Приложение 6. Положение об архивном отделе Управления делами администрации города Костромы

Приложение 6

Положение об архивном отделе Управления делами администрации города Костромы

С изменениями и дополнениями от:

30 ноября 2004 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 30 ноября 2004 г. N 3598 в настоящее положение внесены изменения

См. текст положения в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее - отдел) является структурным подразделением Управления делами администрации города Костромы (далее - Управление делами).

Информация об изменениях:

Устав города Костромы от 4 октября 1995 г. утратил силу с 1 января 2006 г. См. Устав муниципального образования городского округа город Кострома от 26 мая 2005 г.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, Уставом города Костромы, Регламентом администрации города Костромы (далее - Регламент администрации), Положением об Управлении делами, настоящим Положением, иными муниципальными правовыми актами, поручениями и указаниями главы самоуправления города Костромы, начальника Управления делами.

1.3. Для реализации возложенных функций отдел имеет печать с изображением герба города Костромы и своим наименованием, а также штампы с наименованием отдела.

2. Задачи и функции отдела

Отдел решает задачи и исполняет функции, определенные подпунктом 5.2.2 Положения об Управлении делами, а также (в том числе):

2.1. обеспечивает постоянное совершенствование и развитие архивного дела и общего делопроизводства в администрации города и ее структурных подразделениях; исполнение требований Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона области "Об Архивном фонде Костромской области и архивах", правовых актов федеральных и областных органов государственной власти, уполномоченных в области архивного дела;

2.2. обеспечивает отбор, комплектование, прием на хранение, государственный учет и сохранность правовых актов, принятых главой самоуправления и Думой города Костромы, иных документов, образовавшихся в результате деятельности администрации и Думы;

2.3. приобщает заверенные копии правовых актов о внесении изменений (признании утратившими силу, отмене) к находящимся на архивном хранении соответствующим ранее принятым правовым актам;

2.4. проводит в установленном порядке экспертизу ценности поступающих документов, их архивную обработку; согласует представленную номенклатуру дел документов структурных подразделений администрации города;

2.5. разрабатывает и совершенствует научно-справочный аппарат по документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

2.6. осуществляет научно-техническую обработку поступающих на хранение документов;

2.7. проводит научно-исследовательскую поисковую работу по документам, находящимся на хранении;

2.8. оказывает содействие администрации и городской Думе (их структурным подразделениям) в практическом использовании архивных документов; направляет по запросам структурных подразделений и должностных лиц надлежаще заверенные копии архивных документов;

2.9. оказывает на основании договоров и соглашений, заключенных администрацией города, содействие предприятиям, организациям и учреждениям города в комплектовании, сохранении и использовании их архивов;

2.10. выполняет в установленном порядке социально-правовые запросы юридических и физических лиц;

2.11. обеспечивает использование документов архива в социально-экономических и культурно-просветительских целях, на выставках, в теле- и радиопередачах, в периодической печати;

2.12. предоставляет в установленном порядке документы архива учреждениям и гражданам в целях научного использования;

2.13. информирует главу самоуправления (администрацию) города о составе и состоянии архивных документов; готовит и утверждает отборочные списки и акты на списание и уничтожение документов, утративших свою временную, историческую, материальную и иную ценность;

2.14. подготавливает и осуществляет передачу хранящейся в архиве документации (архивных дел) и описей к ним в Государственный архив Костромской области;

2.15. ведет прием представителей юридических лиц и граждан на предмет получения документов архивов администрации и Думы города; выдает в случаях, установленных законодательством, заверенные копии архивных документов или выписок из них, а также обоснованные заключения по имеющимся в архиве документам;

2.16. в порядке, установленном законом и Регламентом администрации, взаимодействует с органом по делам архивов администрации Костромской области;

2.17. разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ развития архивного дела; вносит предложения и организационно обеспечивает создание муниципальных архивных учреждений, обеспечивает координацию и контроль их деятельности.

3. Права и обязанности отдела

3.1. При реализации возложенных задач и функций отдел вправе:

3.1.1. запрашивать и получать в установленном Регламентом администрации порядке от структурных подразделений администрации города материалы о состоянии ведомственных архивов и организации учета документов в текущем делопроизводстве;

3.1.2. получать от Думы города, структурных подразделений администрации документы для формирования архивных фондов в полном объеме;

3.1.3. проверять ведомственные архивы, организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации города и городской Думы;

3.1.4. давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения рекомендации по совершенствованию ведомственных архивов, обеспечению сохранности документов;

3.1.5. принимать участие в семинарах, совещаниях, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, ее структурными подразделениями по вопросам организации работы с документами;

3.1.6. вносить предложения руководству администрации города по совершенствованию архивного дела, улучшению сохранности документов; ставить вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение законодательства об архивах;

3.1.7. инициировать привлечение специалистов структурных подразделений администрации города, а также специалистов Государственного архива Костромской области к участию в работе временных экспертных комиссий по определению ценности документов поступающих на архивное хранение.

3.2. Обязанностью отдела является своевременное и качественное исполнение возложенных функций; представление в установленном порядке отчетов о работе отдела.

4. Начальник и специалисты отдела

4.1. Штатное расписание отдела является составной частью штатного расписания Управления делами.

Порядок назначения, определения должностных обязанностей и персональной ответственности служащих отдела установлены пунктами 6.7-6.9, 7.3 Положения об Управлении делами.

4.2. Кандидаты на должность начальника отдела должны иметь опыт работы в органах государственной власти или в органах местного самоуправления не менее 2-х лет.

Дополнительные квалификационные требования по должностям специалистов отдела не устанавливаются.

4.3. Начальник отдела:

4.3.1. обеспечивает реализацию задач, функций и прав отдела, установленных настоящим Положением;

4.3.2. руководит сотрудниками отдела, распределяет обязанности между ними, дает обязательные для исполнения поручения и указания; представляет на утверждение начальнику Управления делами должностные инструкции специалистов отдела; ходатайствует о поощрении сотрудников отдела, а также о наложении на них взысканий при совершении дисциплинарных проступков;

4.3.3. через начальника Управления делами участвует в подборе кадров отдела;

4.3.4. представляет начальнику Управления делами отчеты о работе отдела в установленном порядке.

4.4. В период временного отсутствия начальника отдела в связи с отпуском, болезнью или командировкой его полномочия, предусмотренные пунктом 4.3 настоящего Положения, исполняет главный специалист отдела либо иное должностное лицо на основании распоряжения главы администрации.

4.5. При смене начальника отдела прием-передача дел документов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи дел утверждается главой самоуправления. Один экземпляр акта представляется в орган по делам архивов администрации Костромской области.

5. Ответственность

5.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, принятие мер по реализации предоставленных прав и трудовую дисциплину работников отдела.

5.2. Специалисты отдела несут ответственность за своевременное и качественное исполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией.