Приложение. Карточка учета архива организации

Приложение

Карточка учета архива организации

1. Общие сведения об организации

Наименование организации

и ее непосредственная подчиненность __________________________________________

______________________________________________________________________________

Адрес организации ____________________________________________________________

Название архива ______________________________________________________________

Адрес архива _________________________________________________________________

Местонахождение дел по личному составу _______________________________________

Наличие централизованной бухгалтерии _________________________________________

                       Название, дата и N документа

Об образовании организации ___________________________________________________

О реорганизации организации __________________________________________________

О ликвидации организации _____________________________________________________

                    Фамилия, имя, отчество, N телефона

Руководителя организации _____________________________________________________

Начальника канцелярии или лица,

ответственного за общее делопроизводство _____________________________________

Председателя ЭК

(экспертной комиссии) ________________________________________________________

Заведующего архивом

или лица, ответственного за архив ____________________________________________

Образование __________________________________________________________________

Наличие специального

архивного образования ________________________________________________________

Дата и N приказа о назначении лица,

ответственного за архив ______________________________________________________

2. Наличие нормативно-методических и плановых документов (если есть, то ука-

зать дату принятия и номер приказа)

Положение об архиве __________________________________________________________

Инструкция по делопроизводству ______________________________________________

Должностные инструкции сотрудников ___________________________________________

Номенклатура дел организации _________________________________________________

Положение об ЭК ______________________________________________________________

План-график рассмотрения описей

ЭПК архивного учреждения _____________________________________________________

План-график передачи дел в архив _____________________________________________

Куда ранее передавались на хранение документы

(название организации, адрес и дата передачи):

- документы по основной деятельности _________________________________________

______________________________________________________________________________

- документы по личному составу _______________________________________________

______________________________________________________________________________

3. Сведения об условиях хранения документов (нужное подчеркнуть)

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;

Отопление: центральное, печное, отсутствует;

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет;

Шкафы: деревянные, металлические, отсутствуют;

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет; круглосуточная вахта;

Персональный компьютер: есть, нет, наличие учетно-поисковой базы данных;

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

4. Сведения о характере документов и их состоянии (нужное подчеркнуть)

Характер документов: документы на бумажной основе, аудиовизуальные (фотодоку-

менты, видео- и аудиодокументы) и электронные документы.

Состояние:

- Документы постоянного срока хранения: хорошее состояние, необходима рестав-

рация, подшиты, переплетены, пронумерованы;

- Документы по личному составу: хорошее состояние, подшиты, переплетены, про-

нумерованы.

"___" __________ 20   года

Руководитель организации,

предприятия                                     _____________________________

                                                          (подпись)

Кому предоставляется          архивный отдел администрации г. Костромы

                      --------------------------------------------------------

                                  (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется  _________________________________________________________

                        (наименование и адрес отчитывающейся организации)

                       муниципальная

------------------------------------------------------------------------------

               (форма собственности отчитывающейся организации)

             Паспорт архива, хранящего управленческую документацию

                       на "____" ___________ 20   года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архиво- хранилища в процентах
А
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного времени	Образуется в год дел
			Начальная	Конечная	Всего	Крайние даты
						Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хра- нения	201
По личному сос- таву	202

3. Кадры

/---------------------------------------------\   Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

|  Код строки | Количество штатных работников |   Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

|-------------+-------------------------------|   Отопление: центральное, печное, отсутствует

|     301     |                               |   Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет

\---------------------------------------------/   Шкафы: деревянные, металлические, отсутствуют

                                                  Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

                                                  круглосуточная вахта

"____" __________________ 20   года               Читальный зал: есть, нет, оборудовано рабочее место,

                                                  персональный компьютер

                                                  Температурно-влажностный режим: соблюдается,

                                                  не соблюдается

Руководитель организации,

предприятия __________________________________

                                (подпись)

Фамилия и телефон

Исполнителя