Приложение N 2. Регламент работы коллегии Федеральной службы исполнения наказаний

Приложение N 2
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 23 марта 2010 г. N 111

Регламент
работы коллегии Федеральной службы исполнения наказаний

I. Планирование работы

1. План работы коллегии ФСИН России (далее - коллегия) формируется на год и включает перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, с указанием по каждому вопросу месяца его рассмотрения, членов коллегии и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, ответственных за подготовку вопроса.

2. Заседания коллегии проводятся не реже одного раза в квартал по утвержденному плану, как правило, в последний четверг месяца. На одном заседании коллегии рассматривается не более трех вопросов.

3. Члены коллегии, руководители структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, не позднее, чем за месяц до начала планируемого периода, при наличии соответствующего указания руководства ФСИН России, представляют в секретариат коллегии предложения в проект плана работы коллегии, содержащие:

формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании коллегии;

ответственного исполнителя и соисполнителей; месяц рассмотрения вопроса на заседании коллегии.

4. Инициатор вносимого на рассмотрение коллегии вопроса предварительно согласовывает его со структурными подразделениями ФСИН России, учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, ответственными за подготовку вопроса.

5. Предложения о проведении совместных с другими федеральными органами исполнительной власти заседаний коллегий предварительно согласовываются инициатором с заинтересованными сторонами, выездных заседаний коллегии - также с финансово-экономическим управлением ФСИН России, и докладываются на рассмотрение председателю коллегии.

6. На основе поступивших предложений секретариат коллегии формирует проект плана работы коллегии на год.

7. Согласованный с членами коллегии проект плана работы коллегии на год представляется на утверждение председателю коллегии до 25 декабря каждого года.

8. Утвержденный план работы коллегии в двухдневный срок рассылается секретариатом коллегии членам коллегии, в структурные подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, указанные в плане.

9. Решение об изменении утвержденного плана работы коллегии в части формулировки рассматриваемого вопроса, переноса срока его рассмотрения либо снятия с обсуждения принимается председателем коллегии по обоснованному рапорту ответственного исполнителя, согласованному с членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса. Копия рапорта, рассмотренного председателем коллегии, передается в секретариат коллегии.

10. Рапорт о включении в повестку очередного заседания коллегии неотложных дополнительных вопросов докладывается инициатором председателю коллегии и по результатам рассмотрения направляется в секретариат коллегии не позднее, чем за месяц до предполагаемого срока проведения заседания коллегии. Подготовка необходимых материалов в этих случаях осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

11. Секретариат коллегии не позднее, чем за пять календарных дней до даты заседания коллегии информирует членов коллегии и других участников заседания о дате, времени и месте его проведения.

II. Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии

12. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих .решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогноз результатов от их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в учреждениях и органах УИС.

13. Перечень материалов, подготавливаемых к заседанию коллегии:

повестка заседания коллегии (готовится секретариатом коллегии);

порядок проведения заседания коллегии (готовится секретариатом коллегии);

аналитическая справка по вопросу, внесенному на обсуждение коллегии (готовится ответственным исполнителем);

проекты решения коллегии и приказа ФСИН России, его объявляющего (готовятся ответственным исполнителем);

информационно-справочный материал для видеосопровождения выступления председателя коллегии по обсуждаемому вопросу (готовится ответственным исполнителем);

информационная справка на выступающего (готовится ответственным исполнителем);

список участников заседания коллегии*(1) (готовится секретариатом коллегии);

обобщенный информационно-справочный материал к выступлению председателя коллегии (готовится секретариатом коллегии).

При необходимости к указанным материалам могут прилагаться проекты актов ФСИН России, подготовленные дополнительно в рамках вносимых на обсуждение коллегией вопросов.

14. Подготовка материалов к заседанию коллегии возлагается на членов коллегии и структурные подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, указанные в плане работы коллегии*(2). В необходимых случаях для подготовки материалов к заседаниям коллегии по указанию председателя коллегии могут создаваться рабочие группы.

15. Соисполнители представляют ответственному исполнителю:

Не позднее, чем за 30 суток до даты рассмотрения вопроса на планируемом заседании коллегии*(3), завизированные руководителем (его заместителем) соответствующего структурного подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России:

предложения в проект решения коллегии по рассматриваемому вопросу;

информационно-справочный материал для включения в аналитическую справку по рассматриваемому вопросу;

предложения в список выступающих на заседании коллегии с указанием кандидатуры выступающего (содокладчиков) и темы выступления;

предложения в список участников заседания коллегии;

Не позднее, чем за 5 дней до рассмотрения вопроса на планируемом заседании коллегии информационно-справочный материал в электронном виде для включения в программу презентации, проект выступления содокладчиков (при внесении предложения о содокладе) с предложениями о порядке видеосопровождения информационно-справочных материалов.

16. Ответственный исполнитель обобщает поступившие от соисполнителей информационно-справочные материалы и предложения, на основе которых готовит, согласовывает и представляет в секретариат коллегии:

за 10 рабочих дней до установленной даты проведения заседания коллегии аналитическую справку, проекты решения коллегии и приказа ФСИН России, его объявляющего, а также предложения по списку участников заседания коллегии, порядку проведения заседания коллегии, с указанием докладчика (содокладчиков) и выступающих на заседании коллегии, тем выступлений;

не позднее, чем за 2 дня до рассмотрения вопроса на планируемом заседании коллегии информационно-справочный материал в электронном виде для включения в программу презентации, проект выступления докладчика и содокладчиков (при внесении предложения о содокладе) с предложениями о порядке видеосопровождения информационно-справочных материалов.

17. При представлении в секретариат коллегии материалов, не соответствующих требованиям настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления начальник организационно-инспекторского управления ФСИН России рапортом докладывает об этом председателю коллегии для принятия решения.

18. Порядок подготовки материалов по вопросам, вносимым на рассмотрение совместных заседаний коллегий, устанавливается в каждом конкретном случае отдельно путем издания ФСИН России и соответствующим федеральным органом исполнительной власти совместного приказа (распоряжения) о подготовке к проведению совместного заседания коллегий.

III. Требования, предъявляемые к материалам коллегии

19. Проект решения коллегии:

Состоит из преамбулы и распорядительной части. В преамбуле в сжатой форме излагаются существо проблемы, в распорядительной части - принятые решения и конкретные поручения организационно-распорядительного характера, с указанием сроков и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России, ответственных за их исполнение;

Визируется ответственным исполнителем;

Согласовывается с:

соисполнителями;

руководителями структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненными ФСИН России, которым в проекте решения коллегии даются поручения, либо к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемой проектом решения коллегии;

членами коллегии.

Согласование проекта решения коллегии членами коллегии и руководителями структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование.

20. Аналитическая справка:

Содержит:

краткое, глубокое и объективное изложение существа вопроса, вносимого на обсуждение коллегией;

описание недостатков, существующих проблем и возможных путей их решения;

анализ соответствующих действующих нормативных правовых актов Российской Федерации;

оценки, выводы и предложения.

Визируется ответственным исполнителем и членом коллегии, определенным планом работы коллегии ответственным за подготовку вопроса.

21. Информационная справка на выступающего:

Содержит:

должность, фамилию, имя, отчество, специальное звание, срок службы в УИС и в занимаемой должности;

причину, по которой принято решение о его заслушивании (положительные либо отрицательные результаты деятельности по рассматриваемому вопросу);

проблемные вопросы (от трех до пяти) по рассматриваемой тематике.

Визируется ответственным исполнителем и не позднее, чем за 5 календарных дней до даты проведения заседания коллегии представляется в секретариат коллегии.

22. Материалы коллегии готовятся в соответствии с установленными правилами подготовки документов в ФСИН России. Объем текста, как правило, не должен превышать:

проекта решения коллегии - 5 страниц;

аналитической справки - 10 страниц;

информационной справки на выступающего - 2 страниц.

IV. Порядок ознакомления с материалами коллегии

23. Секретариат коллегии не позднее, чем за 5 календарных дней до даты проведения заседания коллегии:

готовит повестку заседания коллегии, порядок его проведения, список участников заседания коллегии*(4), которые вместе с другими материалами заседания коллегии начальник организационно-инспекторского управления ФСИН России докладывает председателю коллегии;

направляет материалы членам коллегии;

по указанию председателя коллегии знакомит с материалами коллегии лиц, приглашенных на ее заседание;

направляет повестку заседания коллегии в структурные подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, руководители которых подлежат вызову для участия в работе коллегии.

V. Итоговые документы коллегии

24. Проекты приказа ФСИН России, объявляющего решение коллегии, а также иных актов ФСИН России, подготовленных дополнительно в рамках вопросов, обсужденных на заседании коллегии:

в течение 10 календарных дней, если председателем коллегии не установлен иной срок, дорабатываются ответственным исполнителем с учетом высказанных в ходе заседания коллегии замечаний и предложений и согласовываются с членами коллегии. Рассмотрение и согласование перечисленных документов членами коллегии осуществляются не позднее рабочего дня, следующего за датой поступления материалов на согласование;

представляются в установленном порядке на подпись председателю коллегии через организационно-инспекторское управление ФСИН России ответственным исполнителем;

направляются в установленном порядке в структурные подразделения ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, и секретариат коллегии.

25. Протокол заседания коллегии (далее - протокол):

Включает:

порядковый номер протокола, дату, место проведения заседания коллегии;

должность, специальное звание, инициалы и фамилию председателя заседания коллегии;

инициалы и фамилии присутствовавших членов коллегии;

должности, инициалы и фамилии участников заседания коллегии - представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций*(5);

инициалы и фамилии руководителей структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, которые приняли участие в заседании коллегии;

рассмотренные вопросы;

инициалы и фамилии докладчиков и выступавших лиц*(6);

Состоит из преамбулы и распорядительной части, которые располагаются после каждого отраженного в протоколе вопроса и фамилий лиц, выступивших по нему. В преамбуле в сжатой форме излагаются ход рассмотрения вопроса, в распорядительной части - принятые решения и поручения организационно-распорядительного характера, данные в ходе заседания коллегии, с указанием сроков и структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России, ответственных за их исполнение;

Готовится в срок, не превышающий 3 рабочих дней, а протокол заседания коллегии, на котором рассматривались итоги оперативно-служебной деятельности ФСИН России - 10 календарных дней, если председателем коллегии не установлен иной срок;

Подписывается председателем коллегии и в суточный срок рассылается секретариатом коллегии членам коллегии, структурным подразделениям ФСИН России, учреждениям, непосредственно подчиненными ФСИН России, территориальным органам ФСИН России, указанным в протоколе.

Контроль исполнения поручений, отраженных в протоколе, организуется заместителями директора ФСИН России, курирующими соответствующие направления деятельности, а также секретариатом коллегии.

26. Материалы коллегии, указанные в пунктах 3, 8-10, 13, 25 и 26 настоящего Регламента, формируются в специальные дела секретариата коллегии.

VI. Обеспечение деятельности коллегии

27. Приглашение на заседание коллегии представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, вызов руководителей учреждений и органов УИС и их встреча осуществляются по указанию председателя коллегии структурным подразделением ФСИН России, учреждением, непосредственно подчиненным ФСИН России, являющимся ответственным исполнителем.

28. Организация размещения руководителей учреждений и органов УИС, прибывающих для участия в работе заседания коллегии, в гостинице осуществляется федеральным бюджетным учреждением "Центр жилищно-коммунального хозяйства" Федеральной службы исполнения наказаний (далее - ФБУ ЦЖКХ ФСИН России).

Организация в период проведения заседания коллегии централизованного переезда его участников от гостиницы к месту проведения мероприятия осуществляется федеральным бюджетным учреждением "Управление механизации и автотранспорта Федеральной службы исполнения наказаний" по заявке ответственного исполнителя.

29. Секретариат коллегии за день до проведения заседания коллегии представляет в дежурную службу организационно-инспекторского управления ФСИН России списки участников заседания коллегии с указанием их должностей, фамилий, имен и отчеств. В случае участия в заседании коллегии представителей органов государственной власти Российской Федерации, общественных объединений и организаций, указываются марки и государственные регистрационные номера автомашин, на которых они прибудут к месту проведения заседания коллегии.

30. Ответственный исполнитель в день проведения заседания коллегии выделяет сотрудников УИС для встречи и сопровождения участников заседания коллегии, не имеющих права беспрепятственного входа в административные здания ФСИН России.

31. Обеспечение проведения заседания коллегии необходимыми техническими средствами, в т.ч. для видеосопровождения выступлений участников заседания коллегии, видео-, аудиозаписи и фотосъемки хода заседания коллегии, а также организация режима видеоконференции с территориальными органами ФСИН России возлагается на федеральное бюджетное учреждение "Главный центр инженерно-технического обеспечения" Федеральной службы исполнения наказаний (далее - ФБУ ГЦИТО ФСИН России).

Видео-, аудио- и фотоматериалы по окончании заседания коллегии в цифровом формате передаются в секретариат коллегии.

32. Пресс-бюро организационно-инспекторского управления ФСИН России по указанию председателя коллегии:

осуществляет приглашение и аккредитацию представителей средств массовой информации (далее - СМИ) на открытые заседания коллегии;

предоставляет СМИ информацию о вопросах, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии;

организует прибытие, пропуск, сопровождение представителей СМИ, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, кино-, видео- и фотосъемок на заседаниях коллегии;

по окончании заседаний коллегии организует пресс-конференции (брифинги) по рассмотренным на заседаниях вопросам.

33. ФБУ ЦЖКХ ФСИН России обеспечивает готовность зала заседания коллегии к проведению мероприятия, в т.ч. участников заседания коллегии письменными и канцелярскими принадлежностями, расходными материалами согласно поданным заявкам.

_____________________________

*(1) На основе списка участников заседания коллегии секретариатом коллегии готовится список регистрации участников заседания коллегии, который докладывается председателю коллегии не позднее, чем за 10 минут до начала заседания коллегии.

*(2) Структурное подразделение ФСИН России, учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России, стоящее в плане работы коллегии первым, является ответственным исполнителем.

*(3) При проведении внеочередного заседания коллегии сроки подготовки и представления материалов устанавливаются отдельным распоряжением.

*(4) Сведения, содержащиеся в указанном списке, подлежат сверке и подтверждению секретариатом коллегии за день до начала проведения заседания коллегии.

*(5) По иерархии должностей, в алфавитном порядке.

*(6) Оформляются в скобках после отмеченного в протоколе вопроса с соблюдением очередности выступлений.