Приказ ФАС РФ от 18 марта 2005 г. N 45 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах"

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах (далее - антимонопольный орган).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.4. К документам, содержащим сведения конфиденциального характера (далее - конфиденциальные документы) относятся документы и материалы, ограничения на распространение которых предусмотрены законодательством Российской Федерации или служебной необходимостью.*

1.5. Решение об отнесении документов к категории конфиденциальных в случаях служебной необходимости принимается, если содержащиеся в них сведения имеют действительную или потенциальную служебную или коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам, а разглашение (распространение) этих сведений может причинить реальный вред служебным интересам и охраняемым законом правам граждан и организаций.

1.6. В ФАС России конфиденциальные документы относятся к категории "Для служебного пользования". К указанной категории могут быть отнесены входящая и исходящая корреспонденция, документы внутреннего пользования.

2.1. Относить документы к категории "Для служебного пользования" имеют право:

- руководитель;

- заместители руководителя;

- начальники структурных подразделений;

- руководители территориальных органов.

2.2. Решением об отнесении документов к категории "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") является письменное указание (поручение) должностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции

2.3. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" по инициативе исполнителя, работники (исполнители) направляют должностным лицам, указанным в пункте 2.1 настоящей Инструкции служебную записку.

2.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к категории "ДСП", и исполнители, участвующие в подготовке этого решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению информации к категории "ДСП".

2.5. Право отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

2.6. Служебная записка с визой руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции, о снятии с документа категории "ДСП" направляется ответственному за конфиденциальное делопроизводство работнику, который делает соответствующую запись в журнал регистрации и учета внутренних документов "ДСП" (приложение N 1).

3.1. Обработку, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в ФАС России осуществляет ответственный работник отдела-канцелярии Управления делами, назначенный приказом руководителя ФАС России, а в территориальных органах, ответственные работники, назначенные приказами руководителей территориальных органов (далее - ответственные за конфиденциальное делопроизводство работники).

3.2. Конверты с конфиденциальными документами вскрываются, проверяется соответствие вложенных в них документов описи или ссылке на приложения.

При поступлении поврежденного конверта или документа, либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (приложение N 2), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.

Конверты с конфиденциальными документами, адресованные руководителю, заместителям руководителя ФАС России, руководителям территориальных органов с пометкой "лично", не вскрываются, а передаются по назначению.

3.3. Конфиденциальные документы, поступающие в антимонопольный орган, регистрируются в журнале входящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 3).

На первой странице конфиденциальных документов проставляется штамп с пометкой "ДСП". На штампе указывается соответствующий порядковый номер входящего документа, дата его регистрации, количество экземпляров и листов экземпляра.

3.4. Штамп "ДСП" на поступившие в антимонопольный орган документы проставляется ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником только при наличии на самом документе или на сопроводительном письме соответствующего грифа или пометки, свидетельствующей о наличии в документах сведений конфиденциального характера.

3.5. При поступлении конфиденциальных документов, сшитых в брошюру, подшитых в дело (папку) - штамп с пометкой "ДСП" и соответствующие реквизиты регистрации в антимонопольном органе проставляются на обложке брошюры (издания), дела (папки), или на первой странице дела или титульного листа издания.

3.6. После регистрации, входящие конфиденциальные документы докладываются руководителю антимонопольного органа.

Руководитель рассматривает поступившие документы и принимает по ним решения, фиксируемые в резолюциях.

Резолюции пишутся непосредственно на документе.

3.7. Конфиденциальные документы с резолюциями руководителей под роспись в журнале учета входящей конфиденциальной корреспонденции передаются на исполнение сотрудникам структурных подразделений ответственными за конфиденциальное делопроизводство работниками.

3.8. Входящие документы с грифом "коммерческая тайна", содержащие сведения о физических лицах - собственниках основных производственных средств, нематериальных активов, владельцах ценных бумаг, после регистрации в отделе-канцелярии ФАС России, передаются для последующей работы с ними в отдел защиты информации.

3.9. Срок исполнения поступившего конфиденциального документа устанавливается резолюцией руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

Общие требования по срокам исполнения и порядку визирования конфиденциальных документов регулируются Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной приказом ФАС России от 18.11.2004 N 178 и Инструкциями по делопроизводству в территориальных органах (далее - Инструкция по делопроизводству).

3.10. Конфиденциальные документы, предназначенные внешним получателям, исполняются на бланках антимонопольного органа и передаются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работникам для регистрации и отправки по назначению (адресу).

Количество экземпляров исполненного документа определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

На конверте отправляемого документа проставляется штамп с пометкой "Для служебного пользования".

Отправляемые документы с пометкой "лично", передаются для отправки в опечатанном конверте.

3.11. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 4), документу присваивается соответствующий (порядковый) исходящий номер и указывается дата его регистрации.

3.12. Конфиденциальные документы отправляются получателям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, а также способом курьерской доставки.

Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

3.13. При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки он передается ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником курьеру под роспись в журнале учета исходящей корреспонденции в опечатанном конверте с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа.

В журнале учета исходящей корреспонденции проставляется соответствующая отметка о вручении документа получателю.

3.14. При рассылке конфиденциального документа нескольким адресатам составляется соответствующий указатель рассылки, который согласовывается с должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к категории "ДСП".

4.1. Внутренние конфиденциальные документы в антимонопольном органе регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале учета и регистрации внутренних документов "ДСП" (приложение N 1) после принятия решения о присвоении документу категории "ДСП" в соответствии с пунктами.2.1., 2.2., 2.3. настоящей Инструкции.

4.2. Конфиденциальному документу антимонопольного органа внутреннего обращения присваивается категория "ДСП" и соответствующий регистрационным номер, состоящий из букв "вн.", двух цифр индекса (кода) структурного подразделения (в территориальных органах - цифры номера региона), регистрирующего документ, далее, через знак дроби цифрами указывается порядковый номер регистрируемого документа. Порядковый номер начинается с буквы "К", которая означает, что данный документ относится к конфиденциальным документам. Например: "вн. 05/К12".

4.3. В правом верхнем углу первой страницы (или обложки дела) зарегистрированного внутреннего документа проставляется штамп с пометкой "ДСП", на штампе указывается регистрационный номер, дата регистрации, номер экземпляра, количество экземпляров и количество листов экземпляра.

Зарегистрированный документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов "ДСП".

4.4. Регистрация, учет и прохождение конфиденциальных документов в структурных подразделениях антимонопольного органа ведется в специальных журналах учета документов "ДСП" структурных подразделений (приложение N 5).

4.5. Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения в другое и между исполнителями разрешается с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к категории "ДСП", и осуществляется под роспись в журналах соответствующего учета документов "ДСП".

5.1. Необходимость, место проведения и состав участников совещаний (комиссий) по обсуждению документов, содержащих конфиденциальные сведения, определяется должностными лицами, установленными в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

5.2. Документам, разработанным и принятым на таких совещаниях (комиссиях) и их проектам: (повесткам, протоколам, решениям, стенограммам и другим) присваивается категория "Для служебного пользования".

Регистрация, учет и хранение указанных документов осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5.3. Рабочие записи с содержанием обсуждаемых вопросов участники совещаний ведут в специальных рабочих тетрадях (журналах), выдаваемых ответственным за конфиденциальное производство работником.

Специальные рабочие журналы работников ФАС России регистрируются по правилам регистрации внутренних документов "ДСП", установленным п. 4.1 и п. 4.2 настоящей Инструкции и хранятся у ответственного за конфиденциальное делопроизводство работника.

5.4. Проносить на совещания, где обсуждаются документы, содержащие сведения конфиденциального характера фото, аудио, видео оборудование, мобильные телефоны, радиопередающие устройства, другие технические средства с возможностями записи и передачи информации, запрещается.

6.1. Систематизация и оформление конфиденциальных документов в соответствующие дела, согласно номенклатуре дел структурных подразделений ФАС России и номенклатуре дел территориальных органов, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.

6.2. Дела с конфиденциальными документами и журналы их учета хранятся в надежно запираемых опечатываемых шкафах или сейфах у работников, указанных в п. 3.1 настоящей Инструкции либо у начальников структурных подразделений ФАС России, руководителей или заместителей руководителей территориальных органов. Листы дел с конфиденциальными документами, журналов их учета, специальных рабочих тетрадей, нумеруются, прошиваются и опечатываются. К делам с конфиденциальными документами прилагаются описи.

6.3. Конфиденциальные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними компьютерными сетями и расположенными в помещениях с установленными кодовыми замками на дверях. Работа ведется на специально выделенном диске, который по окончании работы форматируется.

Копии электронных текстов конфиденциальных документов могут быть перенесены на другие электронные носители с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении об отнесении указанного документа к категории "ДСП".

В электронном тексте конфиденциального документа проставляется пометка "ДСП".

6.4. Документы, исполненные на магнитных носителях, регистрируются, маркируются пометкой "ДСП", хранятся вместе с сопроводительными документами и используются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, также как конфиденциальные документы на бумажных носителях.

6.5. Ознакомление с конфиденциальными документами, в случае служебной необходимости, работников антимонопольного органа, снятие с них копий и выписок, разрешается по их мотивированным служебным запискам, должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящей Инструкции,

Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии работника и даты ознакомления.

Подписи, фамилии ознакомившихся с документом лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копий или выписок, проставляются на последней странице документа.

6.6. Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами, имеющими пометки "ДСП" и гриф "коммерческая тайна", приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

6.7. Конфиденциальные документы антимонопольного органа, документы и информация с грифом "коммерческая тайна", находящиеся в распоряжении антимонопольного органа, представляются в другие организации и учреждения в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

6.8. Выносить конфиденциальные документы и документы с грифом "коммерческая тайна" из зданий антимонопольного органа, разрешается только в случаях служебной необходимости с письменного согласия руководителя, заместителей руководителя ФАС России, руководителей территориальных органов, по мотивированной служебной записке инициаторов (работников).

6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов по открытым каналам телефонной связи запрещается.

6.10. Ответственность за организацию делопроизводства, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность в антимонопольном органе возлагается на начальников структурных подразделений и руководителей территориальных органов.

6.11. Работники, отвечающие за регистрацию, учет, и хранение конфиденциальных документов, работники у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

6.12. О всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается начальнику структурного подразделения, руководителю территориального органа и в контрольный отдел Административного управления.

В случае утраты документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверка в установленном в ФАС России порядке.

6.13. В случае ухода в отпуск, увольнения, длительного отсутствия на работе по болезни и иным причинам работников, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, их обязанности возлагаются на других работников. Передача документов в данных случаях производится по акту приема- передачи.

В случае, когда работник, ответственный за конфиденциальное делопроизводство не может присутствовать при подписании акта, данный факт отражается в акте, а передача документов другому работнику осуществляется руководителем структурного подразделения в присутствии сотрудника контрольного отдела Административного управления.

6.14. Проверка учета, хранения и наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказами руководителя ФАС России и руководителей территориальных органов.

6.15. Должностные лица и работники антимонопольного органа, виновные в утрате или разглашении конфиденциальной информации, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.16. Конфиденциальные документы, утратившие свое практическое значение, уничтожаются.

6.17. Срок хранения конфиденциальных документов устанавливается номенклатурой дел структурных подразделений и номенклатурой дел территориальных органов.

Уничтожение документов, в том числе испорченных документов и их черновиков, осуществляется по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.