Приложение N 2. Должностная инструкция заместителя управляющего делами, начальника отдела по организационной работе и документообороту администрации города

Приложение N 2

Должностная инструкция заместителя управляющего делами, начальника
отдела по организационной работе и документообороту администрации города

I. Общие положения

1.1. Заместитель управляющего делами, начальник отдела по организационной работе и документообороту (далее - начальник отдела), является руководителем структурного подразделения администрации города и занимает главную муниципальную должность муниципальной службы (4 группа).

1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности главой самоуправления г. Костромы по представлению управляющего делами.

1.3. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет зам. начальника по документационному обеспечению.

1.4. Начальник отдела подчиняется в своей работе непосредственно управляющему делами.

1.5. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется законодательством РФ и Костромской области, Уставом города Костромы, постановлениями и распоряжениями главы самоуправления г. Костромы, регламентом администрации города, решениями органов самоуправления, настоящей должностной инструкцией.

II. Основные задачи и обязанности

Основными задачами начальника отдела является:

2.1. Обеспечение организации деятельности, качественного и своевременного выполнения задач и функций отдела, а также курируемых отделов, архивного и ЗАГС.

2.2. На начальника отдела возлагаются следующие обязанности:

2.2.1. Заниматься подбором, расстановкой и обучением кадров, обеспечивать строгое соблюдение работниками отдела трудовой и служебной дисциплины.

2.2.2. Принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела.

2.2.3. Организовывать и обеспечивать деятельность администрации города (планирование работы администрации города, организация подготовки и проведения заседаний Совета администрации, планерных совещаний главы самоуправления).

2.2.4. Обеспечивать взаимодействие администрации г. Костромы с городской думой по организационным вопросам.

2.2.5. Осуществлять сотрудничество органов самоуправления города с общественными, политическими, религиозными и иными организациями и объединениями, молодежным муниципалитетом.

2.2.6. Контролировать качество подготовки документов, представляемых на визу управляющему делами.

2.2.7. Обеспечивать контроль за своевременным и качественным прохождением документооборота в администрации.

2.2.8. Осуществлять контроль за исполнением постановлений распоряжений, находящихся на контроле у зам. главы администрации, управляющего делами.

2.2.9. Обеспечивать отдел, через хозяйственную службу, необходимыми канцелярскими принадлежностями.

2.2.10. Принимать управленческие решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела.

2.2.11. Выполнять поручения, данные управляющим делами.

2.2.12. Организовывать работу по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти, местного самоуправления и референдумов.

III. Права

Начальник отдела имеет право:

3.1. Участвовать в работе Совета администрации, совещаниях при главе самоуправления, вносить предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела. Присутствовать на заседаниях городской думы, постоянных комиссий думы (по согласованию с председателем Совета думы).

3.2. Привлекать для подготовки вопросов на заседания Совета администрации, совещаний, созываемых по инициативе главы самоуправления и их проведения, работников иных структурных подразделений администрации города.

3.3. Требовать от соответствующих органов и должностных лиц выполнения организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению выборов, референдумов.

3.4. Вести переписку с другими организациями.

3.5. Пользоваться в установленном порядке базами данных администрации города.

3.6. Запрашивать от управлений, отделов администрации города, от предприятий, учреждений и организаций материалы, справки, информации, необходимые для осуществления своих функций.

3.7. Возвращать на доработку проекты документов, идущих на визу управляющему делами или вносимых на рассмотрение Совета администрации, в случае их недостаточной проработки или несоответствия требованию регламента.

3.8. Предоставлять предложения по структуре и штатной численности отдела.

3.9. Утверждать должностные инструкции работников отдела и контролировать их соблюдение.

3.10. Издавать приказы по отделу по вопросам, входящим в компетенцию начальника.

3.11. Решать вопросы перестановки кадров на рабочих местах в случае производственной необходимости.

3.12. Устанавливать, исходя из производственной необходимости, своими приказами взаимозаменяемость между работниками отдела.

IV. Ответственность

4.1. Начальник отдела несет ответственность за своевременное и качественное выполнение задач, обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, а также неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

V. Требования к работнику

5.1. На должность начальника отдела утверждается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на должностях руководителя, относящихся к муниципальной службе, не менее 5 лет.

5.2. Начальник отдела должен обладать организаторскими способностями, профессиональными знаниями, умением работать с людьми, чувством ответственности, дисциплинированностью, а также соответствовать другими требованиями, предъявляемым к муниципальным служащим г. Костромы.