Постановление Администрации г. Костромы от 25 июня 2004 г. N 1830 "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Костромы" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации г. Костромы от 25 июня 2004 г. N 1830
"Об Инструкции по делопроизводству в Администрации города Костромы"

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2005 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Главы города Костромы от 29 июня 2009 г. N 1160 настоящее постановление признано утратившим силу с 30 июня 2009 г.

Информация об изменениях:

Устав города Костромы от 4 октября 1995 г. утратил силу с 1 января 2006 г. См. Устав муниципального образования городского округа город Кострома от 26 мая 2005 г.

В связи с принятием нового регламента администрации города Костромы и упорядочением процесса единого документооборота, руководствуясь статьями 27, 29, 32 Устава города Костромы, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Костромы (приложение).

2. Начальнику отдела по оргработе и документообороту Матвеевой Н.Г. в срок до 10.07.2004 провести семинар с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях администрации города Костромы.

3. Заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений обеспечить соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, утвержденной настоящим постановлением.

4. Постановление администрации от 03.07.2001 N 2332 "Об инструкции по делопроизводству администрации г. Костромы" признать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на и.о. управляющего делами Матвееву Н.Г.

Глава самоуправления

г. Костромы

И.В. Переверзева

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 30 декабря 2005 г. N 3909 в настоящую инструкцию внесены изменения

См. текст инструкции в предыдущей редакции

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Костромы

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2005 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в управлениях, комитетах, отделах и других структурных подразделениях администрации города.

Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи машинных носителей информации.

1.2. Документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел по оргработе и документообороту администрации города Костромы.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех подразделений администрации.

Работники подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать неисполненные документы руководителю либо, по его указанию, другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.4. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, которые обеспечивают учет, сохранность и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство подразделений о состоянии их исполнения, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передают их на хранение в архив.

1.5. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны пройти в отделе по оргработе и документообороту инструктаж по ведению делопроизводства и ознакомиться с настоящей Инструкцией.

1.6. Права, обязанности и ответственность сотрудников, осуществляющих работу по делопроизводству в администрации, установлены их должностными инструкциями.

2. Общие правила подготовки и оформления документов

2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

- герб;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция (поручение);

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию.

Состав реквизитов зависит от назначения документа. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 30 декабря 2005 г. N 3909 пункт 2.2 настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Бланки документов

Документы оформляются на бланках установленной формы. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов установлены два варианта бланков - угловой и продольный.

Все виды организационно-распорядительных документов в Администрации города Костромы печатаются только на бланках установленного образца:

- бланк постановления Главы города Костромы (приложение 1 к настоящей Инструкции);

- бланк распоряжения Главы города Костромы (приложение 2 к настоящей Инструкции);

- бланк кадрового распоряжения Главы города Костромы (приложение 3 к настоящей Инструкции);

- бланк распоряжения первого заместителя главы Администрации города Костромы (приложение 4 к настоящей Инструкции);

- бланк кадрового распоряжения заместителя главы Администрации -руководителя Аппарата города Костромы (приложение 5 к настоящей Инструкции);

- продольный должностной бланк Главы города (приложение 6 к настоящей Инструкции);

- угловой бланк Администрации города Костромы (приложение 7 к настоящей Инструкции).

Бланки отраслевых (функциональных) органов Администрации разрабатываются ими самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций оформляются без бланка.

Поручения Главы города, заместителей главы Администрации, руководителей отраслевых(функциональных) органов Администрации оформляются на соответствующих должностных или именных бланках формата А6.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Изображение герба города Костромы при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (постановление, распоряжение, письмо главы самоуправления), а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации - автора (письма).

Информация об изменениях:

Устав города Костромы от 4 октября 1995 г. утратил силу с 1 января 2006 г. См. Устав муниципального образования городского округа город Кострома от 26 мая 2005 г.

2.3.2. Наименование организации указывается в точном соответствии с Уставом города Костромы и с Положением об администрации города Костромы.

2.3.3. Наименование структурного подразделения указывается в точном соответствии с Положением о нем.

2.3.4. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

2.3.5. Наименование вида документа должно быть определено в соответствии с Регламентом администрации города Костромы. На письмах вид документа не указывается.

2.3.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2004 года следует оформлять 05.06.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 05 июня 2004 г. Словесно-цифровой способ оформления дат применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организации и граждан.

2.3.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.

Индекс документа, подписанного главой самоуправления или его заместителями, состоит из порядкового регистрационного номера и индекса по номенклатуре дел.

Отправляемому из структурного подразделения администрации документу присваивается исходящий номер, в котором индекс по номенклатуре дел может отсутствовать.

2.3.8. Ссылка на индекс и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма.

2.3.9. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа; при продольном бланке - на одном уровне с датой и регистрационным номером документа; при угловом бланке - на одном уровне с названием организации.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

                                         Министерство имущественных отношений

                                         Российской Федерации

                                         Управление делами

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                         Генеральному директору

                                         ОАО "Северные регионы"

                                         В.А. Петрову

или

                                         ОАО "Электромонтаж"

                                         Главному бухгалтеру

                                         В.М. Ивановой

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

                                         Руководителям администраций городов

                                         и районов Костромской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат по отношению к самой длинной строке. Например:

                                         Генеральному директору

                                               ОАО "Агро"

                                         И.А. Васильеву

Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности 1,5 межстрочными интервалами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа, на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, структурные подразделения администраций субъектов федерации, муниципальных образований и постоянным корреспондентам.

При направлении документов разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес. Адрес указывается ниже наименования адресата. Например:

                                      Государственное учреждение

                                      Всероссийский институт

                                      документоведения и архивного дела

                                      117393, Москва, ул. Профсоюзная, д. 82

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                      Образцову О.П.

                                      157001, Костромская область, г. Галич,

                                      ул. Садовая, д. 5, кв. 46

2.3.10. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты. Например:

                               УТВЕРЖДАЮ

                               Заместитель главы администрации города Костромы

                               личная подпись, инициалы, фамилия

                               12.05.2004

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                      УТВЕРЖДЕН

                                      приказом Мингосимущества

                                      Российской Федерации

                                      от 20.06.2000 N 187

или

                                      УТВЕРЖДЕНО

                                      решением общего собрания акционеров

                                      от 05.04.2003 N 14

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения располагаются на одном уровне.

2.3.11. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

При оформлении резолюции на должностном или именном бланке необходимо указывать дату и входящий номер документа, в отношении которого дается поручение об исполнении.

2.3.12. Заголовок размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок к тексту документа, содержащему менее восьми строк или к документу, оформленному на бланке формата А5, допускается не указывать.

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту (в том числе заголовка к постановлению и распоряжению) не должна превышать 80 мм. Объем заголовка не должен превышать 4-х строк или 120 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не допускаются.

Исполнитель составляет к документам заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. Заголовок должен быть максимально коротким и точным.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "о чем?": "Об изменении ...", "О выделении ...".

2.3.13. Текст документа печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от заголовка. Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив 15 мм от границы левого поля. Текст документа печатается, как правило, через 1-1,5 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15.

Тексты документов оформляются в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В приказах, постановлениях, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "управление считает возможным").

2.3.14. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Приложение: на ...... л., в .... экз.

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.

            2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, положения, решения) на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение ____" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. При этом знак "N" перед нумерацией приложения не указывается. Например:

                                               Приложение 2

                                               к постановлению администрации

                                               города Костромы

                                               от 05.06.2002 N 320

Если приложение к документу только одно - нумерация приложения не указывается.

Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

2.3.15. реквизит подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий        личная подпись       А.А. Борисов

или на бланке:

Вице президент                  личная подпись       А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель главы администрации      подпись          В.Е. Тимофеев

Главный бухгалтер                    подпись          Г.В. Яковенко

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы "Маяк"                   Директор ОАО "Электрон"

подпись    А.И. Иванов                  подпись     М.В. Егоров

Экземпляры документов (постановлений, распоряжений), остающихся в делах администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о заверении копий.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                подпись   Н.В. Куликов

Члены комиссии:                      подпись   К.М. Артемьева

                                     подпись   С.П. Матвеев

                                     подпись   В.А. Филатов

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ ("Зам.", "И.о.") и его фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

2.3.16. Гриф согласования располагается слева, ниже подписи, на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

капитального строительства

подпись        И.К. Иванов

12.04.2000

или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

30.03.2000

Если грифов несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования.

2.3.17. Согласование документа можно оформлять визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Для документа, подлинник которого остается в администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

2.3.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ и подлинную подпись.

В делопроизводстве администрации города применяются печати:

гербовая,

простая.

Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию.

Простая печать проставляется на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов.

2.3.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

2.3.20. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

А.В. Жуков

22-55-44

2.3.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как решен вопрос, исполнитель делает запись о том, когда и как исполнен документ.

Документы, не имеющие отметки об исполнении, в дело не подшиваются.

2.3.22. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Отметка располагается в нижней части первого листа документа.

#2.3.22. Нумерация страниц

В документах, оформляемых на трех и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются в правом нижнем углу или посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.

3. Организация документооборота в администрации

3.1. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции.

3.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города на имя главы самоуправления и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе по оргработе и документообороту. Корреспонденция, адресованная руководителям структурных подразделений, регистрируется в структурных подразделениях.

Все конверты вскрываются, кроме писем, имеющих пометку "лично".

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Перечень документов, не подлежащих регистрации:

- материалы справочно-информационного характера;

- документы первичного бухгалтерского учета;

- пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;

- печатные издания;

- рекламные извещения, плакаты.

3.1.2. В отделе по оргработе и документообороту документ регистрируется в электронной базе данных (БД) в день поступления. Регистрационный штамп установленного образца ставится в нижней правой части входящего документа. В регистрационном штампе указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

3.1.3. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения в день их поступления и согласно резолюциям (поручениям) направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции (поручения) и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в БД в отделе по оргработе и документообороту администрации города.

Порядок исполнения поручений и документов, установлен статьей 53 Регламента администрации города Костромы.

3.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.

3.2.1. Регистрация и отправка исходящих документов, подписанных главой администрации, его заместителями и управляющим делами администрации, осуществляется в отделе по организационной работе и документообороту.

Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями регламента администрации и настоящей Инструкции.

Неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются в соответствующие структурные подразделения для переоформления, даже если они подписаны руководителем.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 30 декабря 2005 г. N 3909 пункт 3.2.1 дополнен абзацем четвертым

Получение адресатом исходящих документов, доставляемых непосредственно сотрудниками отдела по организационной работе и документообороту, удостоверяется подписью лица, принявшего документы, в разносной книге исходящей корреспонденции (приложение 8 к настоящей Инструкции"#).

3.2.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

Исходящие документы оформляются на бланках установленного образца.

Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются отделом по организационной работе и документообороту к отправке:

а) в случае направления документа в один адрес в 3-х экземплярах (1-й - адресату, 2-й остается в отделе, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);

б) в случае направления документа нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для отдела по организационной работе и документообороту и возврата исполнителю).

Экземпляр документа, остающийся в отделе по организационной работе и документообороту, на обратной стороне последнего листа должен содержать визы исполнителей, а также лиц, с которыми согласован текст.

3.2.3. Исходящие документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.

3.2.4. Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ.

Подлежащий передаче материал регистрируется в отделе по оргработе и документообороту. Передаваемый документ должен содержать номер факса и фамилию получателя.

3.2.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются в подразделение с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу, копии подшиваются в дело.

3.2.6. Передача факсограмм осуществляется специалистом отдела по оргработе и документообороту при наличии разрешительной визы начальника отдела.

3.2.7. Служебная информация, предназначенная для передачи по каналам электронной почты, готовится исполнителем на магнитных носителях. Дискета с информацией, предназначенной для передачи, направляется исполнителем в отдел информационных ресурсов с указанием файла, полного адреса, куда передается информация. После передачи информации отдел информационных ресурсов возвращает магнитный носитель.

3.3. Контроль исполнения служебных документов.

3.3.1. Обязательному контролю (в том числе без указания о контроле в поручении об исполнении) подлежат:

а) поручения главы самоуправления, заместителей главы администрации по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов органов государственной власти, депутатских запросов;

б) решения городской Думы, касающиеся деятельности Администрации, если этими решениями устанавливаются конкретные сроки исполнения;

в) поручения руководителей по обращениям граждан;

г) постановления и распоряжения администрации, имеющие контрольный пункт (срок, ответственный за исполнение).

Если документ, подписанный главой администрации, содержит пункт "контроль оставляю за собой" - непосредственный контроль исполнения осуществляет советник (помощник) главы самоуправления (в соответствии с должностной инструкцией).

3.3.2. Ответственными за своевременное и качественное исполнение служебных документов и поручений по ним являются заместители главы администрации города и руководители подразделений администрации города.

3.3.3. Контроль за исполнением служебных документов и поручений осуществляет помощник заместителя главы администрации города или руководитель соответствующего подразделения.

3.3.4. Подлинники поручений главы администрации города и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то подлинник документа отправляется должностному лицу, указанному в поручении первым, остальным должностным лицам отправляются ксерокопии документа и поручения.

3.3.5. Ответственным за исполнение служебного документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель должен подготовить один ответ с визами соисполнитель.

Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в отдел по оргработе и документообороту администрации. Заявителю в соответствии с резолюцией обязательно дается ответ.

3.3.6. Направление исполнителям служебных документов осуществляет отдел по оргработе и документообороту администрации города или подразделения в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. В компьютере или соответствующем журнале делается отметка.

Срок исполнения документов, издаваемых в Администрации, исчисляется в календарных днях с даты его подписания, а поступивших из других организаций - с даты поступления в Администрацию.

Срок исполнения поручения, если он не определен письменно, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех рабочих дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным сроком.

3.3.7. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Промежуточный ответ передается в отдел по оргработе и документообороту администрации города или подразделения для отметки в компьютере или соответствующем журнале и дальнейшей передачи автору резолюции.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через отдел по оргработе и документообороту на имя автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 2-3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, которым дано поручение. Специалист отдела по оргработе и документообороту сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в БД.

3.3.8. Ответы на поручения руководителей администрации города и подразделений в установленном порядке регистрируются в отделе по оргработе и документообороту администрации города и направляются вместе с оригиналом первичного документа соответствующему руководителю.

Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о результатах рассмотрения руководителем, вместе с оригиналом первичного документа возвращается через отдел по оргработе и документообороту администрации города ответственному исполнителю для дальнейшей работы.

3.3.9. Служебные документы (письма) и поручения по ним считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в них вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

3.3.10. До представления на подпись главе администрации проект документа по снятию с контроля визируется начальником отдела по организационной работе и документообороту и управляющим делами, который вправе провести самостоятельную проверку исполнения.

3.3.11. После исполнения документ (письмо) снимается с контроля. В отдел по оргработе и документообороту передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для отметки в регистрационной карточке и приобщения "в дело".

4. Правила подготовки и оформления документов

4.1. Порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений главы самоуправления, а также делопроизводство по проектам решений, вносимым на рассмотрение Думы города Костромы, определен статьями 34, 35, 36, 37, 38, 39, 47 Регламента администрации города Костромы и разделом 2 настоящей Инструкции.

4.2. Подготовка и оформление других видов документов

4.2.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения администрации на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач.

Приказ состоит из двух частей: вводной и распорядительной. Во вводной части излагаются причины издания приказа. В распорядительной - мероприятия, исполнители и срок их выполнения.

Распорядительная часть приказа начинается словом "Приказываю". Если распорядительная часть приказа не требует пояснения, приказ может издаваться без вводной части (приказы по личному составу).

В распорядительной части указываются исполнители, поручения и сроки исполнения предписываемых действий.

Исполнителями могут быть структурные подразделения, в скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже. Если исполнителем является конкретное должностное лицо, то указывается полное наименование его должности.

4.2.2. Письмо - документ, содержащий сообщение служебного характера, направляемый администрацией, отделом, управлением, комитетом по различным вопросам их деятельности.

Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

По функциональному признаку письма подразделяются на письма инициативные и письма-ответы.

Текст письма состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Наиболее часто употребляемой формой обращения является:

Уважаемый ............................!

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ, послуживший юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой. Например:

С уважением,

... ... ...

4.2.3. Телеграммы подразделяются на следующие категории:

- правительственные, срочные, обыкновенные Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно:

"точка" или тчк", "запятая" или "зпт", "скобка" или "скб", "кавычки" или "квч".

В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам, их наименования указываются перед текстом.

Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с требованиями учреждений связи.

Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле.

Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее адресату.

4.2.4. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируются и оформляются телефонограммы в соответствующих журналах.

4.2.5. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами; устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке; уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами.

4.2.6. Положение - нормативный документ, имеющий сводный характер, определяющий структуру, функции, компетенцию и порядок действия администрации и ее структурных подразделений, регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу.

Текст положения состоит из разделов, внутри которых делится на пункты (основные принципы, задачи, функции, права, обязанности и т.д.).

Приложения к положениям, как правило, подписывает руководитель подразделений, отвечающий за его подготовку.

Утверждается положение путем издания приказа или постановлением грифа утверждения.

4.2.7. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

4.2.8. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Акты оформляются на специальных бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу. Все составные части грифа разделяются 1,5 межстрочным интервалом.

Наименование вида документа - слово АКТ отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

4.2.9. Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

4.2.10. Служебная записка - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри Администрации (кроме прямых руководителей).

5. Номенклатура дел

5.1. Общие понятия.

5.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

5.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела с целью их систематизации, учета, определения сроков хранения дел, обеспечения сохранности документов и их оперативного поиска.

5.1.3. Номенклатура дел каждого структурного подразделения администрации оформляется на общем бланке подразделения, подписывается ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, визируется начальником архивного отдела администрации и утверждается руководителем подразделения в двух экземплярах, после чего один экземпляр передается в архивный отдел, второй остается в структурном подразделении.

5.2. Составление номенклатуры дел.

5.2.1. Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года (до 1 декабря) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.2.2. В течение года по согласованию с руководителем структурного подразделения в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Информация об изменениях:

Устав города Костромы от 4 октября 1995 г. утратил силу с 1 января 2006 г. См. Устав муниципального образования городского округа город Кострома от 26 мая 2005 г.

5.2.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности администрации, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Костромы, Регламентом администрации города Костромы, положением о структурном подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за предыдущий год, "Перечнем документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения".

5.2.4. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия отделов и служб, входящих в структурное подразделение администрации согласно штатному расписанию.

5.3. Содержание номенклатуры дел.

5.3.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

5.3.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя структурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать содержание документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовке дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

5.3.3. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании года.

5.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по "Перечню дел, образующихся в деятельности организаций". Если установление срока хранения дела вызывает затруднение, то он устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

5.3.5. В графе 5 "Примечание" в течение года проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дела в другое подразделение или учреждение.

5.3.6. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел. Эти данные в обязательном порядке сообщаются в архивный отдел администрации и служат основой для составления перечней дел, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел.

6. Порядок формирования дел

6.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

6.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы учебных заведений и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

6.3. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке по датам. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов оформляются отдельным томом.

6.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологии с относящимися к ним приложениями:

положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

поручения вышестоящих органов и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности структурного подразделения;

утвержденные документы группируются отдельно от их проектов;

переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7. Передача дел на архивное хранение

7.1. В архивный отдел администрации дела передаются на хранение по истечении одного календарного года после завершения дел делопроизводством. Исключение составляют случаи, когда дела интенсивно используются в текущей работе структурных подразделений или дела необходимы для проведения ревизии или проверки работы структурного подразделения. В этом случае сроки передачи дел на архивное хранение согласовываются дополнительно.

7.2. Передача дел производится по графику, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному главой администрации.

7.3. Передача дел в архивный отдел производится по акту работником, ответственным за текущее делопроизводство в структурном подразделении.

7.4. Передаче на архивное хранение подлежат дела постоянного, временного хранения, дела по личному составу.

7.5. Передача дел осуществляется согласно перечню, составляемому на основании номенклатуры дел за год, в котором дела были образованы. В итоговой записи перечня указывается общее количество дел постоянного и временного хранения. Перечень утверждается руководителем структурного подразделения.

7.6. Акт о передаче дел на архивное хранение и прилагаемый к нему перечень составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на постоянное хранение в структурном подразделении, второй экземпляр - в архивном отделе. Оба экземпляра подписываются лицами, производящими прием-передачу дел на архивное хранение.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 30 декабря 2005 г. N 3909 раздел 8 настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

8. Заключительные и переходные положения

8.1. Настоящая Инструкция вступает в силу с 1 июля 2004 года.

8.2. После 1 января 2006 года настоящая Инструкция применяется в части, не противоречащей Уставу муниципального образования городского округа город Кострома и Регламенту Администрации города Костромы, с учетом следующих положений;

1) термины "администрация города Костромы", "глава самоуправления города Костромы", "структурные подразделения администрации "применяется для обозначения соответственно Администрации города Костромы, Главы города Костромы, отраслевых (функциональных) органов Администрации;

2) ссылки на организационно-распорядительные документы администрации города Костромы приравниваются к ссылкам на соответствующие документы Главы города Костромы; должностных лиц Администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 30 декабря 2005 г. N 3909 формы бланков изложены в новой редакции

Формы бланков не приводятся

См. формы бланков в предыдущей редакции