Приложение N 1. Положение об отделе по организационной работе и документообороту администрации города

Приложение N 1

Положение об отделе по организационной
работе и документообороту администрации города

II. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности администрации города,

2.2. Организация и ведение информационно-справочной работы по распорядительным документам органов городского самоуправления и высших должностных лиц в администрации города.

2.3. Разработка, формирование и сопровождение базы данных (на бумажных носителях и в электронной версии) исполнительно-распорядительной документации администрации города.

2.4. Формирование потоков входящей и исходящей корреспонденции, осуществление контрольных полномочий за ее исполнением, а также за ведением делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

2.5. Обеспечение взаимодействия администрации г. Костромы с городской думой по организационным вопросам.

2.6. Осуществление подготовительной организационной работы по проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов.

2.7. Обеспечение сотрудничества органов самоуправления города с политическими партиями, общественными объединениями, религиозными организациями, общинами и объединениями.

III. Функции

Отдел по организационной работе и документообороту в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Формирует перспективный (годовой), квартальный планы работы администрации города, осуществляет контроль за сроками их выполнения. О результатах ежеквартально информирует главу самоуправления.

3.2. В целях координации деятельности администрации города ее органов и подразделений ежемесячно составляет календарный план основных мероприятий администрации города, доводит его до сведения заинтересованных лиц.

3.3. Готовит календарь юбилейных и круглых дат предприятий, организаций, учреждений, учебных заведений города, а также перечень персональных юбилеев.

3.4. Осуществляет организационно-техническое обеспечение Совета администрации, Совета инспекций и других консультационно-совещательных органов при главе самоуправления:

- готовит повестки заседаний, совещаний;

- организует явку участников;

- формирует, размножает и раздает документы, подлежащие рассмотрению;

- ведет протоколы заседаний, совещаний, аудиозапись, а также при необходимости стенографию;

- осуществляет контроль за доработкой документов, рассмотренных на заседаниях, совещаниях;

- ведет учет и контроль за выполнением критических замечаний и предложений, высказанных на совещаниях и заседаниях.

3.5. Осуществляет организационное обеспечение деятельности общественного городского Совета, политического Совета, молодежного муниципалитета при главе самоуправления города Костромы.

3.6. Готовит тексты и направляет поздравительные открытки трудовым коллективам, представителям творческой интеллигенции, ветеранам - бывшим работникам исполнительных органов г. Костромы, в связи с государственными праздниками.

3.7. Осуществляет оформление материалов по присвоению звания "Почетный гражданин города Костромы", "Ветеран труда", для представления к награждению медалью "За доблестный труд в годы ВОВ 1941-1945 г.г.".

3.8. Обеспечивает связь администрации с Почетными гражданами города, ветеранами труда - бывшими работниками горисполкома, администрации города.

3.9. Осуществляет содействие городской избирательной комиссии по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти и местного самоуправления, референдумов.

3.10. Обеспечивает сотрудничество с политическими партиями, общественными объединениями, религиозными организациями, общинами, объединениями.

3.11. Организует работу и контролирует исполнение должностных обязанностей группы секретарей-референтов администрации города.

3.12. Обеспечивает контроль за правильным составлением и оформлением структурными подразделениями администрации проектов постановлений и распоряжений, наличие соответствующих согласований, виз, заключений, пояснительных записок, классификационного кода распорядительного документа.

3.13. Обеспечивает контроль за своевременным и качественным выпуском распорядительных документов, а также контроль за исполнением корреспонденции в установленные регламентом сроки, отправлением их исполнителям, заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностным лицам и гражданам, за исполнением резолюций главы города, содержащихся на документах и материалах Президента РФ, Федерального собрания РФ, Правительства РФ, органов государственной власти Костромской области.

3.14. Обеспечивает формирование протоколов распорядительных документов главы самоуправления в сборники, городскую прокуратуру.

3.15. Обеспечивает организацию компьютерной системы поиска принятых главой самоуправления города распорядительных документов.

3.16. Несет ответственность за сохранность документов.

3.17. Производит выдачу копий постановлений и распоряжений главы администрации по запросу структурных подразделений администрации, а также предприятий и граждан города.

3.18. Периодически проводит учебу с руководителями структурных подразделений и со специалистами по внедрению новой технологической системы оформления и обработки документов.

3.19. Организует подготовку документов в режиме администратора графической станции.

3.20. Организует работу по индексированию исполнительно-распорядительных документов в электронной базе данных согласно единому тематическому рубрикатору.

3.21. Сдает документы в архив в соответствии с действующими правилами.

3.22. Организует работу по ксерокопированию документов и материалов и при необходимости машинописную работу, прием и отправление корреспонденции.

3.23. Организует контроль за доработкой документов в режиме "электронной почты" в рамках единого документооборота администрации и ее структурных подразделений.

IV. Права

Работники отдела по организационной работе и документообороту имеют право:

4.1. Присутствовать на заседаниях городской думы, постоянных комиссий думы (по согласованию с председателем Совета думы), Совета администрации города, совещаниях работников отделов и управлений администрации города.

4.2. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации города.

4.3. Запрашивать по поручению главы самоуправления от комитетов, управлений, отделов администрации города, а также от предприятий, учреждений и организаций необходимые материалы, справки.

4.4. Возвращать на доработку некачественно подготовленные документы, вносимые на рассмотрение Совета администрации и представляемые на подпись главе самоуправления города.

4.5. Требовать от структурных подразделений администрации исполнения регламента администрации города, инструкции по делопроизводству.

4.6. Вносить предложения по совершенствованию работы администрации города по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

V. Ответственность

Отдел несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за неисполнение в необходимых случаях предоставленных ей прав.

VI. Организация деятельности

6.1. Структура и штатное расписание отдела утверждается главой самоуправления.

6.2. Руководителем отдела является зам. управделами, который назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы самоуправления по представлению управляющего делами и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач. Руководитель отдела должен иметь высшее образование.

6.3. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от нее главой самоуправления города, по представлению руководителя отдела. Работники отдела выполняют работу по осуществлению поставленных перед отделом задач, в соответствии с должностными инструкциями и распределением обязанностей в отделе.

6.4. Оплата труда работников отдела производится в соответствии с должностным окладом, согласно реестру муниципальных должностей и ст. 14 Положения "О муниципальной службе в городе Костроме".

6.5. Отдел отчитывается о своей работе перед управляющим делами администрации города.

6.6. Отдел финансируется за счет бюджета. Правами юридического лица не обладает, имеет круглую печать со своим наименованием.