Приложение 2. Положение об Управлении делами администрации города Костромы

Приложение 2

Положение об Управлении делами администрации города Костромы

1. Общие положения

1.1. Управление делами является самостоятельным структурным подразделением администрации города Костромы, подчиненным главе самоуправления (термины "глава самоуправления" и "глава администрации", используемые в настоящем Положении, равнозначны).

Деятельность Управления делами контролируется заместителем главы администрации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

1.2. Целью деятельности Управления делами является организационно-документационное, материально-техническое обеспечение деятельности городской администрации.

1.3. В своей деятельности Управление делами руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, Уставом города Костромы, решениями городской Думы, Регламентом администрации города Костромы (далее - Регламент или Регламент администрации), постановлениями администрации города, распоряжениями, поручениями и указаниями главы самоуправления, настоящим Положением.

1.4. Положения об Управлении делами, его отделах, штатное расписание, фонд оплаты труда, планы работы и отчеты об их исполнении утверждаются и изменяются главой самоуправления.

1.5. Управление делами не является юридическим лицом, для реализации своих функций имеет печать ("Администрация города Костромы, Управление делами").

2. Задачи Управления делами

Основными задачами Управления делами являются:

2.1. обеспечение взаимодействия структурных подразделений администрации по планированию работы администрации города в целом;

2.2. нормативно-методическое, организационное и документационное обеспечение деятельности администрации, ее структурных подразделений (в соответствующей части); обеспечение общего документооборота в администрации;

2.3. осуществление подготовительной организационной работы на территории города по проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов, в соответствии с обязанностями и компетенцией исполнительно-распорядительного органа муниципального образования;

2.4. контроль за выполнением поручений главы администрации, требований Регламента и Инструкции по делопроизводству всеми структурными подразделениями администрации в части работы со служебными документами и обращениями граждан;

2.5. обеспечение сохранности, комплектования документов, определения их значимости для дальнейшего хранения и использования в соответствии с Законом Костромской области "Об архивном фонде Костромской области и архивах";

2.6. материально-техническое обеспечение деятельности администрации;

2.7. содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений, находящихся в ведении администрации;

2.8. непосредственная организация и надлежащее обеспечение делопроизводства по обращениям граждан при соблюдении требований Закона области "О порядке рассмотрения и разрешения обращений граждан на территории Костромской области";

2.9. организационное обеспечение заседаний Совета администрации города Костромы, других совещательных органов при главе самоуправления; организуемых администрацией города торжественных мероприятий, приемов зарубежных делегаций, совещаний, семинаров и иных мероприятий.

3. Функции Управления делами

Основными функциями Управления делами являются:

3.1. формирование и осуществление контроля за выполнением перспективных и текущих календарных планов работы, недельного плана основных мероприятий администрации;

3.2. координация деятельности структурных подразделений администрации по подготовке и надлежащему оформлению документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета администрации;

3.3. оказание информационно-методической и консультативной помощи структурным подразделениям администрации, координация и контроль их деятельности по организации документооборота и формированию архивных дел;

3.4. осуществление в установленном порядке приема, регистрации, передачи на исполнение, отправки служебных документов и обращений граждан в соответствии с поручениями руководителей администрации по их рассмотрению; обеспечение контроля за сроками их исполнения, обоснованностью внесения ходатайств в адрес главы администрации о продлении этих сроков;

3.5. обеспечение контроля за надлежащим оформлением структурными подразделениями администрации проектов правовых актов, наличием необходимых виз согласований, заключений;

3.6. представление к подписанию и обеспечение своевременного выпуска подписанных главой администрации правовых актов, иных распорядительных документов; регистрация и отправка исходящей корреспонденции администрации;

3.7. формирование и хранение в течение установленного периода времени дел со служебными документами и обращениями граждан до их передачи в государственный архив;

3.8. обеспечение работы хозяйственного отдела в соответствии с его задачами и функциями, определенными в настоящем Положении и положении об отделе;

3.9. оформление необходимых документов по присвоению званий "Почетный гражданин города Костромы", "Ветеран труда", для представления к награждению медалью "За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.";

3.10. составление графика и организационное обеспечение ведения приема граждан руководителями администрации (глава самоуправления, заместители главы администрации, начальник Управления делами);

3.11. проведение проверок в структурных подразделениях администрации по вопросам ведения Управления делами;

3.12. формирование протоколов распорядительных документов администрации в сборники;

3.13. обеспечение ксерокопирования вновь изданных и архивных документов администрации, их рассылка (направление) соответствующим адресатам;

3.14. обеспечение ознакомления руководителей администрации и служащих соответствующих структурных подразделений администрации с текстами вновь принятых нормативных и распорядительных правовых актов федеральных и областных органов государственной власти;

3.15. обеспечение пользования телефаксной связью структурных подразделений администрации, не наделенных правами юридического лица, в порядке, установленном Регламентом администрации;

3.16. ведение электронного банка правовых актов администрации и электронного учета документооборота в администрации;

3.17. приобщение (внесение соответствующих сведений) к оригиналам ранее принятых правовых актов администрации сведений о внесении в таковые изменений либо их отмене или признании утратившими силу вновь принятыми правовыми актами; внесение соответствующих данных в карточки этих документов в электронном банке правовых актов администрации;

3.18. организация работы и контроль за делопроизводством, осуществляемым секретарями-референтами заместителей главы администрации;

3.19. непосредственная организация торжественных мероприятий, приемов зарубежных делегаций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, проводимых администрацией города;

3.20. осуществление иных функций, возложенных на Управление делами, его структурные подразделения (отделы) Регламентом администрации, положениями о соответствующих отделах.

4. Права Управления делами

Управление делами при осуществлении своих функций вправе:

4.1. истребовать необходимые информационные и аналитические материалы от руководителей структурных подразделений администрации;

4.2. разрабатывать и инициировать по согласованию с административно-правовым управлением принятие инструкций по вопросам организационно-документационного обеспечения администрации;

4.3. пользоваться в установленном порядке системами связи, информационными базами, банками данных и иными носителями информации;

4.4. возвращать на доработку некачественно подготовленные документы, вносимые на рассмотрение Совета администрации и представляемые на подпись главе самоуправления;

4.5. требовать от руководителей структурных подразделений администрации исполнения Регламента, инструкций по делопроизводству и контролю, действующих в администрации; совместно с административно-правовым управлением вносить главе администрации представления о привлечении муниципальных служащих, допустивших их грубое нарушение, к дисциплинарной ответственности;

4.6. вносить предложения по вопросам улучшения организации работы Управления делами, совершенствования работы со служебными документами в администрации, внедрения и использования современных информационных технологий и технических средств;

4.7. вносить обязательные для рассмотрения и реализации при наличии технической возможности в отдел муниципальных информационных ресурсов предложения по совершенствованию программного обеспечения электронного банка правовых актов администрации и электронного учета документооборота;

4.8. осуществлять по своему усмотрению в целях исполнения возложенных контрольных функций проверки состояния работы со служебными документами по вопросам общего делопроизводства, по обращениям граждан, условиям хранения документов в структурных подразделениях администрации.

5. Структура Управления делами

5.1. Структура (схема подчиненности отделов и должностных лиц) Управления делами утверждается постановлением главы самоуправления города Костромы.

5.2. В состав Управления делами входят:

5.2.1. отдел по организационной работе и документообороту (решает задачи и исполняет функции предусмотренные подпунктами 2.1-2.5, 2.8, 2.9, 3.1-3.7, 3.9, 3.11-3.19 настоящего Положения);

5.2.2. архивный отдел (решает задачи и исполняет функции, предусмотренные подпунктами 2.5, 3.3, 3.7, 3.11, 3.13, 3.17 настоящего Положения);

5.2.3. отдел по работе с обращениями граждан (решает задачи и исполняет функции, предусмотренные подпунктами 2.1, 2.4, 2.5, 2.8, 3.4, 3.7, 3.10, 3.11 настоящего Положения);

5.2.4. хозяйственный отдел (решает задачи и исполняет функции, предусмотренные подпунктами 2.6, 2.7, 3.8, 3.19 настоящего Положения).

5.3. Порядок реализации отделами функций (разграничение сходных функций между отделами) Управления делами устанавливается (конкретизируется) положениями об отделах, приказами начальника Управления делами.

6. Руководство Управлением делами. Служащие

6.1. Непосредственное руководство Управлением делами осуществляет его начальник, назначаемый (освобождаемый) на должность главой самоуправления на условиях срочного договора, заключаемого в пределах срока его полномочий.

6.2. Должность начальника Управления делами Реестром муниципальных должностей муниципальной службы города Костромы отнесена к категории "Главные должности, 4-я группа".

На данную должность может быть назначено лицо, отвечающее требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим Положением о муниципальной службе в городе Костроме, утвержденным решением Думы города Костромы от 01.07.1999 N 90; соответствующее квалификационным требованиям по муниципальным должностям муниципальной службы города Костромы (пункт "а" приложения N 2 к решению Думы г. Костромы от 15.03.2001 N 29), а также дополнительным квалификационным требованиям: стаж работы в органах государственной власти или в органах местного самоуправления не менее 5 лет; стаж работы на руководящих должностях не менее 2 лет.

6.3. Начальник Управления делами:

6.3.1. непосредственно обеспечивает реализацию задач, функций и прав Управления делами, установленных Регламентом администрации и настоящим Положением; исполнение Управлением делами поручений главы самоуправления;

6.3.2. определяет обязанности в соответствии с настоящим Положением и руководит деятельностью своего заместителя; вносит на утверждение главы администрации его должностную инструкцию;

6.3.3. руководит отделами Управления делами через их начальников;

6.3.4. дает обязательные для исполнения сотрудниками Управления делами поручения и указания;

6.3.5. издает приказы, регулирующие вопросы организации деятельности Управления делами, определяет, в соответствии с Регламентом администрации, порядок реализации предоставленных прав;

6.3.6. представляет главе самоуправления кандидатуры для назначения на должности своего заместителя, начальников и сотрудников отделов Управления делами;

6.3.7. утверждает график отпусков сотрудников Управления делами;

6.3.8. в случаях, предусмотренных статьей 19 Регламента администрации, вносит представления главе администрации о возложении исполнения обязанностей и дополнительных выплатах сотрудникам Управления делами;

6.3.9. направляет главе администрации представления о поощрении сотрудников Управления делами либо о наложении на них взысканий за совершенные дисциплинарные проступки;

6.3.10. входит в состав Совета администрации города Костромы по должности; присутствует на заседаниях городской Думы либо направляет своего представителя;

6.3.11. визирует от имени Управления делами проекты постановлений администрации, распоряжений главы администрации и иные документы, представляет их на подписание главе самоуправления либо возвращает ответственному разработчику для надлежащего оформления;

6.3.12. обеспечивает учет товарно-материальных ценностей и имущества администрации города, как юридического лица, их сохранность и надлежащее использование; контролирует деятельность работников, с которыми заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;

6.3.13. представляет в установленном порядке предложения о выделении финансовых средств на оплату счетов, связанных с материально-техническим обеспечением администрации и содержанием зданий администрации города;

6.3.14. подписывает к оплате счета за оказанные услуги (в том числе коммунальные платежи) и приобретенное имущество (расходные материалы);

6.3.15. подписывает авансовые отчеты и расходные ордера на выдачу материально ответственным лицам наличных денег на хозяйственные нужды администрации;

6.3.16. утверждает составленные специальной комиссией акты о списании мелкого хозяйственного инвентаря, расходных материалов, врученной в соответствии с целевым назначением сувенирной продукции;

6.3.17. готовит проекты договоров на хозяйственное обслуживание администрации, включая ремонтные работы, приобретение оборудования и по другим вопросам материально-технического обеспечения деятельности администрации города, как юридического лица; подписывает такие договоры по специальному поручению главы самоуправления;

6.3.18. непосредственно курирует работу финансово-бухгалтерского и транспортного (автохозяйство) отделов администрации;

6.3.19. осуществляет контроль за соблюдением установленного главой самоуправления порядка использования служебного транспорта администрации и допуска в здания администрации в нерабочее время;

6.3.20. обеспечивает общий контроль за соблюдением требований Регламента администрации (в том числе о порядке рассмотрения и разрешения обращений и жалоб граждан) всеми структурными подразделениями и должностными лицами администрации;

6.3.21. хранит и использует в установленном порядке гербовую печать администрации города Костромы;

6.3.22. использует факсимильную подпись-печать главы самоуправления в порядке, установленном Регламентом администрации;

6.3.23. в порядке, установленном главой администрации, ведет личный прием граждан по вопросам соблюдения порядка и сроков рассмотрения обращений и жалоб граждан структурными подразделениями и заместителями главы администрации;

6.3.24. исполняет иные полномочия, возлагаемые Регламентом на управляющего делами администрации города.

6.4. Должностные обязанности и полномочия начальника Управления делами могут конкретизироваться в должностной инструкции, утверждаемой главой администрации.

В период временного отсутствия начальника Управления делами в связи с отпуском, болезнью или командировкой его обязанности исполняет заместитель начальника Управления делами либо иное должностное лицо, назначенное распоряжением главы администрации.

6.5. Должность заместителя начальника Управления делами Реестром муниципальных должностей муниципальной службы города Костромы отнесена к категории "Ведущие должности, 3-я группа".

На данную должность может быть назначено лицо, отвечающее требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим Положением о муниципальной службе в городе Костроме; соответствующее квалификационным требованиям по муниципальным должностям муниципальной службы города Костромы (пункт "б" приложения N 2 к решению Думы г. Костромы от 15.03.2001 N 29), а также дополнительным квалификационным требованиям: стаж практической работы в органах государственной власти или в органах местного самоуправления не менее 3-х лет; стаж работы на руководящих должностях не менее 1 года.

6.6. Заместитель начальника Управления делами исполняет отдельные функции начальника Управления делами в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной в порядке, установленным подпунктом 6.3.2 настоящего Положения.

6.7. В отделах Управления делами устанавливаются должности начальников (заместителей начальников) и специалистов, а также должности служащих, не отнесенные к муниципальным должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации.

На должности муниципальных служащих отделов могут быть назначены лица, отвечающие требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим Положением о муниципальной службе в городе Костроме; соответствующие квалификационным требованиям по муниципальным должностям муниципальной службы города Костромы (пункты "б" и "в" приложения N 2 к решению Думы г. Костромы от 15.03.2001 N 29). Дополнительные квалификационные требования по данным должностям могут устанавливаться положениями о соответствующих отделах Управления делами.

6.8. Начальники (заместители начальников) и специалисты отделов Управления делами назначаются на должности главой самоуправления по представлению начальника Управления делами. Служащие, должности которых не отнесены к муниципальным должностям муниципальной службы, назначаются (увольняются) на должности в порядке, установленном Регламентом администрации.

6.9. Должностные обязанности, полномочия и порядок замещения начальников отделов в период их временного отсутствия в связи с отпуском, болезнью или командировкой устанавливаются в положениях о соответствующих отделах.

Должностные обязанности специалистов отделов определяются в должностных инструкциях, утверждаемых начальником Управления делами.

7. Ответственность

7.1. Управление делами, в лице соответствующих должностных лиц, несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных задач и функций, принятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав.

7.2. Персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Управление делами, а также своих обязанностей и полномочий, установленных пунктом 6.3 настоящего Положения, несет начальник Управления делами.

7.3. Персональная ответственность иных должностных лиц и служащих Управления делами устанавливается в их должностных инструкциях, утверждаемых в установленном порядке.