Постановление Администрации г. Костромы от 14 ноября 2001 г. N 4054 "О порядке контроля за исполнением постановлений, распоряжений, резолюций, поручений главы самоуправления, решений думы города Костромы, обращениями граждан, критическими замечаниями в средствах массовой информации, высказанными в адрес администрации города Костромы" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации г. Костромы от 14 ноября 2001 г. N 4054
"О порядке контроля за исполнением постановлений, распоряжений,
резолюций, поручений главы самоуправления, решений думы города
Костромы, обращениями граждан, критическими замечаниями в средствах
массовой информации, высказанными в адрес администрации города Костромы"

В целях повышения эффективности и совершенствования работы по выполнению нормативных и других официальных документов в администрации города Костромы, в связи с реорганизацией структуры администрации города, постановляю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке контроля за исполнением постановлений, распоряжений, резолюций, поручений главы самоуправления, решений думы города Костромы, обращениями граждан, критическими замечаниями в средствах массовой информации, высказанными в адрес администрации города Костромы (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление администрации от 27.10.98 N 3919 "О порядке организации контроля за исполнением нормативных и других официальных документов в администрации города Костромы".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации г. Костромы Николаева А.Н.

Глава самоуправления

г. Костромы

Б.К. Коробов

Инструкция о порядке контроля за исполнением постановлений, распоряжений,
резолюций, поручений главы самоуправления, решений думы города Костромы,
обращениями граждан, критическими замечаниями в средствах массовой
информации, высказанными в адрес администрации города Костромы

1. Общие положения

Настоящая инструкция определяет порядок осуществления контроля исполнения нормативных и распорядительных документов органов городского самоуправления, поручений главы самоуправления города Костромы и заместителей главы администрации. Инструкция разработана в соответствии с регламентом администрации города Костромы, инструкцией по делопроизводству администрации города Костромы.

2. Порядок осуществления контроля за выполнением поручений
главы самоуправления, поручений заместителей главы администрации

2.1. На входящей корреспонденции на специальном бланке поручений или непосредственно на документе главой самоуправления, заместителями главы администрации налагаются соответствующие резолюции.

Резолюция должна включать номер и дату документа, фамилию должностного лица, которому поручается работа с документом, конкретное указание по содержанию документа, срок исполнения, необходимость подготовки ответа и за подписью какого должностного лица должен быть подготовлен ответ и пометку о необходимости постановки документа на контроль. Резолюция заверяется подписью с указанием даты.

2.2. Рассмотренные в трехдневный срок руководством администрации документы возвращаются в отдел по оргработе и документообороту для дальнейшей передачи их исполнителям и отметок в базе данных о передаче документов.

2.3. Ответственными за своевременное и качественное исполнение служебных документов и поручений, отраженных в резолюции, являются заместители главы администрации и руководители структурных подразделений администрации города.

В отделе по оргработе и документообороту ставятся на контроль все письма, поступающие в администрацию, требующие ответа, кроме тех обращений, в резолюциях которых указывается "Для сведения", "Для руководства".

Письма, содержащие в резолюции пометку главы самоуправления или его заместителей о постановке вопроса на контроль и штамп "КОНТРОЛЬ", являются документами, на которые автор резолюции обращает особое внимание.

Подлинники резолюций главы администрации города и его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то подлинник документа отправляется должностному лицу, указанному в поручении первым (ответственному исполнителю), остальным должностным лицам отправляются ксерокопии документа и резолюции.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель должен подготовить один ответ с визами соисполнителей.

Подлинники резолюций, документов вместе с ответом и визами всех исполнителей возвращаются в отдел по оргработе и документообороту администрации. Заявителю в соответствии с резолюцией обязательно дается ответ.

2.4. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его поступления в отдел по оргработе и документообороту.

Срок исполнения поручения указывается в резолюции. Если срок не указан отдельно, то он составляет один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех рабочих дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются в соответствие с указанным сроком.

2.5. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

Вместе с промежуточным ответом исполнитель предоставляет автору резолюции служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения поручения и причинах отсрочки, причем не позднее, чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем - автором резолюции.

Промежуточный ответ, подписанный автором резолюции, служебная записка с визой автора резолюции регистрируются в базе данных в отделе по оргработе и документообороту администрации города. Промежуточный ответ передается адресату, копия ответа и служебная записка и передаются исполнителю.

Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения исполненным.

2.6. Обращение снимается с контроля только после подготовки и отправки окончательного ответа за подписью адресата.

Для снятия с контроля обращения с резолюцией "КОНТРОЛЬ" исполнитель готовит ответ заявителю и служебную записку на имя адресата с просьбой о снятии с контроля.

Документ считается снятым с контроля после соответствующей резолюции главы самоуправления или его заместителей.

2.7. Специалист отдела по оргработе и документообороту осуществляет общий контроль за сроками исполнения поручений главы самоуправления на входящих документах.

3. Порядок постановки на контроль исполнения постановлений и распоряжений

3.1. Целесообразность постановки постановлений и распоряжений на контроль определяет управляющий делами администрации.

Все проекты постановлений и распоряжений печатаются исполнителями без "контрольного" пункта. При визировании проекта документа управляющий делами вносит в проект пункт о возложении контроля.

При подписании постановления или распоряжения глава самоуправления также может внести в документ "контрольный" пункт.

3.2. Постановления и распоряжения главы самоуправления, поставленные на контроль, заносятся в электронную базу данных контрольно-регистрационной программы. Все контрольные документы со штампом "КОНТРОЛЬ" передаются исполнителям и ответственным лицам, указанным в документах.

4. Ведение контроля исполнения постановлений и распоряжений

4.1. Контроль за фактическим выполнением постановлений или распоряжений возлагается (и это указывается в тексте документа) на главу самоуправления, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений, напрямую подчиняющихся главе администрации в соответствии со структурой администрации г. Костромы (управление инвестиционной политики, КРУ, управление ГО и ЧС, информационно-аналитическое управление, административно-правовое управление, управление делами администрации).

4.2. Организационную работу по выполнению постановлений и распоряжений осуществляют руководители структурных подразделений. Ими контролируются сроки исполнения вышеуказанных документов, ход реализации намеченных мероприятий, осуществляется регулярное информирование о состоянии дел заместителя главы администрации, ответственного за организацию и контроль исполнения данного документа, готовится и представляется на визирование справка с предложениями о снятии с контроля или обоснованная просьба о продлении срока исполнения (приложения 1, 2, 3).

4.3. Оперативная работа по контролю исполнения постановлений и распоряжений осуществляется помощниками руководителей администрации, на которых возложен контроль в документах, или работниками, исполняющими эти обязанности.

На помощников руководителей администрации возлагаются следующие обязанности:

- контролировать своевременность предоставления руководителями структурных подразделений информации о ходе и результатах исполнения постановлений и распоряжений на имя руководителя, осуществляющего контроль;

- передать справку с визой руководителя о снятии документа с контроля или продлении срока его выполнения в отдел по оргработе и документообороту;

- один раз в квартал подготовить руководителю сводную информацию о ходе исполнения каждого программного документа, имеющего срок исполнения более полугода;

- передать сводную информацию о ходе исполнения программных документов в отдел по оргработе и документообороту для занесения в электронную базу данных

4.4. По первому требованию отдела по оргработе и документообороту руководители структурных подразделений, ответственные за исполнение, обязаны давать исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле постановлений и распоряжений.

4.5. Руководителю, осуществляющему контроль за всем документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют информацию и необходимые материалы. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.

4.6. Методическое руководство по организации контроля за сроками исполнения постановлений или распоряжений осуществляет специалист отдела по оргработе и документообороту, который просматривает электронную базу данных и напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа.

Ежеквартально специалист отдела по оргработе и документообороту представляет управляющему делами информацию о ходе исполнения всех находящихся на контроле постановлениях и распоряжениях.

5. Порядок снятия с контроля постановлений и распоряжений
главы самоуправления

5.1. Постановление или распоряжение считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, письменного сообщения результатов в отдел по оргработе и документообороту с визой руководителя, осуществляющего контроль данного документа.

5.2. В случае, если по объективным причинам постановление или распоряжение не может быть исполнено, то должностное лицо администрации, осуществляющее контроль за исполнением данного документа, направляет на имя главы самоуправления служебную записку с объяснением этих причин и просьбой о снятии данного документа с контроля.

5.3. Решение о снятии постановлений и распоряжений с контроля принимает глава самоуправления или лицо его замещающее.

Основанием для снятия с контроля является резолюция "СНЯТЬ С КОНТРОЛЯ" вышеперечисленных должностных лиц.

5.4. Специалист отдела по оргработе и документообороту вводит отметку об исполнении и о снятии документа с контроля в электронную базу данных.

5.5. Копия информации об исполнении документа с резолюцией о снятии с контроля направляется заместителю главы администрации или руководителю структурного подразделения администрации, осуществляющему контроль за этими документами.

6. Порядок осуществления и снятия с контроля решений думы города Костромы

6.1. Постановку на контроль тех решений думы, в которых есть поручения в адрес администрации или отдельных должностных лиц администрации, осуществляет глава самоуправления, пометкой "КОНТРОЛЬ" на резолюции.

6.2. Отдел по оргработе и документообороту заносит решения думы, поставленные на контроль, в базу данных контрольно-регистрационной программы, а затем передает их исполнителям, которые указаны в резолюции главы самоуправления.

6.3. Для снятия решения думы с контроля исполнитель готовит информацию об его исполнении на имя председателя Совета думы за подписью главы самоуправления, и передает ее в отдел по оргработе и документообороту.

6.4. Решение думы о снятии с контроля поручений в адрес администрации города или должностных лиц администрации регистрируется в отделе по оргработе и документообороту и направляется исполнителю для сведения.

7. Порядок осуществления и снятия с контроля решений
Костромской областной Думы, постановлений и распоряжений
губернатора Костромской области

7.1. Постановку на контроль решений Костромской областной Думы, постановлений и распоряжений губернатора Костромской области, в которых есть поручения в адрес администрации или отдельных должностных лиц администрации, осуществляет глава самоуправления пометкой "КОНТРОЛЬ" на резолюции.

7.2. Отдел по оргработе и документообороту заносит документы, поставленные на контроль, в базу данных контрольно-регистрационной программы, а затем передает их исполнителям, которые указаны в резолюции главы самоуправления.

7.3. Для снятия решений Костромской областной Думы, постановлений и распоряжений губернатора Костромской области с контроля исполнитель готовит информацию об их исполнении на имя главы самоуправления города Костромы с просьбой снять документ с контроля и передает ее в отдел по оргработе и документообороту.

7.4. Решение главы самоуправления о снятии с контроля поручений в адрес администрации города или должностных лиц администрации регистрируется в отделе по оргработе и документообороту и направляется исполнителю для сведения.

8. Порядок осуществления контроля за поручениями главы самоуправления,
данными на планерных совещаниях, Советах администрации, коллегии
и других совещаниях

8.1. На основании протокола планерных совещаний отдел по оргработе и документообороту доводит до сведения исполнителя данные ему поручения и осуществляет контроль за их выполнением.

8.2. Отдел по оргработе и документообороту еженедельно представляет информацию главе самоуправления о поручениях и заданиях, данных должностным лицам администрации на предыдущих планерных совещаниях аппарата.

8.3. На заседаниях Совета администрации отдел по оргработе и документообороту осуществляет аудиозапись и ведет протокол.

8.4. Отдел по оргработе и документообороту делает выписки из протокола заседания Совета администрации с указанием поручений или заданий, данных заместителям главы администрации и руководителям структурных подразделений администрации, и доводит их до исполнителей.

8.5. Отдел по оргработе и документообороту еженедельно готовит информацию для главы самоуправления о ходе выполнения заданий, включая их в информацию о ходе выполнения поручений, данных на планерных совещаниях.

8.6. Отдел по оргработе и документообороту один раз в квартал обобщает информацию об исполнении поручений, данных на планерных совещаниях и заседаниях Совета администрации, и информирует управляющего делами и главу самоуправления.

8.7. Заседание# коллегии проводятся еженедельно.

Помощник главы самоуправления протоколирует заседания коллегии и делает выписки из протокола с указанием конкретного задания и срока выполнения.

Помощник главы самоуправления осуществляет контроль за поручениями, данными на коллегии, и ежемесячно информирует главу самоуправления об их исполнении.

8.8. Протоколы совещаний, созванных главой самоуправления, ведутся помощниками главы самоуправления или специалистами структурных подразделений в зависимости от цели проведения, рассматриваемых вопросов и участников совещаний. Право определить, кто будет вести протокол совещания, имеет также управляющий делами администрации.

Протоколы совещаний, созываемых по инициативе заместителя главы администрации, ведутся их помощниками или специалистами структурных подразделений в зависимости от рассматриваемого вопроса.

Работник, который вел протокол, в недельный срок после подписания протокола оформляет выписки из него с конкретными поручениями, которые за подписью председательствующего, заместителя главы администрации или управляющего делами направляются исполнителям для реализации.

Контроль за исполнением поручений, данных на совещаниях, осуществляет тот специалист администрации, который вел протокол.

9. Порядок осуществления контроля за работой с письменными
и устными обращениями граждан

9.1. Контроль организации работы за своевременным и правильным рассмотрением обращений граждан, адресованных к главе самоуправления и его заместителям, осуществляют специалисты отдела по работе с населением информационно-аналитического управления.

Если граждане обращаются непосредственно в структурное подразделение администрации по вопросам, курируемым данным подразделением, то регистрация обращений может осуществляться в данном подразделении лицами, в служебные обязанности которых входит регистрация корреспонденции.

9.2. Все письменные обращения граждан регистрируются в день приема с маркировкой письма заявителя штампами входящей корреспонденции отдела по работе с населением, штампами "ВЗЯТО НА КОНТРОЛЬ" и "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ ВМЕСТЕ С ОТВЕТОМ В АДМИНИСТРАЦИЮ ГОРОДА КОСТРОМЫ", с присвоением порядкового номера заявления, указанием даты приема заявления, штампами. Не позднее, чем в пятидневный срок, обращения доводятся до исполнителей в структурные подразделения администрации. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в отделе по работе с населением, если другое не определено резолюцией руководителя. В случаях, когда для рассмотрения обращения требуется дополнительная проверка, изучение необходимых для решения вопросов материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, но не более, чем на один месяц с сообщением об этом заявителю и в отдел по работе с населением (готовится промежуточный ответ).

9.2. Все письменные обращения граждан регистрируются в день приема с маркировкой письма заявителя штампами входящей корреспонденции отдела по работе с населением, штампами "ВЗЯТО НА КОНТРОЛЬ" и "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ ВМЕСТЕ С ОТВЕТОМ В АДМИНИСТРАЦИЮ ГОРОДА КОСТРОМЫ", с присвоением порядкового номера заявления, указанием даты приема заявления, штампами. Не позднее, чем в пятидневный срок, обращения доводятся до исполнителей в структурные подразделения администрации. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в отделе по работе с населением, если другое не определено резолюцией руководителя. Обращения ветеранов (в соответствии с категориями, определенными статьей первой Федерального Закона "О ветеранах") подлежат рассмотрению в срок не более двадцати дней. Обращения по вопросам, не требующим дополниительного изучения и проверок, рассматриваются безотлагательно, но не позднее семи дней. В случаях, когда для рассмотрения обращения требуется дополнительная проверка, изучение необходимых для решения вопросов материалов и принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, но не более, чем на один месяц с сообщением об этом заявителю и в отдел по работе с населением (готовится промежуточный ответ).

9.3. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях администрации возлагается на лиц, ответственных за данный участок работы.

9.4. Ответы на обращения граждан готовят руководители, которым поручено рассмотрение материалов руководством администрации. Ответ может быть дан в устной или письменной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись (справка) за подписью исполнителя. Ответы готовятся за подписью того должностного лица администрации, на чье имя обращается заявитель, либо их подписывает руководитель структурного подразделения, если это определено резолюцией.

Отдел по работе с населением анализирует качество и полноту ответов. В случае некачественной, неполной подготовки ответа обращения направляются исполнителям на доработку. Ответ заявителю направляет специалист отдела по работе с населением после проведенной проверки.

Обращение снимается с контроля только после принятия по нему всех необходимых мер.

9.5. Обращение ставится на контроль (повторный контроль), если по нему даны какие-либо обещания.

На обращении заявителя в отделе по работе с населением ставится штамп "ВЗЯТО НА КОНТРОЛЬ". Копия ответа с аналогичным штампом направляется исполнителю для контроля и принятия мер. Исполнитель обязан предоставить информацию в отдел по работе с населением о выполнении данного обещания. В случае, если выполнить обещание по тем или иным причинам в указанные сроки не предоставляется возможным, исполнитель по согласованию с заместителем главы администрации, курирующим структурное подразделение, переносит сроки исполнения, после чего информирует об этом отдел по работе с населением и заявителя.

9.6. Рассмотрение обращений, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда решены все поставленные вопросы, о чем информируется отдел по работе с населением.

10. Анализ и обобщение критических замечаний, высказанных гражданами
в адрес администрации города Костромы через средства массовой информации

10.1. Критические замечания, просьбы и предложения, высказанные в средствах массовой информации в адрес главы самоуправления, его заместителей или администрации города в целом, выявляются и систематизируются отделом аналитической работы информационно-аналитического управления в ходе ежедневного анализа публикаций местной периодической печати и программ местного телевидения.

10.2. Специалисты отдела аналитической работы заносят критические замечания в бланки, разработанные для проведения процедуры контент-анализа материалов СМИ, с целью их последующей обработки и обобщения.

10.3. После обработки и анализа критических замечаний и выработки соответствующих рекомендаций отдел аналитической работы представляет обобщенную информацию начальнику информационно-аналитического управления и в отдел информации для сведения и принятия решения.

10.4. Начальник информационно-аналитического управления в рамках своей компетенции доводит до главы самоуправления, его заместителей, в адрес которых были высказаны замечания, их содержание и рекомендации по реагированию на них в тех случаях, когда это необходимо.

10.5. Начальник информационно-аналитического управления по согласованию с вышеназванными руководителями принимает решение об опубликовании в СМИ официального ответа на критическое замечание или опровержения фактов, в нем изложенных, в соответствии со статьями 4 и 46 Закона о средствах массовой информации.

10.6. Руководители структурных подразделений администрации, в адрес которых было высказано критическое замечание, принимают решение о мерах по реагированию на него и контролируют исполнение данного решения, о чем готовят письменную информацию (для подготовки официального ответа или опровержения) или сообщают в устной форме (во всех остальных случаях) начальнику информационно-аналитического управления.

10.7. Для рассмотрения и принятия соответствующих мер реагирования на критические замечания, высказанные гражданами в средствах массовой информации, устанавливается срок до 30 дней с момента их регистрации в отделе аналитической работы информационно-аналитического управления.

Приложение 1
к Инструкции

                              Информация

              о ходе выполнения постановления (распоряжения)

                    главы самоуправления г. Костромы

"____" ______________ 200__ г. ______________________________________________

                                  наименование постановления (распоряжения)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Ответственный за исполнение _________________________________________________

Сроки исполнения ____________________________________________________________

Во исполнение указанного постановления (распоряжения) проделана следующая

работа:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________                      __________________________

        должность                                            подпись

"____" ______________ 200__ г.

Приложение 2
к Инструкции

        Срок исполнения постановления продлить до "___" ____________ 200__ г.

                                             Глава самоуправления г. Костромы

                                             ___________________ Б.К. Коробов

                                                   "___" ___________ 200__ г.

                               Информация

                 о выполнении постановления (распоряжения)

                     главы самоуправления г. Костромы

"____" ______________ 200__ г. ______________________________________________

                                  наименование постановления (распоряжения)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Ответственный за исполнение _________________________________________________

Сроки исполнения ____________________________________________________________

Во исполнение указанного постановления (распоряжения) проделана следующая

работа:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Не выполнено: _______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Прошу продлить срок исполнения данного постановления (распоряжения) до

_____________________________________________________________________________

_____________________________                      __________________________

        должность                                            подпись

"____" ______________ 200__ г.

Приложение 3
к Инструкции

                                                             Снято с контроля

                                             Глава самоуправления г. Костромы

                                             ___________________ Б.К. Коробов

                                                   "___" ___________ 200__ г.

                               Информация

                 о выполнении постановления (распоряжения)

                     главы самоуправления г. Костромы

"____" ______________ 200__ г. ______________________________________________

                                  наименование постановления (распоряжения)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Ответственный за исполнение _________________________________________________

Сроки исполнения ____________________________________________________________

Во исполнение указанного постановления (распоряжения) проделана следующая

работа:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

В связи с тем, что постановление (распоряжение) выполнено, прошу снять его

с контроля.

_____________________________                      __________________________

        должность                                            подпись

"____" ______________ 200__ г.