Статья 55. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

Статья 55. Оформление, регистрация, отправка исходящих и внутренних документов

1. Исходящие документы, подготовленные за подписью главы Администрации, заместителей главы Администрации оформляются на должностных бланках установленного образца.

2. Исходящие документы, подготовленные за подписью главы Администрации, до подписания их главой Администрации подлежат обязательному согласованию со следующими должностными лицами:

1) с заместителем главы Администрации, курирующим вопросы, по которым подготовлен документ;

2) с руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, ответственным за подготовку документа;

3) с руководителями иных отраслевых (функциональных) органов Администрации, если вопросы, затронутые в документе, входят в их компетенцию.

3. Исходящие документы, подготовленные за подписью первого заместителя главы Администрации, заместителей главы Администрации до подписания их соответствующим должностным лицом подлежат обязательному согласованию с лицами, указанными в пунктах 2 и 3 части 2 настоящей статьи.

4. Исходящие документы, подготовленные в органы прокуратуры, главному федеральному инспектору по Костромской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, уполномоченному по правам человека в Костромской области, уполномоченному по правам ребенка в Костромской области, уполномоченному по защите прав предпринимателей в Костромской области подлежат обязательному согласованию с заместителем главы Администрации, курирующим сферу правового и организационного обеспечения, начальником Правового управления.

5. Документы регистрируются и отправляются адресатам отделом по организационной работе и документообороту, за исключением:

1) исковых заявлений (заявлений), жалоб и других документов, связанных с участием в судебных разбирательствах, административных делах, обязанность по регистрации и отправке которых возложена на Правовое управление;

2) исходящих документов, адресованных руководителям муниципальных учреждений и предприятий, муниципальным служащим по вопросам трудовых отношений - регистрируются и отправляются кадровой службой Администрации;

3) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "ДСП" - регистрируются и отправляются специалистом по мобилизационной работе и защите государственной тайны Администрации;

4) документов, связанных с поданными уведомлениями о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях - регистрируются и отправляются отделом по связям с общественностью Управления организационной работы, документационного обеспечения и связей с общественностью Администрации;

5) исходящих документов, являющихся результатом оказания отраслевым (функциональным) органом Администрации муниципальной услуги - регистрируются и отправляются органом, оказывающим муниципальную услугу.

6. Регистрация и отправка документов, указанных в части 5 настоящей статьи, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству служащими соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации, в обязанности которых входит организация делопроизводства.

7. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются отделом по организационной работе и документообороту к отправке:

1) в случае направления документа в один адрес - в 3 экземплярах (1-й - адресату, 2-й - остается в отделе, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);

2) в случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для отдела по организационной работе и документообороту и возврата исполнителю).

8. Экземпляр документа, остающийся в отделе по организационной работе и документообороту, на обратной стороне последнего листа должен содержать визы ответственных исполнителей, а также лиц, с которыми согласован текст.

9. Если исходящий документ доставляется адресату непосредственно специалистами отдела по организационной работе и документообороту, получение документа адресатом подтверждается подписью лица, принявшего документ, в разносной книге исходящей корреспонденции, форма которой устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

10. Исходящие и внутренние документы, подготовленные за подписью руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации, оформляются на бланках соответствующего органа.

11. Регистрация, а также отправка адресатам исходящих и внутренних документов, подписанных руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации, осуществляется служащими, в обязанности которых входит организация делопроизводства указанных органов.

12. Регистрацию и отправку внутренних документов (приглашения на совещания, ответы на поручения главы Администрации, поручения и запросы в адрес отраслевых (функциональных) органов Администрации, факсограммы), подписанных первым заместителем главы Администрации, заместителями главы Администрации, осуществляют помощники заместителей главы Администрации.