вопроса.

7. Совещания проводятся по утвержденному графику совещаний. На одном совещании рассматривается, как правило, не более трех вопросов.

8. Формирование графика совещаний осуществляется на основании поручений заместителя директора ФСИН России, предложений руководителей курируемых структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, представляемых до 20 числа месяца, предшествующего плановому периоду.

9. Предложения должны содержать:

формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на совещании;

наименование структурного подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, ответственного за подготовку вопроса для рассмотрения на совещании*;

дату рассмотрения вопроса на совещании;

наименование структурного подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, руководитель которого является докладчиком (содокладчиком) и выступающим на совещании;

список участников совещания.

10. На основании поступивших предложений ответственные исполнители, определенные заместителем директора ФСИН России, составляют график совещаний, который до 25 числа месяца, предшествующего плановому периоду, вносится на утверждение заместителю директора ФСИН России.

11. Утвержденный график совещаний в суточный срок рассылается участникам совещания, указанным в графике.

III. Порядок подготовки материалов совещания

12. Подготовка вопросов для рассмотрения на совещании включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в учреждениях и органах УИС.

13. Перечень материалов к совещанию, подготавливаемых ответственным исполнителем:

повестка совещания;

аналитическая справка по вопросу, внесенному на обсуждение совещания;

проект решения совещания;

список участников совещания.

14. Персональная ответственность за качество подготавливаемых материалов совещания, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагаются на ответственного исполнителя.

15. Соисполнители не позднее, чем за 10 календарных дней до даты рассмотрения вопроса на планируемом совещании представляют ответственному исполнителю завизированные:

предложения в проект решения совещания по рассматриваемому вопросу;

информационно-справочные материалы для включения в аналитическую справку по рассматриваемому вопросу;

предложения в список выступающих на совещании с указанием кандидатуры докладчика (содокладчиков);

предложения в список участников совещания.

16. Требования, предъявляемые к материалам совещания:

Аналитическая справка визируется ответственным исполнителем и должна содержать:

краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на совещание;

описание недостатков, существующих проблем и путей их решения;

анализ действующих нормативных правовых актов Российской Федерации;

оценки, выводы и предложения;

Проект решения совещания:

содержит конкретные поручения по рассматриваемому вопросу организационно-распорядительного характера, с указанием сроков исполнения и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России, ответственных за их исполнение;

согласовывается с руководителями структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, которым даны поручения.

Материалы совещания готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в ФСИН России, объем их текста, как правило, не должен превышать:

проект решения совещания - 3 страниц;

аналитической справки - 5 страниц.

17. При представлении ответственному исполнителю материалов совещания, не соответствующих требованиям пункта 16 настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления, ответственный исполнитель докладывает об этом заместителю директора ФСИН России для принятия решения.

18. Ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты проведения совещания:

готовит повестку совещания и список участников совещания, которые вместе с другими материалами совещания докладывает заместителю директору ФСИН России;

направляет материалы совещания руководителям структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, - участникам совещания;

по указанию заместителя директора ФСИН России знакомит с материалами совещания представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, принявших участие в совещании.

19. Итоговым документом совещания является протокол совещания при заместителе директора ФСИН России (далее - протокол), в который вносятся: ход обсуждения, протокольные поручения и решения по рассматриваемым вопросам, принятые на совещании.

20. Непосредственная подготовка протокола возлагается на ответственного исполнителя. Срок подготовки протокола не должен превышать пяти суток со дня окончания совещания, если заместителем директора ФСИН России не установлен иной срок.

21. В протоколе указываются:

порядковый номер протокола, дата и место проведения совещания; должность, специальное звание, инициалы и фамилия председателя совещания;

должности инициалы и фамилии представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, принявших участие в совещании**;

инициалы и фамилии руководителей структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, которые приняли участие в совещании;

рассмотренные вопросы;

инициалы и фамилии докладчиков (содокладчиков) и выступавших***.

22. Протокол состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий лиц, выступивших по нему.

В преамбуле в сжатой форме излагаются ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные в ходе совещания с указанием сроков и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России, ответственных за их исполнение.

23. Проект протокола совещания представляется на подпись заместителю директора ФСИН России руководителем подразделения, ответственного за подготовку совещания.

24. Подписанный заместителем директора ФСИН России протокол в суточный срок рассылается ответственным исполнителем структурным подразделениям ФСИН России, учреждениям, непосредственно подчиненным ФСИН России, территориальным органам ФСИН России, указанным в протоколе.

25. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе, осуществляется ответственным исполнителем, определенным заместителем директора ФСИН России.

Мероприятие считается выполненным и подлежит снятию с контроля после доклада ответственным исполнителем, в указанные в протоколе совещания сроки, заместителю директора ФСИН России и представления соответствующих материалов, если иное не установлено протоколом совещания.

26. Материалы совещания формируются в специальные дела ответственным исполнителем.

27. В случае необходимости проведения совещания по вопросам, не терпящим отлагательства, подготовка к нему осуществляется согласно требованиям настоящего Регламента, за исключением соблюдения сроков, указанных в пунктах 15 и 18. Указанные сроки корректируются заместителем директора ФСИН России и доводятся до участников совещания.

IV. Обеспечение работы совещания

28. Приглашение на совещание представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, вызов руководителей учреждений и органов УИС, их встреча осуществляются по указанию заместителя директора ФСИН России ответственными исполнителями.

29. Ответственный исполнитель за день до проведения совещания представляет в дежурную часть организационно-инспекторского управления ФСИН России список представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, приглашенных на совещание, с указанием их должностей, фамилий, имен и отчеств, а также марок и государственных регистрационных номеров автомашин, на которых они прибудут.

30. Ответственный исполнитель в день проведения совещания выделяет сотрудников УИС для встречи и сопровождения участников совещания, не имеющих беспрепятственного входа в административные здания ФСИН России.

31. Осуществление аудиозаписи хода совещания по указанию заместителя директора ФСИН России обеспечивается ответственным исполнителем.

32. Для освещения вопросов, обсуждаемых на совещании, по указанию заместителя директора ФСИН России могут быть приглашены представители средств массовой информации в порядке, определенном в Положении о коллегии Федеральной службы исполнения наказаний.

33. Обеспечение участников совещания письменными, канцелярскими товарами и расходными материалами осуществляется ФБУ ЦЖКХ ФСИН России по заявке ответственного исполнителя.

_____________________________

* Структурное подразделение ФСИН России, учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России, стоящее в графике совещания первым, являются ответственным исполнителем.

** По иерархии должностей, в алфавитном порядке.

*** Оформляются в скобках после отмеченного в протоколе вопроса, с соблюдением очередности выступавших.