Приложение N 1. Положение об архивном отделе администрации г. Костромы

Приложение N 1

Положение об архивном отделе администрации г. Костромы

I. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением администрации города.

1.2. Целями создания отдела являются выполнение функций городского самоуправления в сфере архивного дела и информационного обеспечения Главы самоуправления г. Костромы, деятельности Думы и администрации города.

1.3. Отдел создается по решению Главы самоуправления г. Костромы.

1.4. Отдел входит в Управление делами администрации города и подчиняется в своей деятельности Заместителю Главы администрации, управляющему делами.

1.5. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, нормативными правовыми актами РФ и Костромской области, Уставом г. Костромы, нормативными правовыми актами Думы г. Костромы, постановлениями и распоряжениями Главы самоуправления, касающимися деятельности отдела, настоящим Положением.

1.6. Материально-техническое обеспечение деятельности отдела осуществляется за счет бюджетного финансирования администрации города.

1.7. Отдел имеет гербовую печать администрации города, собственную печать с указанием своего наименования и изображением герба г. Костромы, а также угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображением герба г. Костромы, а также иные штампы, необходимые для работы отдела.

1.8. Положение об отделе, штатное расписание, планы работы отдела, отчеты об их выполнении утверждаются Главой самоуправления г. Костромы.

II. Основные задачи

2.1. Основными задачами отдела являются:

- осуществление руководства архивным делом в администрации города;

- способствование развитию и совершенствованию архивного дела и общего делопроизводства в структурных подразделениях администрации города;

- обеспечение комплектования, учета и сохранности документов, образовавшихся в результате деятельности Главы самоуправления, Думы и администрации г. Костромы;

- осуществление научно-технической обработки поступающих на хранение документов;

- проведение научно-исследовательской и поисковой работы по документам, находящихся на хранении;

- оказывание содействия Главе самоуправления, Думе и администрации города в практическом использовании архивных документов;

- оказывание, на основании договоров и соглашений, утвержденных руководством администрации города, содействия предприятиям, организациям и учреждениям города в комплектовании, сохранении и использовании их архивов;

- выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц.

III. Функции

3.1. Для достижения поставленных задач отдел осуществляет следующие функции:

- хранение и государственный учет документов архивных фондов органов местного самоуправления;

- отбор и осуществление приема документов на хранение, производит в установленном порядке экспертизу ценности поступающих документов, их архивную обработку;

- разработку и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

- принятие мер по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- использование документов архива в социально-экономических и культурно-просветительских целях, на выставках, телерадиопередачах, в периодической печати;

- предоставление документов архива учреждениям и гражданам с целью их научного использования;

- информирование руководства администрации города о составе и содержании документов архива;

- согласовывает представленные номенклатуры дел документов структурных подразделений администрации города, характер и сроки хранения образующихся в них документов;

- готовит и вносит на утверждение отборочные списки и акты на списание и уничтожение документов, утративших свою временную, историческую, материальную и иную ценность;

- готовит и осуществляет передачу хранящейся в архиве документации (архивных дел) и описей к ним в Государственный архив Костромской области;

- выполнение в установленном порядке, по решению администрации и Думы города, договорных работ и платных услуг, номенклатура которых определяется отдельным документом;

- проводит прием представителей юридических лиц и граждан на предмет получения документов архивов администрации и Думы города;

- выдает в необходимых случаях заверенные копии архивных документов или выписок из них, а также обоснованные заключения по имеющимся в архиве документам;

- заверяет от имени администрации города подписи граждан на заявлениях (согласиях) по вопросам строительства и реконструкции индивидуального жилого фонда, переоборудовании имеющихся жилых и нежилых помещений, строительства дополнительных подсобных помещений, либо регистрации ранее выстроенных строений, прокладке или подключении дополнительных линий к газопроводу, водопроводу, канализационной сети и т.д.

IV. Права

4.1. Отдел обладает следующими правами:

- получать от структурных подразделений администрации города необходимые материалы о состоянии ведомственных архивов и организации документов в текущем делопроизводстве;

- получать от Думы города, структурных подразделений администрации города в полном объеме документы для формирования архивных фондов;

- проверять ведомственные архивы, организацию работы с документами в делопроизводстве структурных подразделений администрации города и городской Думы;

- давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по совершенствованию ведомственных архивов, обеспечению сохранности документов;

- принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, ее структурными подразделениями по вопросам организации работы с документами;

- вносить предложения руководству администрации города по совершенствованию архивного дела, улучшению сохранности документов, ставить вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение законодательства об архивах, положений о работе с документами;

- привлекать специалистов структурных подразделений администрации города, а также специалистов Государственного архива Костромской области, организовывать временные экспертные комиссии для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, поступающих на архивное хранение.

V. Руководство отделом

5.1. Архивный отдел администрации города возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности главой самоуправления города.

5.2. Начальник отдела:

- организует деятельность отдела, издает обязательные для исполнения всеми сотрудниками отдела приказы, указания, распоряжения и инструкции, регулирующие вопросы организации деятельности отдела, порядок реализации представленных полномочий и обеспечения возложенных обязанностей, отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед заместителем управляющего делами администрации города;

- представляет Главе самоуправления кандидатуры для назначения на должности своего заместителя, руководителей и специалистов отдела.

5.3. При смене начальника отдела прием-передача дел и документов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи дел утверждается Главой самоуправления города. Один экземпляр акта в обязательном порядке представляется в Отдел по делам архивов администрации Костромской области.

VI. Ответственность

6.1. Отдел в лице соответствующих должностных лиц, несет ответственность за своевременное и качетсвенное выполнение возложенных задач и принятие мер по реализации предоставленных настоящим положением прав. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел настоящим положением.