В целях совершенствования организации работы аппарата администрации района и приведения ее в соответствие с современными требованиями постановляю:
1. Утвердить регламент администрации Межевского района (прилагается).
2. Управляющему делами администрации района (Зайцев В.Н.) обеспечить изучение Регламента во всех структурных подразделениях администрации района и строго руководствоваться им при организации работы администрации района.
2.1. В месячный срок подготовить предложения о внесении соответствующих изменений в нормативные акты, регламентирующие вопросы службы и делопроизводства.
3. Ранее принятые постановления главы администрации района "Об утверждении Регламента администрации Межевского района" считать утратившими силу с 1 декабря 2004 года.
Глава администрации
Межевского района |
А.А. Федоров |
Регламент администрации Межевского района
Глава 1. Общие положения
Статья 1. Правовая основа и подотчетность
1. Настоящий регламент определяет принципы организации и основные правила внутреннего распорядка и делопроизводства в администрации Межевского района Костромской области (далее - администрация), как органе исполнительной власти муниципального образования Межевского района, являющимся юридическим лицом, возглавляемым главой администрации Межевского района, им непосредственно формируемым.
2. Правовую основу деятельности администрации составляет Конституция Российской Федерации, Федеральные, областные законы, Устав Межевского района, а также другие нормативные правовые акты Российской Федерации, Костромской области, постановления и распоряжения главы администрации района, решения районного Собрания депутатов района, принятые в пределах их компетенции.
3. Администрация района является постоянно действующим исполнительным органом местного самоуправления муниципального образования Межевской район Костромской области. Администрация района - юридическое лицо, в соответствии с Уставом Межевского района Костромской области, имеет право нормотворческой инициативы в представительном органе местного самоуправления. Администрация подотчетна главе администрации, Собранию депутатов района, вышестоящим представительным и исполнительным органам власти в пределах их компетенции, определенной действующим законодательством. В пределах своих полномочий, закрепленных за ней законодательством Российской Федерации, Костромской области и Уставом Межевского района, администрация самостоятельна в решении вопросов местного значения.
Статья 2. Структура районной администрации
1. Структура районной администрации определяется главой администрации, разрабатывается с учетом необходимости осуществления организационных мероприятий по претворению в жизнь разработанных органами местного самоуправления социально-экономических программ и состоит из отраслевых управлений, отделов и территориальных органов управления (сельские администрации) и утверждается районным Собранием депутатов района.
2. Положение о структурных подразделениях администрации разрабатывается их руководителями и утверждается главой администрации района.
3. Штатное расписание администрации утверждается главой самоуправления в пределах средств, предусмотренных на эти цели районным бюджетом.
4. Заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений за исключением глав сельских администраций, назначаются на должности главой самоуправления района на срок своих полномочий.
Главы сельских администраций района назначаются главой самоуправления, в соответствии с Положением о сельской администрации, по согласованию с населением подведомственной ей территории, на срок полномочий главы самоуправления.
Статья 3. Полномочия главы администрации района по руководству администрацией района как юридическим лицом
1. Глава самоуправления:
- возглавляет администрацию района;
- принимает решения по кадровым вопросам, относящимся к его компетенции;
- отменяет акты должностных лиц районной администрации при несоответствии их нормам законодательства;
- является начальником гражданской обороны района;
- исполняет бюджет района, является основным распорядителем кредитов;
- распоряжается муниципальной собственностью в соответствии с федеральными и местными правовыми актами, принятыми Собранием депутатов;
- заключает договоры с различными структурами как внутри района, так и за его пределами;
- представляет интересы местного самоуправления в органах государственной власти;
- представляет интересы населения района, органов местного самоуправления в судах общей юрисдикции и арбитражном суде в качестве истца и ответчика;
- обладает всеми иными полномочиями в соответствии с действующим законодательством, Уставом Межевского района.
2. Заместители главы администрации района:
- организуют работу по исполнению принятых документов вышестоящих органов исполнительной власти, постановлений и распоряжений главы администрации, контролируют их выполнение;
- осуществляют руководство работой отраслевых подразделений в соответствии с распределением обязанностей между ними;
- ведут деловую переписку от имени администрации района в пределах своей компетенции;
3. Руководители территориальных и отраслевых подразделений администрации:
- осуществляют руководство подразделениями на принципах единоначалия, самостоятельно решают вопросы, отнесенные к ведению подразделений, возглавляемых ими, издают по этим вопросам приказы - (руководители управлений и отделов), постановления и распоряжения - (главы сельских администраций);
- несут ответственность перед главой местного самоуправления за осуществление своих полномочий;
- ежегодно представляют отчет о своей деятельности.
Статья 4. Совещательные органы при главе самоуправления
1. Глава администрации регулярно проводит оперативные совещания по планированию деятельности администрации района и обсуждению текущих вопросов.
Оперативное совещание с заместителями главы администрации, управляющим делами администрации проводится по мере необходимости, но не реже одного раза в неделю, с приглашением заведующего финансовым отделом - каждый понедельник.
Оперативные совещания с заведующими отделами, главами сельских администраций, руководителями муниципальных учреждений и предприятий проводятся ежемесячно в первый понедельник месяца.
2. Совещательными органами при главе самоуправления являются коллегия при главе администрации района, постоянное совещание руководителей района и общественный Совет.
Статья 5. Коллегия при главе администрации района
Персональный состав коллегии утверждаются постановлением главы местного самоуправления. Глава самоуправления является ее председателем.
Коллегия при главе администрации:
- анализирует состояние дел в экономике, различных отраслях хозяйства и социальной сфере района;
- рассматривает проекты перспективных планов социально-экономического развития района, проекты постановлений и распоряжений главы местного самоуправления по ключевым вопросам деятельности администрации;
- обсуждает проекты документов, подлежащих передаче на рассмотрение районным Собранием депутатов;
- заслушивает отчеты о работе отделов и управлений администрации.
Подготовку материалов на заседание коллегии осуществляют руководители подразделений администрации района. К подготовке вопросов привлекаются специалисты соответствующих отраслей хозяйства.
Ее заседания планируются и созываются не реже одного раза в два месяца. Решения коллегии принимаются большинством голосов и носят рекомендательный характер. По решению коллегии (при необходимости) издается постановление главы самоуправления района.
Статья 6. Постоянное совещание руководителей района
1. Постоянное совещание руководителей района состоит из должностных лиц, возглавляющих отраслевые и территориальные органы управления района, муниципальные управления, комитеты и службы.
2. Совещание решает практические вопросы взаимодействия органов местного самоуправления и муниципальных учреждений. Совещание проводится ежемесячно, каждый первый понедельник месяца.
3. Председательствует на заседаниях глава самоуправления.
Статья 7. Общественный Совет
1. Общественный Совет состоит из представителей политических партий и общественных объединений и организаций, зарегистрированных в установленном порядке и действующих на территории района.
Общественный Совет рассматривает наиболее актуальные вопросы общественной, социальной и культурной жизни района.
2. Состав Совета утверждается постановлением главы самоуправления района. Председательствует на заседании общественного Совета глава самоуправления района. Заседания созываются по мере необходимости.
Глава 2. Планирование работы администрации
Статья 8. Подготовка проектов планов
1. Работа администрации планируется на год и поквартально. Годовой план включает в себя приоритетные направления деятельности администрации по социально-экономическому развитию района.
2. Квартальные планы формируются на основе годовых, а также конкретных предложений структурных подразделений администрации района.
3. Предложения по формированию годового и квартального планов работы администрации, согласованные с курирующим заместителем главы администрации района, представляются структурными подразделениями управляющему делами за 20 дней до начала планируемого периода. Проекты планов утверждаются главой самоуправления района.
Статья 9. Утверждение и реализация планов
1. Проекты годового и квартальных планов представляются управляющим делами на утверждение главе самоуправления района.
2. Окончательный вариант соответствующего плана работы утверждается распоряжением главы самоуправления района и рассылается в структурные подразделения администрации района.
3. Изменения и дополнения в утвержденные планы работы вносятся распоряжением главы самоуправления района.
Статья 10. Контроль за исполнением планов работы
1. Общий контроль за исполнением годового и квартального планов администрации осуществляет управляющий делами администрации района. Текущий контроль за выполнением годового и квартального планов структурными подразделениями администрации района осуществляют курирующие заместители главы администрации района.
Глава 3. Подготовка и проведение совещаний в администрации
Статья 11. Подготовка и созыв совещаний
1. Созыв совещаний (семинаров и прочих мероприятий) в администрации района осуществляется по распоряжению главы самоуправления района, а в курируемой сфере деятельности - заместителей администрации.
2. Организацией совещаний, созываемых по инициативе главы самоуправления, руководит управляющий делами, а при наличии специального распоряжения - иное должностное лицо. Подготовка совещаний, проводимых по инициативе заместителей главы администрации, осуществляет их аппаратами.
3. Участники каждого совещания при их оповещении должны быть ознакомлены с проектами повестки дня.
4. Вопрос о приглашении для участия в совещании представителей общественности, предпринимателей и иных лиц решается должностным лицом, созывающим совещание.
Статья 12. Проведение совещаний
1. На совещаниях рассматриваются вопросы в соответствии с планами работы, а также внеочередные.
2. Присутствующие на совещании вправе участвовать в обсуждении вопросов, вносить предложения по существу решений.
3. На совещании председательствует глава самоуправления или должностное лицо, его созвавшее; либо (по их поручению) иное лицо.
Статья 13. Протоколы совещаний. Исполнение решений
1. Протоколы совещаний, созванных главой самоуправления, по мере необходимости ведутся аппаратом управляющего делами.
2. Протоколы совещаний, созванных по инициативе заместителей главы администрации, ведутся их аппаратами.
3. Протокол каждого совещания оформляется следующим образом:
- основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме - "слушали", "выступили", "решили".
Протокол подписывается председательствующим на совещании.
4. В недельный срок после совещания его организаторы оформляют выписки из протокола с конкретными поручениями, которые за подписью управляющего делами или председательствующего на совещании направляются исполнителям и должностному лицу, которому поручено осуществление контроля исполнения.
5. Контроль за выполнением решений, принятых на совещаниях, созванных главой самоуправления, осуществляется специалистом по оргконтрольной работе, либо специально указанным в решении должностным лицом (органом). В остальных случаях контроль осуществляется заместителем главы администрации, созвавшим совещание.
Глава 4. Организация работы муниципальных служащих и структурных
подразделений администрации
Статья 14. Организация работы. Прием муниципальных служащих
1. Глава самоуправления организует работу администрации района в соответствии с Уставом Межевского района, действующим областного и федеральным законодательством. Работу должностных лиц и структурных подразделений администрации района организуют заместители главы администрации, а внутри структурных подразделений - их руководители на основе действующего трудового законодательства и законодательства о муниципальной службе, положений об отделах и управлениях, должностных инструкциях.
Муниципальные служащие администрации имеют право на личный прием по вопросам службы главой администрации
2. Депутаты районного Собрания депутатов, руководители структурных подразделений принимаются главой самоуправления по их инициативе.
3. Правом беспрепятственного доступа к главе самоуправления обладают заместители главы администрации и управляющий делами.
Статья 15. Служебные обязанности. Рабочее время
1. Каждый муниципальный служащий несет ответственность за свою сферу деятельности, определенную в положении о существующем структурном подразделении, должностной инструкции (функциональных обязанностях), трудовом договоре.
Он не вправе разглашать сведения, ставшие известными ему в результате служебной деятельности.
2. Совмещение работы служащих внутри аппарата администрации допускается только на основании трудового договора, подписанного данным служащим и главой самоуправления.
3. Служащие администрации исполняют служебные обязанности в рабочее время, продолжительность которого составляет 8 часов в день и 40 часов в неделю. Накануне праздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на 1 час.
Режим работы определяется распоряжением главы самоуправления.
4. По представлению руководителя структурного подразделения распоряжением главы самоуправления допускается установление индивидуального графика работы отдельным сотрудникам
5. Руководители структурных подразделений при служебной необходимости могут увеличивать рабочее время для подчиненных в конкретный рабочий день (ненормированный рабочий день). Разрешение на перерыв в работе (не более чем на один день) вправе дать служащему руководитель структурного подразделения.
6. Работа муниципальных служащих в здании администрации в общевыходные дни допускается с разрешения управляющего делами. Правом входа в здание администрации в любое время без специального разрешения обладают заместители главы, управляющий делами, руководители самостоятельных структурных подразделений, работающие в этом здании; председатель и секретарь Избирательной комиссии.
7. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляет управление делами или один из сотрудников, назначаемый руководителем структурного подразделения.
Статья 16. Порядок возложения исполнения обязанностей
1. Исполнение обязанностей главы администрации в его отсутствие осуществляет заместитель, назначаемый главой самоуправления отдельным распоряжением.
2. Исполнение обязанностей заместителя главы администрации и управляющего делами на период их отсутствия также возлагается распоряжением главы самоуправления
3. В период отсутствия руководителя структурного подразделения исполнение его обязанностей осуществляет штатный заместитель (при наличии). Если штатным расписанием должность заместителя не предусмотрена, то исполнение обязанностей руководителя структурного подразделения распоряжением главы самоуправления возлагается на иное должностное лицо.
4. При исполнении обязанностей главы самоуправления, заместителей главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителя структурного подразделения его заместителем доплата не производится.
5. При возложении исполнения обязанностей руководителя структурного подразделения на иное должностное лицо выплачивается разница в должностных окладах, либо процентная надбавка к должностному окладу в размере до 50%. Вопрос о доплате разрешается в распоряжении о возложении исполнения обязанностей.
Статья 17. Служебные командировки
1. Необходимость направления сотрудников в командировки определяется руководителями структурных подразделений администрации по согласованию с курирующим заместителем главы администрации, которым подписывается распоряжение о направлении в командировку. Командировочные документы оформляются Управлением делами.
2. Вопрос о направлении в командировки заместителей и управляющего делами главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации решается главой самоуправления
Статья 18. Использование служащими материально-технического обеспечения Администрации
1. Муниципальные служащие при исполнении ими своих обязанностей имеют право пользоваться служебным транспортом. Закрепление и выделение транспорта происходит по распоряжению главы самоуправления.
2. Телефонная связь используется для служебных целей. Междугородные (кроме международных) служебные телефонные переговоры осуществляются руководителями структурных подразделений. Сотрудники структурных подразделений могут осуществлять междугородние телефонные переговоры с ведома руководителя структурного подразделения. Междугородные неслужебные телефонные переговоры со служебных телефонов не допускаются. Самостоятельное право на международные телефонные переговоры имеют глава самоуправления, заместители главы администрации, управляющий делами. Разрешение на производство международных переговоров другими муниципальными служащими дает глава самоуправления или заместители главы администрации.
3. Междугородные и международные телефонные переговоры, произведенные с нарушением установленного пунктом 2 настоящей статьи порядка, оплачиваются сотрудником, который пользовался междугородной (международной) телефонной связью.
4. Правом доступа в электронно-справочную сеть банков данных администрации обладают глава самоуправления, заместители главы администрации, управляющий делами.
Статья 19. Отпуска служащих администрации
1. Ежегодные очередной и дополнительный отпуска предоставляется муниципальным служащим согласно графику отпусков, составляемым и утверждаемым в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.
2. Распоряжение о предоставлении отпуска заместителям главы администрации, руководителям самостоятельных структурных подразделений подписывается главой самоуправления, другим сотрудникам - руководителем структурного подразделения, обладающим правом найма и увольнения сотрудников.
Глава 5. Делопроизводство. Подготовка и оформление служебных документов
Статья 20. Распорядительные документы
1. Распорядительными документами администрации являются: постановления, распоряжения главы самоуправления района, приказы руководителей отраслевых подразделений администрации, постановления и распоряжения глав сельских администраций.
2. Виды распорядительных документов:
а. Правовыми актами Администрации района являются:
- постановления, распоряжения главы самоуправления района;
- приказы руководителей отраслевых структурных подразделений администрации района;
- постановления, распоряжения глав администраций сельсоветов.
б. Виды правовых актов:
Постановление - правовой акт, принятый главой самоуправления района (а в период его отсутствия - заместителем главы администрации района), главой сельской администрации по вопросам, отнесенным к его ведению, действующий на территории Межевского района, сельской администрации и рассчитанный на многократное применение, распространяющий свое действие на неограниченный круг лиц или имеющий межведомственный характер.
Распоряжение - правовой распорядительный акт, издаваемый главой самоуправления, района, главой сельской администрации по текущим и оперативным вопросам, в том числе кадровым, включая применение мер поощрения и взыскания (наказания); о разовых конкретных поручениях, о разовом выделении конкретных бюджетных сумм, по вопросам внутреннего распорядка в Администрации и ее структурных подразделениях; при утверждении планов работы; по иным организационным вопросам, включая создание рабочих групп, комиссий и других рабочих и совещательных органов.
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями отраслевых структурных подразделений администрации района по вопросам, отнесенным к их ведению.
Статья 21. Подготовка проектов правовых актов
1. Проекты правовых актов разрабатываются аппаратом Администрации, структурными подразделениями в соответствии с планами работы, поручениями главы самоуправления, его заместителей, управляющего делами.
2. Проекты постановлений могут вноситься также иными государственными органами, органами местного самоуправления, заинтересованными предприятиями, организациями, в том числе общественными.
3. Подготовку распорядительных документов, в соответствии с намеченными мероприятиями, обеспечивают управляющий делами, руководители структурных подразделений.
4. Не допускается принятие повторных правовых актов, если не реализованы ранее принятые.
Статья 22. Требования к проектам правовых актов
При оформлении правовых актов соблюдаются следующие требования:
1) проект документа составляется на бланке Администрации. При издании постановлений, распоряжений главой самоуправления используется бланк "Глава самоуправления Межевского района", Постановления и распоряжения, издаваемые в отсутствие главы самоуправления, оформляются на бланке "Администрация Межевского района" - в конце текста постановления (распоряжения) указывается должность "заместитель главы администрации района" и инициалы и фамилия должностного лица. (При этом наименование "Межевской район" опускается, поскольку оно указано в реквизитах бланка).
2) заголовок к тексту документа (в левом верхнем углу ниже реквизита бланка) должен быть предельно кратким и соответствовать содержанию (заголовок начинается с предлога "О" или "Об"),
3) текст постановления содержит преамбулу (вводную часть) с указанием и обоснованием принимаемого акта и постановляющую часть; текст распоряжения может содержать преамбулу (вводную часть) и распорядительную часть.
4) постановляющая часть документа должна начинаться словами: "В связи (в соответствии) с изложенным, в целях ... Постановляю; затем в повелительной форме указывается, кому, какие действия и в какие сроки надлежит выполнить. Каждый пункт постановляющей (распорядительной) части начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы ("обязать", "утвердить" и т.д.), затем указывается исполнитель. Для детализации предписываемых действий, текст может делиться на подпункты. Пункты группируются по их значимости или последовательности.
5) в документе указываются точные наименования организаций, структурных подразделений Администрации; должности, инициалы и фамилии лиц, ответственных за исполнение;
наличие приложений к документу; признание утратившими силу ранее принятых правовых актов либо их отдельных положений (пунктов), если вновь принимаемый акт исключает, противоречит или дублирует их; поручения о контроле за исполнением, указания о необходимости опубликования.
6) последний пункт постановления определяет порядок вступления его в силу.
Постановления, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.
7) на оборотной стороне последнего листа документа располагаются:
- вверху (или на отдельном листе) - подписи - визы соответствующих должностных лиц;
- внизу слева - фамилия и инициалы конкретного исполнителя проекта документа с указанием номера служебного телефона;
- ниже данных об исполнителе (или на отдельном листе) - перечень адресатов рассылки копий данного документа;
8) приложения к проекту документа приобщаются перед его направлением на согласование и должны быть завизированы исполнителем
Статья 23. Согласование проектов постановлений
1. Проекты постановлений главы самоуправления подлежат согласованию (визированию) с заинтересованными ведомствами, должностными лицами. Обязанность проведения согласования (в порядке, указанном в пункте 2 настоящей статьи), за исключениями предусмотренными ст. 25 настоящего Регламента, и сбора виз лежит на инициаторах (ответственных за подготовку) проекта постановления.
2. Проекты постановлений главы самоуправления рассматриваются при наличии согласующих виз:
- руководителей структурных подразделений, иных заинтересованных организаций - инициаторов проекта документа;
- руководителей организаций и структурных подразделений, в компетенцию которых входит регулируемый в документе вопрос (если данное согласование необходимо);
- руководителей других организаций, согласование с которыми сочтут необходимым глава самоуправления, управляющий делами либо юрист
- юриста
- управляющего делами.
3. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представляемых на согласование, не должен превышать двух дней (в исключительных случаях - трех дней).
4. При наличии замечаний делается отметка о приложении таковых в письменном виде.
5. Виза юриста ставится после полного согласования документа перед передачей его управляющему делами. Замечания о несоответствии проекта законодательству оформляются заключением.
Статья 24. Принятие постановлений
1. При наличии принципиальных или множественных замечаний по проекту документа его визирование после доработки осуществляется повторно (по указанию управляющего делами количество повторных согласований может быть сокращено). Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа, изменений не влечет повторного согласования.
2. При наличии разногласий со стороны визировавших лиц по решению управляющего делами проект постановления может быть внесен на рассмотрение Совета при главе самоуправления без повторного согласования. При заключении юриста о несоответствии закону проекта документа он обсуждению на Совете не подлежит.
3. Надлежащим образом оформленный и согласованный проект постановления управляющим делами включается в повестку дня очередного заседания Коллегии или предоставляется на подписание главе самоуправления (если обязательное рассмотрение на Коллегии не требуется).
4. Если на Коллегии будут высказаны замечания и предложения по проекту рассматриваемого документа исполнитель обязан переработать документ в течение трех дней и передать его для визирования юристу, а затем управляющему делами, который представляет его на подписание главе самоуправления.
Статья 25. Особенности согласования отдельных распорядительных документов
1. Проекты постановлений, разработанные по специальному поручению главы самоуправления, согласовываются только с управляющим делами, который по своей инициативе может направлять их на согласование с иными должностными лицами.
2. Перечень должностных лиц, с которыми должны согласовываться проекты распоряжений главы самоуправления, заместителей главы администрации и управляющего делами определяется ими же.
3. Поручения руководителей всех категорий процедуру согласования не проходят.
4. Проекты распорядительных документов, включающие меры, связанные с расходами из бюджета, должны предусматривать конкретные источники финансирования и согласовываться с финансовым отделом администрации.
Статья 26. Регистрация и рассылка принятых распорядительных документов исполнителем
1. Внесение каких-либо исправлений в подписанные документы не допускается, кроме устранения явных опечаток.
2. Регистрация и рассылка подписанных распорядительных документов осуществляется с соблюдением следующих правил:
- Подписанные главой самоуправления документы передаются управляющему делами для регистрации и оформления.
- Распоряжения и поручения, подписанные заместителями главы администрации регистрируются, тиражируются и направляются в приемную их аппаратами.
3. Устанавливается единая нумерация для распорядительных документов:
а) для постановлений главы самоуправления - порядковый номер;
б) для распоряжений главы самоуправления по основным видам деятельности - порядковый номер с добавлением буквы "р" через дефис;
в) для распоряжений главы самоуправления по личному составу - порядковый номер с добавлением буквы "л" через дефис;
- регистрация поручений главы самоуправления, заместителей главы администрации и управляющего делами осуществляется в том же порядке, но с отдельной нумерацией и добавлением к номеру через дефис буквы "п".
4. Управление делами:
- регистрирует распорядительные документы главы самоуправления, исполняющего обязанности главы администрации, исходя из того, что издание документов осуществляется в день их подписания;
- тиражирует документы, подписанные главой самоуправления (исполняющим обязанности главы администрации), в соответствии с разделом 3 настоящей статьи и специальным списком рассылки, путем перепечатывания или снятия ксерокопий;
- каждый экземпляр (ксерокопия) рассылаемого документа заверяется печатью (оригинал документа подшивается в соответствующее дело);
- рассылает копии документов адресатам в соответствии со списком рассылки путем доставки их непосредственным исполнителям или руководителям соответствующих структурных подразделений, либо путем почтового отправления;
- замена разосланных экземпляров распорядительных документов или их отдельных частей при обнаружении технического брака обязательна.
5. Копии всех постановлений, независимо от указания в перечне адресатов рассылки, направляются:
1) в Собрание депутатов (кроме внутренних документов администрации);
2) в прокуратуру района (кроме внутренних документов администрации).
Статья 27. Организация работы с иными служебными документами
1. Прием, регистрация и отправка корреспонденции, поступающей в администрацию и исходящей из администрации, осуществляется приемной администрации, а также отделом муниципальной службы и связям о# общественными формированиями.
2. О поступивших пакетах с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственных телеграмм и т.д. докладывается адресатам или управляющему делами немедленно по телефону, о чем делается пометка на пакетах или обратной стороне последнего листа документа, если он поступил в открытом виде.
3. Поступившие документы регистрируются приемной главы администрации, распределяются по адресатам.
4. Поступившие документы с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и т.д., докладываются адресатам (в их отсутствие - управляющему делами) немедленно. При докладе поступившего документа, если в нем содержится ссылка на другие документы, последние к нему приобщаются или прилагается соответствующая справка.
5. Доставка документов адресатам в аппарате администрации осуществляется работником приемной.
6. Входящие и исходящие документы передаются из приемной в структурные подразделения администрации и обратно под расписку в регистрационном журнале или разносной книге с указанием фамилии лица, получившего документ.
7. Печатание текста документа и множительные работы производятся в приемной, либо в структурном подразделении администрации.
8. Работа с документами, имеющими гриф секретности, организуется в особом порядке в соответствии со специальным Положением.
Статья 28. Оформление резолюций на документах
1. Резолюции на распорядительных документах, входящей корреспонденции налагаются непосредственно соответствующим руководителем или его заместителем (в этом случае резолюция заверяется личной или факсимильной подписью руководителя) на специальных бланках или непосредственно на документе.
2. Резолюции должны содержать:
фамилию сотрудника, которому поручается работа с документом;
конкретное указание по содержанию документа;
срок исполнения указываемого поручения;
структурное подразделение либо должностное лицо, на кого возложен контроль исполнения.
- факсимильная подпись - печать главы самоуправления используется управляющим делами при направлении распорядительных и иных документов должностным лицам и служащим от имени главы самоуправления для сведения и учета в работе.
Факсимильная подпись - печать любого должностного лица администрации не может быть использована в качестве альтернативы оригинальной подписи на распорядительных документах или для заверки копии документа.
Статья 29. Исполнение резолюций и документов
1. Рассмотрение документа должно производиться в день поступления его адресату.
2. Документы, зарегистрированные в приемной, с резолюциями главы самоуправления, заместителей главы администрации, управляющего делами, возвращаются в приемную администрации, а затем под расписку в регистрационном журнале (разносной книге) вручаются руководителям структурных подразделений, а там где их нет - руководителю (заместителю) либо непосредственному исполнителю (в соответствии с резолюцией).
3. Резолюции, адресованные руководителям любой категории, исполняют указанные должностные лица или их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении требований резолюции подписывается руководителем, которому адресована резолюция, он же несет ответственность за надлежащее исполнение указания, содержащегося в этой резолюции).
4. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Приемная обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.
5. Соисполнители, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
6. Ответы на депутатские запросы даются за подписью главы самоуправления, либо заместителей главы администрации в 10-дневный срок, а при необходимости дополнительной проверки или дополнительного изучения вопроса - в 20-тидневный срок с предварительным уведомлением депутата о причинах задержки.
7. Исполнение документов, не требующих разработки распорядительных документов,/ положений и т.п./, осуществляется в 10-дневный срок после поступления к непосредственному исполнителю.
8. В случаях, когда для исполнения документа требуется проверка, разработка дополнительных распорядительных и др. документов, срок исполнения устанавливается до одного месяца.
Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, совершившим резолюцию об исполнении документа (до 1 месяца). Докладная записка подается не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа. Докладные записки в адрес главы самоуправления подписываются заместителем главы администрации или управляющим делами.
Статья 30. Ответы на входящие документы
1. Ответы на запросы, поручения и т.п., а также иная исходящая корреспонденция в адрес областной Думы, областной администрации, федеральных органов государственной власти, Собрания депутатов района подписывается главой самоуправления, либо заместителем главы администрации, исполняющим обязанности главы администрации.
2. Иные исходящие документы от имени администрации могут быть подписаны заместителями главы администрации либо должностными лицами, ими уполномоченными.
Статья 31. Оформление исходящих документов
1. Исходящие документы за подписью главы самоуправления, заместителей главы администрации и управляющего делами оформляются, как правило, на должностных бланках установленного образца.
2. Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений администрации и иными должностными лицами, которым в соответствии с функциональными обязанностями или распоряжением главы самоуправления предоставлено право внешней подписи, оформляются на бланке администрации.
3. Надлежащим образом оформленные исходящие документы принимаются приемной администрации к отправке:
3.1. в случае направления документа в один адрес - в 3-х экземплярах (1-й адресату, 2-й -остается в приемной, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);
3.2. в случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов плюс два (для приемной и возврата исполнителю).
4. Экземпляр документа, остающийся в деле приемной администрации, на обратной стороне последнего листа должен содержать визы исполнителей, а также к нему прилагается лист согласования текста (в случаях, предусмотренных настоящим Регламентом).
Статья 32. Формирование и хранение дел
1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (входящим и исходящим) осуществляется приемной администрации, а также структурными подразделениями администрации, если это предусмотрено положениями о нем.
2. Завершенные дела по истечении одного года сдаются структурными подразделениями в архив.
Статья 33. Обязательный контроль исполнения
1. Обязательному контролю (в том числе без указания о контроле в резолюции) подлежат:
- Поручения главы самоуправления, заместителей главы администрации по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов федеральных и областных органов государственной власти, областной Думы, Собрания депутатов и депутатских запросов;
- Постановления и распоряжения главы самоуправления, имеющие контрольный пункт (срок, ответственный за исполнение).
2. Контроль исполнения включает в себя надзор за своевременным (по срокам) и качественным (полнота и точность) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства администрации.
3. Методическое руководство работой по организации контроля и общий контроль осуществляет управляющий делами, оперативный контроль за сроками выполнения документов - ведущий специалист по контролю.
4. Организаторскую работу по выполнению поставленных на контроль решений осуществляют заместители главы администрации, руководители структурных подразделений.
5. Контроль за исполнением распорядительных документов, подписанных заместителями главы администрации, осуществляют их аппараты. В структурных подразделениях администрации приказом руководителя назначается работник, ответственный за организацию контроля, данное поручение записывается в должностную инструкцию.
Статья 34. Общие сроки исполнения документов. Снятие документов с контроля
1. Документ, поступивший в администрацию, исполняется в месячный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено настоящим Регламентом или в резолюции об его исполнении, либо в тексте документа.
2. Продление предельного срока исполнения либо снятие документа с контроля до его исполнения возможно только с разрешения главы самоуправления или должностного лица, подписавшего документ, на основании письменной аргументированной информации исполнителя - руководителя соответствующего структурного подразделения, согласованной с курирующим заместителем главы администрации.
3. Снятия# с контроля исполненного документа осуществляется распоряжением (визой) руководителя его издавшего, а для входящих документов - распоряжением (постановлением) руководителя, которым налагалась первичная резолюция об исполнении.
4. По результатам исполнения наиболее ответственных поручений главы самоуправления, заместителей главы администрации и управляющего делами, а также по результатам юридической экспертизы документа выносятся заключения, которые подписываются непосредственным исполнителем и согласовываются с руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения. По каждому решению или пункту решения вышестоящих органов, поставленному на контроль, в соответствующий адрес представляется информация о выполнении или о ходе выполнения решения за подписью главы самоуправления района. Информацию готовит заместитель главы администрации, на которого возложен контроль выполнения решений.
5. Информация о ходе выполнения решений районного Собрания депутатов, документов главы самоуправления района структурными подразделениями предоставляются ведущему специалисту по контролю ежеквартально на 1-е число следующего за кварталом месяца, который проводит анализ работы с документами, о чем докладывает управляющему делами для принятия мер и доклада главе самоуправления.
6. Предложения о снятии с контроля документа готовит руководитель структурного подразделения, подписывает заместитель главы администрации, курирующий выполнение данного решения, при условии исполнения всех записанных в нем положений. Предложения оформляются в виде проекта постановления или распоряжения о снятии с контроля с приложением информации, отражающей ход выполнения контролируемого документа. Если контроль возложен на нескольких заместителей главы администрации, информация визируется всеми заместителями, ответственными за его выполнение.
7. Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.
Глава 6. Организация работы с обращениями граждан
Статья 35. Прием Граждан должностными лицами администрации
1. Прием граждан главой самоуправления и заместителями главы администрации осуществляется в соответствии с графиком, разрабатываемым управляющим делами, по согласованию с главой администрации и его заместителями.
2. Прием граждан руководителями структурных подразделений администрации производится в служебных кабинетах в определенные графиком часы.
3. График приема граждан вывешивается в приемной, а также ином доступном для обозрения месте, публикуется в средствах массовой информации.
4. При личном приеме граждан их обращения регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, в которых указывается дата приема, Ф.И.О. гражданина и его место жительства, краткое содержание обращения, содержание ответа либо соответствующее поручение должностному лицу с установлением срока исполнения.
Статья 36. Делопроизводство по обращениям граждан
1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в администрации отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалиста приемной и руководителей структурных подразделений (при обращениях непосредственно к ним).
2. Поступающие в приемную письменные обращения граждан регистрируются и направляются должностным лицам, которым они адресованы.
3. Ответы на обращения граждан дают руководители, которым они адресованы или которым поручено их рассмотрение. Ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационном журнале.
Статья 37. Рассмотрение обращений
1. Предварительное рассмотрение письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы самоуправления, осуществляет специалист приемной, который после регистрации и предварительного определения исполнителей направляет их главе самоуправления.
2. Поручение главы самоуправления о рассмотрении обращения по существу через приемную направляется исполнителю (руководителю соответствующего структурного подразделения) с поручением дать ответ самостоятельно либо возвратить материалы после проверки.
Обращения граждан не направляются для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
3. По итогам рассмотрения обращения соответствующий руководитель, в зависимости от поручения:
- дает ответ заявителю за своей подписью и возвращает все материалы в приемную для снятия с контроля;
- или, с приложением справки о результатах рассмотрения и проектов распорядительных документов (постановление, распоряжение), если это необходимо, и письменного ответа заявителю (за подписью главы самоуправления), возвращает в приемную, которая обобщает полученные данные и докладывает их главе самоуправления, принимающему окончательное решение. Затем приемная дает ответ заявителю и снимает обращение с контроля.
В случае обращения граждан к должностным лицам администрации или ее структурных подразделений через районную газету "Новая жизнь", ответы даются через газету в установленные сроки, т.е. не позднее 20 дней после опубликования в газете. Копия ответа направляется специалисту по контролю.
Статья 38. Сроки и контроль рассмотрения обращений
1. Обращения граждан рассматриваются в срок, установленный руководством администрации. Если такой срок не установлен - в течение 20 дней со дня поступления обращения в структурное подразделение. В случае необходимости проверки по обращению ответ должен быть дан в течение месяца. О проведении проверки сообщается заявителю в письменной форме.
2. Контроль за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан осуществляется специалистом приемной.
3. Обращения граждан, поступившие из федеральных и областных органов власти с указанием о сообщении результатов рассмотрения, регистрируются и исполняются в порядке, предусмотренном статьями 27, 33-34 настоящего Регламента.
4. Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы ("проводится проверка" и т.п.), с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению вопросов, поднятых в обращении. Решение о снятии с контроля принимает глава самоуправления (кроме случаев, предусмотренных пунктом 3 настоящей статьи).
Глава 7. Организация кадровой работы
Статья 39. Направления работы с кадрами
1. Работа по подбору и расстановке кадров ведется в администрации в соответствии с настоящим Регламентом и Положением о муниципальной службе, разрабатываемым в соответствии с федеральным и областным законодательством о труде и о муниципальной службе.
2. Основные направления кадровой работы в администрации (планы переподготовки кадров, проведение аттестаций, оказание помощи структурным подразделениям, формирование и обучение резерва кадров и т.п.) определяет глава самоуправления.
Статья 40. Организационная работа с кадрами
1. Организационную работу с кадрами осуществляют заместители главы администрации, управляющий делами, отдел по муниципальной службе и оргконтрольной работе, а в структурных подразделениях администрации - специально закрепленные за этим направлением работники. Они:
- осуществляют оформление документов о приеме на работу, перемещении и увольнении сотрудников администрации;
- формируют банк данных о руководящих работниках и специалистах для замещения вакансий и включения в резерв на продвижение по службе;
- организуют служебную подготовку и переподготовку служащих;
- ведут личные дела муниципальных служащих.
2. Контроль за надлежащей организацией кадровой работы осуществляется заместителями главы администрации, управляющим делами.
Статья 41. Прием и увольнение служащих
1. Прием на работу и увольнение заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района, а также руководителей структурных подразделений администрации района в соответствии с Реестром муниципальных должностей и должностей муниципальной службы в Межевском районе Костромской области осуществляется по распоряжению главы самоуправления на условиях срочного трудового договора.
2. Распоряжения главы самоуправления о приеме на работу муниципальных служащих, перемещении на другую должность муниципальной службы и увольнении с муниципальной службы, о приеме, перемещении и увольнении технических работников визируются руководителем структурного подразделения, курирующим заместителем главы администрации района, управляющим делами и заведующим юридическим отделом.
3. Правом приема и увольнения муниципальных служащих обладают и руководители структурных подразделений, в пределах их полномочий.
4. Прием и увольнение технических работников производится в соответствии с трудовым законодательством.
Распоряжения о приеме, перемещении, увольнении каждого служащего объявляются ему под роспись.
Статья 42. Статус сотрудников Администрации
На работников Администрации, кроме технического персонала, распространяется статус муниципального служащего.
Глава 8. Заключительные положения
Статья 43. Действие Регламента
1. Настоящий Регламент вводится в действие с 01 декабря 2004 года.
2. Ранее изданные нормативные акты о делопроизводстве в администрации применяются в части, не противоречащей настоящему Регламенту.
3. За нарушение требований настоящего Регламента сотрудники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Администрации Межевского района от 29 ноября 2004 г. N 216 "О Регламенте администрации Межевского района"
Текст постановления официально опубликован не был