Постановление Администрации г. Костромы от 5 мая 2004 г. N 1256 "О Регламенте администрации города Костромы"

С изменениями и дополнениями от:

12 сентября 2005 г.

В целях оптимизации организации деятельности администрации, упорядочения процесса документооборота, руководствуясь статьями 27, 29, 32 Устава города Костромы, постановляю:

1. Утвердить Регламент администрации города Костромы (приложение).

2. Заместителю главы администрации Невской Е.О., начальнику административно-правового управления Маковецкой С.Д. внести на утверждение:

1) персональный состав Совета администрации города Костромы (в 10-дневный срок);

2) проект Положения о Совете администрации города Костромы.

3. Начальнику отдела по организационной работе и документообороту Матвеевой Н.Г., совместно с административно-правовым управлением (Маковецкая С.Д.):

1) в срок до 1 сентября 2004 года привести электронный банк документов администрации города Костромы (правовые акты, принятые после 1 января 2004 года, а также правовые акты, на которые сделаны ссылки в примечаниях к вновь утвержденному Регламенту) в соответствие с требованиями статей 40 (часть 5) и 41 (часть 4) Регламента администрации;

2) в срок до 1 июля 2004 года внести на утверждение проект новой редакции Инструкции по делопроизводству в администрации города Костромы (утвержденной постановлением администрации от 03.07.2001 N 2332).

4. Заместителям главы администрации, руководителям самостоятельных структурных подразделений администрации при подготовке проектов положений, изменений в штатное расписание структурных подразделений обеспечить соблюдение требований Регламента администрации, утвержденного настоящим постановлением.

5. Установить, что штатный состав отделов администрации приводится в соответствие с требованиями части 3 статьи 5 Регламента администрации до 1 января 2005 года.

6. С введением в действие вновь утвержденного Регламента (с 1 мая 2004 года) признать утратившими силу:

6.1. постановления администрации города Костромы:

1) от 14 мая 2001 г. N 1724 "Об утверждении Положения о Совете администрации города";

2) от 1 июня 2001 г. N 1992 "Об утверждении Регламента администрации города Костромы";

3) от 14 января 2004 г. N 47 "О частичном изменении состава коллегии администрации г. Костромы";

4) от 16 января 2004 г. N 76 "О внесении изменений в положение о Совете администрации";

5) от 19 февраля 2004 г. N 394 "О внесении изменений в Регламент администрации г. Костромы";

6) от 19 февраля 2004 г. N 401 "О внесении дополнения в Регламент администрации города Костромы";

7) от 1 марта 2004 г. N 472 "О внесении изменений в Регламент администрации города Костромы";

8) от 14 апреля 2004 г. N 989 "О частичном изменении состава коллегии администрации города Костромы";

6.2. пункт 1 постановления администрации города Костромы от 30 июля 2002 г. N 2939 "О внесении изменений и дополнений в постановления администрации г. Костромы от 01.06.2001 N 1992 и от 14.11.2001 N 4054";

6.3. распоряжения администрации города Костромы:

1) от 4 мая 2001 г. N 158-р "О совещательных органах при главе самоуправления г. Костромы";

2) от 28 ноября 2002 г. N 868-к "О внесении дополнений в Приложение N 1 к распоряжению главы самоуправления г. Костромы от 04.05.2001 N 158-р";

3) от 12 апреля 2004 г. N 155 "Об организации планирования работы структурных подразделений".

7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Невскую Е.О.

8. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.

Глава самоуправления

г. Костромы

И.В. Переверзева

Приложение

Регламент администрации города Костромы
(утв. постановлением Администрации г. Костромы от 5 мая 2004 г. N 1256)

С изменениями и дополнениями от:

12 сентября 2005 г.

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Администрация города Костромы и правовая основа ее деятельности

1. Администрация города Костромы (далее - Администрация или городская администрация) - предусмотренный Уставом города Костромы исполнительно-распорядительный орган муниципального образования "город Кострома", наделенный правами юридического лица и собственными полномочиями по решению вопросов местного значения, а также делегированных органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий, формируемый и возглавляемый главой самоуправления города Костромы (далее - глава самоуправления).

Наименование должности "глава администрации" используется в настоящем Регламенте в случаях, не связанных с реализацией главой самоуправления полномочии, предусмотренных статьей 28 Устава города Костромы.

2. Правовую основу деятельности Администрации составляют Конституция Российской Федерации, Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иные федеральные законы и нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав (Основной закон) Костромской области, Закон Костромской области "О местном самоуправлении в Костромской области", иные законы и нормативные правовые акты Костромской области, Устав города Костромы, решения городской Думы, Положение об администрации города Костромы, настоящий Регламент, иные правовые акты, принятые главой самоуправления города Костромы.

Статья 2. Приоритет Регламента в системе правовых актов администрации

1. Настоящий Регламент - свод правовых норм, регулирующих порядок организации деятельности Администрации, взаимодействия ее структурных подразделений, основные правила внутреннего распорядка и документооборота.

2. Положения о структурных подразделениях, инструкция по делопроизводству и иные нормативные правовые акты администрации, регулирующие порядок деятельности Администрации и организацию делопроизводства, не должны противоречить настоящему Регламенту.

3. Требования настоящего Регламента обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями городской администрации и муниципальными служащими.

Органы территориального общественного самоуправления, муниципальные учреждения (предприятия) во взаимоотношениях с Администрацией руководствуются положениями настоящего Регламента.

Статья 3. Полномочия главы администрации

1. Глава администрации осуществляет полномочия, предусмотренные действующим законодательством, Уставом города Костромы, решениями городской Думы, в том числе:

1) формирует городскую администрацию и представляет на утверждение Думы города Костромы ее структуру;

2) принимает постановления и распоряжения администрации города Костромы;

3) принимает решения о создании, реорганизации и упразднении отдельных структурных подразделений; утверждает положения о них;

4) утверждает положения о совещательных органах Администрации и их персональный состав;

5) распределяет обязанности между заместителями (первыми заместителями) главы администрации;

6) утверждает должностные инструкции советников (помощников) главы самоуправления, помощников заместителей главы администрации, заместителей руководителей самостоятельных структурных подразделений;

7) устанавливает правила внутреннего распорядка и организации делопроизводства в Администрации, исходя из основных положений, установленных настоящим Регламентом; утверждает годовой план работы Администрации;

8) определяет основные направления кадровой работы (планы подготовки и переподготовки кадров, проведение аттестации муниципальных служащих, формирование и обучение резерва кадров);

9) устанавливает дополнительные квалификационные требования по муниципальным должностям муниципальной службы в структурных подразделениях городской администрации;

10) принимает решения по кадровым вопросам, в том числе -

о приеме, перемещении и увольнении муниципальных служащих и иных сотрудников;

о предоставлении отпусков муниципальным служащим (кроме структурных подразделений, наделенных правами юридического лица);

об условиях оплаты труда и прохождения муниципальной службы на основе трудового договора;

утверждает решения аттестационной комиссии;

назначает (увольняет) руководителей муниципальных предприятий (учреждений);

11) вправе отменять (изменять) правовые акты должностных лиц Администрации;

12) обладает иными правами руководителя юридического лица в соответствии с действующим законодательством.

2. Глава администрации по должности входит в составы и председательствует на заседаниях любых совещательных органов Администрации, пользуется всеми правами, предоставляемыми настоящим Регламентом заместителям главы администрации.

На главу администрации не распространяются установленные настоящим Регламентом специальные ограничения для должностных лиц и служащих Администрации.

3. Глава администрации подотчетен Думе города Костромы за свою деятельность и деятельность городской администрации, а также органам государственной власти в части исполнения делегированных органам городского самоуправления государственных полномочий.

Глава 2. Структура городской администрации

Статья 4. Структура Администрации

1. В составе Администрации образуются и функционируют:

1.1. аппарат главы администрации (советники, помощники главы самоуправления, другие должностные лица и специалисты, должности которых не включены в штатное расписание структурных подразделений);

1.2. самостоятельные структурные подразделения - управления, комитеты, отделы, непосредственно подчиненные главе администрации либо заместителям главы администрации;

1.3. структурные подразделения, подчиненные иным должностным лицам либо входящие в состав самостоятельных структурных подразделений.

2. В соответствии со статьей 20 Устава города Костромы отдельные структурные подразделения городской администрации могут быть наделены правами юридического лица.

3. Коллегиальными совещательными органами при главе самоуправления являются Совет администрации (статьи 9-12 настоящего Регламента)*(3), Коллегия (статья 13), а также общественные советы и иные совещательные органы (глава 4).

4. В соответствии с федеральным и областным законодательством при Администрации работают: Административная комиссия, Комиссия по делам несовершеннолетних, Комиссия по чрезвычайным ситуациям, иные постоянно действующие комиссии.

Статья 5. Структурные подразделения Администрации

1. Комитет - структурное подразделение, задачи и функции которого охватывают, как правило, несколько направлений деятельности.

Комитет может подразделяться на управления и отделы.

2. Управление - структурное подразделение, создаваемое по отраслевому принципу либо для решения задач по наиболее важным направлениям деятельности.

При штатной численности Управления свыше десяти служащих в его составе могут образовываться отделы с соблюдением условий, установленных частью 3 настоящей статьи.

3. Отдел - структурное подразделение, образуемое для обеспечения отдельных направлений деятельности как в качестве самостоятельной структурной единицы (пункт 1.2 статьи 4), так и в составе управления, комитета.

Штатная численность отдела не может быть меньше четырех штатных единиц муниципальных служащих. Допускается создание отдела в составе трех штатных служащих, в этом случае должность заместителя начальника отдела в штатном расписании не предусматривается.

4. Штатное расписание, фонд оплаты труда структурных подразделений и Администрации в целом утверждаются главой администрации в пределах средств, определенных в бюджете города на обеспечение функционирования органов местного самоуправления.

Статья 6. Положения о структурных подразделениях Администрации

1. Положения о структурных подразделениях разрабатываются их руководителями на основе действующего законодательства в соответствии с требованиями настоящей статьи и Правилами разработки положений о структурных подразделениях администрации города Костромы*(4).

2. Проект положения должен содержать разделы, пункты, предусмотренные указанными Правилами, а также правовые нормы, определяющие:

перечень основных полномочий (функциональные обязанности) руководителя;

порядок замещения руководителя на период отпуска, болезни или командировки;

дополнительные квалификационные требования по муниципальным должностям муниципальной службы, предусмотренным штатным расписанием.

Наименования должностей руководителей структурных подразделений должны соответствовать Реестру муниципальных должностей муниципальной службы, утвержденному законом Костромской области.

3. Одновременно с положением о структурном подразделении утверждаются его структура - схема подчиненности должностных лиц и отделов (если таковые образуются в составе структурного подразделения) и штатное расписание.

4. Должностные инструкции заместителей руководителей и специалистов структурных подразделений разрабатываются на основе положений о соответствующих структурных подразделениях и утверждаются вышестоящим в порядке подчиненности руководителем.

5. Проект положения направляется на согласование в административно-правовое управление после его визирования иными должностными лицами в соответствии с настоящим Регламентом, к проекту должен быть приложен магнитный носитель (дискета) с электронным текстом проекта документа (часть 5 статьи 37).

Статья 7. Взаимодействие структурных подразделений и городской Думы

1. Структурные подразделения Администрации (статья 5), независимо от их статуса, составляют организационно-функциональное единство городской администрации как исполнительного органа муниципального образования, взаимодействуют при решении своих задач в порядке, установленном настоящим Регламентом, положением о соответствующем структурном подразделении, указаниями главы администрации и его заместителей.

2. Взаимодействие структурных подразделений Администрации с городской Думой осуществляется в строгом соответствии с Уставом города Костромы, на основе действующих федеральных и областных законов, при соблюдении требований настоящего Регламента.

3. Участие представителей Администрации в заседаниях городской Думы, депутатских слушаниях, заседаниях постоянных комиссий определяется главой самоуправления на основании официального письменного приглашения Думы, полученного не позднее, чем за 3 дня до соответствующего заседания.

4. Должностные лица Администрации предоставляют различные документы и информацию по запросам Думы, ее постоянных комиссий и депутатов по поручению и, как правило, за подписью главы самоуправления (исполняющего обязанности главы администрации), при этом копии постановлений администрации направляются в Думу безотлагательно по указанию управляющего делами отделом по организационной работе и документообороту*(5).

5. Запросы постоянных комиссий Думы о подготовке письменных отчетов и иных документов, требующих специальной проработки соответствующими структурными подразделениями и организациями, исполняются не позднее, чем в 20-дневный срок.

6. Депутатские запросы исполняются в порядке, установленном статьей 13 Закона Костромской области "О статусе депутатов представительных органов и глав местного самоуправления в Костромской области", статьей 53 настоящего Регламента.

7. Депутаты городской Думы имеют право на внеочередной прием главой самоуправления, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений Администрации.

Статья 8. Контрольные функции административно-правового управления и отдела по организационной работе и документообороту

1. Административно-правовое управление (далее по тексту части 1 настоящей статьи - Управление) осуществляет правовое обеспечение деятельности главы самоуправления и администрации города, как юридического лица.

1.1. Управление в своих заключениях не вправе оценивать целесообразность либо предлагать варианты управленческих решений по экономическим, финансовым и иным вопросам, в том числе с точки зрения законности. Задачей правовой экспертизы проектов правовых актов является анализ их соответствия действующему законодательству, Уставу города Костромы, иным нормативным правовым актам, а также правилам юридической техники и делопроизводства. В заключениях правовой экспертизы указываются положения проекта (либо проект в целом), которые не соответствуют закону с приведением ссылки на определенный законодательный (нормативный) акт, а также на конкретные нарушения правил юридической техники и делопроизводства, допущенные при его оформлении.

1.2. В ходе проведения правовой экспертизы проектов положений, правил, инструкций и иных нормативных правовых актов, к которым прилагаются их тексты на магнитных носителях (часть 5 статьи 37), Управление может самостоятельно устранить выявленные нарушения без изменения концептуальных положений правового акта. В этом случае исправленная распечатка текста правового акта возвращается ответственному исполнителю для визирования, после чего, через административно-правовое управление, проект передается управляющему делами (в отдел по организационной работе и документообороту) для завершения процедуры согласования и представления на подписание главе администрации.

1.3. Управление (экспертно-правовой, судебно-правовой и нормативно-правовой отделы) оказывает правовую помощь структурным подразделениям Администрации, не наделенным правами юридического лица, в форме:

а) консультаций по действующим нормативным правовым актам администрации и Думы города Костромы;

б) участия своих специалистов в рабочих комиссиях, созданных главой администрации;

в) предварительной правовой оценки проекта правового акта, разрабатываемого соответствующим структурным подразделением в плановом порядке, без составления заключения правовой экспертизы (замечания по черновику текста проекта, указание на конкретные законодательные акты, которые могут быть положены в его основу и т.д.);

г) юридической оценки проектов исходящих документов за подписью главы самоуправления в адрес органов государственной власти (часть 1 статьи 54);

д) постоянного взаимодействия с отделом по организационной работе и документообороту в случаях, предусмотренных настоящим Регламентом;

е) совместной подготовки проектов исковых заявлений Администрации (отзывов на предъявленные иски).

1.4. Обязательному визированию Управлением, в порядке установленном настоящим Регламентом, подлежат принятые Думой города Костромы решения перед их подписанием главой самоуправления, проекты правовых актов и иных документов, подписываемых главой самоуправления (исполняющим обязанности главы администрации), за исключением:

а) распоряжений (кадровых распоряжений) о приеме муниципальных служащих и техперсонала (сотрудников) на вакантные должности;

б) распоряжений (кадровых распоряжений) об увольнении сотрудников по собственному желанию (кроме материально-ответственных лиц);

в) распоряжений (кадровых распоряжений) о переводе сотрудников на иные вакантные должности по их письменному заявлению (кроме случаев изменения существенных условий труда по инициативе администрации);

г) распоряжений (кадровых распоряжений) о предоставлении отпусков;

д) распоряжений (кадровых распоряжений) о выплате премий и материальной помощи на основании действующего положения (кроме случаев снижения либо лишения регулярно выплачиваемых премий);

е) распоряжений (кадровых распоряжений) о направлении сотрудников в командировки;

ж) поручений;

з) исходящей корреспонденции в адрес структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, муниципальных предприятий (учреждений), а также иных организаций (если иное не предусмотрено поручением главы администрации по исполнению конкретного документа).

1.5. Управление не визирует поручения заместителей главы администрации и управляющего делами, приказы и поручения руководителей самостоятельных структурных подразделений.

2. Отдел по организационной работе и документообороту обеспечивает общий контроль выполнения утвержденных планов работы Администрации; подготовки заседаний Совета администрации и совещаний, созываемых по инициативе главы администрации; организации надлежащего делопроизводства и документооборота; принимает меры по предотвращению дублирования ранее принятых правовых актов (часть 1 статьи 39); контролирует доработку проектов правовых актов в соответствии с итогами их обсуждения Советом администрации (часть 5 статьи 39); обеспечивает ведение электронного банка документов администрации (статья 46).

Отдел вправе:

а) требовать переоформления ответственными исполнителями документов, представляемых на рассмотрение Совета администрации (часть 3 статьи 11);

б) возвращать исполнителям проекты правовых актов и иных документов, независимо от наличия согласующих виз, выполненные с грубыми нарушениями Инструкции по делопроизводству*(б), либо с большим количеством грамматических ошибок или с явной небрежностью;

в) контролировать своевременность подготовки структурными подразделениями предложений по формированию годового плана работы Администрации (часть 2 статьи 23) и единого календарного плана основных мероприятий (часть 2 статьи 25).

3. Структурные подразделения Администрации обязаны предоставлять по требованию руководителей и сотрудников административно-правового управления и отдела по организационной работе и документообороту дополнительную информацию и документы, необходимые для выполнения их функций, предусмотренных настоящим Регламентом и соответствующими положениями.

Глава 3. Совет и Коллегия Администрации

Статья 9. Совет администрации

1. Совет администрации города Костромы (далее по тексту главы - Совет) является коллегиальным совещательным органом при главе самоуправления. Работа Совета организуется в порядке, установленном настоящим Регламентом и Положением, разработанным на его основе.

2. Заседания Совета проводятся в зале заседаний администрации, как правило, каждый третий вторник месяца.

Вопрос о перенесении заседания или о созыве внеочередного заседания Совета решается главой администрации.

3. Совет осуществляет коллективное обсуждение и выработку рекомендаций для принятия решений по важнейшим проблемам жизни города, перспективным направлениям социально-экономического развития, а также по текущим вопросам обеспечения жизнедеятельности городского хозяйства, требующим координации действий органов самоуправления и муниципальных организаций.

4. Вопросы, выносимые на заседание Совета, определяет глава администрации с учетом утвержденного плана работы администрации.

Обязательному рассмотрению на заседании Совета подлежат вопросы финансовой политики, формирования и исполнения бюджета, распределения внебюджетных средств, разработки программ социально-экономического развития города, изменения структуры управления городским хозяйством, годовые планы работы Администрации.

Статья 10. Состав Совета администрации

1. В состав Совета входят члены Коллегии при главе администрации, а также, по должности, управляющий делами администрации (далее - управляющий делами), руководители структурных подразделений, назначенные на должности главой самоуправления на период своих полномочий.

Иные должностные лица вводятся в состав Совета распоряжением главы администрации.

2. Руководители самостоятельных структурных подразделений Администрации, не являющиеся членами Совета, должны присутствовать на его заседаниях.

3. В заседаниях Совета вправе участвовать председатель Совета Думы города Костромы, прокурор города, могут приглашаться представители иных органов государственной власти и общественных организаций.

4. Заседания Совета вправе посещать депутаты городской Думы, представители аккредитованных средств массовой информации.

5. Вопрос об участии в заседаниях Совета представителей предприятий, организаций, учреждений, партий и общественных движений согласуется с главой администрации.

Статья 11. Подготовка заседаний Совета администрации

1. Управляющий делами обеспечивает подготовку заседаний Совета, не позже чем за 4 дня до заседания, представляет на утверждение главе администрации проект повестки дня.

2. Материалы по вопросам, включенным в повестку дня, представляются ответственными за их подготовку структурными подразделениями (должностными лицами) в отдел по организационной работе и документообороту.

3. Отдел по организационной работе и документообороту:

а) проверяет соответствие представленных материалов установленным требованиям;

б) тиражирует документы (повестка дня, материалы по вопросам, предполагаемым к рассмотрению) по числу членов Совета, а также с учетом необходимости направления экземпляров прокурору и приглашенным лицам (часть 3 статьи 10);

в) своевременно извещает членов Совета и прокурора города о дне заседания Совета, и не позднее, чем за два дня до заседания, направляет им соответствующие материалы.

4. Оповещение приглашенных на заседание Совета осуществляют структурные подразделения, которые готовят соответствующий вопрос для рассмотрения.

Оповещение аккредитованных при Администрации представителей средств массовой информации обеспечивает пресс-служба*(7).

Статья 12. Проведение заседания Совета администрации

1. В отсутствие главы самоуправления председательствует на заседании Совета исполняющий обязанности главы администрации.

2. Обсуждение утвержденной главой администрации повестки дня заседания не проводится. Председательствующим могут быть внесены дополнительные вопросы для обсуждения на заседании.

3. Кворум для проведения заседания не устанавливается. Председательствующий может отменить заседание из-за отсутствия кого-либо из членов Совета, участие которого в данном заседании считает необходимым.

4. В ходе заседания члены Совета имеют право задавать вопросы докладчику, получать от него разъяснения по существу рассматриваемой проблемы; вносить предложения о переносе обсуждаемого вопроса на другое заседание с дополнительным его изучением специальной комиссией.

5. Решения по обсуждаемым вопросам принимаются путем голосования присутствующих членов Совета простым большинством голосов и носят рекомендательный xарактер.

6. Приглашенные на заседание Совета вправе участвовать в обсуждении, вносить предложения по обсуждаемым вопросам.

7. В ходе заседания Совета отделом по организационной работе и документообороту ведется протокол и аудиозапись.

Статья 13. Коллегия при главе администрации

1. Коллегия при главе администрации (далее по тексту статьи - Коллегия) - постоянно действующий совещательный орган, созданный для предварительного всестороннего обсуждения текущих вопросов и спорных проблем, выработки единой точки зрения по таким проблемам перед принятием решений либо вынесением соответствующих вопросов на рассмотрение Совета администрации или Думы города Костромы.

Деятельность Коллегии организуется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

2. Заседания Коллегии проводятся еженедельно по пятницам с 9 часов в служебном кабинете главы администрации. Повестку дня и материалы к заседанию готовит советник главы самоуправления.

3. В отсутствие главы администрации заседания Коллегии не проводятся.

4. Заседания Коллегии не протоколируются, голосование по обсуждаемым вопросам не проводится, Высказанные мнения учитываются главой администрации при принятии решений.

5. Состав Коллегии формируется на постоянной основе. Членами Коллегии по должности являются:

первые заместители главы администрации;

заместители главы администрации;

начальник административно-правового управления;

начальник финансово-казначейского управления.

Члены Коллегии участвуют в ее заседаниях лично и не вправе делегировать свои полномочия другим лицам.

Распоряжением главы администрации в состав Коллегии могут быть включены иные должностные лица Администрации.

Глава 4. Иные совещательные органы Администрации

Статья 14. Совещание по планированию работы

1. Совещание по планированию работы Администрации (далее по тексту статьи - Совещание) проводится по понедельникам с 10 часов в зале заседаний администрации. В отсутствие главы администрации Совещание ведет его первый заместитель.

2. На Совещании обсуждаются текущие проблемы городского хозяйства; организационные вопросы работы Администрации; основные мероприятия, запланированные на предстоящую неделю, итоги работы за прошедший период; иные вопросы, выносимые на рассмотрение главой администрации.

3. На Совещании присутствуют: заместители главы администрации, управляющий делами, советники, помощники главы самоуправления и заместителей главы администрации; руководители самостоятельных структурных подразделений и основных служб жизнеобеспечения города (в случае отсутствия руководителя в связи с отпуском, болезнью или командировкой в Совещании участвует должностное лицо, его замещающее). На Совещании вправе присутствовать депутаты городской Думы.

4. Выполнение поручений, данных на Совещании главой администрации заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, муниципальных предприятий (учреждений) контролируется отделом по организационной работе и документообороту, который обеспечивает ведение протокола, а также советниками (помощниками) главы самоуправления.

5. Еженедельно, по пятницам, с 14 часов в служебном кабинете главы администрации проводится совещание заместителей главы администрации по обсуждению текущих вопросов организации деятельности Администрации.

Статья 15. Общественный совет

1. Общественный совет при главе самоуправления является консультативно-совещательным органом, обеспечивающим взаимодействие органов местного самоуправления с жителями города, общественными организациями. Общественный совет рассматривает наиболее актуальные вопросы политической, социальной, культурной и общественной жизни.

2. В состав общественного совета входят представители общественных объединений, политических партий и общественности города.

3. Деятельность общественного совета регламентируется Положением, утвержденным в установленном порядке.

Статья 16. Иные совещательные органы

1. При Администрации могут образовываться иные советы, постоянно действующие совещания, временные комиссии, которые функционируют на общественных началах в порядке, установленном соответствующими положениями.

2. При заместителях главы администрации, руководителях комитетов и управлений городской администрации образуются и действуют в установленном порядке коллегии, постоянные совещания по планированию работы, иные совещательные органы.

Глава 5. Организация работы служащих и структурных подразделений

Статья 17. Организация работы. Прием муниципальных служащих главой самоуправления

1. Глава самоуправления, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений на основании действующего трудового законодательства, законодательства о муниципальной службе, настоящего Регламента, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и иных нормативных правовых актов организуют работу муниципальных служащих и структурных подразделений Администрации.

2. Деятельность общественно-политических организаций, кроме профсоюза, в Администрации не допускается.

3. Назначение на должности заместителей главы администрации, управляющего делами, советников (помощников) главы самоуправления, руководителей самостоятельных структурных подразделений, в соответствии с утвержденным Перечнем*(8), осуществляется только на условиях срочного трудового договора, заключаемого на срок полномочий избранного главы самоуправления.

4. Прием и увольнение технического персонала в структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица, оформляется приказом соответствующего руководителя.

5. Отдел кадров Администрации оформляет правовые акты по кадровым вопросам (в том числе о назначении-увольнении руководителей муниципальных предприятий и учреждений), служебные удостоверения и личные дела служащих, вносит необходимые записи в трудовые книжки; обеспечивает проведение конкурсов, аттестаций, квалификационных экзаменов, прохождение испытания при замещении должностей муниципальной службы; ведет Реестр муниципальных служащих.

Личное дело служащего должно содержать: заявление; трудовой договор; личный листок по учету кадров; копию документа об образовании; копии распоряжений о приеме на работу, перемещении и увольнении, о поощрениях и налагаемых взысканиях; справки о соблюдении ограничений, связанных с замещением муниципальной должности; медицинскую справку о состоянии здоровья.

6. Распоряжения о приеме, перемещении, увольнении каждого служащего объявляются ему под роспись.

7. Муниципальные служащие имеют право на личный прием главой самоуправления (предварительную запись ведет советник главы самоуправления).

Статья 18. Служебные обязанности. Рабочее время. Допуск в здания Администрации

1. Муниципальный служащий несет ответственность за исполнение обязанностей по замещаемой должности в соответствии с положением о соответствующем структурном подразделении, своей должностной инструкцией и трудовым договором. Он должен соблюдать обязанности и ограничения, установленные Положением о муниципальной службе в городе Костроме.

2. В Администрации устанавливается пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днем. Начало рабочего дня в 8 часов, окончание в 17 часов, перерыв на обед с 12 до 13 часов. Накануне праздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на один час.

В летний период года (май - октябрь) рабочий день длится: по понедельникам - четвергам с 8 часов до 17 часов 15 минут, по пятницам с 8 до 16 часов.

3. Служащие администрации исполняют служебные обязанности в рабочее время.

В случае необходимости отсутствия на рабочем месте о своем местонахождении в течение рабочего дня заместители главы администрации информируют помощника (секретаря приемной) главы самоуправления, руководители структурных подразделений и муниципальные служащие - непосредственного начальника.

4. Увеличение продолжительности рабочего времени, в случае служебной необходимости, допускается при соблюдении требований статьи 101 (для служащих, которым Правилами внутреннего трудового распорядка в администрации города Костромы*(9) или трудовым договором установлен ненормированный рабочий день), статей 99 и 149 Трудового кодекса Российской Федерации (для остальных сотрудников).

5. В соответствии с законодательством о труде, о муниципальной службе и Коллективным договором*(10) распоряжением главы администрации муниципальному служащему может быть установлен индивидуальный (гибкий) график работы.

6. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляет отдел кадров или один из сотрудников соответствующего самостоятельного структурного подразделения, назначенный приказом его руководителя.

7. В общевыходные дни и нерабочее время суток допуск в здания городской администрации, в связи со служебной необходимостью, имеют заместители главы администрации, советники и помощники главы самоуправления. Иные служащие - по указанию главы администрации, заместителя главы администрации - руководителя аппарата или управляющего делами, посетители - только в сопровождении соответствующих должностных лиц.

Статья 19. Порядок возложения исполнения обязанностей. Расширение круга обязанностей. Внутреннее совместительство

1. Исполнение обязанностей главы администрации в его отсутствие в связи с отпуском, болезнью или командировкой, а также заместителей главы администрации осуществляется в соответствии с Распределением обязанностей по руководству администрацией города Костромы*(11), утвержденным главой администрации.

2. В период отсутствия руководителя структурного подразделения в связи с отпуском, болезнью или командировкой исполнение его обязанностей осуществляет штатный заместитель (при наличии нескольких заместителей - один из них, в соответствии с распределением обязанностей, установленным должностной инструкцией) либо иное должностное лицо, назначаемое распоряжением главы администрации.

3. При исполнении обязанностей главы администрации (часть 1 настоящей статьи), руководителя структурного подразделения (часть 2 настоящей статьи) по распоряжению главы администрации соответствующему должностному лицу за весь период замещения выплачивается разница в должностных окладах, с начислением на эту разницу соответствующих надбавок и иных выплат, установленных по основной должности.

4. Муниципальному служащему, исполняющему обязанности по должности временно отсутствующего работника без освобождения от основной должности (расширение круга обязанностей), на основании его письменного заявления и мотивированного представления руководителя самостоятельного структурного подразделения, завизированного курирующим заместителем главы администрации, распоряжением главы администрации (либо трудовым договором) может устанавливаться доплата к должностному окладу в размере до 50 процентов с начислением на нее соответствующих надбавок и иных выплат.

Доплата устанавливается только в случаях невозможности отсрочки выполнения определенной работы до возвращения временно отсутствующего работника.

Конкретный размер доплаты устанавливается соглашением сторон трудового договора, исходя из объема возлагаемой дополнительной работы, ее важности, наличия экономии фонда оплаты труда.

5. Техническому персоналу, в обязанности которого входит выполнение конкретного объема работы (уборщицы, дворники и др.), размер доплаты может составлять 100 процентов оклада при условии выполнения работы отсутствующего работника в полном объеме и соблюдения требований статьи 98 Трудового кодекса Российской Федерации.

6. Увеличение продолжительности рабочего времени (часть 4 статьи 18) компенсируется в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.

Дополнительные выплаты служащим производятся на основании распоряжения главы администрации, разрешение на перерыв в работе не более чем на один день дает руководитель структурного подразделения.

7. Работа служащих Администрации в порядке внутреннего совместительства допускается по ходатайству руководителя самостоятельного структурного подразделения, с соблюдением требований статьи 98 Трудового кодекса Российской Федерации и только на основании трудового договора, подписанного данным служащим и главой администрации.

Статья 20. Служебные командировки

1. Необходимость направления сотрудников в командировки определяется руководителями самостоятельных структурных подразделений по согласованию с курирующим заместителем главы администрации. Командировочные документы оформляются отделом кадров Администрации (кроме структурных подразделений, наделенных правами юридического лица).

2. Распоряжения о направлении в командировки служащих Администрации (кроме структурных подразделений, наделенных правами юридического лица), а также любых служащих в зарубежные командировки подписываются главой администрации.

Направление в командировки служащих структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, оформляется приказами руководителей этих структурных подразделений.

3. Отчеты о результатах командировки представляются должностным лицам, принявшим решение о командировке.

Статья 21. Материально-техническое обеспечение служащих

1. Порядок пользования служебным транспортом устанавливается распоряжениями главы администрации.

2. Телефонная связь используется для служебных целей. Междугородные (кроме международных) служебные телефонные переговоры осуществляются заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений, а также, с их разрешения, иными сотрудниками. Междугородные неслужебные телефонные переговоры со служебных телефонов не допускаются.

Право на международные телефонные переговоры имеют заместители главы администрации и управляющий делами. Разрешение на производство международных телефонных переговоров другими служащими дает глава администрации, управляющий делами, а также заместители главы администрации в отношении своих помощников.

3. Междугородные и международные телефонные переговоры, произведенные с нарушением установленного частью 2 настоящей статьи порядка, оплачиваются сотрудником, который пользовался междугородной (международной) телефонной связью, путем удержаний из заработной платы в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Телефаксная связь используется для передачи и приема только служебных документов.

Служащий, на рабочем месте которого установлен телефонный аппарат, оснащенный приспособлением для факсимильной связи, должен принять по телефаксу сообщение и передать должностному лицу, которому оно адресовано, либо в отдел по организационной работе и документообороту для доставки адресату.

Использование телефаксной связи для отправки сообщений осуществляется по согласованию с руководителем структурного подразделения, в ведении которого находится соответствующий телефонный аппарат.

5. Правом доступа в электронно-справочную сеть банков данных Администрации обладают заместители главы администрации (по профилю деятельности), советники и помощники главы самоуправления, управляющий делами, начальник отдела информационных ресурсов, иные муниципальные служащие в соответствии с их служебными обязанностями, закрепленными в соответствующих положениях, утвержденных главой администрации.

Подключение к банкам данных осуществляется с соблюдением требований законодательства о защите информации в порядке, установленном соответствующей Инструкцией,*(12) утвержденной главой администрации.

6. Прием и отправка служебной корреспонденции средствами электронной почты, пользование международной электронной сетью общего пользования "INTERNET" осуществляется с персональных компьютеров, подключенных к средствам телекоммуникаций, при соблюдении правил, установленных частью 2 настоящей статьи для междугородных телефонных переговоров.

7. Отдел муниципальных информационных ресурсов*(13) контролирует соблюдение требований частей 5 и 6 настоящей статьи, оказывает техническое и консультационное содействие структурным подразделениям и должностным лицам при использовании телекоммуникационной связи, обеспечивает работу серверного оборудования и персональных электронных устройств (компьютеров, телефаксов и др.).

8. Отдел по организационной работе и документообороту обеспечивает тиражирование служебных документов по обращениям должностных лиц и служащих Администрации.

9. Обеспечение служащих инвентарем, канцелярскими принадлежностями осуществляется хозяйственной службой на основании заявки руководителя структурного подразделения.

Статья 22. Отпуска служащих

1. Ежегодные очередной и дополнительный отпуска предоставляются служащим в соответствии с графиками отпусков, утвержденными руководителями самостоятельных структурных подразделений.

2. Заявление о предоставлении отпуска подается служащим непосредственному начальнику не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

3. Предоставление отпусков служащим структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, оформляется приказами их руководителей.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Костромы от 12 сентября 2005 г. N 2694 статья 22 настоящего Регламента дополнена частью 4

4. При предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска муниципальному служащему выплачивается единовременное денежное поощрение в размере двух должностных окладов.

Глава 6. Планирование работы Администрации

Статья 23. Подготовка проектов планов

1. Работа Администрации планируется на год. Годовой план составляется отделом по организационной работе и документообороту, исходя из основных направлений деятельности городской администрации по социально-экономическому развитию города.

2. Предложения структурных подразделений по составлению годового плана, согласованные с курирующими заместителями главы администрации, представляются в отдел по организационной работе и документообороту за 30 дней до начала планируемого периода.

3. При подготовке проекта плана работы учитываются предложения депутатов городской Думы, органов территориального общественного самоуправления, общественности города.

Статья 24. Утверждение планов

1. Проект годового плана после рассмотрения на Совете администрации и внесения в него соответствующих поправок представляется управляющим делами на утверждение главе администрации.

Последующие изменения в годовой план вносятся распоряжениями главы администрации.

2. К проекту годового плана прилагаются пояснительные записки и справки о выполнении плана работы Администрации за истекший год.

3. Планы работы самостоятельных структурных подразделений утверждаются курирующими их заместителями главы администрации по представлению соответствующих руководителей.

Статья 25. Контроль за выполнением планов

1. Контроль за сроками выполнения годового плана работы Администрации осуществляет отдел по организационной работе и документообороту, который ежеквартально представляет соответствующую справку главе администрации.

Контроль за выполнением годового плана структурными подразделениями осуществляют курирующие заместители главы администрации.

2. Для координации деятельности структурных подразделений Администрации отделом по организационной работе и документообороту ежемесячно составляется единый календарный план основных публичных мероприятий (заседаний).

Предложения в календарный план на предстоящий месяц представляются самостоятельными структурными подразделениями за подписью их руководителей и с визой курирующего заместителя главы администрации в отдел по организационной работе и документообороту за 10 дней до начала очередного месяца.

3. Еженедельный план работы главы самоуправления составляется его советником с учетом календарного плана работы Администрации.

Глава 7. Совещания и иные мероприятия в Администрации

Статья 26. Подготовка совещаний (мероприятий)

1. Проведение совещаний (а также семинаров, приемов делегаций, торжественных церемоний и прочих публичных мероприятий) в Администрации в соответствии с утвержденным планом работы, а также внеплановых организуется по указанию главы администрации, а в курируемой сфере деятельности - заместителей главы администрации.

2. Подготовку совещаний (иных мероприятий), созываемых по инициативе главы администрации либо лица, его замещающего, обеспечивают управляющий делами и отдел по организационной работе и документообороту, совещаний, созываемых по инициативе заместителей главы администрации - их помощники и специалисты курируемых структурных подразделений.

3. К совещанию (мероприятию) готовятся соответствующие материалы, которые представляются главе администрации не позднее, чем за два дня до его проведения: информация по рассматриваемому вопросу; планируемый порядок проведения; список участников; проект протокола (решения); предложения (резюме) для главы администрации.

4. Участники каждого совещания при их оповещении должны быть ознакомлены организаторами с проектом повестки дня (планом проведения, основными материалами).

Статья 27. Протоколы совещаний. Исполнение решений

1. На совещаниях председательствует глава администрации или инициатор созыва совещания либо иное должностное лицо по их поручению.

2. Присутствующие на совещании участвуют в обсуждении, вносят предложения по существу рассматриваемых вопросов.

3. Протоколы совещаний, созванных главой администрации, ведутся, как правило, специалистами отдела по организационной работе и документообороту, совещаний, созванных по инициативе заместителей главы администрации - их помощниками либо специалистами курируемых структурных подразделений.

4. Протокол совещания оформляется следующим образом:

а) основная часть протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня;

б) каждый раздел протокола строится по форме - "слушали", "выступили", "принятое решение".

Протокол подписывается председательствующим на совещании.

5. В недельный срок после совещания его организаторы оформляют выписки из протокола с конкретными поручениями, которые за подписью председательствовавшего на совещании направляются исполнителям и должностным лицам, ответственным за исполнение.

6. Контроль выполнения решений, принятых на совещаниях, созванных главой администрации, осуществляет курирующий заместитель главы администрации и советник главы самоуправления, в иных случаях - лицо, назначенное заместителем главы администрации - инициатором совещания.

7. Ведение протоколов совещаний обязательным не является. Решение о ведении протокола принимает руководитель - инициатор совещания.

Глава 8. Делопроизводство и служебные документы

Статья 28. Организация делопроизводства и официальные бланки Администрации

1. Делопроизводство в Администрации, в том числе подготовка и оформление правовых актов (глава 9) и иных служебных документов (глава 12), осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Костромы*(6) (далее - Инструкция по делопроизводству) при соблюдении требований, установленных настоящим Регламентом.

2. Работа с документами, имеющими гриф секретности, организуется в особом порядке с соблюдением требований Закона Российской Федерации "О государственной тайне", соответствующих инструкций федеральных органов государственной власти.

Порядок организации работы по обеспечению защиты государственной тайны в Администрации, персональная ответственность должностных лиц и служащих, допущенных к работе с секретными документами, определяются в соответствующей Инструкции.

3. Работа с документами "для служебного пользования", осуществляется с учетом требований действующего законодательства о защите информации и соответствующего перечня, утвержденного главой администрации.*(14)

4. Образцы официальных бланков, используемых в Администрации, утверждаются одновременно с Инструкцией по делопроизводству и являются приложениями к ней.

Глава 9. Правовые акты Администрации

Статья 29. Виды правовых актов Администрации

1. Правовыми актами Администрации являются постановления (статья 30), распоряжения (статья 31), поручения (статья 33), а также приказы руководителей структурных подразделений (статья 32).

Правовые акты Администрации по вопросам местного значения, принимаемые в соответствии с компетенцией, установленной Уставом города Костромы, действуют на территории муниципального образования город Кострома.

Внутренние правовые акты Администрации издаются по вопросам организации деятельности Администрации, ее структурных подразделений и служащих.

2. Нормативный правовой акт - правовой акт, рассчитанный на многократное применение, определяющий права и обязанности участников правоотношений, распространяющий свое действие на неограниченный круг лиц или имеющий межведомственный xарактер.

3. Индивидуальный правовой акт - правовой акт, рассчитанный на однократное применение, распространяющийся на конкретных субъектов правового регулирования и, как правило, прекращающий свое действие с реализацией конкретного права или обязанности.

Статья 30. Постановление

1. Постановление - правовой акт нормативного или индивидуального характера, принимаемый главой администрации по отнесенным к его ведению вопросам местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в соответствии с федеральными и областными законами.

2. Постановлениями утверждаются также регламент работы Администрации, положения о структурных подразделениях и совещательных органах Администрации.

Статья 31. Распоряжение

1. Распоряжение - правовой акт нормативного или индивидуального характера, принимаемый главой администрации по вопросам организации деятельности Администрации и ее структурных подразделений, включая создание рабочих групп, комиссий и других рабочих органов, по вопросам внутреннего распорядка, по кадровым и иным организационным вопросам, кроме случаев, предусмотренных частью 2 статьи 30 настоящего Регламента.

2. Распоряжениями оформляются правовые акты о приеме-увольнении и предоставлении отпусков лицам, не отнесенным к категории муниципальных служащих.

3. Кадровое распоряжение - специальный вид распоряжения, исключительно индивидуального характера, принимаемый главой администрации по кадровым вопросам муниципальной службы.

Статья 32. Приказ

1. Приказ - правовой акт нормативного или индивидуального характера, принимаемый (издаваемый) руководителями самостоятельных структурных подразделений Администрации по вопросам организации работы, отнесенным к их компетенции.

2. Приказы оформляются на бланках соответствующих структурных подразделений.

Статья 33. Поручение

1. Поручение - индивидуальный распорядительный акт главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами и руководителей структурных подразделений администрации, содержащий указания по решению текущих, организационных и других вопросов деятельности Администрации (структурного подразделения), а также по исполнению входящих документов (статья 52).

2. Поручения содержат только резолютивную часть и оформляются на соответствующих должностных или именных бланках, как правило, уменьшенного формата.

Статья 34. Право подписания и бланки постановлений и распоряжений Администрации

1. Постановления, распоряжения, кадровые распоряжения в период отсутствия главы администрации вправе подписать должностное лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке.*(11)

2. При ссылках на правовые акты Администрации, в том числе в приложениях к самим этим актам, применяется единая терминология: "постановление администрации города Костромы" ("постановление администрации"), "распоряжение администрации города Костромы" ("распоряжение администрации"), "кадровое распоряжение главы администрации города Костромы" ("кадровое распоряжение главы администрации").

3. Постановления, распоряжения администрации, кадровые распоряжения главы администрации оформляются на бланке "Администрация города Костромы" с соответствующим наименованием: "Постановление", "Распоряжение", "Кадровое распоряжение".

Статья 35. Подготовка проектов правовых актов

1. Проекты правовых актов разрабатываются структурными подразделениями и отдельными должностными лицами (муниципальными служащими) Администрации в соответствии с их функциями, планами работы, поручениями главы администрации, его заместителей, управляющего делами, руководителей структурных подразделений.

2. Проекты постановлений могут вноситься также городской Думой (депутатами Думы), органами территориального общественного самоуправления, муниципальными предприятиями (учреждениями), иными организациями, в том числе общественными.

3. Не допускается принятие правовых актов, если не исполнены или не признаны утратившими силу (не отменены) ранее принятые, регулирующие те же вопросы.

4. Ответственность за надлежащую и своевременную подготовку проектов правовых актов в соответствии с годовым планом работы Администрации несут управляющий делами, отдел по организационной работе и документообороту и руководители структурных подразделений администрации - ответственные разработчики проектов.

5. Целесообразность подготовки и внесения проектов правовых актов на рассмотрение главы администрации по внеплановым вопросам руководители структурных подразделений предварительно согласовывают с курирующим заместителем главы администрации, если разработка таких проектов не входит в обязательные функции этих структурных подразделений.

Статья 36. Содержание и оформление проектов правовых актов

При оформлении проектов правовых актов соблюдаются требования Инструкции по делопроизводству, а также следующие условия:

1) наименование правового акта должно соответствовать его содержанию. Не допускается использование в качестве заголовков фраз-шаблонов, не имеющих индивидуальных отличий ("о приеме на работу", "о выделении денежных средств", "об отмене постановления"), стандартные фразы дополняются конкретизирующим словом (словами);

2) текст постановления (в отдельных случаях - и иных правовых актов) состоит из вводной (констатирующей) и постановляющей части; во вводной части, как правило, делается ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, во исполнение которого принимается данный документ, а также на статьи Устава города, регламентирующие полномочия главы самоуправления по принятию правовых актов по вопросам местного значения, например, "руководствуясь пунктом 4 статьи 27, статьей 29 Устава города Костромы, Постановляю:"; в постановляющей части в повелительной форме перечисляются (по пунктам) предписываемые действия, выраженные глаголом неопределенной формы ("установить", "утвердить" и т.д.), определяются ответственные исполнители и сроки исполнения;

3) текст распоряжения (кадрового распоряжения) может содержать только распорядительную часть, которая начинается с перечисления (по пунктам) предписываемых действий;

4) текст приказа может оформляться по любому из указанных вариантов и должен содержать перед резолютивной частью слово "Приказываю";

) в тексте правового акта -

при ссылках на иные правовые акты должны быть указаны их реквизиты - вид, дата принятия, регистрационный номер, наименование;

указываются должности, фамилии и инициалы лиц, ответственных за исполнение (если исполнение предписываемых действий возложено на организацию, структурное подразделение - фамилия соответствующего руководителя указывается в скобках);

должно содержаться указание на наличие приложений к данному правовому акту;

должен быть решен вопрос о признании утратившими силу ранее принятых правовых актов, если вновь принимаемый акт исключает или противоречит таковым;

указывается необходимость опубликования данного правового акта;

6) специальный пункт о порядке вступления правового акта в силу вводится в случае, если необходимо установить особый порядок вступления его в силу (глава 11);

7) в конце текста правового акта указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, его подписавшего, при этом в реквизитах подписи слова "города Костромы" опускаются, поскольку они указаны в реквизитах бланка. При оформлении правового акта на должностном бланке в реквизитах подписи указывается только фамилия и инициалы соответствующего должностного лица; на именном бланке дополнительные реквизиты к подписи отсутствуют;

8) на оборотной стороне последнего листа правового акта располагаются:

вверху (или на отдельном листе) - подписи - визы соответствующих должностных лиц (статьи 37, 38);

внизу слева - фамилия и инициалы непосредственного исполнителя проекта с указанием номера служебного телефона;

ниже данных об исполнителе (или на отдельном листе) - перечень адресатов рассылки копий данного правового акта;

9) приложения к правовому акту приобщаются перед его направлением на согласование. Последний лист приложения (последнего приложения, если их несколько) визируется непосредственным исполнителем с указанием общего количества листов, содержащихся в приложении (приложениях);

10) к проекту правового акта может прилагаться пояснительная записка с обоснованием необходимости его принятия, подготавливаемая структурным подразделением (должностным лицом) - разработчиком проекта. В случаях, указанных в части 5 статьи 37 настоящего Регламента, приложение пояснительной записки обязательно. Пояснительная записка визируется непосредственным исполнителем проекта правового акта.

Статья 37. Согласование проектов постановлений администрации

1. Проекты постановлений администрации подлежат обязательному согласованию и представляются для подписания главе администрации при наличии соответствующих виз.

2. Визы о согласовании проекта постановления ставятся с указанием даты визирования, фамилии и инициалов соответствующего должностного лица в следующем порядке (очередности):

а) руководитель структурного подразделения (организации) - инициатора (разработчика) проекта (для структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, и муниципальных организаций обязательна дополнительная виза штатного юриста данного структурного подразделения (организации) либо иного должностного лица, имеющего высшее юридическое образование);

б) руководитель структурного подразделения (организации), в компетенцию которого входит регулируемый в проекте вопрос;

в) заместитель (заместители) главы администрации, курирующий соответствующее структурное подразделение, ведающий вопросами, регулируемыми в визируемом документе;

г) первый заместитель главы администрации, в обязанности которого входит замещение главы администрации в его отсутствие;

д) иные должностные лица администрации и руководители организаций, согласование проекта с которыми сочтут необходимым глава администрации, административно-правовое управление либо управляющий делами;

е) начальник административно-правового управления (право визирования проектов правовых актов от имени административно-правового управления имеют также заместители начальника управления, начальники экспертно-правового, нормативно-правового и судебно-правового отделов);

ж) управляющий делами.

3. Инициирует и организует согласование проекта его разработчик в лице начальника соответствующего структурного подразделения.

Перед направлением на согласование к проекту правового акта о внесении изменений, признании утратившим силу или отмене действующего правового акта в обязательном порядке прилагаются тексты этих правовых актов (либо извлечений из них).

4. Срок рассмотрения проектов правовых актов, представляемых на согласование, не должен превышать двух рабочих дней (в исключительных случаях - трех дней).

Ответственность за нарушение установленных настоящим Регламентом сроков согласования несет должностное лицо, визирующее проект правового акта.

5. В случае представления объемных проектов правовых актов (с приложением уставов, положений, инструкций и т.д.) срок проведения правовой или финансовой экспертизы административно-правовым и финансово-казначейским управлениями может быть увеличен до 10 рабочих дней. К таким проектам в обязательном порядке прилагается магнитный носитель (дискета) с электронным текстом документа.

6. При наличии замечаний соответствующим должностным лицом на листе согласований делается отметка о приложении таковых в письменном виде.

7. Виза административно-правового управления ставится после полного согласования проекта перед передачей его управляющему делами. Замечания о несоответствии проекта законодательству оформляются заключением (пункт 1.1 статьи 8).

8. Внесение в проект по результатам согласования непринципиальных поправок, не влечет повторного согласования, если иное прямо не предусмотрено настоящим Регламентом. Поправки вносит только ответственный исполнитель проекта документа (в случае, предусмотренном пунктом 1.2 статьи 8 - также административно-правовое управление).

Решение о направлении проекта постановления на повторное визирование, при внесении в него изменений до представления на подписание главе администрации, вправе принять начальник административно-правового управления либо управляющий делами.

9. Обязанность по сбору виз до представления проекта постановления на согласование в административно-правовое управление лежит на разработчике проекта.

Административно-правовое управление завизированный проект направляет в отдел по организационной работе и документообороту, который, при соблюдении требований части 2 статьи 8 и статьи 39 настоящего Регламента, передает его управляющему делами.

10. Отклоненный административно-правовым управлением проект постановления вместе с соответствующим заключением (а также в случаях, предусмотренных пунктом "д" части 2, абзацем вторым части 8 настоящей статьи) возвращается руководителю структурного подразделения - разработчика проекта.

Статья 38. Особенности согласования проектов отдельных правовых актов

1. В соответствии с Законом РСФСР "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках" разделы правовых актов администрации, касающиеся вопросов экономического развития, ценообразования, создания, реорганизации и ликвидации предприятий, развития предпринимательства, вопросов, затрагивающих права и интересы потребителей, а также вопросов защиты конкуренции, подлежат согласованию с региональным государственным органом по антимонопольной политике.

2. Проекты распоряжений администрации согласовываются в порядке, установленном статьей 37 настоящего Регламента, при этом перечень визирующих должностных лиц может быть сокращен (курирующий заместитель главы администрации, административно-правовое управление (кроме случаев, указанных в пункте 1.4 статьи 8), управляющий делами).

Визирование проекта распоряжения осуществляется, как правило, в день его представления для согласования.

3. Проекты кадровых распоряжений подлежат обязательному визированию руководителем соответствующего самостоятельного структурного подразделения, курирующим его заместителем главы администрации, заместителем главы администрации - руководителем аппарата, начальником отдела кадров, административно-правовым управлением (кроме случаев, указанных в пункте 1.4 статьи 8), управляющим делами.

4. Поручения должностных лиц обязательному согласованию не подлежат.

5. Проекты правовых актов, связанных с бюджетными расходами, должны быть согласованы с финансово-казначейским управлением, и предусматривать источники финансирования со ссылкой на конкретный пункт (строку) текущего годового бюджета города.

6. Договоры и соглашения, заключаемые от имени Администрации, согласовываются в порядке, установленном главой администрации.

Статья 39. Принятие правовых актов

1. В целях контроля и предотвращения дублирования ранее принятых документов исполнитель представляет в отдел по организационной работе и документообороту проекты правовых актов по плановым вопросам за 5 дней до рассмотрения их на заседании Совета администрации, по внеплановым вопросам за 4 дня до заседания Совета администрации (если проекты подлежат рассмотрению Советом).

2. При наличии принципиальных или множественных замечаний по проекту документа его визирование после доработки осуществляется повторно (по указанию управляющего делами количество повторных согласований может быть сокращено).

3. По предложению управляющего делами или начальника административно-правового управления при наличии разногласий со стороны визировавших лиц проект правового акта может быть внесен на рассмотрение Коллегии при главе администрации без повторного согласования. При этом заключение административно-правового управления о несоответствии проекта законодательству обсуждению на Коллегии не подлежит.

4. Надлежаще оформленный и согласованный проект правового акта управляющим делами включается в повестку дня очередного заседания Совета администрации или представляется на подписание главе администрации (если обязательное рассмотрение на Совете не требуется).

5. Если на Совете администрации будет решено внести поправки в проект, исполнитель обязан переработать его в течение трех дней и передать для визирования в административно-правовое управление, а затем в отдел по организационной работе и документообороту, откуда, после сверки с протоколом заседания Совета администрации, документ возвращается управляющему делами, который представляет его на подписание главе администрации.

Статья 40. Внесение изменений в правовые акты

1. Внесение изменений и дополнений в действующие правовые акты осуществляется путем принятия отдельного правового акта соответствующего вида.

Наличие в проекте правового акта, устанавливающего новое правовое регулирование, специальных пунктов о внесении изменений в иные правовые акты администрации не допускается.

2. Независимо от содержания вносимых поправок (изменения, дополнения, новая редакция или признание утратившими силу отдельных структурных частей) наименование правового акта в этих случаях всегда содержит только слово "изменение" ("изменения"). В целях соблюдения правила о краткости наименований допускается указание в наименовании изменяющего правового акта только даты издания и регистрационного номера изменяемого правового акта либо только его наименования, при этом в тексте правового акта о внесении изменений указываются полные реквизиты - дата принятия, регистрационный номер и наименование изменяемого правового акта, а также перечень всех предыдущих изменений, внесенных в него иными правовыми актами (с указанием даты их принятия и регистрационных номеров).

3. Изменения вносятся непосредственно в текст основного правового акта. Внесение изменений в основной правовой акт путем внесения изменений в ранее принятый изменяющий правовой акт недопустимо.

4. При внесении изменений в правовые акты должны соблюдаться следующие требования:

1) не допускается изменение нумерации структурных частей изменяемого документа (новые разделы, статьи, пункты должны иметь собственную продолжающуюся или с дополнительными цифровыми или буквенными обозначениями нумерацию);

2) дополнение не пронумерованных перечисляющих абзацев осуществляется только в конец соответствующего пункта (либо приводится новая редакция всего пункта);

3) при признании абзаца (пункта, статьи) утратившим силу пересчет последующих абзацев (замена нумерации последующих пунктов, статей) не производится.

5. При регистрации правового акта о внесении изменений отдел по организационной работе и документообороту в обязательном порядке делает соответствующую отметку на оригинале основного (измененного) документа и вносит соответствующие данные в его карточку в электронном банке документов администрации.

Если оригинал изменяемого документа, в соответствии с установленными сроками хранения, сдан в архивный отдел Администрации, то заверенная копия изменяющего правового акта прилагается к нему архивным отделом.

Статья 41. Признание утратившими силу и отмена правовых актов

1. Признание правовых актов утратившими силу осуществляется путем принятия отдельного правового акта соответствующего вида либо при принятии нового правового акта по тому же предмету правового регулирования (пункт 5 статьи 36).

2. Если правовой акт официально не вступил в силу или фактически не применялся (не рассылался для исполнения), а необходимость в нем отпала - вместо термина "признать утратившим силу" употребляется термин "отменить".

Правовой акт может быть отменен также по основаниям незаконности его принятия, в этом случае в правовом акте об отмене ранее принятого правового акта должен быть решен вопрос о правовых последствиях действия отменяемого правового акта.

3. При признании утратившим силу основного правового акта отдельно перечисляются (признаются утратившими силу) полные реквизиты правовых актов, которыми в этот правовой акт были внесены изменения.

Правовой акт признается утратившим силу в полном объеме, независимо от наличия в нем пунктов о признании утратившими силу иных ранее действовавших правовых актов.

Правовой акт временного характера, срок действия которого истек в соответствии с условиями, указанными в самом правовом акте, признается утратившим силу только в случае, когда его действие было продлено на неопределенный срок.

При признании утратившим силу пункта, которым было утверждено приложение, без специальной оговорки утрачивает силу и это приложение.

4. При регистрации правового акта о признании утратившим силу или отмене другого правового акта отдел по организационной работе и документообороту в обязательном порядке делает соответствующую отметку на оригинале правового акта, признанного утратившим силу (отмененного), и вносит соответствующие данные в его карточку в электронном банке документов администрации.

Если оригинал утратившего силу (отмененного) правового акта, в соответствии с установленными сроками хранения, сдан в архивный отдел Администрации, то заверенная копия отменяющего (признающего утратившим силу) правового акта прилагается к нему архивным отделом.

Статья 42. Регистрация правовых актов

1. Внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые акты не допускается.

2. Подписанные главой администрации (исполняющим обязанности главы администрации) правовые акты передаются в отдел по организационной работе и документообороту для регистрации и дальнейшего оформления.

3. Устанавливается соответствующая нумерация для правовых актов (в порядке возрастания номеров в течение календарного года):

1) для постановлений администрации - порядковый номер;

2) для распоряжений администрации - порядковый номер с добавлением через дефис буквы "р";

3) для кадровых распоряжений главы администрации - порядковый номер с добавлением через дефис буквы "к";

4) для поручений должностных лиц Администрации порядковый номер присваивается в соответствии с установленной номенклатурой дел.

4. Отдел по организационной работе и документообороту регистрирует правовые акты администрации, исходя из того, что издание документов осуществляется в день их подписания, и тиражирует их в соответствии со статьей 44 настоящего Регламента и специальным списком рассылки.

5. Кодификацию, учет изменений в текст и статус правовых актов администрации ведет отдел по организационной работе и документообороту во взаимодействии с административно-правовым управлением, а также структурные подразделения администрации в соответствии со сферой деятельности.

Статья 43. Регистрация договоров и соглашений Администрации

1. Договоры и соглашения, заключаемые Администрацией в соответствии с действующим законодательством и Уставом города Костромы с органами государственной власти, иными муниципальными образованиями, административно-территориальными единицами зарубежных государств, подписываются главой самоуправления (или уполномоченным им должностным лицом) и подлежат регистрации отделом по организационной работе и документообороту.

2. Регистрационные номера для договоров и соглашений являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке. К регистрационному номеру добавляется через дефис буква "д".

3. Оригиналы договоров и соглашений хранятся в отделе по организационной работе и документообороту с последующей передачей в архив в установленном порядке.

4. Заверенные копии договоров и соглашений направляются исполнителям (ответственным за исполнение) в соответствии с приложенным списком рассылки.

Статья 44. Рассылка правовых актов

1. Копии правовых актов с целью их рассылки адресатам тиражируются путем ксерокопирования подписанных оригиналов, при этом изображение подписи заменяется наложением текста, содержащего наименование должности, инициалы и фамилию руководителя, подписавшего правовой акт. Каждый экземпляр копии рассылаемого документа заверяется печатью отдела по организационной работе и документообороту.

Оригинал правового акта подшивается в соответствующее дело.

2. Не позднее чем в трехдневный срок со дня регистрации отдел по организационной работе и документообороту направляет копии правовых актов адресатам рассылки путем доставки (в том числе через абонентские ящики структурных подразделений) непосредственным исполнителям или руководителям соответствующих структурных подразделений либо путем почтового отправления. Замена разосланных экземпляров правовых актов или их отдельных частей при обнаружении технического брака, допущенного при тиражировании, обязательна.

3. В обязательном порядке, независимо от указания в перечне адресатов рассылки, направляются:

1) главе самоуправления и в административно-правовое управление - постановления и распоряжения нормативного характера;

2) заместителям главы администрации по профилю деятельности - постановления и распоряжения, содержащие в качестве приложений положения, правила и т.д.;

3) прокурору города Костромы - все постановления администрации;

4) в пресс-службу - правовые акты, подлежащие официальному опубликованию;

5) в отдел кадров администрации - постановления и распоряжения, нормативного и индивидуального характера, касающиеся муниципальной службы и оплаты труда муниципальных служащих, создания, организации деятельности и персонального состава комиссий, иных рабочих органов, образуемых главой администрации, а также положения о структурных подразделениях администрации (в том числе - изменения в них), все кадровые распоряжения главы администрации;

6) в городскую Думу - постановления, имеющие нормативный характер, а также индивидуальные правовые акты, касающиеся исполнения городского бюджета и приватизации муниципальной собственности.

Правовые акты о внесении изменений, признании утратившими силу (отмене) действующих правовых актов в обязательном порядке направляются адресатам рассылки измененных, признанных утратившими силу (отмененных) правовых актов, а также в архивный отдел Администрации, если основной правовой акт сдан на архивное хранение.

4. Отделом по организационной работе и документообороту еженедельно направляются перечни постановлений администрации главе самоуправления, в административно-правовое управление и в городскую Думу.

5. Управляющий делами обеспечивает направление заверенных копий любых правовых актов администрации по официальным запросам прокурора города и городской Думы.

Статья 45. Порядок ознакомления должностных лиц и муниципальных служащих с вновь принятыми правовыми актами органов государственной власти, Думы и Администрации города Костромы

1. Правовые акты Российской Федерации и Костромской области, поступающие в Администрацию по специальной рассылке, а также решения Думы города Костромы и нормативные правовые акты администрации города направляются заместителям главы администрации и руководителям структурных подразделений Администрации для ознакомления (независимо от рассылки, осуществляемой в соответствии со статьей 44).

2. Отдел по организационной работе и документообороту направляет специальный экземпляр документов, указанных в части 1 настоящей статьи, в административно-правовое управление, которое формирует из них отдельную папку и список должностных лиц, подлежащих ознакомлению.

3. Обязанность ознакомления возлагается на отдел по организационной работе и документообороту.

Статья 46. Электронный банк документов администрации

1. Электронный банк документов администрации - внутренняя справочная система на магнитном носителе, предназначенная для обеспечения надлежащего документооборота, а также для выполнения контрольных, кодификационных и иных специальных функций отделом по организационной работе и документообороту, иными структурными подразделениями в соответствии с их задачами.

2. Тексты правовых актов администрации вводятся в электронный банк документов отделом по организационной работе и документообороту путем их специального набора или перенесения с прилагаемого к нему магнитного носителя (дискеты).

3. Порядок ведения электронных муниципальных банков данных, создающихся в Администрации, ее структурных подразделениях, на муниципальных предприятиях (в учреждениях), регламентируется соответствующими положениями, утвержденными главой администрации.

Глава 10. Особенности делопроизводства по проектам решений (решениям)
Думы города Костромы

Статья 47. Делопроизводство по проектам решений, вносимым на рассмотрение Думы города Костромы в порядке правовой инициативы главы самоуправления или городской администрации

1. Предложения о включении вопросов в повестку дня очередного заседания городской Думы направляются в Думу за подписью главы самоуправления через отдел по организационной работе и документообороту в сроки, установленные Регламентом Думы.

2. Делопроизводство по проектам решений, направляемым на рассмотрение городской Думы в порядке правовой инициативы главы самоуправления или городской администрации, ведется по правилам, изложенным в настоящем Регламенте (подготовка, согласование и принятие постановлений администрации), с особенностями, установленными настоящей статьей.

К проектам решений, реализация которых предусматривает расходы бюджетных средств, прилагается их финансово-экономическое обоснование.

3. Проекты, направляемые на рассмотрение Думы в порядке правовой инициативы главы самоуправления, проходят правовую экспертизу в административно-правовом управлении. Сопроводительное письмо, проект решения и необходимые приложения к нему готовятся в четырех экземплярах, и после визирования административно-правовым управлением передаются в отдел по организационной работе и документообороту для представления на подписание главе самоуправления. После подписания один экземпляр направляется в Думу, другой остается в отделе по организационной работе и документообороту, третий (с указанием даты отправки и исходящего номера) передается в административно-правовое управление, четвертый возвращаются разработчику проекта. Если представление проекта на заседании Думы предполагается непосредственно главой самоуправления в сопроводительном письме докладчик по вопросу не указывается.

4. Проекты, направляемые в городскую Думу в порядке правовой инициативы от имени городской администрации, подготавливаются с соблюдением требований, установленных частью 3 настоящей статьи, при этом проект решения должен быть одобрен соответствующим постановлением администрации, заверенная копия которого прилагается к материалам, представляемым в Думу.

Статья 48. Порядок подписания главой самоуправления принятых Думой решений

1. Решения, принятые городской Думой и поступившие для подписания главой самоуправления, в день поступления регистрируются отделом по организационной работе и документообороту в качестве входящих документов и передаются в административно-правовое управление, которое в трехдневный срок проводит юридическую экспертизу решений и направляет их вместе со своим заключением через отдел по организационной работе и документообороту для подписания главе самоуправления.

2. Подписание (отклонение) решения осуществляется в течение пяти дней со дня его поступления в Администрацию.

3. Подписанные решения отделом по организационной работе и документообороту возвращаются в Думу с сопроводительным письмом.

4. Отклоненное главой самоуправления решение Думы передается в административно-правовое управление для составления проекта мотивированного письма об отказе в подписании. Подготовленное письмо после подписания главой самоуправления вместе с отклоненным решением направляется в Думу.

5. Зарегистрированное в Думе подписанное решение, поступившее в Администрацию, тиражируется отделом по организационной работе и документообороту и рассылается в соответствии со списком рассылки, согласованным с административно-правовым управлением.

Глава 11. Вступление в силу и официальное опубликование правовых
актов Администрации

Статья 49. Порядок вступления в силу правовых актов

1. Правовые акты Администрации вступают в силу со дня их подписания либо в сроки, установленные в этих актах.

2. Правовые акты Администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу со дня официального опубликования, если федеральным или областным законом (либо самим правовым актом) не установлен более поздний срок вступления их в силу.

Статья 50. Официальное опубликование правовых актов

1. Официальным опубликованием считается первая публикация полного текста правового акта в газете "Костромские ведомости" либо ином официально зарегистрированном и регулярно распространяемом на территории города Костромы периодическом печатном издании.

2. Официальная публикация правового акта должна включать его наименование, регистрационный номер, дату издания (подписания), полный текст, включая приложения (если они имеются), а также наименование должностного лица, его подписавшего.

Если текст правового акта публикуется в нескольких номерах издания - днем официального опубликования считается дата публикации его завершающей части.

Глава 12. Делопроизводство по входящим и иным документам Администрации

Статья 51. Организация работы с входящими, исходящими и иными служебными документами

1. Прием и отправка корреспонденции, поступающей в Администрацию и исходящей из Администрации, осуществляется через отдел по организационной работе и документообороту.

2. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время и общевыходные дни, принимается дежурным по городу с последующей передачей без вскрытия пакета в отдел по организационной работе и документообороту.

3. Работники отдела по организационной работе и документообороту регистрируют и распределяют полученную почту по адресатам:

1) почта главы самоуправления;

2) почта заместителей главы администрации и управляющего делами;

3) почта структурных подразделений Администрации.

4. Входящие документы, адресованные заместителям главы администрации и руководителям структурных подразделений, поступившие непосредственно им, регистрируются соответственно помощниками заместителей главы администрации и структурными подразделениями.

5. Входящие и исходящие документы передаются из отдела по организационной работе и документообороту руководителям (иным должностным лицам) Администрации и в структурные подразделения Администрации и обратно (сотрудниками отдела или соответствующих структурных подразделений) с обязательным заполнением электронной регистрационной карточки, в которой указывается фамилия лица, на имя которого направлен (передан) документ.

6. Поступившие документы, имеющие гриф срочности, доставляются адресатам немедленно (о поступлении таких документов в нерабочее время и общевыходные дни дежурный по городу по телефону ставит в известность должностное лицо, которому адресован документ либо управляющего делами, о чем делает отметку на конверте или на обратной стороне последнего листа документа, если тот поступил в открытом виде).

Статья 52. Оформление поручений по исполнению документов

1. Проекты поручений по исполнению документов, адресованных главе самоуправления, готовит советник главы самоуправления.

Факсимильная подпись-печать главы самоуправления используется управляющим делами для проставления на страховых полисах, приветственных адресах и в других случаях направления подписанных главой самоуправления документов, имеющих идентичное содержание, но предназначенных для отправки разным адресатам, а также его советником при направлении входящих документов от имени главы самоуправления должностным лицам Администрации для сведения или учета в работе.

2. Проекты поручений по исполнению документов, адресованных заместителям главы администрации и руководителям структурных подразделений, готовятся их помощниками или специалистами структурных подразделений либо непосредственно соответствующими руководителями. Проекты поручений по исполнению документов, адресованных управляющему делами, готовит отдел по организационной работе и документообороту.

3. Поручения оформляются на соответствующих бланках (часть 2 статьи 33), в которых указывается:

1) дата и входящий номер документа, в отношении которого дается поручение об исполнении;

2) фамилия должностного лица, которому поручается работа с документом;

3) конкретное указание по содержанию документа;

4) срок исполнения документа;

5) структурное подразделение (должностное лицо), на которое возложен контроль исполнения;

6) за чьей подписью должен быть подготовлен ответ (если таковой требуется), при условии соблюдения требований статей 53 (часть 6), 54 настоящего Регламента,

Поручение подписывается соответствующим должностным лицом с указанием даты.

Статья 53. Исполнение поручений и документов

1. Рассмотрение документов производится в день их поступления адресату.

2. Документы, зарегистрированные в отделе по организационной работе и документообороту, с поручениями главы администрации, его заместителей и управляющего делами возвращаются в отдел для отметки дальнейшего прохождения, а затем передаются руководителю, в обязанности которого входит их исполнение.

3. Поручения исполняют указанные в них должностные лица либо их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении поручения подписывается руководителем, которому оно адресовано, он же несет ответственность за надлежащее исполнение соответствующих указаний).

4. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в поручении первым. Отдел по организационной работе и документообороту обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.

5. Соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.

6. Ответы на депутатские запросы направляются в 10-дневный срок (при невозможности дачи исчерпывающего ответа в указанный срок вследствие необходимости проведения дополнительной проверки, с разрешения главы администрации - в 20-дневный срок с предварительным уведомлением депутата о причинах задержки).

7. Срок исполнения документа может быть продлен на основании докладной записки исполнителя должностным лицом, подписавшим поручение об исполнении документа (до 1 месяца). Докладная записка подается не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа, Докладные записки в адрес главы администрации подписываются заместителем главы администрации или управляющим делами.

8. Ответы на письма предприятий, организаций, учреждений, граждан готовятся за подписью того должностного лица, на чье имя было написано обращение или за подписью должностного лица, указанного в поручении.

9. Справки (докладные записки) о ходе и результатах исполнения поручений главы администрации, его заместителей, управляющего делами подписываются должностными лицами, которым адресованы документы для исполнения.

Статья 54. Право подписи на исходящих документах

1. Документы в адрес федеральных органов государственной власти, губернатора Костромской области, Костромской областной Думы, Думы города Костромы подлежат визированию в административно-правовом управлении и подписываются главой самоуправления либо лицом, официально исполняющим обязанности главы администрации.

2. Документы в адрес заместителей главы администрации области и структурных подразделений областной администрации могут быть подписаны заместителями главы администрации либо руководителями комитетов и управлений Администрации, если иное не указано в поручении об исполнении.

3. Любые исходящие документы, направляемые в адрес органов государственной власти и городской Думы, подлежат регистрации в отделе по организационной работе и документообороту.

Статья 55. Оформление исходящих документов

1. Исходящие документы за подписью главы самоуправления, заместителей главы администрации и управляющего делами оформляются, как правило, на должностных бланках установленного образца.

2. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются отделом по организационной работе и документообороту к отправке:

а) в случае направления документа в один адрес - в 3-х экземплярах (1-й - адресату, 2-й - остается в отделе, 3-й - после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);

б) в случае направления документа по нескольким адресам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для отдела по организационной работе и документообороту и возврата исполнителю).

3. Экземпляр документа, остающийся в отделе по организационной работе и документообороту, на обратной стороне последнего листа должен содержать визы ответственных исполнителей, а также лиц, с которыми согласован текст.

4. Исходящие документы, подписываемые руководителями структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, оформленные на бланках соответствующих структурных подразделений, регистрируются в этих структурных подразделениях и принимаются к отправке отделом по организационной работе и документообороту в одном экземпляре (либо отправляются непосредственно соответствующим структурным подразделением).

5. Исходящие документы, подписываемые руководителями структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, оформляются на бланках соответствующих структурных подразделений (ими регистрируются и отправляются).

Статья 56. Формирование и хранение дел

1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется отделом по организационной работе и документообороту либо структурными подразделениями, если документы были зарегистрированы ими.

2. Завершенные дела по истечении полного календарного года сдаются структурными подразделениями согласно номенклатуре дел в архивный отдел Администрации.

3. Архивный отдел администрации выдает заверенные копии правовых актов и иных документов, находящихся на архивном хранении, по письменным или устным запросам руководителей структурных подразделений администрации либо их заместителей.

Статья 57. Обязательный контроль исполнения

1. Обязательному контролю (в том числе без указания о контроле в поручении об исполнении) подлежат:

а) поручения главы самоуправления, заместителей главы администрации по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов органов государственной власти, депутатских запросов;

б) решения городской Думы, касающиеся деятельности Администрации, если этими решениями устанавливаются конкретные сроки исполнения;

в) поручения руководителей по обращениям граждан;

г) постановления и распоряжения администрации, имеющие контрольный пункт (срок, ответственный за исполнение).

Если документ, подписанный главой администрации, содержит пункт "контроль оставляю за собой" - непосредственный контроль исполнения осуществляет советник (помощник) главы самоуправления (в соответствии с должностной инструкцией).

2. Контроль исполнения документов в Администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной главой администрации.*(15)

Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства Администрации.

3. Методическое руководство работой по организации контроля и текущий контроль за сроками исполнения документов осуществляет отдел по организационной работе и документообороту.

4. Контроль исполнения поручений заместителей главы администрации осуществляют их помощники. В самостоятельных структурных подразделениях Администрации приказом руководителя назначается специалист, ответственный за организацию контроля.

Статья 58. Общие сроки исполнения документов. Снятие документов с контроля

1. Документ, поступивший в Администрацию, исполняется в месячный срок со дня его регистрации, если иное не установлено настоящим Регламентом или поручением об исполнении либо в тексте документа.

2. Продление срока исполнения, а также снятие документа с контроля по исполнении осуществляется главой администрации (либо должностным лицом, подписавшим первоначальное поручение по его исполнению) на основании письменной информации ответственного исполнителя - руководителя структурного подразделения, завизированной курирующим заместителем главы администрации. Если контроль был возложен на нескольких заместителей главы администрации, информация визируется всеми заместителями главы администрации, ответственными за исполнение.

3. До представления на подпись главе администрации проект документа по снятию с контроля визируется начальником отдела по организационной работе и документообороту и управляющим делами, который вправе провести самостоятельную проверку исполнения.

4. Снятие с контроля правового акта не означает прекращения его действия.

Глава 13. Организация работы с обращениями граждан

Статья 59. Прием граждан должностными лицами Администрации

1. Прием граждан главой самоуправления, заместителями главы администрации осуществляется в отделе по работе с населением*(16) в соответствии с графиком, разрабатываемым начальником этого отдела по согласованию с указанными должностными лицами.

2. Прием граждан руководителями структурных подразделений Администрации, функции которых связаны с непосредственным обслуживанием населения, проводится еженедельно, в их служебных кабинетах. График приема утверждается курирующим заместителем главы администрации.

3. График приема граждан вывешивается в отделе по работе с населением, а также в служебных помещениях структурных подразделений в доступном для обозрения месте, публикуется в средствах массовой информации.

4. При личном приеме граждан их обращения регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, в которых указывается дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, его место жительства, краткое содержание обращения, содержание ответа либо соответствующее поручение должностному лицу с установлением срока исполнения. В этом случае, а также при подаче на личном приеме письменного заявления, обратившемуся дается письменный ответ при соблюдении порядка, установленного статьями 60-62 настоящего Регламента.

Статья 60. Делопроизводство по обращениям граждан

1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в Администрации отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел по работе с населением.

2. Делопроизводство по обращениям граждан в адрес заместителей главы администрации и руководителей структурных подразделений ведется помощниками заместителей главы администрации и специалистами, назначенными приказом руководителя соответствующего структурного подразделения, с соблюдением общих требований, установленных статьями 61-62 настоящего Регламента, и под контролем отдела по работе с населением.

3. Поступающие в отдел по организационной работе и документообороту письменные обращения граждан передаются в тот же день в отдел по работе с населением для регистрации и направления должностным лицам, которым они адресованы.

Статья 61. Рассмотрение обращений

1. Предварительное рассмотрение письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы самоуправления, осуществляет отдел по работе с населением, который после регистрации и предварительного определения исполнителей направляет их главе самоуправления.

2. Поручение главы самоуправления о рассмотрении обращения по существу и подготовке ответа через отдел по работе с населением направляется исполнителю (руководителю соответствующего структурного подразделения либо заместителю главы администрации). В поручении должно быть указано за чьей подписью надлежит подготовить ответ.

Во всех случаях обращения граждан не направляются для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

3. По итогам рассмотрения обращений соответствующий руководитель, в зависимости от поручения главы самоуправления:

а) дает ответ заявителю за своей подписью и возвращает материалы в отдел по работе с населением для снятия исполненного поручения с контроля;

б) направляет через отдел по работе с населением проект письменного ответа заявителю (за подписью главы самоуправления либо иного должностного лица), при необходимости, с приложением служебной записки о результатах рассмотрения обращения.

Отдел по работе с населением обобщает полученные данные и направляет материалы главе самоуправления, принимающему окончательное решение, после чего ответ направляется заявителю, обращение снимается с контроля.

Статья 62. Сроки и контроль рассмотрения обращений

1. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные в соответствующем поручении, и не должны превышать сроки, установленные в частях 3 и 4 настоящей статьи. В случае необходимости проверки по обращению ответ должен быть дан в течение месяца. О проведении проверки сообщается заявителю в предварительном письменном ответе.

2. Обращения граждан, поступившие из органов государственной власти с указанием о сообщении результатов рассмотрения, регистрируются и исполняются в порядке, предусмотренном главой 12 настоящего Регламента. В этом случае на поступившем обращении проставляется штамп "Контроль".

3. Обращения ветеранов (Федеральный закон "О ветеранах") подлежат рассмотрению в срок не более двадцати дней.

4. Обращения по вопросам, не требующим дополнительного изучения и проверок, рассматриваются безотлагательно, не позднее пяти рабочих дней.

5. Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются до принятия исчерпывающих мер по разрешению вопросов, поднятых в обращении. Решение о снятии с контроля принимает начальник отдела по работе с населением (кроме случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи).

6. Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляется начальником отдела по работе с населением. В отделе обобщаются предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан. Одновременно анализируется работа в структурных подразделениях запрещается.

7. Обращения граждан с материалами к ним, а также документы по личному приему граждан формируются в дела отделом по работе с населением. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке, проверяется правильность направления документов и их комплектность. Оформление и хранение дел по обращениям граждан, поступивших в адрес руководства Администрации, в структурных подразделениях запрещается.

8. Устанавливается пятилетний срок хранения дел по обращениям граждан. Главой администрации срок хранения дел либо отдельных обращений граждан может быть продлен до 10 лет. Дела передаются в архивный отдел администрации, по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Глава 14. Заключительные положения

Статья 63. Вступление Регламента в силу

Настоящий Регламент вступает в силу с 1 мая 2004 года.

Статья 64. Действие правовых актов Администрации, принятых до вступления в силу настоящего Регламента

1. Ранее принятые нормативные правовые акты администрации по вопросам, определенным в статье 2 настоящего Регламента, применяются в части, не противоречащей настоящему Регламенту, и подлежат приведению в соответствие с ним.

2. Правовые акты, принятые в иной форме, чем это предусмотрено главой 9 настоящего Регламента, сохраняют свое действие.

Статья 65. Порядок внесения изменений в Регламент

1. Предложения о внесении изменений и дополнений в настоящий Регламент вносятся в административно-правовое управление.

2. Изменения в Регламент вносятся постановлением администрации.

Статья 66. Ответственность за неисполнение требований Регламента

За нарушение требований настоящего Регламента муниципальные служащие привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации.