Приложение N 2. Должностная инструкция заместителя управляющего делами, начальника службы организационно-документапионного обеспечения администрации города

Приложение N 2

Должностная инструкция заместителя управляющего делами,
начальника службы организационно-документационного
обеспечения администрации города

I. Общие положения

1.1. Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения администрации города является главным должностным лицом категории "Б" муниципальной службы г. Костромы.

1.2. Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения администрации города назначается и освобождается от должности главой самоуправления г. Костромы по представлению управляющего делами.

1.3. Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения администрации города подчиняется в своей работе непосредственно управляющему делами.

1.4. Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения администрации города в своей деятельности руководствуется законодательством РФ и Костромской области. Уставом города Костромы, постановлениями и распоряжениями главы самоуправления г. Костромы, регламентом администрации города, решениями органов самоуправления, настоящей должностной инструкцией.

II. Основные задачи и обязанности

Основными задачами заместителя управляющего делами, начальника службы организационно-документационного обеспечения администрации города является:

2.1. Обеспечение организации деятельности, качественного и своевременного выполнения задач и функций службы организационно-документационного обеспечения и курируемых отделов: архивного, писем и приема граждан, ЗАГС, Дворца бракосочетания.

2.2. На заместителя управляющего делами, начальника службы организационно-документационного обеспечения администрации города возлагаются следующие обязанности:

2.2.1. Направлять и координировать работу службы по выполнению функций и задач, возложенных на службу.

2.2.2. Заниматься подбором, расстановкой и обучением кадров, обеспечивать строгое соблюдение работниками службы трудовой и служебной дисциплины.

2.2.3. Принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы.

2.2.4. Контролировать качество подготовки документов, представляемых на визу управляющему делами.

2.2.5. Обеспечивать контроль за своевременным и качественным прохождением документооборота в администрации.

2.2.6. Осуществлять контроль за исполнением постановлений, распоряжений, находящихся на контроле у зам. главы администрации, управляющего делами.

2.2.7. Обеспечивать службу, через хозяйственную службу, необходимыми канцелярскими принадлежностями.

2.2.8. Направлять и координировать работу курируемых отделов по выполнению функций и задач, возложенных на курируемые отделы.

2.2.9. Принимать управленческие решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отделов.

2.2.10. Выполнять поручения, данные управляющим делами.

2.2.11. Организовывать работу по подготовке и проведению выборов в органы государственной власти, местного самоуправления и референдумов.

III. Права

Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения имеет право:

3.1. Участвовать в работе Совета администрации, совещаний при главе самоуправления, вносить предложения по вопросам, относящимся к компетенции службы и курируемых отделов. Присутствовать на заседаниях городской думы, постоянных комиссий думы (по согласованию с председателем Совета думы).

3.2. Привлекать для подготовки вопросов на заседания Совета администрации, совещаний, созываемых по инициативе главы самоуправления и их проведения, работников администрации города.

3.3. Требовать от соответствующих органов и должностных лиц выполнения организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению выборов, референдумов.

3.4. Вести переписку с другими организациями.

3.5. Пользоваться в установленном порядке базами данных администрации города.

3.6. Запрашивать от комитетов, управлений, отделов администрации города, от предприятий, учреждений и организаций материалы, справки, информации, необходимые для осуществления своих функции.

3.7. Возвращать на доработку проекты документов, идущих на визу управляющему делами или вносимых на рассмотрение Совета администрации, в случае их недостаточной проработки или несоответствия требованию регламента.

3.8. Предоставлять предложения по структуре и штатной численности службы и курируемых отделов.

3.9. Утверждать должностные инструкции работников службы и контролировать их соблюдения.

3.10. Издавать приказы по службе по вопросам, входящим в компетенцию начальника.

3.11. Решать вопросы перестановки кадров на рабочих местах в случае производственной необходимости.

3.12. Устанавливать, исходя из производственной необходимости, своими приказами взаимозаменяемость между работниками службы.

IV. Ответственность

4.1. Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения несет ответственность за своевременное и качественное выполнение задач, обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

V. Требования к работнику

5.1. На должность заместителя управляющего делами, начальника службы организационно-документационного обеспечения утверждается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на должностях руководителя, относящихся к муниципальной службе, не менее 5 лет.

5.2. Заместитель управляющего делами, начальник службы организационно-документационного обеспечения, должен обладать организаторскими способностями, профессиональными знаниями, умением работать с людьми, чувством ответственности, дисциплинированностью, а также соответствовать другими требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим г. Костромы.