Приложение 4. Положение об отделе по организационной работе и документообороту Управления делами администрации города Костромы

Приложение 4

Положение об отделе по организационной работе
и документообороту Управления делами администрации города Костромы

1. Общие положения

1.1. Отдел по организационной работе и документообороту (далее - отдел) является структурным подразделением управления делами администрации города Костромы (далее - Управление делами), возглавляемым заместителем начальника Управления делами, совмещающим должность начальника отдела.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, Уставом города Костромы, Регламентом администрации города Костромы (далее - Регламент администрации), Положением об Управлении делами, настоящим Положением, иными муниципальными правовыми актами, поручениями и указаниями главы самоуправления города Костромы, начальника Управления делами.

2. Задачи и функции отдела

Отдел решает задачи и исполняет функции, определенные подпунктом 5.2.1 Положения об Управлении делами, а также (в том числе):

2.1. обеспечивает взаимодействие администрации города Костромы с городской Думой в сфере документооборота;

2.2. организационно обеспечивает в части полномочий органов местного самоуправления публичные мероприятия, связанные с реализацией отдельных положений Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

2.3. обеспечивает единство системы документооборота в администрации, постоянное совершенствование ее форм и методов;

2.4. непосредственно координирует и контролирует работу по рассмотрению и разрешению обращений и жалоб граждан и организаций в адрес главы самоуправления и администрации города;

2.5. формирует и сопровождает электронный банк правовых актов (иных документов) администрации, исполнительно-распорядительную документацию администрации города на бумажных носителях;

2.6. формирует потоки входящей и исходящей корреспонденции;

2.7. обеспечивает сохранность, комплектование документов, определение их значимости для дальнейшего хранения и использования;

2.8. обеспечивает контроль за правильным составлением и оформлением структурными подразделениями администрации проектов постановлений и распоряжений, наличием соответствующих виз согласований, заключений, пояснительных записок; обеспечивает контроль исполнения документов в соответствии с частью 1 статьи 57 Регламента администрации;

2.9. осуществляет в установленном порядке централизованный прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку служебных документов в соответствии с поручениями должностных лиц по их рассмотрению;

2.10. контролирует по срокам и содержанию поручений главы самоуправления рассмотрение входящих служебных документов структурными подразделениями и должностными лицами администрации;

2.11. обеспечивает формирование протоколов правовых актов и иных распорядительных документов главы самоуправления;

2.12. обеспечивает организацию и постоянное совершенствование компьютерной системы поиска принятых главой самоуправления правовых актов;

2.13. выдает (направляет) копии постановлений и распоряжений главы администрации, не переданных на архивное хранение, по запросам структурных подразделений администрации, а также предприятий и организаций города;

2.14. организует обучение специалистов структурных подразделений администрации по новым технологическим системам оформления и обработки документов;

2.15. разрабатывает номенклатуру дел администрации;

2.16. обеспечивает сохранность, учет и использование документов, передает их в архив в соответствии с действующими правилами;

2.17. ведет учет изменений, дополнений и отмены правовых актов администрации; вносит соответствующие сведения в карточки правовых актов в электронном банке документов администрации, а также в оригиналы документов, не сданных на архивное хранение;

2.18. ксерокопирует документы и материалы, рассылает их соответствующим адресатам в установленном порядке;

2.19. контролирует доработку (исполнение) документов, проходящих по электронному учету Управления делами, в рамках единого документооборота администрации и ее структурных подразделений;

2.20. формирует, в порядке установленном Регламентом администрации, годовой план работы администрации и единый календарный план основных мероприятий; осуществляет контроль за их выполнением;

2.21. координирует деятельность структурных подразделений администрации по подготовке документов к рассмотрению на заседаниях Совета администрации;

2.22. осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний Совета администрации, иных совещательных органов, семинаров и заседаний, проводимых в администрации;

2.23. осуществляет контроль за доработкой документов, рассмотренных на заседаниях (совещаниях), за выполнением поручений, замечаний, высказанных на этих совещаниях и заседаниях;

2.24. обеспечивает работу комиссий по оформлению материалов по присвоению звания "Почетный гражданин города Костромы", "Ветеран труда", для представления к награждению медалью "За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.";

2.25. контролирует работу секретарей-референтов заместителей главы администрации;

2.26. осуществляет организационное обеспечение официальных мероприятий, проводимых администрацией города;

2.27. оформляет документы к награждению Благодарственными письмами главы самоуправления, поздравительные открытки;

2.28. составляет квартальные отчеты о выполнении планов работы администрации; о состоявшемся вручении государственных наград; представляет учетные сведения о Героях Советского Союза, Героях Российской Федерации.

3. Права отдела

При осуществлении своих функций отдел вправе:

3.1. непосредственно запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы (информацию, документы) от руководителей структурных подразделений администрации;

3.2. в лице своих сотрудников присутствовать на заседаниях Думы города Костромы, Совета администрации, совещаниях, проводимых в самостоятельных структурных подразделениях администрации;

3.3. пользоваться в установленном порядке системами связи, информационными базами, банками данных и иными носителями информации;

3.4. проводить проверки выполнения Регламента администрации, действующих инструкций по делопроизводству и контролю исполнения, плана работы администрации;

3.5. в установленном порядке вносить предложения по совершенствованию работы администрации города по вопросам, отнесенным к ведению отдела;

3.6. в порядке установленном Регламентом администрации возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.

Обязанностью отдела является своевременное и качественное исполнение возложенных функций, ежеквартальное представление начальнику Управления делами отчета о работе отдела.

4. Начальник и специалисты отдела

4.1. Штатное расписание отдела является составной частью штатного расписания Управления делами.

Порядок назначения, определения должностных обязанностей и персональной ответственности служащих отдела, а также дополнительные квалификационные требования по должности начальника отдела (заместителя начальника Управления делами) установлены пунктами 6.5-6.9, 7.3 Положения об Управлении делами.

4.2. Кандидаты на должности заместителей начальника отдела должны иметь опыт работы в органах государственной власти или в органах местного самоуправления не менее 2-х лет.

Дополнительные квалификационные требования по должностям специалистов отдела не устанавливаются.

4.3. Начальник отдела:

4.3.1. организует работу отдела, дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками отдела;

4.3.2. имеет право подписывать служебную документацию в пределах компетенции отдела;

4.3.3. осуществляет ежегодный анализ деятельности отдела; представляет начальнику Управления делами отчеты о работе отдела в установленном порядке;

4.3.4. контролирует надлежащее ведение документооборота, оформление текущих дел и формирование архива дел, законченных производством в отделе;

4.3.5. разрабатывает и представляет на утверждение в установленном порядке должностные инструкции специалистов отдела;

4.3.6. ходатайствует о поощрении сотрудников отдела, а также о наложении на них взысканий при совершении дисциплинарных проступков;

4.3.7. непосредственно контролирует деятельность отдела по работе с обращениями граждан и архивного отдела Управления делами; в период временного отсутствия в связи с отпуском, болезнью или командировкой начальников указанных отделов исполняет их полномочия, если специальным распоряжением главы администрации исполнение этих полномочий не возложено на иное лицо.

4.4. В период временного отсутствия начальника отдела в связи с отпуском, болезнью или командировкой его полномочия, предусмотренные подпунктами 4.3.1, 4.3.2, 4.3.4 настоящего Положения, исполняет один из штатных заместителей начальника отдела в соответствии с его должностной инструкцией.

Должностные обязанности, полномочия, а также порядок замещения начальника отдела, совмещающего должность заместителя начальника Управления делами, может конкретизироваться в его должностной инструкции, утверждаемой в порядке, установленном подпунктом 6.3.2 Положения об Управлении делами.

4.5. Начальник отдела (заместитель начальника Управления делами) несет персональную ответственность за выполнение задач отдела, своих обязанностей, установленных пунктом 4.3 настоящего Положения и должностной инструкцией.