Приложение N 1 к Инструкции. Правила оформления проектов актов губернатора области, Администрации области

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Костромской области

Правила оформления проектов актов губернатора области,
Администрации области

1.1. Проект постановления или распоряжения губернатора области, Администрации области печатается на бланке установленной формы шрифтом Tines New Roman размером N 14.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

1.2. Постановление и распоряжение имеют следующие реквизиты: герб Костромской области.

Наименование органа, издавшего документ, - губернатор Костромской области, администрация Костромской области.

Наименование вида акта - постановление, распоряжение.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру постановления администрации через дефис добавляется буква "а", например: N 156-а.

К порядковому номеру распоряжения администрации через дефис добавляются буквы "ра", например: N 167-ра.

К порядковому номеру распоряжения губернатора через дефис добавляется буква "р", например: 156-р.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, располагается в левой части документа (от границы левого поля - 28 знаков) под реквизитом "Дата, номер", выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы без кавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ/Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см. Переносы в словах заголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

1.3. Текст (содержательная часть акта) отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования, в его тексте не допускается использование образных, разговорных выражений, метафор, эпитетов и т.п.

Нормативный правовой акт подразделяется на составные части: разделы, пункты, подпункты.

Деление на статьи и главы применяется только в текстах законов (законопроектов) и регламентов.

Каждая из составных частей акта начинается с красной строки (обособляется). Разделы, главы и статьи отделяются друг от друга несколькими интервалами, могут иметь собственное название.

Текстовая часть акта может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула, пункты и подпункты собственного названия не имеют.

При ссылках на отдельные составные части нормативного правового акта должны использоваться их единые лексические обозначения:

преамбула - вводная часть текста;

раздел - часть текста акта, нумеруемая римской цифрой со словом "раздел" или без такового;

статья - часть текста законопроекта (закона) или регламента, нумеруемая арабской цифрой со словом "статья";

глава - часть текста акта, нумеруемая арабской цифрой со словом "глава";

пункт - часть текста акта (раздела, статьи), нумеруемая арабской цифрой с точкой или скобкой либо буквой со скобкой;

подпункт - часть пункта, нумеруемая арабскими цифрами с точками, арабской цифрой со скобкой, буквой со скобкой, отнесенная к одному вводному предложению или слову;

часть - начинающиеся с прописной буквы и заканчивающиеся точкой:

два разделенных дефисом взаимосвязанных абзаца статьи, составляющих диспозицию и санкцию независимо от наличия общей нумерации;

любой абзац текста пункта (статьи), не имеющий собственной нумерации, или несколько абзацев текста пункта (статьи), не имеющих собственной нумерации, отнесенных к одному вводному предложению, слову;

один или несколько абзацев статьи под единым номером.

В остальных случаях при ссылках на соответствующую обособленную часть текста (кроме названия) используется слово "абзац".

При письменных ссылках на соответствующую часть, пункт, подпункт нормативного правового акта их порядковый номер указывается цифрами, если эти часть, пункт, подпункт пронумерованы, или прописью, если цифровая нумерация отсутствует (например, "часть 1 статьи 1" или "часть первая статьи 1" и т.п.).

Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания акта, положений нормативного характера не содержит. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными актами по данному вопросу. В тексте актов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок.

Например, "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах..."

Преамбула в постановлениях губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", администрации области - словами "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ", после которого ставится двоеточие. Слова "постановляю", "постановляет" располагаются на отдельной строке сразу от левого поля и печатается прописными буквами. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только постановляющую часть, при этом постановление губернатора начинается со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", постановление администрации области - со слов "администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ".

Раздел объединяет пункты (главы, статьи) нормативного правового акта со сходным предметом правового регулирования. Деление текста на разделы применяется в значительных по объему нормативных правовых актах, при этом нумерация пунктов в очередных разделах продолжается по нарастающей.

Глава объединяет статьи со сходным предметом регулирования.

Статья содержит законодательные (нормативные) предписания по конкретным вопросам.

Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.

В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову). При перечислении однородных нормативных предписаний каждый подпункт, в свою очередь, может дополнительно подразделяться на другие подпункты.

Цифровое обозначение и название разделов, глав, статей:

обособляются от последующего текста 1-2 интервалами;

располагаются на одной странице с началом соответствующего текста;

пишутся с красной строки или по центру текста документа, при этом в названиях не допускаются переносы слов по слогам, точки в конце названий не ставятся, сами названия в кавычки не берутся (кроме случаев цитирования).

Точка после цифры ставится в случаях расположения обозначения с красной строки, независимо от наличия собственного названия, и при его в основной расположении по центру строки, если собственное название раздела (главы, статьи) начинается на одной строке с цифровым обозначением.

Точка после цифры не ставится при расположении обозначения по центру строки, если собственное название отсутствует или начинается на следующей строке.

Цифровое и буквенное обозначение пунктов:

цифра с точкой (текст начинается с прописной буквы);

цифра или буква со скобками при перечислении (текст начинается со строчной буквы - обычно в текстах статьи или в разделах акта, когда его содержание полностью отнесено к одному вводному предложению).

Допускается деление текста акта только на пункты с многоцифровой нумерацией, при этом:

основные пункты (нумеруемые цифрами перед первой точкой) выполняют роль разделов, они могут состоять из необособляемого названия или вводной фразы, раскрывающих тему правового регулирования по однородным вопросам, а дальнейшие - подразделов (независимо от количества таких подразделений текста);

все пункты пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой;

подпункты в тексте не нумеруются.

Цифровое и буквенное обозначение подпунктов:

цифра или буква со скобкой используются при разделении пункта на подпункты в случае перечисления нормативных предписаний, отнесенных к общему вводному предложению, слову;

цифры с точками используются, как правило, при подразделении пункта на подпункты в случае отсутствия общего для них вводного предложения (слова) при детализации нормативных предписаний в зависимости от определенных условий, когда существует необходимость дополнительного подразделения подпунктов, в свою очередь, на другие подпункты, при этом цифра перед первой точкой соответствует номеру пункта, цифра перед второй точкой - номеру основного подпункта и так далее.

Подпункты, обозначенные цифрой или буквой со скобками, начинаются со строчной буквы, разделяются точкой с запятой.

Подпункты, обозначенные цифрами с точкой, пишутся с прописной или строчной буквы в зависимости от синтаксической структуры излагаемых нормативных предписаний.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений и распоряжений, как правило, подразделяется на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Номера подпунктов включают номера пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например, 1.1, 1.2, 1.3).

В постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручение о контроле исполнения, времени вступления в силу нормативного акта.

Эта часть акта делится на подпункты, если исполнение предполагает несколько исполнителей и выполнение различных, по характеру действий. Действия одного характера перечисляются в одном пункте.

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения или должностные лица.

Например, "Департаменту финансов Костромской области (Ильинская Л.В.)... ", "Начальнику департамента образования и науки Костромской области Герасимову А.А..."

Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д.

Контроль исполнения постановления (распоряжения) должен возлагаться на заместителей главы администрации области, руководителя аппарата администрации области в соответствии с распределением обязанностей между ними. "Контроль за исполнением постановления (распоряжения) возложить на первого заместителя главы администрации области Цикунова Ю.Ф.".

Порядок и сроки вступления в силу нормативного правового акта определяются в соответствии с Уставом (Основным законом) Костромской области. В проектах постановления рекомендуется предусматривать прямое указание о времени вступления в силу данного постановления (со дня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретной даты. "Настоящее постановление вступает в силу с...").

1.4. При подготовке нормативных правовых актов исполнителем должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий и повторений. Не допускается принятие повторных нормативных правовых актов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу акты, кроме случаев, когда необходимость принятия нового акта продиктована изменением обстоятельств. Если принимаемый акт исключает действие ранее принятых по этому вопросу актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично, либо об их частичном изменении.

Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение нормативного правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый акт.

1.5. Все изменения, вносимые в ранее принятые акты, должны соответствовать структуре основного нормативного акта, при этом указываются все предыдущие редакции актов.

Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения правовой акт.

Независимо от того, имеются ли в тексте проекта акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами, наименование акта всегда содержит слово "изменение" в соответствующем числе.

Например, "О внесении изменения (ий) в постановление...".

Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы акта, которая изменяется.

1.6. Если в пункте акта необходимо провести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

"В пункте 1 постановления губернатора области от 11.02.2006 N 45 "О проведении конкурсов" слова "...(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)..." заменить словами "...(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)..." в соответствующем падеже".

1.7. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.

Например, "Подпункт 1 пункта 2 постановления губернатора области от 11.02.2006 N 45 "О проведении конкурсов" дополнить предложением следующего содержания: " "

или

"В подпункте 1 пункта 2 постановления губернатора области от 11.02.2006 N 45 "О проведении конкурсов" слова "..." заменить словами "...".

1.8. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например, "...пункт 1 после слов " " дополнить словами "....".

1.9. В случае, если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка: "Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами "....". При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.

1.10. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляются следующим образом:

"1. Внести в постановление губернатора области от 11.02.2005 года N 45 "О проведении конкурсов" следующие изменения:

1.1. В пункте 1:

1.1.1. В подпункте 1.2 слова " " заменить словами " ".;

1.1.2. Абзац второй подпункта 1.3 после слов " " дополнить словами

1.1.3. Подпункт 1.5 дополнить абзацем следующего содержания: "...";

1.2. Второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;

1.3. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3 ";

1.4. Абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания:

"...".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).

1.11. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например, "цифры "13, 15,16" заменить цифрами "5, 6".

При замене слова и цифр употребляется термин "слова". Например, "слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".

1.12. В целях сохранения структуры пункта:

дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;

при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правового акта, к которому относится абзац;

при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

1.13. Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу.

Например,

"1. Признать утратившими силу:

1.1. Постановление губернатора области от 11.02.2003 N 45 "О проведении конкурсов";

1.2. Постановление губернатора области от 11.12.2003 N 480 "О внесении изменений в постановление губернатора области от 11.02 2003 N 45".

1.14. Если при изменении правового акта его структурные единицы (глава, пункт, подпункт, абзац) или отдельные слова и предложения структурных единиц исключаются из текста, то структурные единицы признаются утратившими силу, а слова и предложения - исключаются.

Например, "пункт 1 признать утратившим силу";

"в пункте 2 слово "положение" исключить".

1.15. В тексте подчеркивание слов или словосочетаний, выделение жирным шрифтом или курсивом не допускается, не допускается написание аббревиатуры РФ вместо Российская Федерация.

Допускается использовать только общепринятые сокращения.

Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.

1.16. Дата в заголовке пишется цифровым способом (например, "12.01.2005"), в тексте акта - словесно-цифровым (например, "12 января 2005 года").

В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца словами.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. В многозначных числах точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.

1.17. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка ("приложение N 1", "согласно приложению", "прилагаемый").

1.18. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Губернатор области", "Глава администрации (губернатор) области", инициалов имени, отчества и фамилии главы администрации (губернатора) области и печатается в одну или две строки. Слова, обозначающие должность, печатаются у левой границы текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилия - у правой границы текстового поля.

Например:

Губернатор области

В.А. Шершунов

Глава администрации

(губернатор) области

В.А.Шершунов

1.19. Правовые акты, подписываемые в отсутствие главы администрации (губернатора) области первым заместителем главы администрации области, оформляются на бланке "Первый заместитель главы администрации Костромской области". Подпись состоит из наименования должности "Первый заместитель главы администрации области", инициалов имени, отчества и фамилии лица, подписавшего акт. При этом слова "Первый заместитель" и "главы администрации области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилия первого заместителя главы администрации области печатаются у правой границы текстового поля.

Реквизиты подписи не могут размещаться отделено от окончания текста документа - в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.

Регистрация актов осуществляется " секретариатом администрации области.

1.20. Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает имя файла и дату создания документа.

1.21. Приложения к проектам постановлений и распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, планы, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение губернатора области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                          к постановлению

                                                      губернатора области

                                                      от            N

Если приложение одно, то номер 1 не ставится.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 3 интервалов. Длина черты - 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, программу и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.

Например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                           постановлением

                                                      губернатора области

                                                      от            N

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Строки, как правило, должны быть пронумерованы. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице или проставляются порядковые номера граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-го листа. Номер страницы проставляется по центру верхнего поля. Каждое приложение имеет свою нумерацию. При оформлении утверждаемых правовым актом документов, имеющих приложения, используется сквозная нумерация страниц приложения.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или ц. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом N 6. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.

Все страницы приложения, включая таблицы, оформляются в едином формате (горизонтальное или вертикальное расположение текста).

Оформление таблиц допускается на листах формата A3.

1.22. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты -так же, как и в тексте постановления (распоряжения) губернатора области. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.) или буквенное обозначение.

1.23. При оформлении состава рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета):

первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы -фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;

далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы - фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;

затем указывается секретарь рабочей группы - фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;

остальные члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке (независимо от занимаемых должностей и подчиненности) с указанием фамилии, имени, отчества, наименованием должности, звания.

Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде двух колонок: в левой из них располагают фамилии, имена и отчества, в правой - наименование должности. После фамилии, имени и отчества перед наименованием должности проставляется тире. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.

1.24. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования. Проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом надо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию и инициалы (исправления "и.о." или "зам." вносятся машинописным способом или от руки).

На приложениях к проектам актов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.